Vídeo: Localizar um registro em um formulário selecionando um valor na lista

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Usando o Assistente de caixa de combinação, você pode rapidamente criar uma lista suspensa com a qual pode localizar um registro em um formulário. Por exemplo, para localizar um registro em um formulário que exiba informações de contato do funcionário, você poderia selecionar o nome do funcionário em uma caixa de combinação no topo do formulário e então o formulário exibiria o registro desse funcionário.

Observação :  O Assistente de caixa de combinação é desabilitado para formulários compatíveis com a Web; portanto, o procedimento deste vídeo só pode ser usado em formulários de cliente. Se você não está certo sobre o tipo de formulário com o qual está trabalhando, veja seu ícone no Painel de Navegação. Os objetos compatíveis com a Web são distinguidos por um pequeno globo no ícone do objeto.

No vídeo

Adicionar a caixa de combinação ao formulário

  1. No Painel de Navegação, clique com o botão direito do mouse no formulário e clique em Modo Layout.

  2. Na guia Design, no grupo Controles, clique na seta para baixo na galeria de Controles e verifique se a opção Usar Assistentes de Controle está selecionada.

  3. Na galeria de Controles, clique no controle Caixa de Combinação e depois clique no cabeçalho do formulário onde você deseja colocar a caixa de combinação.

    Se o Access exibir uma caixa de diálogo Aviso de Segurança nesse ponto, clique em Abrir para iniciar o assistente.

  4. Na primeira página do Assistente de caixa de combinação, selecione Encontre um registro no meu formulário baseado no valor que eu selecionei em minha caixa de combinação. Se não vir essa opção, consulte a seção Se a opção Encontre um registro... não estiver disponível.

  5. Na página seguinte do assistente, na lista Campos Disponíveis, selecione o campo que você deseja exibir na caixa de combinação e use o botão de direção para adicioná-lo à lista Campos Selecionados.

Observação :  Você pode adicionar vários campos à caixa de combinação, mas somente o primeiro campo será usado para localizar o registro. Verifique se o campo que você escolheu identifica cada registro de forma exclusiva. Se você escolher um campo como Sobrenome e houver vários registros com o mesmo sobrenome, o Access localizará apenas o primeiro registro que corresponda a esse sobrenome, mesmo se você tiver acrescentado Nome à caixa de combinação. Uma boa técnica é criar um campo calculado na fonte do registro do formulário que concatene dois ou mais campos juntos e depois usar esse campo calculado como o valor do campo de combinação. Para obter mais informações sobre a criação de campos calculados, consulte a seção Consulte também deste artigo.

  1. Na página seguinte, o assistente mostra como a lista ficará quando for criada.

    • Verifique se a caixa de seleção Ocultar coluna chave está marcada.

    • Ajuste a largura da coluna se necessário e role a lista para baixo para verificar se todos os valores cabem.

  2. Na página seguinte do assistente, digite um rótulo para a caixa de combinação, como “Localizar contato”.

  3. Clique em Concluir.

    O Access colocará a caixa de combinação no formulário. Verifique se ela é exibida no cabeçalho do formulário. Se necessário, use os comandos Inserir, Dividir ou Mesclar da guia Organizar para criar células adequadas no cabeçalho do formulário para a nova caixa de combinação.

  1. Na guia Página Inicial, no grupo Modos de Exibição, clique em Modo Formulário. Teste a caixa de combinação para ter certeza de que funciona do jeito que você espera.

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Classificar os valores na caixa de combinação

Na maioria dos casos, os valores da caixa de combinação não são classificados. Para adicionar a classificação que você quiser, use o seguinte procedimento:

  1. Na guia Página Inicial, no grupo Modos de Exibição, clique em Modo Layout.

  2. Selecione a caixa de combinação.

  3. Se a Folha de Propriedades não for exibida, pressione F4 para exibi-la.

  4. Na guia Tudo da Folha de Propriedades, na caixa de propriedades Fonte de linha, clique no botão Construir Imagem do botão .


O Access abre o construtor de consultas. O campo que você escolheu na etapa 5 do procedimento anterior é exibido em sua própria coluna na grade de consultas.

  1. Na linha Classificar do campo que você escolheu para a caixa de combinação, selecione a ordem de classificação desejada (Crescente ou Decrescente).

  2. Clique em Fechar na faixa de opções e depois em Sim para salvar as alterações.

  3. Na guia Página Inicial, no grupo Modos de Exibição, clique em Modo Formulário. Teste a caixa de combinação para ter certeza de que funciona do jeito que você espera.

