Gerenciar dados com consultas

Criar consultas básicas

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Para perguntas e pesquisas rápidas, crie uma consulta básica para encontrar os dados que você precisa e receber suas respostas.

Criar uma consulta no modo Design

Em comparação com o Assistente de Consulta, o modo Design permite que você tenha mais controle sobre a consulta criada.

  1. Abrir o modo de exibição de Design de Consulta

    • Para começar, selecione Criar > Design da Consulta.

      Ícone da faixa de opções de design de consulta

  2. Adicionar fontes de dados

    Primeiro, adicione a tabela ou a consulta que contém os dados que você deseja ver (sim, você pode criar novas consultas a partir de consultas salvas. Por exemplo, suponha que você criou uma consulta que localiza todos os produtos de seus fornecedores e os classifica dos maiores para os menores números de vendas. Use essa consulta como fonte de dados para uma nova consulta que, por exemplo, localiza vendas de produtos de fornecedores em uma região específica).

    1. Na caixa de diálogo Mostrar Tabela, selecione a guia Ambos.

    2. Selecione as fontes de dados desejadas e, depois de cada fonte, selecione Adicionar.

    3. Feche a caixa de diálogo.

  3. Adicionar campos de saída

    Os campos de saída são os dados que você deseja exibir ou incluir no resultado definido para a consulta.

    • Arraste os campos desejados da fonte de dados no painel superior para baixo até uma célula vazia na linha Campo no painel inferior.

      Captura de tela da visão de todos os objetos do Access

    Usar uma expressão como um campo de saída

    Para executar cálculos ou usar uma função para produzir saída da consulta, inclua uma expressão como um campo de saída. A expressão pode usar dados de qualquer uma das fontes de dados de consulta, além das funções, como Formato ou EmSeq e pode conter constantes e operadores aritméticos.

    1. Em uma coluna vazia da grade de design da consulta, selecione a linha Campo.

    2. Na guia Design, no grupo Configuração da Consulta, clique em Construtor.

    3. Digite ou cole a expressão. Preceda a expressão com o nome que você deseja usar para a saída da expressão, seguido por dois-pontos. Por exemplo, para rotular a expressão "Última atualização", inicie a expressão com: Última atualização:

      Como alternativa, use o Construtor de Expressões para criar sua expressão com Elementos de Expressão, Categorias de Expressão e Valores de Expressão.

    Observação : As expressões são poderosas e flexíveis, com várias opções. Para saber mais, veja Criar uma expressão.

  4. Especificar critérios (opcionais)

    Use critérios para limitar (para valores de campo) os registros que a sua consulta retorna. Por exemplo, talvez você apenas queira ver os produtos com um preço unitário inferior a US$ 10.

    1. Para especificar critérios, primeiro arraste os campos que contêm os valores no painel inferior.

      Dica : Por padrão, quando você adiciona um campo, seus dados retornam nos resultados da consulta. Se você já tiver adicionado o campo desejado, não será necessário adicioná-lo novamente para aplicar critérios a ele.

    2. Se você não quiser que o conteúdo do campo apareça nos resultados, na opção Mostrar linha para o campo, desmarque a caixa de seleção.

    3. Na linha Critérios do campo, digite uma expressão que os valores do campo devem satisfazer (caso o registro deva ser incluído nos resultados). Por exemplo, <10 (para obter mais exemplos, veja Exemplos de critérios de consulta).

    4. Especifique quaisquer critérios alternativos na linha Ou, abaixo da linha Critérios.

    Se você especificar critérios alternativos, os registros são selecionados se o valor dos campos atender a qualquer um dos critérios listados. Por exemplo, se você tiver incluído o campo Estado da tabela Clientes, especificado CA como o critério de e incluído linhas Ou para ID e WA, você obtém registros para os clientes que moram em qualquer um destes três estados discriminados.

  5. Resumir dados (opcional)

    Você talvez queira resumir dados, especialmente se os seus dados forem numéricos. Por exemplo, talvez você queira ver o preço médio ou as vendas totais.

    1. Se necessário, adicione a linha Total à grade de design da consulta no painel inferior. No modo Design, na guia Design, no grupo Mostrar/Ocultar, clique em Totais.

    2. Para cada campo que você deseja resumir, na linha Total, selecione a função a ser usada. As funções disponíveis dependem do tipo de dados do campo.

  6. Executar ou salvar a consulta

    • Para executar a consulta, no grupo Resultados, na guia Design, selecione Executar.

    • Para salvar sua consulta para uso posterior, na barra de ferramentas de acesso rápido, selecione Salvar Salvar . Digite um nome descritivo para a consulta e, em seguida, selecione OK.

Quer mais?

