Introdução ao Access 2016

Conhecer os objetos do banco de dados

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O Access fornece seis objetos de banco de dados que, quando combinados, ajudam você a aproveitar ao máximo seus dados. Descubra a função de cada objeto.

Tabelas

O Access organiza as informações em tabelas: listas de linhas e colunas que lembram um bloco ou uma planilha de contabilidade. Cada tabela armazena informações sobre um determinado assunto, de modo que a maioria dos bancos de dados inclui mais de uma tabela.

Trechos das tabelas Produtos, Clientes e Pedidos

Cada linha na tabela é chamada de registro, e cada coluna é chamada de campo. Um registro contém todas as informações específicas de uma entidade específica, como um cliente ou pedido. Um campo é um único item de informações sobre essa entidade. Na tabela Produtos, por exemplo, cada linha ou registro teria as informações sobre um produto. Cada coluna ou campo contém algum tipo de informação sobre o produto, por exemplo, nome ou preço. Se você ainda não está familiarizado com esses itens, conheça as noções básicas de bancos de dados.

Consultas

Em um banco de dados bem projetado, os dados que você deseja apresentar por meio de um formulário ou relatório geralmente estão localizados em várias tabelas. Uma consulta é usada para extrair as informações de várias tabelas e montá-las para exibição em um formulário ou relatório.

Uma consulta pode ser uma solicitação de resultados de dados do banco de dados, pode ser usada para executar uma ação nos dados ou ambos. Use consultas para obter respostas para perguntas simples, realizar cálculos usando dados, combinar dados de diferentes tabelas e adicionar, alterar ou excluir dados de um banco de dados.

Há muitos tipos de consultas, mas os dois tipos básicos são:

Principais tipos de consulta

Uso

Seleção

Recuperar dados de uma tabela ou fazer cálculos.

Ação

Adicionar, alterar ou excluir dados. Cada tarefa tem um tipo específico de consulta ação. As consultas ação não estão disponíveis nos Access Web Apps.

Formulários

Formulários são como mostruários em lojas: facilitam a exibição ou o acesso aos itens de banco de dados desejados. Semelhante aos formulários de papel, os formulários do Access são objetos por meio dos quais você ou outros usuários podem adicionar, editar ou exibir os dados armazenados no seu banco de dados de área de trabalho do Access. É importante criar seu formulário com o uso em mente. Por exemplo, se ele for usado por várias pessoas, um formulário bem projetado ajuda a garantir que a entrada de dados seja precisa, rápida e eficiente.

Relatórios

Os relatórios oferecem uma maneira de exibir, formatar e resumir as informações do seu banco de dados do Access. Por exemplo, é possível criar um relatório simples com números de telefone de todos os seus contatos ou um relatório resumido sobre o total das vendas em diferentes regiões e períodos.

Os relatórios são úteis quando você deseja apresentar as informações em seu banco de dados para:

  • Exibir ou distribuir um resumo dos dados.

  • Arquivar instantâneos dos dados.

  • Fornecer detalhes sobre registros individuais.

  • Criar rótulos.

Macros

Uma macro é uma ferramenta que permite automatizar tarefas e adicionar funcionalidade a formulários, relatórios e controles. Por exemplo, se você adicionar um botão de comando a um formulário e associar o evento OnClick do botão a uma macro, ele executará um comando sempre que o botão for clicado.

O Access fornece um ambiente de design para a criação de macros. Basicamente, use uma linguagem de programação simplificada para criar uma lista de ações a serem executadas. Algumas ações exigem informações adicionais, como qual campo exibido deve ser preenchido. O ambiente de design facilita a criação de macros, enquanto você seleciona as listas de ações e preenche as informações.

As macros são usadas para automatizar uma série de ações, fazer alterações nos dados em um banco de dados e muito mais. Por meio do modo de exibição Design, as macros oferecem um subconjunto dos comandos que estão disponíveis no VBA (Visual Basic for Applications). A maioria das pessoas acha mais fácil criar uma macro para adicionar funcionalidade a formulários, relatórios e controles do que escrever código VBA, mas você sempre pode converter as macros em VBA no modo de exibição Design.

