Vincular e controlar mensagens de email no Business Contact Manager

Importante :  Este artigo foi traduzido por um sistema de tradução automática, leia o aviso de isenção de responsabilidade. Para sua referência, veja a versão em inglês deste artigo aqui.

Mantendo o controle de mensagens de email de e para pessoas associadas a sua empresa pode ser uma tarefa assustadora, e quando você perder o controle de mensagens, você pode perder oportunidades de vendas, muito. Para resolver isso, Business Contact Manager para Outlook transforma um business registro em uma caixa de entrada de email virtual, permitindo vincular emails a ele.

Este artigo descreve como vincular emails individuais aos registros de Business Contact Manager para Outlook e como configurar o email vinculação e acompanhamento para vincular automaticamente mensagens aos registros, incluindo os projetos comerciais.

Importante : Se houver vários usuários de seu banco de dados, qualquer usuário com acesso ao banco de dados pode ver mensagens de email vinculadas.

O que você deseja fazer?

Vincular emails individuais aos registros

Vincular automaticamente mensagens de email aos registros

Desabilitar o email vinculação e acompanhamento

Compreender os problemas de segurança e privacidade com email vinculação e acompanhamento em um banco de dados compartilhado

Excluir mensagens de email de um registro

Mensagens de email de link para registros

Você pode vincular emails para os tipos de registro Conta e Contato Comercial e para projetos comerciais. E, em seguida, com apenas alguns cliques, você pode exibir as mensagens que estão vinculadas ao registro.

Ao vincular contatos comerciais e projetos comerciais a uma conta, você também pode exibir as mensagens de email que estão vinculadas a cada contato comercial e o projeto comercial no histórico de comunicação do registro de conta.

Vincular automaticamente mensagens de email aos registros

A vinculação de email e acompanhamento recurso permite automaticamente vincular e controlar mensagens de email de suas contas e contatos comerciais, leia as antigas e até mesmo examinar as mensagens você tenha enviado a eles. Você pode vincular automaticamente mensagens de email por sujeitos a projetos comerciais.

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Vincular emails individuais aos registros

As mensagens de email que você vincular a um registro de conta, contato comercial ou projeto comercial permanecem no Outlook. As mensagens de email também estão listadas no histórico de comunicação do registro e o pasta de Histórico de Comunicação da Business Contact Manager para Outlook.

Quatro KB da mensagem é armazenada no banco de dados do Business Contact Manager, para que você ainda terá acesso a todo ou parte da mensagem, mesmo se ele for excluído do Outlook. Se a mensagem original foi maior que 4 KB, você só terá acesso a parte da mensagem se ele for excluído do Outlook.

  1. No Outlook, clique ou abra a mensagem de email que você deseja vincular a um registro.

  2. Na faixa de opções, no grupo corporativo, clique em Vincular ao registro.

  3. Na caixa de diálogo Vincular ao registro do Business Contact Manager, na lista Tipo de Item, clique no tipo de registro que você deseja localizar.

    Observação : Se você escolher um registro de oportunidade, a mensagem de email é vinculada à conta ou contato comercial do registro de oportunidade.

  4. Na lista de registros, clique em um registro.

    Se você deseja vincular o item mais de um registro, selecione os registros.

Como posso selecionar mais de um registro?

Para selecionar registros não adjacentes, pressione a tecla CTRL e clique nos registros individuais. Para selecionar todos os registros, clique em um registro e pressione CTRL+A.

  1. Em Registros vinculados, clique em Vincular a.

    Os registros selecionados são listados na caixa Vincular a.

  2. Clique em OK.

Exibir as mensagens de email que estão vinculadas a um registro

Para ver as mensagens de email que estão vinculadas a um registro, abra o registro e, em seguida, clique na guia histórico.

As mensagens de email, além de quaisquer outros itens de histórico de comunicação que estão vinculados ao registro são listados.

Para obter informações sobre outros itens do histórico de comunicações, consulte controlar as comunicações com clientes no Business Contact Manager.

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Vincular automaticamente mensagens de email aos registros

Desde o momento em que você habilitar Vinculação e acompanhamento de email, quaisquer novas mensagens de email de ou para endereços de email selecionados são automaticamente vinculadas aos registros.

Você também pode pesquisar mensagens de email antigas e vinculá-las aos registros, também.

As mensagens aparecem no histórico de comunicação do registro que contém o endereço de email selecionado.

Se você vincular de uma mensagem de email, e há um registro de Business Contact Manager para Outlook existente que corresponde ao endereço de email, a vinculação e acompanhamento recurso cria um novo registro de contato comercial e links a mensagem de email a ele.

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Antes de vinculação e acompanhamento

Antes de habilitar o email vinculação e acompanhamento, faça o seguinte:

Confirme que você inseriu os endereços de email em seus registros de Business Contact Manager para Outlook.

