Use a filtragem para modificar um modo de exibição do SharePoint

Use a filtragem para modificar um modo de exibição do SharePoint

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Filtragem reduz o número de itens exibidos em um modo de exibição apenas os dados você deseja ver. Um filtro seleciona itens que correspondem a critérios específicos, como local, o tipo de item ou um intervalo de preços. Usando os índices e filtros também pode ajudar você voltar nos seus dados ou impedir exceder o Limite de modo de exibição de lista. Um filtro pode retornar dados por si só ou ser agrupado ou classificado para formatação melhor.

Os índices funcionam com filtros para aumentar o desempenho. Se o número de itens em sua lista ou biblioteca excede o Limite de modo de exibição de lista, mas ainda em 20.000 itens, você pode adicionar geralmente índices para as colunas existentes. Em seguida, você pode aplicar filtros para obter os dados exibidos no limite de 5000 itens do modo de exibição de lista.

Filtros reduzem a quantidade de dados retornados selecionando itens com base em operações (como maior ou menor do que) e dados coincidentes. Quando você cria um modo de exibição filtrado, sua primeira coluna indexada na expressão de filtro deve reduzir o conjunto de dados a maior quantidade. Por exemplo, filtrando um campo estado ou data pode frequentemente reduzir um conjunto de dados consideravelmente. Se você tem 15.000 itens, você precisa ter o primeiro índice retorno menor do que 5000 itens. Se seu conjunto de dados não tem mais de 5000 itens, ainda é uma boa prática.

SharePoint seleciona a primeira coluna indexada em uma consulta e, em seguida, usa o restante das colunas para selecionar os dados. Outras colunas que você especificar no filtro de exibição podem ou não podem ser indexadas. O modo de exibição não usa esses índices, mesmo se o resultado do modo de exibição filtrado retorna menor do que o limite de modo de exibição de lista.

Por exemplo, você tem uma consulta: tamanho = grande E cor = vermelho. Na lista, o tamanho não é indexado, mas a cor é. Contanto que haja menos de 5.000 itens "vermelho" na lista, a consulta é bem-sucedida em uma lista grande. No entanto, se você tiver uma consulta de tamanho = grande OU cor = vermelho, embora o banco de dados possa localizar todos os itens “vermelho”, ele deve verificar a lista completa para localizar todos os itens grandes. Se houver mais de 5.000 itens retornados, a consulta é limitada.

Se você usar duas ou mais colunas na expressão de filtro, o índice ou índices determinantes devem usar um operador E. Por exemplo, se você deseja retornar Cão em uma lista grande de animais. Você tem uma coluna não indexada chamada Espécie, em que tem Cão como um valor. Se você consultar apenas Espécie = Cão, sua consulta será limitada. No entanto, se você tiver uma coluna indexada chamada Classe, sua consulta se torna Classe = Mamíferos E Espécie = Cão. Você também pode pesquisar por gatos e cães com a consulta Classe = Mamíferos E (Espécie = Cão OU Espécie = Gato). A segunda consulta seleciona todos os Mamíferos e, em seguida, filtra Cães e Gatos.

Observação : Se você mover itens para a Lixeira, esses itens ainda serão contados ao determinar se a expressão de filtro excede o Limite do Modo de Exibição de Lista. Se você esvaziar a Lixeira, eles não serão mais contados. Para saber mais, consulte Esvaziar a lixeira ou restaurar seus arquivos.

Se as colunas que você usará para filtrar não índices, você desejará começar criando índices. Para obter mais informações, consulte Adicionar um índice para uma coluna do SharePoint.

Depois de você indexar uma coluna, você pode adicioná-lo quando você cria ou modificar um modo de exibição e usá-lo para filtrar a exibição. Antes de criar um modo de exibição, talvez você queira adicionar mais colunas para a lista para habilitar mais flexibilidade para classificação, agrupamento e filtragem. Para classificar e filtrar, você pode escolher colunas que estão no conjunto de dados, mas não exibida.

