Use relatórios e gráficos no Business Contact Manager

Importante :  Este artigo foi traduzido por um sistema de tradução automática, leia o aviso de isenção de responsabilidade. Para sua referência, veja a versão em inglês deste artigo aqui.

Um relatório é uma excelente ferramenta para obter ideias para suas contas, contatos comerciais, clientes potenciais, oportunidades, projetos comerciais e atividades de marketing. Você pode abrir dezenas de relatórios padrão em Business Contact Manager para Outlook, além de modificar, salvar, atualizar e usar novamente um número quase ilimitado de relatórios adicionais.

Este artigo descreve os recursos de relatório do Business Contact Manager para Outlook e como você pode trabalhar com relatórios, personalizá-los e usá-los para iniciar atividades de outras empresas.

O que você deseja fazer?

Abrir e modificar um relatório

Salvar, atualizar ou imprimir um relatório aberto

Criar um gráfico a partir de um relatório

Exportar um relatório para o Excel ou outro programa para fins de análise

Iniciar uma atividade de marketing a partir de um relatório

Abrir um relatório a partir de um gadget

Ver a lista de relatórios padrão

Abrir e modificar um relatório

Business Contact Manager para Outlook fornece vários relatórios predefinidos. Se você não vir exatamente o que você precisa, você pode abrir um relatório semelhante e, em seguida, modifique-o conforme necessário. Você também pode salvar seus relatórios personalizados para reutilização posterior.

Abrir um relatório

  1. Na faixa de opções, clique em relatórios disponíveis na guia relatórios são agrupados por seus espaços de trabalho relacionados: Gerenciamento de contatos, vendas, Marketing ou Projetos comerciais. O grupo aberto contém relatórios que você modificou e salvou.

    Guia Relatórios na Faixa de Opções

  2. Para abrir um relatório predefinido, clique no botão do tipo de relatório que você deseja ver e clique no nome do relatório na lista.

  3. Para abrir um relatório modificado que você salvou, clique em Relatórios Salvos, clique no nome do relatório na caixa de diálogo Abrir Relatórios Salvos e clique em Abrir.

Dica : Se não tiver certeza de qual grupo ou categoria contém o relatório que está procurando, consulte Ver a lista de relatórios padrão.

Para obter assistência ao modificar um relatório, consulte Modificar um relatório para torná-lo mais útil.

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Modificar um relatório

Você tem uma grande quantidade de controle sobre a aparência de seus relatórios no Business Contact Manager para Outlook.

Nesta seção

Alterar o layout de um relatório

Modificar um relatório para torná-lo mais útil

Alterar o layout de um relatório

Há várias maneiras de alterar o layout, ou a aparência, de um relatório. Você pode usar esses métodos individualmente ou combinados; não importa a ordem das alterações feitas.

  • Use o painel Personalizar relatório    Na faixa de opções, no grupo Layout, clique em qualquer uma das opções para abrir o Painel Personalizar do relatório:

    • Escolher Coluna. Se você desejar alterar as colunas que serão exibidas, clique neste botão e clique no sinal de mais (+) para expandir a lista e exibir todos os itens contidos nela. As opções disponíveis variam dependendo do relatório que você está modificando. Marque as caixas de seleção das colunas que deseja exibir e desmarque as caixas de seleção dos itens que não deseja ver no relatório.

    • Cabeçalho e Rodapé. Se você desejar adicionar um cabeçalho ou rodapé ao relatório ou adicionar anotações a ele, clique neste botão e marque as caixas de seleção e insira as informações das colunas que deseja exibir. Desmarque as caixas de seleção das colunas que não deseja ver no relatório.

    • Fontes. Se você desejar alterar a maneira como as fontes e os números são exibidos, clique em Fontes. Clique nas opções que deseja alterar e atualize-as conforme necessário. Você pode alterar a fonte no corpo do relatório, nos rótulos de linhas e colunas e nos campos numéricos de totais e subtotais.

  • Use os controles de classificar e filtrar     Na faixa de opções, no grupo Classificar e filtrar, siga um destes procedimentos:

    • Filtro. Você pode limitar os resultados exibidos no relatório filtrando o relatório. Para obter informações sobre filtragem de um relatório, consulte Filtrar registros no Business Contact Manager.

    • Crescente ou Decrescente. Clique em uma dessas opções para alterar a ordem de classificação dos registros no relatório. Por padrão, as listas são classificadas em ordem alfabética com base no campo principal do relatório. Por exemplo, no relatório intitulado Contatos Comerciais por Conta, a lista é classificada inicialmente pelo nome Conta. No nome Conta, cada Contato Comercial vinculado a uma Conta é exibido em ordem alfabética.

