Adicionar tabelas

Criar tabelas e definir tipos de dados

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Como elas armazenam seus dados, as tabelas são a espinha dorsal do seu banco de dados. Cada tabela contém informações sobre um assunto específico. Por exemplo, uma tabela de fornecedores pode armazenar nomes, endereços de email e números de telefone dos fornecedores.

Observação : Antes de criar tabelas, é importante entender os objetos de banco de dados do Access.

Quando você abre um novo banco de dados em branco, o Access cria automaticamente uma tabela vazia. Para personalizar essa tabela, comece definindo seus campos e adicione dados.

Renomear uma tabela em um banco de dados da área de trabalho

Tabela1 é o nome padrão da primeira tabela em um novo banco de dados da área de trabalho. Sugerimos dar um nome que faça mais sentido à tabela.

  1. Na Barra de Ferramentas de Acesso Rápido, selecione Salvar Salvar

  2. Na caixa Nome da tabela, digite um nome descritivo.

Adicionar uma tabela a um banco de dados da área de trabalho

Adicione mais tabelas a um banco de dados, se precisar delas, mesmo se você tiver começado com um modelo.

  1. Na guia Criar, escolha Tabela.
    O Access adiciona uma nova tabela com o nome Tabela<#>, em que <#> é o próximo número sequencial não utilizado.

  2. Renomeie a tabela usando o procedimento em Renomear uma tabela em um banco de dados da área de trabalho, anteriormente neste módulo.

Salvar uma tabela

Antes de fechar seu banco de dados, salve sua tabela para evitar perder o trabalho concluído e os dados inseridos. Se você tentar fechar o banco de dados sem salvar o trabalho em uma tabela, o Access solicitará que você o salve. Ou, a qualquer momento, selecione Salvar .

Adicionar um campo inserindo dados

  1. No modo de exibição Folha de Dados, insira os dados na coluna Clique para Adicionar da folha de dados.
    O Access cria um novo campo.

    Trecho de tela da ID na tabela Fornecedor

  2. No título da coluna, digite um novo nome para o campo.

    Trecho de tela da tabela Fornecedor mostrando duas linhas com ID

Alterar o tipo de dados de um campo

Quando você adiciona um campo digitando os dados nele, o Access define o tipo de dados do campo com base em seu conteúdo. Exiba o tipo de dados na guia Campos em Tipo de Dados.

Trecho de tela mostrando o campo de tipo de dados

Para alterar o tipo de dados:

  1. Selecione o campo.

  2. Na guia Campos, abra a lista Tipo de Dados e selecione um tipo de dados.

Adicionar um campo para um tipo de dados específico

O Access valida os dados quando são inseridos para garantir que eles correspondam ao tipo de dados do campo. Se precisar de um formato de dados específico em um campo, especifique o tipo de dados ao criá-lo.

  1. Com a tabela aberta no modo de exibição Folha de Dados, selecione Clique para Adicionar e, em seguida, selecione um tipo de dados

    Trecho de tela do menu suspenso Clique para adicionar tipo de dados

  2. Digite um nome descritivo para o campo, por exemplo, Sobrenome.

    Trecho de tela de campo para adicionar um nome descritivo para uma coluna

Como você especificou um tipo de dados, o Access valida os dados inseridos no novo campo. Por exemplo, texto não é aceito em um campo Data. Especificar o tipo de dados também ajuda a minimizar o tamanho do seu banco de dados.

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As tabelas são, geralmente, os primeiros objetos que você adiciona a um banco de dados. Isso ocorre porque, em suma, elas armazenam seus dados. À medida que criarmos essa tabela, identificaremos sua Chave Primária. Também aprenderemos sobre os diversos tipos de dados disponíveis e veremos como podemos definir o tipo de dado de cada campo.

Vou colocar nosso design aqui para referência. Quando clicamos duas vezes no campo ID aqui, vemos que ele fica editável. Vamos renomear o campo ID do Cliente. Dessa forma, podemos sempre saber de onde vêm os valores no campo — a tabela Clientes. Todas as suas tabelas devem ter uma Chave Primária, e a ID do Cliente é a Chave Primária desta tabela.

Quando pressionamos Enter aqui, o Access seleciona o próximo campo em branco e exibe este menu. A maioria desses itens são TIPOS DE DADOS. É preciso atribuir um tipo de dados a cada campo no seu banco de dados.

Os tipos de dados tornam o armazenamento mais eficiente, pois eles controlam o tamanho dos seus campos. Por exemplo, se você só precisa capturar nomes, não é preciso criar um espaço de armazenamento muito grande para esses nomes. Isso pode não parecer importante neste exemplo simples, mas é importante quando você tem uma grande quantidade de dados.

Os tipos de dados também ajudam você a evitar erros. Por exemplo, você não pode inserir um nome em um campo definido para conter datas e horas.

Vamos dar uma olhada rápida nos tipos de dados que você pode usar. Texto curto é um campo de texto que contém até 256 caracteres. Há Número, Moeda, Data e Hora e Sim/Não.

Um campo Sim/Não pode conter Sim ou Não, Verdadeiro ou Falso ou um e zero.

Pesquisa e Relação não é um tipo de dados. Mas você pode usar isso para criar uma lista de opções nesse campo.

Rich text e texto longo ambos permitem que você armazene um gigabyte de texto. Os bancos de dados da área de trabalho usam rich text e os aplicativos Web do Access usam texto longo. A principal diferença entre eles é que você pode aplicar fontes e outras formatações ao rich text, como negrito e itálico.

Use o tipo de dados Anexo para anexar imagens e outros arquivos a um registro, assim como você faz em um email. Use o tipo de dados Hiperlink para armazenar endereços de email e da Web. E use o tipo de dados do Campo Calculado para executar ações como combinar nomes e sobrenomes ou calcular um desconto.

Há outro tipo de dados nesta tabela: Numeração Automática. Esse tipo de dados atribui um número sequencial sempre que você adiciona um novo registro. Você não pode alterar ou excluir um valor em um desses campos. Muitas chaves primárias usam esse tipo de dados pois, em geral, você não quer alterar os valores de Chave Primária.

Quando você criar uma tabela em um aplicativo Web do Access, use o tipo de dados Imagem em vez do tipo de dados Anexo para armazenar e exibir imagens.

Para este campo, vamos selecionar Texto Curto porque ele vai armazenar nomes e 256 caracteres devem ser mais do que o suficiente. Observe que depois que selecionamos o tipo de dado, o título fica editável. Vamos inserir o nome e pressionar a tecla Tab para selecionar o próximo campo em branco. Selecionamos Texto Curto novamente, ... e digitamos sobrenome. A divisão dos nomes e dos sobrenomes em dois campos distintos reflete o princípio de design de que cada campo deve conter a menor unidade de dados possível.

Pressione Control+S para salvar a tabela. Vamos chamá-la de Clientes.

Agora, temos os campos de texto curto e chave primária para os nomes e os sobrenomes. Cada campo contém a menor unidade possível de dados e tem um tipo de dados. Agora, temos o que precisamos para esta tabela.

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