Criar um modo de exibição

  1. Abra a lista ou biblioteca onde você deseja criar um modo de exibição.

  2. Dependendo da versão, siga um destes procedimentos:

    • No SharePoint 2016, 2013, 2010, ou SharePoint Online clássico experiência, clique na guia lista ou biblioteca e clique em Criar modo de exibição.

      O botão de modo de exibição de criação de biblioteca do SharePoint na faixa de opções.
    • Em SharePoint Online ou grupo conectados SharePoint, clique na seta para baixo no botão Opções de exibição e, em seguida, clique em gerenciar modos de exibição ou Editar modo de exibição atual.

      Exibir menu de seleção com Gerenciar modos de exibição selecionado
      Editar a exibição atual
  3. Role para baixo até a seção Modos de Exibição e, em seguida, clique em Criar Modo de Exibição.

  4. Na página Tipo de Modo de Exibição, clique no modo de exibição que deseja usar. Se não tiver certeza, selecione Modo de Exibição Padrão.

    Página de tipos de modo de exibição
  5. Digite um nome de exibição.

    Definir um nome e, opcionalmente, um nome de arquivo para o modo de exibição
  6. Edite o endereço web do modo de exibição ou aceite o padrão. Você pode voltar e alterar isso posteriormente.

  7. Na seção Filtro, clique em Mostrar itens apenas quando o que se segue for verdadeiro e, em seguida, escolha como deseja filtrar os itens com base em uma das colunas indexadas.

    Por exemplo, para criar um modo de exibição apenas de itens que foram alterados hoje, escolha a coluna Modificado (Indexado), a condição é igual a e, em seguida, digite [Hoje].

    No SharePoint Online, escolha um campo indexado

    Observação : Se você não vir quaisquer colunas que dizem (indexado) após o nome, você não tem quaisquer colunas indexadas disponíveis para essa lista ou biblioteca. Você deve primeiro criar um índice simple ou composto.

  8. Para limitar o número de itens exibidos em cada página, role para baixo até Limite de Itens e defina o valor para Número de itens a serem exibidos. Quando você cria um modo de exibição, o número padrão de itens a serem exibidos é 30.

    Definir o número de itens a serem exibidos na página Exibir Configurações
  9. Há duas opções ao configurar um limite de item em uma página:

    • Exibir itens em lotes do tamanho especificado que cria uma exibição de página por página dos dados que é útil durante a pesquisa de itens de maneira não interativa.

      Quando há mais itens do que a configuração do limite, a exibição será paginada.

      Estilo Agrupar por

    • Limitar o número total de itens retornados ao valor especificado, cria um limite rígido que pode ou não retornar os resultados inteiros da operação de filtragem. Isso poderá ser útil ao testar o modo de exibição, criar um protótipo ou se você apenas desejar recuperar os valores superiores em um modo de exibição.

  10. Em estilo, você pode escolher o Painel de visualização para ver todas as informações de itens na sua lista em um formato de painel vertical. O painel de visualização é um dos Estilos de exibição que você pode escolher em estilo quando editando ou criando um modo de exibição.

    Opções de estilos na página Exibir configurações

    Você pode navegar mais rapidamente pelos dados passando o mouse sobre o título do item em uma região de rolagem do lado esquerdo da página, para ver todos os valores de coluna do item atual verticalmente listados no lado direito da página. Menos dados iniciais são exibidos, e isso ajuda a exibir o modo de exibição mais rapidamente. Esse estilo também é muito útil quando sua lista é ampla ou tem muitas colunas e exigiria rolagem horizontal para ver os dados.

    Estilo Agrupar por

  11. Clique em OK.

Há mais etapas que você pode fazer com um modo de exibição, mas isso é suficiente para exibir dados que excederam o Limite de modo de exibição de lista , se você estiver bloqueado. Você também pode classificar, ou agrupar por, totais de conjunto, expanda pastas e otimizar o modo de exibição com um dispositivo móvel.