      Dica :  Os nomes são exibidos de acordo com as informações no campo Nome Completo. Se você incluir formas de tratamento no nome completo, elas serão incluídas na classificação. Por exemplo, o nome completo Sr. Carlos Lacerda estaria listado em S.

  • Reordenar colunas     Para alterar a ordem das colunas em um relatório, basta clicar em um nome de coluna e arraste-o para onde desejar.

  • Classificar itens em um campo de dados secundária    Para inverter a ordem de texto ou números em um campo secundário, clique no nome do campo no relatório. Por exemplo, no relatório intitulado Contatos comerciais por conta, você pode clique na coluna Nome do contato comercial para reclassificar os nomes dos contatos comerciais listados em cada nome da conta em ordem alfabética inversa. Clique no título de coluna novamente para restaurar a ordem original. Da mesma forma, se você clicar no nome da coluna endereço - CEP, a lista de contatos comerciais em cada nome da conta é rearmazenada na ordem inversa de numérico.

  • Recolher ou expandir grupos em um campo de dados secundária     Clique na - (sinal de menos) em qualquer linha do relatório para recolher todos os itens sub e exibir somente a primeira linha da entrada do relatório. Por exemplo, no relatório intitulado Contatos comerciais por conta, você pode clicar em + (sinal de menos) por um nome de conta para ocultar a lista de contatos comerciais vinculados. Para indicar que uma lista é recolhida, (sinal de menos) muda para um + (sinal). Esse recurso pode ser útil para reduzir o tamanho e a complexidade do relatório. Para expandir um grupo, clique no + sinal de mais.

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Modificar um relatório para torná-lo mais útil

Há várias maneiras que permitem modificar seus relatórios para torná-los mais úteis para você ou seus colegas de trabalho.

  • Filtrar os resultados    Depois de abrir um relatório, use os filtros simples e Avançado para excluir registros específicos do relatório. Filtrando os resultados de relatório pode ser útil para uma variedade de tarefas. Por exemplo, um relatório clientes potenciais que é filtrado pelo local é uma excelente base para uma mala direta campanha sobre um evento que você estiver planejando na área de marketing. Para obter mais informações sobre filtragem, consulte Filtrar registros no Business Contact Manager.

  • Alterar a aparência    Atualizar a aparência de seus relatórios com as informações em alterar o layout de um relatório

  • Personalizações de dados    Antes de abrir um relatório mesmo, você pode fazer alterações importantes, com personalizações como campos definidos pelo usuário ou alterações para as entradas padrão nas várias listas. Adicione campos definidos pelo usuário para o cliente potencial formulário, por exemplo, para gravar as informações específicas do setor que necessárias e gere relatórios a partir dele. Alterar as opções disponíveis em uma lista e essas opções ficam colunas de dados em seu relatório próxima.

Para obter mais informações sobre como editar valores em listas, consulte criar e personalizar listas e tipos de registro.

Observação : Se um campo definido pelo usuário que você adicionou a um relatório é excluído do seu Banco de dados do Business Contact Manager, o relatório salvo não exibirá as informações do campo excluído. Se você Exportar um relatório com as informações para o Excel antes do campo é excluído, esses relatórios não são afetados.

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Corrigir erros de dados em um relatório

À medida que você analisa um relatório, pode identificar erros que deseja corrigir. Por exemplo, talvez veja que um Contato Comercial está associado à Conta errada. Esse tipo de erro não pode ser corrigido no relatório, mas precisa sê-lo nos registros individuais envolvidos.

Para corrigir o erro neste exemplo, abra o registro Contato Comercial e, na Página Geral do registro, no campo Conta Vinculada, insira a Conta correta. Se você voltar para o relatório e, no grupo Ações, clicar em Atualizar, ele será corrigido.

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Salvar, atualizar ou imprimir um relatório aberto

Depois de revisar um relatório, convém salvar todas as alterações feitas nele, atualizar os dados ou imprimir o relatório. Comece com um relatório aberto para concluir qualquer uma dessas ações.

Salvar um relatório modificado

Não é necessário para salvar um relatório que você ainda não modificados, desde que ele está disponível na guia relatórios da faixa de opções. Relatórios salvos são armazenados no banco de dados Business Contact Manager para Outlook.

  1. Na Faixa de Opções, clique na guia Relatórios; clique no tipo de relatório que você deseja abrir e clique no nome do relatório para abri-lo.

