Gerenciar dados com consultas

Introdução às consultas

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Use consultas para responder perguntas sobre negócios ou outras com base em dados, para fazer atualizações em massa rápidas e fáceis ou para excluir informações do banco de dados.

O que são consultas?

No Access, as consultas são como perguntas que você faz para encontrar informações relacionadas, até mesmo muito específicas, em seu banco de dados.

Nas consultas, às vezes você usa dados de apenas uma tabela e outras vezes de mais de uma. Por exemplo, talvez você apenas queira encontrar o número de telefone de um contato, que exige uma consulta simples de um campo de número de telefone para uma pessoa específica em uma tabela de contatos. Como alternativa, você pode combinar dados de mais de uma tabela, como informações do cliente e informações de pedidos, para ver o que um cliente solicitou.

No Access, uma consulta é um objeto de banco de dados. Ele não armazena dados. Em vez disso, ele exibe os dados que estão armazenados em tabelas e disponibiliza esses dados para você trabalhar com eles. Uma consulta pode mostrar dados de uma ou mais tabelas, de outras consultas, ou de uma combinação das duas. Por exemplo:

  • Exiba dados com uma consulta seleção. Localize e exiba informações de uma ou mais tabelas, especificando critérios que os dados devem atender e liste quais valores devem ser exibidos. Por exemplo, você pode pedir para ver todos os produtos criados pela Tailspin Toys.

  • Insira os critérios e a pesquisa em tempo real. Crie consultas reutilizáveis que sempre solicitam critérios de pesquisa. Por exemplo, você pode criar uma consulta que pede ao usuário o nome do fornecedor a ser pesquisado e exibe todos os produtos adquiridos desse fornecedor.

  • Atualize ou adicione dados com base na consulta. Consulte os dados e então use os resultados para inserir ou atualizar as informações automaticamente. Por exemplo, se a Tailspin Toys tiver adicionado "TT" ao início dos nomes de todos os seus produtos, pesquise por todos os produtos da empresa e, em seguida, atualize os nomes de produto para que cada entrada comece com "TT" — tudo isso por meio de uma consulta atualização.

  • Exclua dados com base em uma consulta. Encontre informações ou registros e, em seguida, exclua-os. Por exemplo, se a Tailspin Toys encerrar suas atividades e os produtos da empresa não estiverem mais disponíveis para venda, encontre todos os seus produtos e os exclua automaticamente das tabelas relevantes.

Use o Assistente de Consulta para criar uma consulta seleção que exibe informações no modo Folha de Dados.

Observação: Alguns elementos de design não estão disponíveis quando você usa o assistente. Se for necessário, modifique a consulta no modo Design depois de criá-la.

Observação:  Antes de criar uma consulta, certifique-se de que estabelecer relações entre tabelas em seu banco de dados, pois elas são usadas quando consultando seus dados. Para saber mais, veja Introdução às relações de tabelas e os módulos relacionados neste treinamento.

Criar uma consulta

  1. Selecione Criar > Assistente de Consulta.

  2. Selecione Assistente de Consulta Simples e selecione OK.

  3. Selecione a tabela ou a consulta que contém o campo e, em seguida, adicione o campo à lista Campos selecionados. Quando concluir, selecione Avançar.

    Adicione quantos campos quiser de quantas tabelas quiser.

    Se você adicionou um campo de número

    Se você adicionou todos os campos números, o assistente perguntará se você deseja que a consulta retornar detalhes ou dados de resumo. Siga um desses procedimentos:

    • Se você quiser ver registros individuais, selecione Detalhes e Avançar. Pule para a etapa 4.

    • Se você quiser ver dados numéricos resumidos, como as médias, selecione Resumo e, em seguida, selecione Opções de Resumo. Especifique quais campos você deseja resumir e como você deseja resumir os dados. Somente campos numéricos são listados. Para cada campo numérico, selecione uma função:

      • SomaA consulta retorna a soma de todos os valores do campo.

      • MédA consulta retorna a média dos valores do campo.

      • MínA consulta retorna o menor valor do campo.

      • MáxA consulta retorna o maior valor do campo.

    • Se você quiser que os resultados da consulta incluam uma contagem dos registros em uma fonte de dados, selecione a opção Contar registros no nome da tabela dessa tabela.

      Se você tiver adicionado um campo de data/hora

      O Assistente de Consulta pergunta como você deseja agrupar os valores de data. Por exemplo, suponha que você tenha adicionado um campo numérico, como preço, e um campo de data/hora, como tempo de transação, à consulta e, em seguida, especificou na caixa de diálogo Opções de resumo que você deseja ver o valor médio do campo de preço. Como você incluiu um campo de data/hora, poderia calcular valores resumidos para cada valor de data e hora exclusivo, para cada dia, mês, trimestre ou ano.

      Selecione o período de tempo que você deseja usar para agrupar os valores de data e hora e, em seguida, selecione Avançar.

      Observação: No Modo Design, você tem mais opções de agrupamento de valores de data e hora.

  4. Dê um título à consulta.

  5. Especifique se você deseja abrir a consulta (no Modo Folha de dados) ou modificar a consulta (no Modo Design). Em seguida, selecione Concluir.

Quer mais?

Criar e executar uma consulta atualização

Treinamento do Excel

Treinamento do Outlook

Assim que seu banco de dados do Access tiver tabelas e relações, é hora de projetar e construir algumas consultas, que são componentes essenciais de qualquer banco de dados.

