Criar mensagens de email mais acessíveis no Outlook

Melhorar a acessibilidade de emails

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Quando você envia um email para uma ampla distribuição, verifique se ele é acessível a pessoas com deficiência visual total ou parcial.

Definir o HTML como o formato de mensagem-padrão

  1. Selecione Arquivo > Opções > Email.

  2. Em Redigir Mensagens, defina Redigir mensagens neste formato para HTML.

Alterar uma única mensagem para o formato HTML

  • Na mensagem que você está redigindo, selecione Formatar Texto > HTML.

Escolha as fontes com cuidado

  • Use fontes simples, sans-serif, sem detalhes decorativos e que são normalmente desenhadas com linhas de larguras consistentes. Exemplos de fonte sans-serif são:

    • Arial

    • Calibri

    • Segoe

    • Franklin Gothic Book

  • Evite itálico, fontes sofisticadas ou decorativas com bordas curvadas.

  • Use uma fonte de 12 pontos ou maior.

  • Use uma cor de fonte que contraste com o fundo.

Definir uma fonte padrão para todas as mensagens

  1. Selecione Arquivo > Opções > Email.

  2. Em Redigir Mensagens, selecione Papéis de Carta e Fontes > Papel de Carta Pessoal.

  3. Em Novas mensagens de email, selecione Fonte, defina a fonte padrão e, em seguida, clique em OK.

Alterar a fonte em uma única mensagem

  • Em uma nova mensagem em branco, selecione Mensagem e, em seguida, altere a Fonte, o Tamanho da Fonte, a Cor da Fontee outros atributos.

  • Para alterar a fonte de texto existente, selecione o texto, escolha Mensageme, em seguida, altere a fonte.

Criar uma assinatura acessível

  1. Selecione Arquivo > Opções > Email.

  2. Em Redigir Mensagens, selecione Assinaturas.

  3. Selecione uma assinatura para editar ou crie uma nova.

  4. Selecione o texto a ser formatado e aplique uma fonte, um tamanho e uma cor acessíveis.

  5. Para adicionar uma imagem à assinatura, selecione onde deseja que ela seja posicionada e, então, escolha Inserir Imagem. Procure a imagem e, em seguida, selecione Inserir.

  6. Para adicionar o texto Alt à imagem, clique com botão direito do mouse na imagem e selecione Imagem.

  7. Selecione Texto Alt, adicione o texto que descreve a imagem de sua assinatura e, em seguida, clique em OK.

Definir uma tela de fundo de email acessível ou um papel de carta

  1. Selecione Arquivo > Opções > Email.

  2. Selecione Redigir Mensagens > Papéis de Carta e Fontes > Temas.

  3. Selecione um tema e clique em OK.
    Os temas mais acessíveis apresentam um forte contraste de cores, mas não contêm nenhuma imagem de fundo ou nem linhas que possam interferir no texto da mensagem.

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Somente nos Estados Unidos, cerca de 12 milhões de pessoas usam leitores de tela, lupas ou o Braille para ler emails. Dessa forma, o melhor a fazer ao enviar emails para uma ampla distribuição é verificar se a mensagem é acessível a pessoas com deficiência visual total ou parcial.

Vamos usar o Outlook para mostrar as técnicas para a criação de mensagens acessíveis. Entretanto, essas orientações se aplicam a qualquer programa de email.

Quase todas as ferramentas tecnológicas assistivas são projetadas para funcionarem com HTML e não com texto sem formatação.

Com HTML, as mensagens podem incluir links formatados com textos de exibição, listas, títulos e texto Alt para imagens.

Para definir o HTML como o formato padrão no Outlook, seleciono Arquivo, Opções e Email.

Em Redigir Mensagens, seleciono HTML.

Agora todas as novas mensagens que eu criar estarão no formato HTML.

Se eu precisar responder a uma mensagem que recebi com um texto sem formatação, não conseguirei aplicar nenhuma formatação.

Então, seleciono Formatar Textoe, em seguida, HTML.

Agora, consigo formatar esta data em negrito,...

... e adicionar um hiperlink para o site do centro de conferências.

A escolha da fonte nas mensagens de email pode fazer uma grande diferença para as pessoas com dislexia.

Evite usar fontes serifadas, que incluem pequenos prolongamentos no começo ou no final das letras.

As fontes serifadas também são desenhadas com linhas finas e grossas, o que pode dificultar a leitura por pessoas com dislexia.

Em vez disso, escolha uma fonte sans-serif simples.

As fontes sans-serif são desenhadas com espessuras de linhas mais consistentes na letra inteira.

Evite itálico, fontes sofisticadas ou decorativas com bordas curvadas.

E sempre use uma fonte de 12 pontos ou maior.

Decidi usar a fonte Segoe UI de 12 pontos nas minhas mensagens.

Posso definir a fonte para uma mensagem específica apenas alterando-a rapidamente nas caixas Fonte e Tamanho de Fonte.

Para dar ênfase, posso usar uma combinação de cores, tamanhos e formatação em negrito, pois somente as cores podem não ser suficientes para pessoas daltônicas.

Em vez de alterar a fonte todas as vezes que criar uma nova mensagem, posso defini-la uma vez como minha fonte padrão para todas as mensagens.

Seleciono Arquivo > Opções e Email.

Em Redigir Email, seleciono Papéis de Carta e Fontes.

Em Papel de Carta Pessoal, altero a fonte para Segoe UI, 12 pontos, em Novas mensagens de email...

e em Respondendo ou encaminhando mensagens.

Agora todas as mensagens serão formatadas em Segoe UI de 12 pontos.

Uso as mesmas diretrizes de fonte na minha assinatura...

Em Redigir Mensagens, seleciono Assinaturas.

Digito a assinatura desejada,...

... e, então, defino a fonte: Segoe UI de 12 pontos.

Também estou incluindo o logotipo da empresa com a minha assinatura.

Adiciono o texto Alt para descrever o logo para as pessoas que usam leitores de tela.

Também vou manter o plano fundo das minhas mensagens simples e claro, para que o texto fique em destaque. Uma cor sólida que contraste com o texto funciona bem,...

... e não incluo imagens de fundo.

Posso escolher ou remover os temas de email aqui. Seleciono Papel de Carta Pessoale, em seguida, Temas.

Alguns desses temas funcionam bem, pois possuem forte contraste de cor e nenhuma imagem ou linha de fundo que possa interferir no texto.

Outros contêm muitos detalhes e não são acessíveis.

Então, seleciono Nenhum Tema.

Seguindo essas etapas simples, garanto que meus emails fiquem acessíveis para todos os meus destinatários.

Para saber mais, visite aka.ms/OfficeAccessibility.

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