  2. Personalize o relatório conforme descrito em Abrir e modificar um relatório.

  3. Na Faixa de Opções, no grupo Ações, clique em Salvar como.

  4. Na caixa de diálogo Salvar como que for aberta, digite um nome para o relatório e clique em OK.

Para abrir um relatório personalizado, clique em Relatórios Salvos.

Dica :  O relatório é salvo na mesma categoria do relatório que você modificou para criar o relatório salvo.

Atualizar dados em um relatório

Os dados do relatório são atualizados sempre que você abre um relatório salvo. Também é possível atualizá-los conforme necessário.

  1. Na Faixa de Opções, clique na guia Relatórios; clique no tipo de relatório que você deseja abrir e clique no nome do relatório para abri-lo.

  2. Na Faixa de Opções, no grupo Ações, clique em Atualizar.

Imprimir um relatório

  1. Na Faixa de Opções, clique na guia Relatórios; clique no tipo de relatório que você deseja abrir e clique no nome do relatório para abri-lo.

  2. Na Faixa de Opções, no grupo Ações, clique em Imprimir.

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Criar um gráfico a partir de um relatório

Você pode criar um gráfico a partir na maioria dos relatórios no Business Contact Manager para Outlook e os relatórios personalizados que você tenha criado a partir de um relatório. Relatórios que podem ser exibidos no formulário de gráfico, um botão de gráfico ativo ( chart button ), serão exibido na faixa de opções. Relatórios que não têm dados não podem ser exibidos como gráficos.

  1. Abra o relatório que você deseja ver como gráfico.

  2. Na Faixa de Opções, no grupo Mostrar, clique em Gráfico. Se um gráfico for muito largo para ser exibido no monitor, será exibida uma barra de rolagem horizontal abaixo do gráfico.

    Dica : Se desejar criar gráficos mais sofisticados, exporte os dados do relatório para o Excel e use esse programa para criar o gráfico. Para obter mais informações sobre como exportar dados do relatório para o Excel, consulte Exportar um relatório para o Excel ou outro programa para fins de análise.

chart example

  1. Use os controles no grupo Gráfico da Faixa de Opções para personalizar seus gráficos.

  2. Rótulos     Clique em etiquetas para adicionar ou remover títulos de eixo e uma legenda.

  3. Valores     Clique em valores para selecionar os dados exibidos no relatório. Por exemplo, no gráfico de oportunidades por origem, você pode exibir dados de Número de oportunidades    ou receita.

  4. Esperado    e Total    marque essas caixas de seleção se quiser que o gráfico para exibir receita real, receita esperada ou ambos.

    Observação :  Essas caixas de seleção não ficam disponíveis em todos os gráficos.

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Exportar um relatório para o Excel ou outro programa para fins de análise

Você pode facilmente exportar um relatório de Business Contact Manager para Outlook para o Microsoft Excel ou outro programa para uma análise mais profunda. Para exportar os dados do relatório para um programa diferente do Excel, comece por exportar os dados para o Excel. Em seguida, no Excel, você pode salvar os dados em um formato de arquivo que outro programa pode abrir. Por exemplo, um arquivo do Excel salvo no formato de arquivo de valores separados por vírgula (. csv) pode ser aberto em uma variedade de programas.

Siga um destes procedimentos:

Salvar o relatório como um arquivo do Excel no computador   

  1. Abra o relatório que você deseja exportar para o Excel.

  2. Na Faixa de Opções, no grupo Ações, clique em Exportar para o Excel. O relatório será aberto no Excel.

  3. No Excel, clique no botão Salvar para abrir a caixa de diálogo Salvar como. Escolha entre mais de 20 formatos de arquivo para salvar o relatório.

Enviar o relatório por email como anexo de arquivo do Excel   

  1. Abra o relatório que você deseja enviar como anexo de email.

  2. Na Faixa de Opções, no grupo Ações, clique em Enviar como Email. Será aberto um formulário de mensagem de email do Outlook com o relatório anexo como arquivo do Excel (formato .xlsx).

  3. Preencha as linhas Para e Assunto, digite uma mensagem (opcional) e clique em Enviar.

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Iniciar uma atividade de marketing a partir de um relatório

Você pode usar um relatório que contém os endereços, números de telefone ou endereços de email de contas, contatos comerciais ou clientes potenciais para iniciar uma atividade de marketing no Business Contact Manager para Outlook.

