Gerenciar dados com consultas

Criar consultas que usam mais de uma fonte de dados

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Geralmente, para obter as respostas necessárias, crie consultas que coletam informações de mais de uma tabela ou de uma combinação de tabelas e consultas.

Introdução às junções

Às vezes, você precisa usar dados de mais de uma fonte (tabela ou consulta) para responder a uma pergunta. Por exemplo, talvez você queira ver quantos clientes em uma determinada região pediram um produto específico.

Quando você adiciona mais de uma fonte de dados, o Access usa as relações definidas, existentes entre elas, ou cria relações entre elas para fins de consulta. Uma junção é simplesmente um tipo de relacionamento entre as fontes de dados em uma consulta.

Observação: As junções são temporárias e somente associadas à consulta. Se você cria frequentemente a mesma junção entre tabelas, talvez você queira criar uma relacionamento permanente entre elas.

Junções internas

A maioria das junções são junções internas. Isso é o oposto das junções externas, que são discutidas em Criar consultas com junções externas.

Uma junção interna retorna dados de uma fonte somente quando ela encontra registros correspondentes na outra. Por exemplo, se você fizer uma consulta em busca de informações sobre produtos e pedidos, você só verá os dados dos produtos que têm uma ordem correspondente.

Captura de tela das tabelas Produtos e Pedidos

Autojunções

Uma autojunção une duas cópias da mesma tabela ou consulta. Use-a para combinar registros da mesma tabela quando houver valores correspondentes nos campos associados.

Por exemplo, suponha que você tenha uma tabela Funcionários que lista todos os funcionários em sua organização, incluindo os gerentes. A tabela contém um campo Subordinado a, que retém a ID do gerente do funcionário.

ID

Sobrenome

Nome

Subordinado a

1

Fernandes

Brenda

5

2

Teixeira

Antônio

3

Monte

Vinícius

10

4

Azevedo

Marina

5

5

Mendes

Nicolau

2

6

Araújo

Paulo

10

7

Gonçalves

Pedro

10

8

Cunha

Laura

10

9

Pena

Alice

5

10

Cavalcanti

Letícia

3

Para localizar o nome do gerente de um funcionário, localize o funcionário na tabela, localize a ID do gerente no campo Subordinado a e, em seguida, procure a ID do gerente no mesmo campo Funcionários. Por exemplo, a Brenda é subordinada ao gerente cuja ID de funcionário é 5. Essa é a ID de Nicolau Mendes.

Para automatizar essa tarefa, adicione a tabela Funcionário à sua consulta duas vezes e, em seguida, crie uma autojunção. Quando você adiciona a fonte de dados uma segunda vez, o Access acrescenta _1 ao nome da segunda instância. Por exemplo, se você adicionar a tabela Funcionários duas vezes, a segunda instância é nomeada Funcionários_1. Para exibir os nomes de gerente de cada funcionário, você pode criar uma junção entre o campo Subordinado a na tabela Funcionários e o campo ID do funcionário na tabela Funcionários_1.

1. Adicionar fontes de dados
  • Selecione Criar > Design da Consulta.

Adicione todas as tabelas e consultas de que você precisa como fontes de dados. (não se preocupe, se você esquecer de alguma, você ainda tem a oportunidade de adicionar mais fontes de dados posteriormente).

As fontes de dados podem incluir tabelas das quais você deseja exibir informações (como uma tabela de produtos) e tabelas que contêm informações que você precisa usar para os critérios.

Lembre-se de que as consultas existentes e salvas também estão disponíveis como fontes de dados. Por exemplo, se você tiver criado uma consulta para localizar todos os pedidos de um determinado mês, use consulta mais a tabela de produtos para exibir todos os produtos vendidos em um determinado mês.

2. Unir fontes de dados relacionadas
  • Para adicionar uma junção, arraste um campo de uma fonte de dados para um campo correspondente na outra fonte de dados. Por padrão, o Access cria uma junção interna.

Para a maioria das relações, o Access cria uma junção interna. E, se você tiver especificado que a integridade referencial deve ser imposta, ela será incluída. Mas, em alguns casos, o Access não cria a junção de que você precisa. Por exemplo, se você adicionar consultas existentes à sua consulta nova e não tiver criado relações, o Access não cria relações automaticamente.

3. Concluir a consulta
  • Siga as etapas usuais para a criação de uma consulta: adicione campos de saída, adicione qualquer critério e execute ou salve sua consulta. Para saber como fazer isso, veja Criar consultas básicas.