Para modificar um modo de exibição

  1. Abra a lista ou biblioteca onde você deseja criar um modo de exibição.

  2. Siga um destes procedimentos:

    • No SharePoint 2016, 2013, 2010, ou SharePoint Online clássico experiência, clique na guia lista ou biblioteca, selecione o modo de exibição em Modo de exibição atual e clique em Modificar modo de exibição.

      Guia Biblioteca com Modificar Modo de Exibição realçado
    • No SharePoint Online, clique na seta para baixo no botão Opções de exibição e clique em Editar modo de exibição atual.

      Exibir menu de seleção com Gerenciar modos de exibição selecionado
  3. Role para baixo até a seção Modos de Exibição e, em seguida, clique em um modo de exibição.

  4. Em seguida, você pode alterar as configurações conforme descrito nas etapas 5 a 9 do procedimento criar uma exibição acima.

  5. Clique em OK.

Para obter uma exibição filtrar rapidamente por meio de vários itens, a primeira coluna no filtro deve ser indexada. Outras colunas que você especificar no filtro de exibição podem ou não podem ser indexadas, mas o modo de exibição não usa esses índices. A primeira coluna do filtro deve retornar itens menor do que o limite de modo de exibição de lista.

Se a primeira coluna do filtro retornar mais itens do que o limite de modo de exibição de lista, você pode usar um filtro com duas ou mais colunas. Quando você define um modo de exibição filtrado que usa duas ou mais colunas, use um operador de e para limitar o número total de itens retornados. Mas mesmo nesse caso, você ainda precisa especificar como a primeira coluna no filtro da coluna que provavelmente retorna o menor valor de dados. Usando um ou filtro quase sempre aumenta o número de itens retornados e não será eficaz nessas circunstâncias.

Para obter mais informações sobre modos de exibição, consulte criar, alterar ou excluir uma exibição de uma lista ou biblioteca.

Importante :  Embora você possa indexar uma única coluna de pesquisa para melhorar o desempenho, usar uma coluna de pesquisa indexada para impedir que ultrapasse o Limite do Modo de Exibição de Lista não funciona. Use outro tipo de coluna como o índice primário ou secundário.

Importante : Se você estiver filtrando uma lista por um campo indexado, verifique a Lixeira de itens excluídos da lista ou biblioteca. Itens da reciclagem compartimento contagem contra o limite de modo de exibição de lista e não são excluídos do banco de dados back-end até que elas sejam removidas da Lixeira. Se o número total de itens filtrados na lista e na Lixeira for maior que o limite de lista, em seguida, você pode receber um conjunto incompleto de resultados ou bloqueado. Para obter mais informações, consulte Esvaziar a Lixeira ou restaurar seus arquivos.

Há dois principais palavras que você pode usar para filtrar com base no dia atual [Hoje] ou o usuário atual [Mim]. Estas são dinâmicas como eles alteram com o usuário ou a data.

Usar [Eu] pode ser útil quando você só quer ver seus documentos em uma biblioteca grande. [Eu] opera em colunas de pessoas com base como criado por ou modificado por. Por exemplo, para ver todos os documentos que você criou, defina um filtro com criado por coluna igual a [Eu]. Se você for um editor e deseja ver os últimos arquivos que você estava trabalhando, definir um filtro em modificado por coluna é igual a [Eu]. Para ver ambos, crie dois filtros conectados por ou.

Filtros de [Mim]
Um filtro que captura documentos que foram criados por ou modificados por você

A palavra-chave [Hoje] funciona em colunas de data com base. Você pode usar matemática para obter intervalos que são alteradas com a data de hoje. Por exemplo, para ver todos os documentos que foram modificados nos últimos 30 dias, você pode criar um filtro na coluna de data que seja maior que ou igual a [Hoje] - 30. Para sair do dia atual, defina um segundo filtro na coluna de data é menor que [Hoje] e conectá-las com e.