  1. Abra o relatório que você deseja usar como base de uma atividade de marketing.

  2. Clique em CTRL+A para realçar todos os registros na lista.

  3. Na Faixa de Opções, no grupo Comunicar, clique em Nova Lista de Chamadas, Email em Massa ou Impressão de Mala Direta e clique em Todos os Destinatários ou Destinatários Selecionados.

  4. No formulário de atividade de marketing que for aberto, crie a lista de destinatários referente à atividade e ao conteúdo.

    Para obter informações sobre como criar uma lista de chamadas, consulte criar e usar listas de chamadas no Business Contact Manager. Para obter informações sobre como criar outras atividades de marketing, consulte vender seus produtos e serviços no Business Contact Manager.

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Abrir um relatório a partir de um gadget

Para abrir um relatório de um gadget, clique no ícone de relatório o gadget. Relatórios abertos em gadgets se comportam como relatórios abertos na faixa de opções.

Para obter mais informações sobre gadgets, consulte usar gadgets no Business Contact Manager.

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Ver a lista de relatórios padrão

A seguinte lista de relatórios padrão disponíveis no Business Contact Manager para Outlook são organizadas por tipo de registro.

Dica : A maioria dos relatórios pode ser convertida em gráfico, conforme descrito em Criar um gráfico a partir de um relatório.

Relatórios de conta    

  • Contas por Atribuído a

  • Contas por Cidade

  • Contas por Estado/Província

  • Contas por CEP

  • Contas por Região

  • Contas por Categoria

  • Contas por Classificação

  • Contas por Status de Pagamento

  • Contas por Origem

  • Resumo de Atividades da Conta

  • Atividade por Conta

  • Contas Inativas

  • Lista de Contas Rápidas

Relatórios de contatos comerciais    

  • Contatos Comerciais por Conta

  • Contatos Comerciais por Atribuído a

  • Contatos Comerciais por Cidade

  • Contatos Comerciais por Estado/Província

  • Contatos Comerciais por CEP

  • Contatos Comerciais por Categoria

  • Contatos Comerciais por Classificação

  • Contatos Comerciais por Status de Pagamento

  • Contatos Comerciais por Origem

  • Contatos Comerciais por Data Comemorativa

  • Contatos Comerciais por Aniversário

  • Resumo de Atividades do Contato Comercial

  • Atividade por Contato Comercial

  • Contatos Comerciais Inativos

  • Lista de Contatos Comerciais Rápidos

Relatórios de Clientes Potenciais

  • Clientes Potenciais por atribuição

  • Clientes Potenciais por atribuição e classificação

  • Clientes potenciais por pontuação

Relatórios de Oportunidades

  • Oportunidades por Produto ou Item de Serviço

  • Oportunidades por Atribuído a

  • Oportunidades por Origem

  • Oportunidades por Conta

  • Oportunidades por Contato Comercial

  • Oportunidades Vencidas

  • Funil de Vendas

  • Pipeline de Vendas

  • Atividade por Oportunidade

Outros Relatórios de Vendas

  • Principais Clientes por Receita: Contas

  • Principais Clientes por Receita: Contatos Comerciais

  • Principais Produtos: Produtos Mais Vendidos

  • Principais Produtos: Produtos Mais Rentáveis

  • Principais Produtos: Produtos com a Maior Margem

  • Principais Referenciadores: Por Volume de Clientes Potenciais

  • Principais Referenciadores: Por Total de Vendas

  • Clientes Inativos: Nos últimos 30 dias

  • Clientes Inativos: Nos últimos 90 dias

  • Clientes Inativos: Nos últimos 180 dias

  • Clientes Inativos: Nos últimos 365 dias

Relatórios de Marketing

  • Oportunidades por Atividade de Marketing

  • Contatos Comerciais por Atividade de Marketing

  • Contas por Atividade de Marketing

  • Atividades de Marketing por Campanha

  • Atividades de Marketing por Tipo

  • Logs de Telefonema por Lista de Chamadas

Relatórios de Projetos Comerciais

  • Projetos Comerciais - Todos

  • Projetos Comerciais - Conclusão Próxima

  • Projetos Comerciais - Vencidos

  • Projetos Comerciais por Status

  • Projetos Comerciais por Data de Conclusão

  • Projetos Comerciais por Atribuído a

  • Projetos Comerciais por Tipo

  • Projetos Comerciais por Prioridade

  • Projetos Comerciais por Conta

  • Projetos Comerciais por Contato Comercial

  • Tarefas do Projeto - Todas

  • Tarefas do Projeto - Próxima Conclusão

  • Tarefas do Projeto - Vencidas

  • Tarefas do Projeto por Projeto

  • Tarefas do Projeto por Atribuído a

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