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Se a opção Encontre um registro… não estiver disponível

Se a opção Encontre um registro no meu formulário baseado no valor que eu selecionei em minha caixa de combinação/caixa de listagem não for exibida na primeira página do assistente, é provável que o formulário não esteja associado a uma tabela ou consulta salva. O formulário deve estar associado a um objeto que esteja disponível no Painel de Navegação em Tabelas ou Consultas.

Use o seguinte procedimento para verificar se um formulário está associado a uma tabela ou consulta salva:

  1. Clique em Cancelar para fechar o assistente.

  2. Clique com o botão direito do mouse na caixa de listagem ou na caixa de combinação que você criou anteriormente e clique em Excluir.

  3. Se a Folha de Propriedades não for exibida, pressione F4 para exibi-la.

  4. Selecione Formulário na lista na parte superior da folha de propriedades.

  5. Na guia Dados da folha de propriedades, veja a caixa de propriedades Fonte de Registro. Essa caixa deve conter o nome de uma tabela ou consulta salva para que você possa usar o procedimento descrito neste artigo. Se a caixa estiver em branco, você poderá selecionar uma tabela ou consulta existente como fonte de registro ou poderá criar uma nova consulta para servir de fonte de registro. Se a caixa contiver uma instrução SELECT, você terá a opção adicional de converter essa instrução em uma consulta salva. Após ter concluído uma dessas tarefas, na próxima vez que você executar o Assistente de caixa de combinação/caixa de listagem, ele exibirá a opção Encontre um registro....

  6. Siga um destes procedimentos com base no que você deseja fazer:

    • Opção 1: selecionar uma tabela ou consulta existente como fonte de registro

    Se você sabe que há uma tabela ou consulta em seu banco de dados que contém os registros que você quer encontrar, use este procedimento para associar o formulário a esse objeto.

    Observação :  Se a caixa de propriedades Fonte de Registro contiver uma instrução SELECT, este procedimento excluirá essa instrução permanentemente. Convém copiar a instrução para um arquivo de texto ou outro programa de edição de texto, caso você queira restaurá-la.

    1. Clique na caixa de propriedades Fonte de Registro e depois clique na seta suspensa que é exibida.

    2. Selecione uma das tabelas ou consultas disponíveis. Se não houver uma tabela ou consulta adequada disponível, você deverá criar uma antes de continuar. Para obter mais informações, consulte os artigos Introdução às tabelas ou Introdução às consultas.

    3. Salve o formulário e repita o procedimento descrito no começo deste artigo. O assistente deverá agora exibir a opção Encontre um registro no meu formulário baseado no valor que eu selecionei em minha caixa de combinação/caixa de listagem.

      • Opção 2: criar uma nova consulta salva ou converter uma instrução SELECT em uma consulta salva

      Se os dados que você deseja localizar estiverem contidos em mais de uma tabela, você precisará associar o formulário a uma consulta que selecione os dados dessas tabelas.

  1. Na caixa de propriedades Fonte de Registro, clique no botão Construir Imagem do botão .

    O Access abre o Construtor de Consultas.

    • Se a caixa de propriedades Fonte de Registro estava originalmente vazia, o Construtor de Consultas exibe a caixa de diálogo Mostrar Tabela e você pode começar a criar uma nova consulta. Para obter mais informações, consulte o artigo Introdução às consultas. Quando terminar de construir a consulta, prossiga com a etapa 2.

    • Se a caixa de propriedades Fonte de Registro continha originalmente uma instrução SELECT, essa consulta é exibida no Construtor de Consultas. Prossiga com a etapa 2 para convertê-la em uma consulta salva.

  2. Na guia Design, no grupo Fechar, clique em Salvar como.

  3. Na caixa de diálogo Salvar como, digite um nome para a consulta na caixa Salvar 'Nconsulta' em:.

  4. Verifique se Consulta está selecionado na caixa Como e clique em OK.

  5. Na guia Design, no grupo Fechar, clique em Fechar.

  6. Clique em Sim para salvar as alterações feitas na consulta e atualizar a propriedade.

    O Access exibe o formulário no modo Design e altera a propriedade Fonte de Registro para que o nome da nova consulta salva seja exibido.

  7. Salve o formulário e repita o procedimento descrito no começo deste artigo. O assistente deverá agora exibir a opção Encontre um registro no meu formulário baseado no valor que eu selecionei em minha caixa de combinação/caixa de listagem.

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