Gerenciar dados com consultas

Criar consultas com junções externas

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Às vezes, em suas consultas, você deseja ver todos os registros de uma tabela, juntamente com os registros correspondentes da outra tabela. Para fazer isso, crie junções externas.

As junções internas só exibem dados quando há uma ID correspondente em ambas as fontes de dados conectadas. Por exemplo, se você quiser exibir os produtos e as quantidades vendidas, crie uma junção interna entre as tabelas Produtos e Detalhes do pedido. Quando você executa a consulta, somente os produtos que ocorrem em pedidos (e por isso, aparecem em ambas as tabelas) são retornados.

Em contraste, as junções externas retornam todos os dados de uma fonte de dados e alguns dos dados de outra fonte de dados ou tabela.

Por exemplo, se você quiser ver quais produtos não foram vendidos, crie uma consulta que mostra a ID do produto da tabela Produtos e todas as IDs de pedido correspondentes da tabela Detalhes do Pedido. Os produtos que não têm registros coincidentes na tabela Detalhes do Pedido retornam o nome do produto com nenhum valor para o campo ID do Pedido.

Junções externas esquerdas e junções externas direitas

Em uma junção externa, a tabela que exibe todos os seus registros é chamada de tabela base. A tabela que exibe apenas alguns registros (correspondentes) é chamada de tabela secundária.

A caixa de diálogo Propriedades da Junção descreve o que você vê com diferentes tipos de junções:

Captura de tela de três tabelas e suas propriedades de junção

Suponha que você criou uma consulta para mostrar quais produtos seus clientes compraram. Os campos de saída são Nome do Produto, ID do Pedido e Quantidade.

  1. Junção Interna. Somente inclua linhas (registros) nas quais os campos associados de ambas as tabelas são iguais, por exemplo, somente os produtos que têm pedidos associados a eles.

  2. Junção externa esquerda. Inclua todos os registros da tabela em Nome da Tabela Esquerda e somente os registros da tabela sob Nome da Tabela Direita na qual os campos associados são iguais, por exemplo, todos os pedidos, mas somente as quantidades e IDs do produto para esses pedidos que possuem produtos associados a eles.

  3. Junção externa direita. Inclua todos os registros da tabela em Nome da Tabela Direita e somente os registros da tabela sob Nome da Tabela Esquerda na qual os campos associados são iguais, por exemplo, todos os produtos, mesmo quando não houver pedidos deles, caso em que os valores em branco aparecem nos campos ID do Pedido e Quantidade.

Como se pode deduzir desses exemplos, é importante saber qual tabela está à esquerda e qual está à direita, o que em verdade pode ser diferente de como as tabelas são organizadas na janela de consulta. Para compreender os dados que você receberá de sua consulta, leia o texto com atenção na caixa de diálogo Propriedades da Junção.

1. Adicionar fontes de dados

  • Selecione Criar > Design da Consulta.

Adicione todas as tabelas e consultas de que você precisa como fontes de dados. (não se preocupe, se você esquecer de alguma, você ainda tem a oportunidade de adicionar mais fontes de dados posteriormente).

Se ele as detectar ou deduzir, o Access poderá mostrar relações das fontes de dados.

2. Adicionar uma junção

  • Se você não vir uma relação entre as fontes, adicione uma junção. Arraste do campo desejado em uma fonte de dados para o campo correspondente em outra fonte de dados. A tabela da qual você arrastou é a tabela que aparecerá no lado esquerdo da caixa de diálogo Propriedades da Junção. Por padrão, o Access cria uma junção interna. Se você precisar de uma junção externa, altere seu tipo.

    captura de tela de junção entre duas tabelas

3. Alterar uma junção

  1. Clique duas vezes na linha que representa a junção que você deseja alterar.

  2. Na caixa de diálogo Propriedades da Junção, para criar uma junção externa, selecione a segunda ou a terceira opção. Em seguida, selecione OK.

    Lembre-se de prestar atenção na tabela que é a tabela base — aquela na qual todos os registros são exibidos.

    Captura de tela de propriedades de junção destacando o nome da tabela esquerda

4. Concluir a consulta

Siga as etapas usuais para a criação de uma consulta: adicione campos de saída, adicione qualquer critério e execute ou salve sua consulta. Para saber como fazer isso, veja Criar consultas básicas.

Quer mais?

Criar consultas básicas

Treinamento do Excel

Treinamento do Outlook

Vamos ver como usar as junções externas esquerda e direita em uma consulta Seleção.

As junções externas têm lados — esquerdo e direito — e retornam TODOS os dados de uma tabela, e somente os dados CORRESPONDENTES de outra. Elas são úteis quando você quer saber quando algo NÃO aconteceu, por exemplo, um determinado item NÃO está vendendo ou alunos NÃO estão se matriculando em uma determinada disciplina.

Agora vamos adicionar apenas mais um pouco.

A tabela que retorna TODOS os dados é chamada de "tabela base" e a tabela que retorna CORRESPONDÊNCIAS é chamada de "tabela secundária".

Qual tabela é a base e qual é a secundária depende da direção da junção.

Se você usar uma junção externa direita, a tabela à direita será a tabela base. Se você usar uma junção externa esquerda, a tabela à esquerda é a tabela base.

Você controla se está usando uma junção externa esquerda ou direita na caixa de diálogo Propriedades da Junção. Selecione e clique com o botão direito do mouse ou toque duas vezes na linha de junção... Propriedades da Junção... e selecione a segunda ou terceira opção.

Então, vamos colocar isso para funcionar:

Na guia Criar, clique em Design da Consulta. Aqui, vamos adicionar as tabelas DetalhesDoPedido e Produtos.

Você pode ver que o Access usou uma relação um-para-muitos como PADRÃO para a junção. Isso significa que é uma junção interna.

Se você adicionar os campo Nome do Produto e Quantidade e, se executarmos a consulta, ela retornará somente dados de produtos que foram pedidos.

Sabemos isso porque, se a consulta retornasse dados de produtos não pedidos, veríamos registros em branco aqui.

Voltando para o Modo Design, clique com o botão direito do mouse ou toque duas vezes na linha de junção e selecione Propriedades da Junção. Selecione a segunda opção e observe a linha de junção.

A seta informa que é uma junção externa e aponta para a tabela secundária. Execute a consulta, classifique os dados do menor para o maior e agora você sabe quais produtos não estão vendendo.

O que acontecerá se alternarmos para uma junção externa direita?

Fazemos a alteração, ... executamos a consulta, ... e obtemos os mesmos resultados de uma junção interna: nenhum registro em branco.

Se examinarmos a caixa de diálogo Propriedades da Junção, veremos o porquê.

Estamos retornando todos os dados da tabela Detalhes do Pedido, mas apenas as CORRESPONDÊNCIAS da tabela Produtos. Em outras palavras, só estamos vendo produtos que têm uma ordem correspondente e o resultado é igual ao retornado por uma junção interna.

Você acabou de ver como usar junções externas em uma consulta seleção com várias fontes de dados. Então pense bem nas suas junções e, se não conseguir o resultado desejado, você sempre poderá mudá-las.

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