Usar uma tabelha ou consulta como uma fonte de dados de mala direta

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Você pode criar uma operação de mala direta usando o assistente de mala direta do Microsoft Word. Este assistente também está disponível no Access e permite que você configure um processo de mala direta que usa uma tabela ou consulta em um banco de dados do Access como fonte de dados para cartas de formulário, mensagens de email, etiquetas de endereçamento, envelopes ou pastas.

Este tópico explica como iniciar o assistente de mala direta a partir do Access e criar um link direto entre uma tabela ou consulta e um documento do Microsoft Word. Este tópico aborda o processo de escrita de letras. Para obter informações passo a passo sobre como configurar um processo de mala direta, consulte a ajuda do Microsoft Word.

Usar uma tabela ou consulta como fonte de dados

  1. Abra o banco de dados de origem e, no painel de navegação, selecione a tabela ou consulta que você deseja usar como fonte de dados de mala direta.

  2. Na guia dados externos , no grupo Exportar , clique em mesclagem do Word

    O assistente de mala direta do Microsoft Word é iniciado.

  3. Selecione se deseja criar o link em um documento existente ou em um novo documento e, em seguida, clique em OK.

  4. Se você optou por vincular a um documento existente, na caixa de diálogo Selecionar documento do Microsoft Word , localize e selecione o arquivo e, em seguida, clique em abrir.

    O Word é iniciado. Dependendo da sua escolha, o Word abre o documento que você especificou ou um novo documento.

  5. No painel mala direta , em Selecione o tipo de documento, clique em letras e, em seguida, clique em Avançar: Iniciando documento para continuar com a etapa 2.

  6. Na etapa 2, clique em Avançar: Selecionar destinatários.

    Na etapa 3, você cria o link entre a fonte de dados no Access e no documento do Word. Como você iniciou o assistente do Access, esse link é criado automaticamente. Em Selecionar destinatários, observe que o uso de uma lista existente é selecionado, e o nome da fonte de dados é exibido em usar uma lista existente.

    Fonte de dados de mala direta

  7. Clique em Editar lista de destinatários se desejar personalizar o conteúdo da tabela ou consulta.

    Editar lista de destinatários

    Você pode filtrar, classificar e validar os dados. Clique em OK para continuar.

  8. Clique em Avançar: escreva a carta para continuar. Siga as instruções restantes no painel de mala direta e, na etapa 5, clique em Avançar: concluir a mesclagem.

Outras maneiras de usar uma tabela ou consulta como fonte de dados

Você pode especificar uma tabela ou consulta como fonte de dados de outras maneiras. Por exemplo, você pode exportar a tabela ou consulta do Access para um banco de dados ODBC, um arquivo do Microsoft Excel, um arquivo de texto ou qualquer outro formato de arquivo compatível com o Word e, em seguida, vincular ao arquivo resultante usando o assistente de mala direta do Word.

  1. Se você ainda não tiver exportado a tabela ou consulta, faça-o. No Access, no painel de navegação, selecione a tabela ou consulta que você deseja usar e, na guia dados externos , no grupo Exportar , clique no formato para o qual deseja exportar e siga as instruções.

  2. No Word, se o painel mala direta não for exibido, na guia correspondências , no grupo Iniciar mala direta, clique na seta em Iniciarmala direta e, em seguida, clique em Assistente de maladireta passo a passo. O painel mala direta será exibido.

  3. Na etapa 3 do painel mala direta , em usar uma lista existente, clique em procurar ou Editar lista de destinatários.

  4. Na caixa de diálogo selecionar fonte de dados , especifique o arquivo de dados que você criou no Access e, em seguida, clique em abrir.

  5. Siga as instruções em qualquer caixa de diálogo que se segue. Na caixa de diálogo destinatários da mala direta , revise e personalize o conteúdo do arquivo. Você pode filtrar, classificar e validar o conteúdo antes de continuar.

  6. Clique em OKe, em seguida, clique em próxima: escreva a carta no painel mala direta . Para saber mais sobre como personalizar a mala direta, confira ajuda do Word.

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