Adicionar e editar dados

Importar dados do Excel

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Aproveite a edição simplificada, a consulta mais eficiente e recursos úteis de relatórios no Access, copiando dados de uma planilha do Excel. Coloque seus dados em uma tabela existente ou em uma nova tabela em branco.

Antes de copiar os dados, verifique se eles estão consistentes e estruturados de forma que eles sejam copiados corretamente.

Limpe seus dados
  • Todos os dados em uma coluna devem ser do mesmo tipo e devem ter um formato semelhante. Por exemplo, verifique se todos os números de telefone incluem um código de área, mas sem prefixo de país, todos os endereços incluem cidade e estado, mas nenhum país e todos os preços incluem centavos, mesmo que você liste 0,00.

  • Remova subtítulos, linhas de resumo ou comentários e linhas em branco.

    Observação : Se necessário, adicione esses novamente mais tarde usando a consulta do Access e agrupamento e totalização de relatórios.

    Se você estiver colando os dados em uma tabela do Access existente, certifique-se de que sua planilha tenha o mesmo número de colunas, na mesma ordem, como a tabela do Access. (Por outro lado, se você planeja criar uma nova tabela do Access com os dados, nome e ordem das colunas, como preferir).

    Dica : É uma boa prática de banco de dados listar cada informação discreta em sua própria coluna. Por exemplo, separar nome e sobrenome em colunas diferentes e separar endereço, cidade, estado e CEP.

Adicionar dados do Excel a uma nova tabela
  1. Selecione e copie os dados do Excel que você deseja adicionar à tabela.

  2. No Access, selecione Página Inicial > Colar.

  3. Para indicar se a primeira linha dos seus dados contém títulos de coluna, selecione Sim ou Não.

  4. Se desejar, renomeie a tabela e os campos.

Adicionar dados do Excel a uma tabela existente
  1. Selecione e copie os dados do Excel que você deseja adicionar à tabela.

  2. No Access, abra a tabela na qual deseja colar os dados.

  3. No final da tabela, selecione uma linha vazia.

  4. Selecione Página Inicial > Colar > Colar Acréscimo.

Quando você copia dados do Excel em um banco de dados do Access, seus dados originais no Excel permanecem inalterados.

Quer mais?

Vídeo: Mover dados do Excel para o Access

Treinamento do Excel

Treinamento do Outlook

Você provavelmente usou o Excel para armazenar listas de dados, como contatos.

Se a sua lista estiver ficando difícil de gerenciar no Excel, é uma boa ideia movê-la para o Access de forma que você possa aproveitar seus recursos de consulta e de relatório.

Uma maneira é simplesmente copiar e colar os dados do Excel para o Access. Em uma tabela existente ou para uma nova. Veja como fazer isso:

Talvez seja necessário fazer alguma limpeza no Excel primeiro. Tabelas do Access exigem que você estruturem seus dados que ajudam a manter as coisas mais precisas.

Verifique se todos os dados em cada coluna são do mesmo tipo, como texto, datas ou números.

Elimine subtítulos, linhas de resumo ou linhas em branco. Você pode recriá-las mais tarde usando os recursos de agrupamento e totalização de relatórios e consultas do Access.

Se você estiver colando os dados em uma tabela existente do Access, verifique se seus dados do Excel tem o mesmo número de colunas que a tabela do Access e se as colunas estão na mesma ordem.

Você talvez precise adicionar uma coluna em branco aqui e ali na planilha do Excel para torná-las correspondentes.

Se você estiver criando uma nova tabela no Access, basta formatar a planilha do Excel da maneira que você acha mais útil.

Por exemplo, é uma boa ideia separar os nomes e sobrenomes em colunas separadas...

... e as informações de endereço são normalmente mais úteis se você separá-las em colunas também.

Depois que seus dados estiverem prontos, selecione-os...

E copiá-la na área de transferência.

Se você estiver criando uma nova tabela com esses dados no Access, basta clicar com botão direito do mouse no Painel de Navegação e selecionar Colar.

Se os dados copiados incluem títulos de coluna, selecione Sim. Caso contrário, selecione Não.

O Access cria uma nova tabela e agora você pode começar a trabalhar com ela.

Se você estiver colando em uma tabela existente no Access, clique duas vezes na tabela na qual está adicionando.

Selecione o asterisco na linha vazia na parte inferior para realçar a nova linha e, em seguida, na guia Página Inicial, selecione a seta para baixo em Colar e selecione Colar Acréscimo.

A operação de colagem pode demorar algumas tentativas, se seus dados do Excel não corresponderem às colunas da tabela do Access.

Se você estiver tendo problemas para colar, confirme os tipos de dados de cada coluna na tabela do Access.

Você pode fazer isso selecionando a guia Campos e, em seguida, clicando em uma coluna. O tipo de dados da coluna é mostrado aqui. Verifique se os dados que você está tentando colar nessa coluna corresponde ao tipo de dados.

Depois de colar os dados, você pode começar a trabalhar com eles no Access. Como essa é uma cópia dos dados, seus dados no Excel originais permanecem inalterados.

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