Neste vídeo, você aprenderá o processo básico para criar e executar uma consulta, obterá uma introdução a vários tipos de consulta, criará uma consulta no Assistente de consulta e modificará uma consulta no Designer de consulta.

As consultas são literalmente as perguntas que você faz aos seus dados. De fato, fazer a pergunta cuja resposta você deseja pode ser um bom ponto de partida.

Por exemplo, "Quantos pedidos a TailSpin Toys fez no mês passado?"

As palavras dessa pergunta direcionam você à tabela de Pedidos. Nessa tabela, selecione os campos que deseja ver, crie a consulta e execute-a.

Esse é o fluxo básico para a maioria das consultas. Faça a pergunta e escolha uma fonte de dados (as tabelas, ou até mesmo resultados de outra consulta que contenham os dados), que responderão a essa pergunta.

Selecione os campos que você deseja ver no resultado, que também é chamado de "conjunto de dados", e adicione critérios.

Neste exemplo, os critérios filtram os resultados da TailSpin Toys do mês de maio.

As consultas podem ser usadas para mais do que a obtenção de respostas. As consultas são como uma ferramenta multiuso ou um alicate universal. Elas podem ser uma das ferramentas mais úteis do banco de dados, pois realizam muitas tarefas.

Por exemplo, consultas podem fornecer dados para formulários e relatórios e também podem ajudá-lo a fazer alterações em massa em seus dados.

Agora, você pode criar vários tipos de consultas em qualquer banco de dados. Vamos dar uma olhada. Selecione Criar e, em seguida, Design da Consulta.

Vamos fechar a caixa de diálogo Mostrar Tabela, por enquanto.

Estes são os tipos de consultas que você pode criar.

A consulta Seleção é a mais comum. É ela que ajuda você a obter respostas dos seus dados.

Use a consulta Criar Tabela para selecionar registros de uma tabela existente e salvá-los como uma nova tabela. Isso poderá ser útil, por exemplo, se você importar um arquivo grande do Excel e quiser dividir alguns dos dados em tabelas separadas.

Execute estas três próximas consultas em relação a dados existentes.

Consultas Acrescentar adicionam dados a tabelas existentes, ...

Consultas Atualização alteram dados existentes...

e consultas Exclusão removem dados.

Use a consulta Tabela de Referência Cruzada quando precisar exibir dados resumidos, como a média ou a soma.

Por exemplo, se você precisar das vendas por região, use a consulta Tabela de Referência Cruzada.

Veja como a consulta Tabela de Referência Cruzada fica no Designer de Consulta.

E os resultados ficam assim. Veja que ela retorna dados de vendas por trimestre.

Use a consulta União para combinar várias consultas Selecionar em um único resultado. Faça isso quando precisar ver dados de fontes não relacionadas.

Use a consulta Passagem para se conectar a um banco de dados grande, como o Microsoft SQL Server, e processar consultas nesse banco de dados.

Quando você faz isso, o Access se torna o front-end — basicamente um conjunto de ferramentas que ajuda você a executar o banco de dados maior.

Por fim, use a consulta Definição de Dados para criar ou modificar tabelas e índices. O fato é que o Access oferece tantas outras maneiras de criar tabelas e alterar índices que você provavelmente nunca usará esse tipo de consulta.

Agora, vamos criar uma consulta Seleção, o tipo de consulta que você mais usará.

Para criá-la, vamos selecionar a guia Criar e, em seguida, selecione o Assistente de Consulta.

Se você não conhece bem as consultas, esse é um bom lugar para começar.

Selecione Assistente de Consulta Simples e escolha OK.

Selecione a tabela Números de Telefone e, em seguida, escolha os campos Cliente e Número de Telefone.

Selecione Avançar.

Altere o título da consulta se quiser que ele seja mais descritivo.

Selecione que você deseja exibir os resultados...

... em seguida, selecione Concluir.

Aqui está o resultado.

Você pode ter algumas perguntas nesse ponto, como "Que tipo de consulta acabamos de criar?" ...

E "Como saber se estamos ligando para o telefone do escritório ou para o aparelho de fax de alguém?"

Para responder a essas perguntas, adicione alguns dados à consulta.

Para modificar a consulta, vamos abrir o Designer de Consulta. Selecione Página Inicial, em seguida, Modo de Exibição, em seguida, Modo Design.

O Designer de Consultas mostra a fonte de dados. Nesse caso é uma tabela, mas também pode ser uma consulta. Você também pode ver os campos envolvidos na consulta.

A faixa de opções indica o TIPO de consulta. Nesse caso, você pode ver que se trata de uma consulta Seleção.

Para adicionar o campo Tipo e facilitar o uso da lista de telefones, basta arrastá-lo.

Para ver os resultados, na guia Design, selecione Executar.

Embora usar o Assistente de Consulta seja rápido e fácil, você não pode fazer tudo com ele. Por exemplo, você não pode adicionar fórmulas usando o Assistente de Consulta.

Para ter mais flexibilidade e fazer todas as alterações que possam ser necessárias, use o Designer de Consultas.

Você acabou de aprender as noções básicas para criar e executar uma consulta usando o Assistente de Consulta e o Designer de Consultas. Usar consultas ajuda você a analisar seus dados e obter as respostas necessárias.

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