  1. No Painel de Navegação, sob Business Contact Manager, clique em uma das pastas a seguir para exibir o espaço de trabalho:

    • Gerenciamento de Contatos.

    • Vendas.

    • Gerenciamento de Projetos.

  2. Clique na guia que contém o registro que você deseja e clique duas vezes no registro para abri-lo.

  3. Verifique se o endereço de email está listado no campo endereço de email.

Confirme que o Outlook estiver configurado para salvar as mensagens enviadas para a pasta Itens enviados.

Para vincular e controlar mensagens enviadas com facilidade, salve as mensagens enviadas para a pasta Itens enviados.

  1. Clique na guia Arquivo.

  2. Clique em Opções.

  3. Clique em email e, em seguida, role até a seção de Mensagens de salvar.

  4. Confirme se a caixa de seleção ao lado de Salvar cópias das mensagens na pasta Itens enviados está marcada. Se você também quiser vincular e controlar mensagens encaminhadas, verifique se a caixa de seleção Salvar mensagens encaminhadas está selecionada, também.

  5. Clique em OK.

Para proteger sua privacidade, se você compartilhar seu banco de dados Business Contact Manager para Outlook com outros usuários, mensagens de email marcadas pessoal, particular ou confidencial não são vinculados e acompanhados.

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Configurar email vinculação e acompanhamento

  1. Clique na guia Arquivo.

  2. Clique na guia Business Contact Manager e clique no botão Gerenciar vinculação e acompanhamento.

  3. Na caixa de diálogo Gerenciar vinculação e acompanhamento, na guia email, marque as caixas de seleção ao lado dos endereços de email que você deseja vincular e acompanhar.

    Se um registro contiver mais de um endereço de email, o registro de conta ou contato comercial será listado mais de uma vez.

    Imagem de layout do Processo de Ênfase em Imagem

  4. Desmarque as caixas de seleção ao lado de endereços de email que você não deseja vincular e acompanhar.

  5. Clique na guia pastas.

    Todas as pastas estão selecionadas por padrão.

    Observação : Se você tiver quaisquer regras do Outlook configurar para rotear emails para pastas diferentes, certifique-se de que selecionar essas pastas na guia pastas para vincular e acompanhar as mensagens.

  6. Clique em OK.

    Todas as mensagens futuras de e para os endereços selecionados nas pastas selecionadas são automaticamente rastreadas.

    Você também pode configurar vinculação e acompanhamento de uma mensagem de email. Na caixa de entrada, clique em ou abra a mensagem de email. Na faixa de opções, no grupo corporativo, clique em vincular e acompanhar. Na caixa de diálogo vincular e acompanhar, selecione os endereços de email e clique em Okey. Se não houver nenhum registro Business Contact Manager para Outlook existente que corresponde ao endereço de email, o endereço de email de vinculação cria um registro de contato comercial.

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Vincular passaram mensagens para suas contas e contatos comerciais

Se você quiser vincular mensagens que você recebeu antes de habilitar o email de vinculação e acompanhamento, Business Contact Manager para Outlook pode encontrar as mensagens para você e vinculá-los às suas contas e contatos comerciais.

  1. Clique na guia Arquivo.

  2. Clique na guia Business Contact Manager e clique no botão Gerenciar vinculação e acompanhamento.

  3. Na caixa de diálogo Gerenciar vinculação e acompanhamento, faça o seguinte, se necessário:

    • Marque as caixas de seleção para todas as contas ou contatos comerciais cujas mensagens você deseja localizar e vincular.

    • Desmarque as caixas de seleção ao lado de todas as contas ou contatos comerciais cujo passado mensagens que você não deseja vincular.

      Se um registro contiver mais de um endereço de email, o registro de conta ou contato comercial será listado mais de uma vez.

  4. Se você quiser especificar onde Business Contact Manager para Outlook procura mensagens antigas, na guia pastas, marque ou desmarque as caixas de seleção ao lado dos nomes de pasta.

  5. Clique em Procurar e vincular.

    problemas de acompanhamento no groove

  6. Na caixa de diálogo Vincular email existente, se você deseja excluir mensagens de email mais antigas do que uma determinada data, marque a caixa de seleção Ignorar emails anteriores a e, em seguida, clique em uma data do calendário.

  7. Clique em Iniciar.

  8. Quando procurar e vincular for concluído, clique em Fechar.

  9. Se necessário, na caixa de diálogo Gerenciar vinculação e acompanhamento, altere suas seleções para mensagens de email futuras.

    Importante : Se você clicar Okey na caixa de diálogo Gerenciar vinculação e acompanhamento sem alterar os endereços de email selecionado e pastas, suas mensagens de email futuras serão vinculadas e acompanhadas com base nas seleções usado para procurar e vincular.