Quer mais?

Treinamento do Excel

Treinamento do Outlook

Neste vídeo, você aprenderá a criar uma consulta seleção com várias fontes de dados.

Você aprenderá a usar "junções" para criar uma correspondência entre várias fontes.

Você também conhecerá os diferentes tipos de junções disponíveis.

A criação de uma consulta seleção com mais de uma fonte de dados segue as mesmas etapas básicas da criação com uma única fonte de dados.

Abrir o Designer de Consulta, selecione suas tabelas ou consultas e adicione os campos.

Mas há uma diferença.

Quando você consulta várias fontes de dados, precisa criar uma correspondência entre cada uma delas.

Por exemplo, se você desejar saber quais produtos estão no conjunto de pedidos, precisará comparar os pedidos aos produtos.

Para criar essas correspondências, use o que chamamos de "junção".

A JUNÇÃO compara os dados de dois campos comuns, um de cada fonte de dados

A junção controla como os dados em cada campo correspondem.

Por exemplo, o tipo mais comum apenas retorna dados de um campo quando ele encontra um valor correspondente na outra e é assim que você descobre o número de produtos em cada pedido.

Outro tipo de junção retorna TODOS os dados de um campo, mas apenas os dados CORRESPONDENTES do outro.

Neste exemplo, a consulta informa quais pedidos não contêm determinado produto.

Quando você criou as relações de tabelas, o Access também criou uma JUNÇÃO para cada relação.

O Access usa as relações como PADRÕES para junções, sendo assim, na maioria das vezes os campos unidos serão suas chaves primárias e estrangeiras.

Mas não precisa ser assim. Também é possível unir fontes não relacionadas.

Se você tiver duas fontes relacionadas e adicioná-las ao Designer de Consultas, verá algo que se parece com a relação, apenas lembre-se que não é. É apenas o Access informando qual tipo de relação foi usado como PADRÃO para a junção

Quando há uma junção entre suas tabelas ou consultas, você pode adicionar campos de ambas as fontes.

Observe também que não adicionamos os campos unidos à grade de design. Não precisamos, pois o Access vai adicioná-los em segundo plano.

Você pode executar a consulta e obter um resultado.

Agora vamos falar de alguns detalhes das junções, pois você precisa gravar alguns pontos importantes na memória.

Em primeiro lugar, você pode definir ou alterar o tipo de junção clicando com o botão direito ou dando um toque duplo nas Propriedades de Junção.

Essas configurações controlam o tipo de junção da sua consulta. Esses são os tipos de junção mais comuns.

Esta opção cria uma "junção interna". É o tipo de junção que retorna os dados correspondentes de AMBAS as tabelas.

Sempre que você cria uma relação, o Access cria esse tipo de junção.

A segunda opção cria uma "junção externa esquerda", o que significa que a consulta retorna TODOS os dados da tabela listados à esquerda e apenas os dados CORRESPONDENTES da outra tabela.

A terceira opção cria uma "junção externa direita" e provavelmente você já sabe o que ela faz.

A consulta retorna TODOS os dados da tabela à direita e somente dados CORRESPONDENTES da tabela à esquerda.

Normalmente as junções externas são usadas quando você quer saber o que ainda não foi vendido ou, de forma mais genérica, quando algo não aconteceu.

Lembre-se de que esses são os três tipos mais comuns de junções. Você também pode usar "uniões cruzadas" e "junções desiguais", mas elas não são usadas com muita frequência.

O ponto principal sobre junções é que "relações" e "junções" não são a mesma coisa.

A RELAÇÃO é um conjunto de regras que controla a integridade referencial: como você adiciona e exclui dados.

Uma JUNÇÃO controla como a consulta compara os dados.

Mas as duas têm algumas semelhanças.

Por exemplo, as relações podem ter lados — um e muitos — e as junções também podem ter lados — esquerda e direita, mas você só usa junções em consultas e pode usá-las de maneiras que não são possíveis em relações.

Por exemplo, você pode excluir as junções sem prejudicar seu banco de dados, o que não pode ser feito com uma relação.

Além disso, você pode adicionar junções onde não existem relações.

Por exemplo, você pode unir o campo de uma tabela com o campo de uma consulta desde que esses campos tenham tipos de dados compatíveis ou correspondentes.

Agora você sabe como trabalhar com as junções para criar uma consulta seleção com várias fontes de dados. Você também sabe como definir ou alterar o tipo de junção. E aprendeu as semelhanças e as diferenças entre ligações e relações.

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