Suponha que você queira abrir um relatório diretamente em um dos seus formulários de entrada de dados. Adicione um botão ao formulário e, em seguida, crie uma macro que abre o relatório. A macro pode ser uma macro autônoma (um objeto separado no banco de dados), que está associada ao evento OnClick do botão ou a macro pode ser inserida diretamente no evento OnClick do próprio botão. De qualquer forma, quando você clica no botão, a macro é executada e abre o relatório.

Módulos

Módulos são código VBA que você escreve para automatizar tarefas em seu aplicativo e executar funções superiores. Escreva módulos na linguagem de programação VBA. Um módulo é uma coleção de declarações, instruções e procedimentos armazenados juntos como uma unidade.

Os dados não são muito interessantes, na verdade pode não ter significado, até que você faça algo com eles. Com o Access, você pode estruturar e modelar seus dados para oferecer a eles o contexto que os tornam não apenas úteis, mas praticamente indispensáveis. Incorporando alguns dos seis componentes do Access ou OBJETOS, no banco de dados, você pode facilitar inserir, localizar, visualizar e gerenciar os seus dados de outras formas.

Aqui estão os seis objetos do Access que você pode usar para trabalhar com seus dados.

TABELAS armazenam seus dados. Elas são o backbone do banco de dados. O CAMPO é a menor parte de dados em qualquer banco de dados e os campos são organizados em colunas de sua tabela. Um CONJUNTO de campos forma um REGISTRO e os registros são organizados nas linhas da sua tabela. Dessa forma, seus registros e campos de dados são bem organizados como uma tabela.

As CONSULTAS são as perguntas que você faz sobre seus dados. "Quais foram as vendas do quarto trimestre?", por exemplo. Consultas também podem filtrar dados e fazer cálculos somas ou descontos. Os resultados são organizados em uma tabela. Dependendo do tipo de consulta, você pode adicionar ou alterar dados.

Os FORMULÁRIOS dão uma aparência acabada a seu banco de dados. Eles podem ajudá-lo a inserir dados rapidamente e oferecem botões para navegar em seu banco de dados.

Os RELATÓRIOS são como organizar, detalhar ou visualizar seus dados para apresentá-los ou analisá-los melhor. Quando você precisa de um gráfico ou um gráfico para representar alguns dos seus dados, é possível adicionar um a um relatório.

As MACROS automatizam seu banco de dados. Eles fazem algo acontecer quando você seleciona um botão. Você também pode criar macros realizam tarefas repetitivas.

Os MÓDULOS também ajudam a automatizar seu banco de dados de uma forma mais ampla além das macros. Você pode realizar tarefas avançadas escrevendo código usando o Visual Basic for Applications em Módulos. Com módulos, você essencialmente cria um complemento personalizado para seu banco de dados.

Agora que você já foi apresentado aos seis objetos de banco de dados, vamos examinar nosso exemplo novamente e aprender sobre EXIBIÇÕES. O que você vê aqui é o objeto de tabela exibido no modo de exibição de FOLHA DE DADOS. Lembre-se de que o objeto de banco de dados com que você está trabalhando está em algum tipo de modo de exibição: seja para CRIAR o objeto ou para USAR esse objeto.

Veja outro exemplo. ESTA tabela agora está aberta no Modo de Exibição de Folha de Dados. Você pode usar essa guia para alternar com facilidade para o Modo de Exibição de Design e ver as muitas opções para criar e alterar a tabela.

Este formulário é aberto no Modo de Exibição FORMULÁRIO, que você pode usar para adicionar rapidamente os dados à tabela subjacente. Você pode abrir o formulário no modo de exibição LAYOUT para adicionar controles ou alterar o formulário. Em primeiro lugar, é aqui que você cria o formulário.

O mesmo vale para as consultas. Abra a consulta no Modo de Exibição Design. Em seguida, quando você executar a consulta, os resultados aparecerão no Modo de Exibição Folha de Dados. Você pode aprofundar isso ainda mais e abrir uma consulta no modo de exibição SQL e alterar o código em si se for necessário.

Alguns modos de exibição fazem ambas as tarefas. Por exemplo, você pode adicionar dados a essa tabela conforme esperado. Mas você também pode alterar o design adicionando campos.

Agora você conhece os seis tipos de objetos de banco de dados do Access e os modos de exibição nos quais você pode trabalhar com esses objetos. Conforme você planeja seu banco de dados, considere o que deseja fazer com seus dados. Seus usos finais para os dados o ajudarão a determinar quais objetos do Access serão úteis para melhor entender suas metas.

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