Filtrar usando [Hoje]
Um filtro que captura arquivos que foram modificados nos últimos 30 dias

Você pode filtrar também rapidamente diretamente na sua lista ou biblioteca, sem adicionar a sobrecarga de outro modo de exibição. Você não tem a flexibilidade de configuração de operadores como maior que ou igual a. A lista de filtros, é interpretada dos dados da coluna. Por exemplo, com uma coluna para departamentos, você pode filtrar a RH ou departamento de TI.

  1. Em sua lista ou biblioteca, passe o mouse sobre o cabeçalho da coluna que você deseja filtrar e clique na seta para baixo.

  2. Na seção inferior da caixa suspensa, clique em para dos valores que você deseja filtrar. Uma caixa de seleção aparecerá com sua seleção, se não estiver aparecendo inicialmente.

    Clique no cabeçalho da coluna e escolha o valor que você deseja fillter por.
    SharePoint 2010, 2013 ou 2016
    Clique no cabeçalho em uma coluna para filtrar rapidamente
    SharePoint Online ou sites de grupo conectados do SharePoint
  3. Quando você terminar e deseja retornar para mostrar todos os valores, clique na seta para baixo e, em seguida, clique em Limpar filtros [do nome da coluna] e, em seguida, clique em Fechar.

A seguir estão algumas sugestões para modos de exibição típicos que funcionariam bem com colunas indexadas:

Para filtrar por:

Indexe o(a):

Por exemplo:

Itens alterados recentemente

Coluna Modificados

Para exibir somente os itens que foram alterados na última semana, aplique o filtro Modificado é maior que[Hoje]-7.

Novos itens

Coluna Criados

Para criar um modo de exibição somente dos itens que foram adicionados na última semana, aplique o filtro Criados é maior que [Hoje]-7.

Meus itens

Coluna Criados por

Para criar um modo de exibição somente dos itens que você adicionou, aplique o filtro Criado por é maior que [Eu].

Itens concluídos hoje

Coluna Data de Conclusão (criada por você em uma lista ou biblioteca)

Para criar um modo de exibição somente dos itens com data de conclusão para hoje, aplique o filtro Data de Conclusão é igual a [Hoje].

Atualizações de quadro de discussões

Coluna Última Atualização

Para criar um modo de exibição somente dos itens que foram atualizados no mês passado, aplique o filtro Última Atualização é maior que [Hoje]-30.

Arquivos mortos em uma biblioteca de documentos

Data da modificação

Para criar um modo de exibição de documentos não modificados desde o ano 2016 (que você deseja arquivar), aplique o filtro Data de modificação é menor que 31 de dezembro de 2016.

Encontrar um subconjunto de dados financeiros

Região, Ano (como dois índices simples)

Para criar um modo de exibição de dados financeiros para da região nordeste em 2015, aplique o filtro igual a região e o ano "M" é igual a 2015 porque provavelmente têm menos valores que a coluna de ano da coluna região.

Observação : Mesmo quando você cria um modo de exibição filtrado com base em índices de coluna, se você estiver sobre o limite de modo de exibição de lista, determinadas operações adicionais ainda podem ser bloqueadas porque eles requerem acesso a toda a lista ou biblioteca. Essas operações incluem o seguinte: Adicionar ou excluir um índice, criando uma classificação na definição de modo de exibição; exibindo um total de coluna; e adicionar, atualizar ou excluir campos calculados. Se isso acontecer, tente executar a operação durante a Janela de tempo diária, quando os limites são ativados.

Tipos de coluna com suporte

  • Linha única de texto

  • Opção (valor único)

  • Número

  • Moeda

  • Data e Hora

  • Pessoa ou grupo (valor único)

  • Metadados gerenciados

  • Sim/Não

  • Pesquisa

Tipos de coluna sem suporte

  • Várias linhas de texto

  • Opção (valores múltiplos)

  • Calculada

  • Hiperlink ou Imagem

  • Colunas personalizadas

  • Pessoa ou grupo (valores múltiplos)

  • Dados externos

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Criado em 30 de abril de 2017

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