  10. Na caixa de diálogo Gerenciar vinculação e acompanhamento, clique em Okey.

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Mensagens de email do link por sujeitos a projetos comerciais

Você pode vincular mensagens de email a um registro de projeto comercial com base no assunto das mensagens de email. Para obter mais informações sobre os registros de projeto comercial, consulte organizar projetos comerciais no Business Contact Manager.

Aviso : Se você vincular mensagens a um projeto comercial e, em seguida, deseja desabilitar vinculação e acompanhamento, você deve desabilitá-lo para cada assunto do email exclusivo.

Para obter informações, consulte Desabilitar email vinculação e acompanhamento por assunto mais adiante neste artigo.

  1. Clique ou abra a mensagem de email que você deseja vincular ao seu registro de projeto comercial.

  2. Na faixa de opções, no grupo corporativo, clique em vincular e acompanhar.

  3. Na caixa de diálogo vincular e acompanhar, clique na guia Assunto do email.

    Equação IMPOT 2

  4. Marque a caixa de seleção ao lado do nome de projeto que você deseja vincular a mensagem de email.

  5. Clique em OK.

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Desabilitar o email vinculação e acompanhamento

Se você não deseja mais vincular automaticamente mensagens de email aos registros, você pode desabilitar a vinculação de email e controle.

Talvez você queira desabilitar email vinculação e acompanhamento se você compartilhar seu banco de dados com seus colegas de trabalho, pois eles podem ver todas as mensagens de email vinculadas. Para impedir que eles vejam apenas as mensagens que já estão vinculadas, consulte Excluir mensagens de email de um registro mais adiante neste artigo.

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Desabilitar o email vinculação e acompanhamento para contas e contatos comerciais

  1. Clique na guia Arquivo.

  2. Clique na guia Business Contact Manager e clique no botão Gerenciar vinculação e acompanhamento.

  3. Na caixa de diálogo Gerenciar vinculação e acompanhamento, nas guias de email e de pastas, clique no botão Limpar tudo para desmarcar todas as caixas de seleção.

    Se você deseja desabilitar vinculação e acompanhamento somente para alguns registros, desmarque as caixas de seleção.

  4. Clique em OK.

    Observação : Desabilitar a vinculação de emails e paradas de vinculação quaisquer mensagens de email futuras aos seus registros de rastreamento. Se você quiser remover mensagens de email que atualmente estão vinculadas aos seus registros, você precisará excluí-las após desativar vinculação e acompanhamento de email. Para obter informações, consulte Excluir mensagens de email de um registro mais adiante neste artigo.

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Desabilitar o email vinculação e acompanhamento por assunto

  1. No painel de navegação, em Business Contact Manager, clique em Gerenciamento de projetos.

  2. Na guia Projetos comerciais, duas vezes no projeto desejado.

  3. Na Faixa de Opções, no grupo Mostrar, clique em Histórico.

  4. A mensagem de email com o assunto que você deseja parar de vinculação e acompanhamento de atalho e, em seguida, clique em vincular e acompanhar.

  5. Siga este procedimento:

    • Desabilitar o email vinculação e acompanhamento para contas e contatos comerciais     Se necessário, na guia Endereço de email, clique em Limpar tudo para parar de vinculação e acompanhamento de mensagens para contas e contatos comerciais.

    • Desabilitar o email vinculação e acompanhamento para projetos comerciais     Clique na guia Assunto do email e, em seguida, clique em Limpar tudo.

      Você pode desativar o email vinculação e acompanhamento de apenas esses projetos comerciais, contas e contatos comerciais que estão vinculados a mensagem selecionada. Para desativar a vinculação e acompanhamento para projetos comerciais, você deve desabilitá-lo para cada assunto do email exclusivo.

  6. Clique em OK.

    Observação : Desabilitar a vinculação de emails e paradas de vinculação quaisquer mensagens de email futuras aos seus registros de rastreamento. Se você quiser remover mensagens de email que atualmente estão vinculadas aos seus registros, você precisará excluí-las após desativar vinculação e acompanhamento de email. Para obter informações, consulte Excluir mensagens de email de um registro mais adiante neste artigo.

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Compreender os problemas de segurança e privacidade com email vinculação e acompanhamento em um banco de dados compartilhado

Quando você compartilha um banco de dados, você compartilhar todas as informações no banco de dados com todos quem tem acesso a ele. Se você tiver configurado automáticas vinculação e acompanhamento de suas mensagens de email, todas as mensagens de email existentes e futuras e outros itens do histórico de comunicações que estão vinculados aos seus registros estão disponíveis para todos os usuários acessem o banco de dados. Para obter informações sobre como compartilhar um banco de dados, consulte compartilhar seus dados do Business Contact Manager com outros usuários.

