Usar um site da Central de Documentos

Usar um site da Central de Documentos

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O SharePoint oferece diversos recursos para gerenciamento de conteúdo, que se adaptam bem a grandes escalas de volume. Se você tiver centenas ou milhares de documentos, vídeos etc. para gerenciar, sugerimos que utilize um modelo de site da Central de Documentos (incluído com o SharePoint por padrão). Esse modelo é otimizado para o gerenciamento de documentos em larga escala, e pode poupar tempo e aumentar sua eficiência. O SharePoint também inclui o modelo de site da Central de Documentos. Recursos essenciais como versões de documento, IDs de documento, conjuntos de documentos, navegação de metadados e tipos de conteúdo já estão inseridos no modelo para você.

Um site da Central de Documentos funciona nestes dois cenários:

  • Ambiente de criação    Em um ambiente de criação da Central de Documentos, os usuários criam e editam milhares de documentos ou ativos de mídia armazenados em um repositório central.

  • Arquivo de conteúdo    Em um arquivo de conteúdo, como uma base de dados de conhecimento, os usuários armazenam ou exibem documentos.

Este artigo fala sobre os recursos de um modelo de site da Central de Documentos e sobre como criar um site desses.

Para criar uma central de documentos, consulte usando modelos para criar diferentes tipos de sites do SharePoint

O que existe em um site da Central de Documentos?

O modelo de site da Central de Documentos contém recursos que tornam mais simples e eficientes as operações de criação e gerenciamento de grandes conjuntos de documentos. Na maioria dos casos, o proprietário de um site pode adicionar cada um desses recursos separadamente. Mas um modelo de site da Central de Documentos habilita automaticamente os recursos de gerenciamento de documentos recomendados. As seções a seguir apresentam uma descrição resumida desses recursos.

Você pode usar um site da Central de Documentos como um ambiente de criação ou um arquivo de conteúdo. No primeiro caso, os usuários realizam com frequência o check-in e o check-out de arquivos e criam estruturas de pastas para esses arquivos. O controle de versões está habilitado, e dez ou mais versões anteriores de cada documento podem coexistir. Além disso, os ciclos de vida dos documentos podem ser controlados por fluxos de trabalho.

Em contraste, ocorre muito pouca criação em um arquivo de conteúdo. Os usuários simplesmente exibem ou carregam documentos. O modelo de site da Central de Documentos dá suporte à criação de um tipo de arquivo de conteúdo chamado base de dados de conhecimento. Normalmente, essas bases contêm versões únicas de documentos, e um site pode ser dimensionado para 10 milhões de arquivos. Em um cenário típico, como uma central de suporte técnico em uma organização de grande porte, 10 mil usuários podem acessar o conteúdo, principalmente para fins de leitura. Um subconjunto de 3 mil a 4 mil usuários pode carregar conteúdo novo no site.

Os itens a seguir descrevem alguns recursos do SharePoint que você pode incluir em um site da Central de Documentos. A lista abrange apenas alguns dos possíveis recursos. Além deles, a maioria das empresas costuma personalizar a aparência e a navegação de um site da Central de Documentos, além de incluir Web Parts personalizadas para elementos de funcionalidade exclusiva.

O sistema de metadados gerenciados atribui determinados termos aos documentos do SharePoint. Em seguida, você pode usar esses termos para classificar os documentos. Também é possível usar metadados para criar uma ferramenta avançada de navegação para ajudar os usuários a encontrarem rapidamente o que desejam.

Por exemplo, suponha que a sua empresa tenha um repositório de base de dados de conhecimento contendo artigos que ajudam as pessoas a solucionarem problemas com produtos. Você poderia criar termos de metadados que permitissem aos usuários filtrar as informações por produto, por tipo de problema ou por outras características.

Em um site da Central de Documentos, cada item de conteúdo recebe uma ID exclusiva que não está relacionada à localização do documento, como um link de URL. Isso quer dizer que, se você mover ou renomear o documento, a ID permanecerá a mesma. Assim, você pode usar a ID para criar um tipo de link permanente para o documento, minimizando o desperdício de tempo potencial dos links desfeitos.

Versões de documento estão habilitadas automaticamente em um site da Central de Documentos. Isso significa que você tem, automaticamente, um histórico de todas as diferentes versões de um documento. Em um processo de revisão de documento, por exemplo, isso quer dizer que você tem um registro de todas as atualizações que foram feitas durante o ciclo de revisão. Você pode rastrear as atualizações, contatar respondentes e assim por diante. Além disso, caso surja um problema com a versão atual de um artigo, você poderá revertê-la rapidamente para a última versão válida.

Um tipo de conteúdo é uma espécie distinta de conteúdo junto com um grupo de configurações. Quando alguém cria um documento de um tipo de conteúdo definido, ele recebe automaticamente todas as configurações apropriadas. Por exemplo, uma Central de Documentos pode ter um conjunto de tipos de conteúdo – diferentes espécies de documentos, vídeos, modelos etc.

O Organizador de Conteúdo não é incluído automaticamente em um site da Central de Documentos, mas costuma ser adicionado por muitos usuários. Trata-se de um recurso do SharePoint que permite gerenciar a organização e a estrutura geral dos itens. Utilizando metadados ou tipos de conteúdo, o Organizador de Conteúdo pode rotear documentos e outros itens automaticamente para locais específicos. Por exemplo, em uma base de dados de conhecimento, você pode fazer com que o Organizador de Conteúdo roteie automaticamente todos os novos itens enviados para uma biblioteca especial que reúne os artigos referentes a um produto específico.

Observação : Aviso de Isenção de Tradução Automática: Este artigo foi traduzido por computador, sem intervenção humana. A Microsoft oferece essas traduções automáticas para ajudar as pessoas que não falam inglês a aproveitar os textos escritos sobre produtos, serviços e tecnologias da Microsoft. Como este artigo foi traduzido automaticamente, é possível que contenha erros de vocabulário, sintaxe ou gramática.

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