Treinamento do Excel

Treinamento do Outlook

Neste vídeo, você aprenderá a usar o Designer de Consultas para criar uma consulta seleção do zero.

Você selecionará a fonte de dados juntamente com os campos da fonte de dados.

Conforme a necessidade, você adicionará critérios para filtrar os resultados, garantindo que os tipos de dados sejam correspondidos.

e ajustará o modo de exibição dos resultados da consulta para mostrar o que deseja ver.

Nossa consulta responderá a esta pergunta: "Quantos pedidos a TailSpin Toys fez no mês passado?"

Então vamos começar.

Na faixa de opções, selecione Criar e Design da Consulta.

Isso inicia o Designer de Consultas.

Você pode usar a caixa de diálogo Mostrar Tabela para adicionar tabelas ou consultas como fonte de dados, ou simplesmente arrastar uma fonte do painel de navegação.

Vamos usar a tabela Pedidos como fonte de dados. Para responder à nossa pergunta, precisamos especificamente de nomes de clientes e datas de pedidos.

Você pode clicar duas vezes para adicionar um campo à grade de design

Se você executar a consulta agora, ela retornará todos os pedidos de cada cliente e será possível usar as ferramentas de filtragem para restringir os resultados.

Porém, se você adicionar critérios a uma consulta, poderá obter sempre o mesmo resultado.

A questão é que adicionar critérios é um pouco mais complicado, então tenha algumas regras em mente.

A primeira regra é: Conheça seus dados.

Para mostrar o que isso significa, vamos abrir a tabela Pedidos, ...

... Selecione Campos na faixa de opções, ...

... e selecionar os campos na consulta.

O campo Data do Pedido é um campo de dados do tipo Data/Hora, ...

... mas o campo Clientes não é um campo de Texto, é um campo de tipo de dados de Número.

Isso leva à segunda regra: Os critérios devem corresponder ao tipo de dados do campo que você está filtrando.

Por exemplo, você pode inserir somente valores de data em um campo de data/hora, números em um campo de número e assim por diante.

Sendo assim, como saber qual número corresponde à TailSpin Toys?

Agora vamos selecionar Ferramentas de Banco de Dados, Relações. No painel de relações, vemos que os Clientes em Pedidos estão relacionados pelos campos ID e ID do Cliente.

Agora vamos selecionar Ferramentas de Banco de Dados, Relações. No painel de relações, vemos que os Clientes e Pedidos estão relacionados pelos campos ID e ID do Cliente.

Quando abrimos a tabela Clientes e localizamos a TailSpin Toys, vemos que tem um valor de ID de 23.

Voltando à consulta, vamos inserir 23 na linha critérios do campo ID do Cliente.

Em seguida, podemos expandir a Data do Pedido e adicionar um par de operadores lógicos: "entre" e "e". Podemos inserir uma data de início aqui e uma data de término aqui.

Observe que colocamos os valores de data com cerquilhas. O Access exige isso quando queremos identificar o valor como data e não como texto.

Execute a consulta e obtemos os resultados que queremos: apenas os pedidos feitos pela TailSpin no mês passado.

Agora, vamos voltar e observar o Designer de Consultas por um minuto.

Vê estas caixas de seleção? Se você desmarcá-las, ocultará o campo do resultado, assim.

O campo ainda está na consulta. Você só não pode vê-lo nos resultados.

Além disso, se você quiser retornar uma parte do resultado, como os cinco valores maiores ou os 25% inferiores do conjunto de dados, selecione um valor da lista retornada.

Aqui na grade de design, vá para a linha de classificação e selecione Crescente ou Decrescente. A ordem crescente retorna os últimos itens e a decrescente, os primeiros itens.

Depois, veja o botão Totais. É uma maneira rápida de adicionar somas, médias ou outros cálculos à consulta.

Veja um exemplo. Temos três tabelas com um campo de cada uma. Se eu executar a consulta como está agora, teremos muitas categorias repetidas.

Então, vamos voltar para o Modo Design.

Selecione Totais e observe que o Access adiciona uma linha de Total à grade da consulta e define os três campos como Agrupar Por.

Imagine que queremos ver quantos itens de cada categoria foram solicitados. Podemos remover o campo Data do Pedido da consulta.

Definimos o campo Quantidade como Soma e deixamos o campo Categoria em Agrupar Por.

E mover o campo Categoria para que ele fique mais à esquerda.

Agora quando executamos a consulta, ela calcula o número de itens vendidos em cada categoria.

Classifique os resultados e veja quais categorias venderam mais ou venderam menos.

Você acabou de criar uma consulta seleção usando o Designer de Consultas.

Você aprendeu como selecionar a fonte de dados e os critérios, e também como executar e ajustar os resultados da consulta.

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