Se houver vários usuários de seu banco de dados     Qualquer usuário com acesso ao banco de dados pode ver mensagens vinculadas e outros itens do histórico de comunicações.

  • Se você quiser impedir que seus colegas de trabalho acesse mensagens de email vinculadas, mas ainda quer usar email vinculação e acompanhamento para mensagens futuras, exclua as mensagens existentes dos registros antes de compartilhar seu banco de dados. Para obter mais informações, consulte Excluir mensagens de email de um registro mais adiante neste artigo.

  • Se você não quiser seus colegas de trabalho para ter acesso às mensagens de email futuras, mas deseja que eles têm acesso às mensagens antigas, desative vinculação e acompanhamento antes de compartilhar seu banco de dados. Consulte a seção Desabilitar email vinculação e acompanhamento neste artigo.

  • Se você quiser impedir que seus colegas de trabalho acesse todos os existentes e futuros emails que estão vinculados aos registros, desative o email vinculação e acompanhamento e excluir mensagens de email de todos os registros antes de compartilhar seu banco de dados.

Se você é a única pessoa que usa seu banco de dados, ou se você compartilhar o banco de dados para fazer uma cópia no computador portátil     As considerações de segurança são mínimas — por exemplo, manter sua senha segura. Você pode habilitar a qualquer endereço de email para vinculação e acompanhamento porque ninguém pode ver as mensagens com segurança.

Observação : Para fazer uma cópia de seu banco de dados para usar quando você estiver fora do escritório, é necessário primeiro compartilhar seu banco de dados do Business Contact Manager — mas não há ainda apenas um usuário do banco de dados. Para obter informações sobre como fazer uma cópia do banco de dados, consulte compartilhar seus dados do Business Contact Manager com outros usuários.

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Excluir mensagens de email de um registro

Uma mensagem de email pode ser vinculada a mais de um registro. Quando você remove uma mensagem vinculada de um registro, ele é excluído do histórico de comunicações de somente nesse registro. Se a mensagem de email está vinculada a outros registros, eles não são afetados. Por exemplo, se uma mensagem de email está vinculada a um cliente potencial e uma conta não relacionada, excluindo a mensagem de email a partir do cliente potencial não exclui a mensagem do registro de conta.

Excluindo uma mensagem de email de um registro não exclui a mensagem de email no Outlook.

  1. No Painel de Navegação, sob Business Contact Manager, clique em uma das pastas a seguir para exibir o espaço de trabalho:

    • Gerenciamento de Contatos.

    • Vendas.

    • Gerenciamento de Projetos.

  2. Clique na guia que contém o registro que você deseja e clique duas vezes no registro para abri-lo.

  3. Na faixa de opções, no grupo Mostrar, clique no botão histórico.

    Mensagens de email, além de quaisquer outros itens de histórico de comunicação que estão vinculados ao registro são listados.

    Para exibir somente o email mensagens na página histórico, na faixa de opções, clique na guia Exibir clique no botão Tipo de Item e clique em emails.

  4. Selecione as mensagens de email que você deseja excluir.

    Para selecionar os registros que são adjacentes entre si, pressione a tecla SHIFT e, em seguida, clique nos registros de nome e sobrenome do grupo que você deseja excluir. Para selecionar registros não adjacentes, pressione a tecla CTRL e clique nos registros individuais.

  5. Clique no botão Remover.

Para obter mais informações sobre registros excluídos, consulte registros de excluir do Business Contact Manager.

Para obter informações sobre como restaurar itens excluídos, consulte restaurar um registro no Business Contact Manager.

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Excluir todas as mensagens de email de registros

  1. No Painel de Navegação, clique no botão Business Contact Manager.

  2. Em Registros comerciais, clique em Histórico de comunicações.

  3. Clique no cabeçalho de coluna de Tipo de Item para classificar a lista por Tipo de Item.

  4. Selecione todas as mensagens de email ou selecione todas as mensagens de email que você deseja excluir.

    Para selecionar os registros que são adjacentes entre si, pressione a tecla SHIFT e, em seguida, clique nos registros de nome e sobrenome do grupo que você deseja excluir. Para selecionar registros não adjacentes, pressione a tecla CTRL e clique nos registros individuais.

  5. As mensagens de email selecionado de atalho e, em seguida, clique em Excluir.

Para obter informações sobre outros itens do histórico de comunicações, consulte controlar as comunicações com clientes no Business Contact Manager.

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Observação : Aviso de Isenção de Tradução Automática: Este artigo foi traduzido por computador, sem intervenção humana. A Microsoft oferece essas traduções automáticas para ajudar as pessoas que não falam inglês a aproveitar os textos escritos sobre produtos, serviços e tecnologias da Microsoft. Como este artigo foi traduzido automaticamente, é possível que contenha erros de vocabulário, sintaxe ou gramática.

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