Use o modelo de banco de dados de Projetos do Access

Importante :  Este artigo foi traduzido por um sistema de tradução automática, leia o aviso de isenção de responsabilidade. Para sua referência, veja a versão em inglês deste artigo aqui.

Por Michael Groh, Access MVP

Use o Banco de dados de gerenciamento de projetos do Access 2007 para gerenciar projetos e suas tarefas e funcionários associados. Você também pode pesquisar e filtrar detalhes do projeto, inserir tarefas comuns e enviar ou receber dados por meio de mensagens de email.

O modelo de banco de dados de Projetos

Usar o banco de dados

Neste artigo, cobriremos as etapas básicas de como usar o modelo de banco de dados de da área de trabalho Projetos.

Preparar o banco de dados para uso

Para garantir que todo o conteúdo do banco de dados esteja habilitado, use o procedimento a seguir:

  1. Na Barra de Mensagens, clique em Opções.

  2. Na caixa de diálogo Opções de Segurança do Microsoft Office, clique em Habilitar este conteúdo e em OK.

Para obter mais informações sobre como habilitar o conteúdo do banco de dados, confira o artigo Decidir se um banco de dados deve ser confiável.

Adicionar funcionários

Para começar a usar o modelo de banco de dados de Projetos, a primeira etapa é adicionar funcionários, para que você tenha alguém a quem atribuir projetos e tarefas. Use este procedimento para adicionar manualmente os funcionários ou veja a próxima seção para adicionar funcionários de seus contatos do Outlook 2007.

  1. No formulário Lista de Projetos, clique em Lista de Funcionários.

  2. No formulário Lista de Funcionários, preencha os detalhes de cada funcionário.

  3. Para inserir informações mais detalhadas sobre um funcionário, clique duas vezes no nome do funcionário no formulário Lista de Funcionários e insira as informações no formulário Detalhes do Funcionário.

  4. Clique em Fechar para retornar à página Lista de Projetos.

Adicionar contatos do Microsoft Office Outlook 2007

Se você usar o Office Outlook 2007, será possível adicionar funcionários desse programa sem precisar digitar novamente as informações.

  1. No formulário Lista de Projetos, clique em Lista de Funcionários.

  2. No formulário Lista de Funcionários, clique em Adicionar do Outlook.

  3. Na caixa de diálogo Selecionar Nomes a Serem Adicionados, selecione os nomes que deseja adicionar ao banco de dados.

  4. Clique em Adicionar e, em seguida, clique em OK.

Adicionar um novo projeto

  1. No formulário Lista de Projetos, clique em Novo Projeto.

  2. No formulário Detalhes do Projeto, preencha os detalhes do projeto e clique em Fechar.

Editar um projeto existente

  1. No formulário Lista de Projetos, clique duas vezes no projeto que deseja editar.

  2. No formulário Detalhes do Projeto, adicione ou edite os detalhes do projeto.

    Adicionar uma tarefa

    • No formulário Detalhes de Projetos, clique em Nova Tarefa.

    • No formulário Detalhes da Tarefa, preencha os detalhes do projeto e clique em Fechar.

      O Access exibe o novo projeto na lista Tarefas de Projeto no formulário Detalhes do Projeto.

      Editar uma tarefa

    • No formulário Detalhes de Projetos, clique na guia Tarefas do Projeto.

    • Clique duas vezes na tarefa que deseja editar.

    • No formulário Detalhes da Tarefa, edite os detalhes da tarefa e clique em Fechar.

      Adicionar uma tarefa comum

      Tarefas comuns são tarefas que são frequentemente usadas em vários projetos diferentes, como orçamentos ou treinamentos. Depois de inserir uma tarefa comum, é possível adicioná-la a qualquer projeto do banco de dados de Projeto sem precisar reinserir os detalhes da tarefa.

    • No formulário Detalhes de Projetos, clique em Tarefas Comuns.

    • Marque a caixa de seleção ao lado de cada tarefa comum que deseja adicionar ao projeto. Adicione novas tarefas comuns ao final da lista.

    • Clique em Fechar para retornar ao formulário Detalhes do Projeto.

Coletar dados por email

É possível coletar dados sobre projetos ou funcionários enviando para eles um formulário de entrada de dados em uma mensagem de email. Quando os usuários retornam o formulário preenchido, os dados podem ser processados e armazenados em sua lista de tarefas.

  1. No formulário Lista de Projetos ou Lista de Funcionários, clique em Coletar Dados.

  2. Siga as instruções do assistente Coletar dados por meio de mensagens de email para coletar dados dos destinatários de email especificados.

Filtrar a Lista de Projetos

No formulário Lista de Projetos, é possível filtrar a lista de projetos e salvar seus filtros favoritos para uso futuro.

  1. Aplique filtros clicando com o botão direito do mouse no formulário e selecionando os filtros que deseja.

  2. Clique em Salvar Filtro.

  3. No formulário Detalhes do Filtro, insira um nome e uma descrição do filtro e, em seguida, clique em Fechar.

  4. Use a caixa Filtrar Favoritos para aplicar um filtro salvo ou clique em (Limpar Filtro) para removê-lo.

Exibir detalhes do projeto ou funcionário

Os formulários Detalhes do Projeto e Detalhes do Funcionário permitem que você exiba e insira mais informações sobre um projeto ou um funcionário. Para exibir o formulário Detalhes do Projeto ou Detalhes do Funcionário:

  • No formulário Lista de Projetos ou Detalhes do Funcionário, clique duas vezes no item que deseja ver.

Adicionar anexos

No formulário Detalhes do Projeto, Detalhes do Contato ou Detalhes do Funcionário, você pode adicionar imagens e outros anexos.

  • Em qualquer formulário Detalhes, clique duas vezes no campo Anexos (no formulário Detalhes do Funcionário, clique duas vezes no ícone de imagem).

  • Na caixa de diálogo Anexos, clique em Adicionar.

  • Na caixa de diálogo Escolher Arquivo, navegue até a pasta que contém o arquivo.

  • Clique no arquivo que você deseja adicionar e clique em Abrir.

  • Na caixa de diálogo Anexos, clique em OK.

Observação : Você pode anexar vários arquivos a cada item, incluindo diferentes tipos de arquivo, como documentos ou planilhas.

Exibir relatórios

O banco de dados de Projetos inclui vários relatórios, incluindo Abrir Projetos, Detalhes da Tarefa, Catálogo de Endereços do Funcionário e muito mais. Para exibir um relatório:

  • No formulário Lista de Projetos, selecione o relatório que deseja exibir na lista Relatórios.

Para imprimir um relatório:

  • Clique no Botão Microsoft Office Imagem do botão Office e, em seguida, clique em Imprimir.

É possível criar seus próprios relatórios personalizados. Para obter mais informações, confira o artigo Criar um relatório simples.

Observação : Aviso de Isenção de Tradução Automática: Este artigo foi traduzido por computador, sem intervenção humana. A Microsoft oferece essas traduções automáticas para ajudar as pessoas que não falam inglês a aproveitar os textos escritos sobre produtos, serviços e tecnologias da Microsoft. Como este artigo foi traduzido automaticamente, é possível que contenha erros de vocabulário, sintaxe ou gramática.

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