Usar um leitor de tela para criar uma consulta nos bancos de dados da área de trabalho do Access

Você pode usar um leitor de tela e o teclado para criar uma consulta no Access. Uma consulta facilita a exibição, a adição, a exclusão ou a alteração de dados no banco de dados da área de trabalho do Access. As consultas também são úteis quando você quiser localizar dados específicos rapidamente, calcular ou resumir dados ou automatizar as tarefas de gerenciamento de dados, como revisar os dados mais atuais de forma recorrente.

Observação : Este tópico pressupõe que os usuários do JAWS desativaram o recurso Menu Virtual da Faixa de Opções.

Neste tópico

Tipos de consulta

Em um banco de dados bem projetado, os dados que você deseja apresentar por meio de um formulário ou relatório geralmente estão localizados em várias tabelas. Uma consulta extrai as informações de várias tabelas e as monta para exibição em um formulário ou relatório. Existem dois tipos principais de consultas, uma consulta seleção e uma consulta de ação. O tipo de consulta que você cria depende da tarefa que deseja executar.

Uma consulta seleção é uma solicitação de resultados de dados. Uma consulta seleção ajuda você a obter somente os dados de que precisa em um modo Folha de Dados. Use uma consulta seleção para:

  • Revisar dados de apenas determinados campos de uma tabela

  • Revisar dados de várias tabelas relacionadas simultaneamente

  • Analisar dados com base em determinados critérios

  • Fazer cálculos

  • Combinar dados de tabelas diferentes.

Por exemplo, se uma tabela Produto tiver vários campos (colunas), você pode criar uma consulta seleção para obter um modo de exibição ordenado que foca apenas nos campos (colunas) necessários. Você também pode adicionar critérios para filtrar o número de linhas retornadas, para que, por exemplo, somente as linhas que contêm produtos que custam mais de US $10,00 sejam retornadas.

Uma consulta de ação é uma solicitação de ação nos dados. Use uma consulta de ação para adicionar, alterar ou excluir dados do banco de dados. Cada tarefa, como adicionar ou excluir dados, tem um tipo específico de consulta de ação.

Criar uma consulta seleção

Você pode criar uma consulta de seleção usando o Assistente de Consulta ou o Designer de Consulta. Se você quiser executar uma consulta simples, use o Assistente de Consulta. Se você quiser adicionar critérios à sua consulta, use o Designer de Consulta.

Usar o Assistente de Consulta

  1. Pressione Alt+C, P+Z. A janela Nova Consulta abre, com o assistente Consulta Simples selecionado.

    Dicas : 

    • Se você ainda não salvou a tabela para a qual você deseja criar uma consulta, será solicitado que você a salve antes de abrir o Assistente de Consulta.

    • Você também pode usar o Assistente de Consulta para criar outros tipos de consultas: Consulta de Tabela de Referência Cruzada, Consulta Localizar Duplicatas (para localizar registros com valores de campo duplicados em uma única tabela) e Consulta Localizar Não Coincidente (localizar registros [linhas] em uma tabela que não têm os registros relacionados em outra tabela).

  2. Pressione Enter. A janela Consulta Simples abre, com foco na caixa de listagem Campos Disponíveis.

  3. Para mover para caixa de combinação de edição Tabelas/Consultas, pressione Alt+T ou Shift+Tab.

  4. Para abrir uma lista suspensa, pressione Alt+seta para baixo. Na lista suspensa, para selecionar a tabela na qual você deseja executar a consulta, use a tecla Seta para Cima e de seta para baixo.

  5. Para mover para a caixa de listagem Campos Disponíveis, pressione a tecla Tab. Para selecionar o campo no qual você deseja executar a consulta, use a tecla Seta para Baixo.

  6. Para adicionar o campo à sua consulta, pressione Alt+S. O foco será movido para a caixa de listagem Campos Selecionados.

  7. Pressione a tecla Tab. Quando você ouvir "Maior que o botão", pressione Enter. Se você quiser adicionar todos os campos, pressione Alt+S, pressione Tab até ouvir "Botão de seta dupla para a direita" e pressione Enter.

    Para adicionar mais tabelas à sua consulta, pressione Alt+T. O foco será movido para o campo de edição Tabelas/Consultas. Repita as etapas de 4 a 7 conforme necessário.

  8. Quando você terminar de inserir todas as tabelas e campos, para mover para a próxima página do assistente, pressione Alt+N.

    Dica : Dependendo das informações inseridas, as próximas páginas do assistente podem variar. Por exemplo, pode ser solicitado que você selecione uma versão de detalhes ou resumo da sua consulta. Faça sua seleção e, para passar para a próxima página do assistente, pressione Alt+N.

  9. Quando você passar para uma nova página do assistente e ouvir "Que título você deseja para a sua consulta?", pressione Shift+Tab. O programa move o foco para o campo Editar título. Digite um nome.

  10. Exiba, modifique e salve sua consulta.

    • Para salvar a consulta e abri-la para exibir as informações, pressione Alt+O, Enter. Para fechar a consulta, pressione F6.

    • Para salvar a consulta e sair do assistente sem exibir os resultados da consulta, pressione Alt+F. Quando o assistente fechar, a consulta aparece em uma nova guia com o foco na primeira célula

    • Para modificar o design da consulta, pressione Alt+M, Enter. A consulta abre no modo de exibição Design.

Usar o Designer de Consulta

  1. Pressione Alt+C, Q+D. A caixa de diálogo Mostrar Tabela abre com a guia Tabelas selecionada, e você ouve "Caixa de Diálogo Mostrar Tabela".

  2. Na caixa Mostrar Tabela, para selecionar uma tabela e adicioná-la à consulta, use a tecla Seta para Baixo e pressione Alt+A. A tabela é colada no espaço de trabalho, acima da grade de design.

  3. Para fechar a caixa de diálogo Mostrar Tabela, pressione Alt+C.

  4. O foco fica na grade de design, na caixa de edição Linha do Campo. Você ouve "Design, Numeração Automática, tipo e texto." (No Narrador, você ouve "Acesso, linha 1, coluna 1.") Para adicionar um campo à grade de design, pressione Alt+Seta para Baixo. Abre uma lista de campos disponíveis.

  5. Para mover para a lista suspensa, pressione Ctrl+seta para cima. (No Narrador, o foco se move automaticamente para a lista suspensa).

  6. Para selecionar um campo na lista suspensa, use a tecla Seta para Baixo e pressione Enter. O campo selecionado aparece na coluna. O foco passa automaticamente para a próxima coluna.

  7. Para adicionar outro campo à sua consulta, repita as etapas de 4 a 6.

  8. Para adicionar um critério a um campo:

    1. Na coluna do campo ao qual você deseja adicionar um critério, pressione a tecla Seta para baixo até ouvir "Critérios" (no Narrador, você ouve "Linha 11, coluna 1").

    2. Insira um critério. Por exemplo, para o campo Preço na tabela Produtos, você pode inserir >=10 para mostrar uma lista de produtos que custam R$ 10,00 ou mais.

  9. Para ver os resultados da consulta, pressione Alt, J+Q e G.

  10. Para salvar sua consulta, pressione Ctrl+S. Na caixa de diálogo Salvar como, digite um nome para a sua consulta e pressione Enter.

Observação : Você pode usar o Designer de Consulta para revisar dados de várias tabelas relacionadas simultaneamente. Por exemplo, se você tiver um banco de dados com uma tabela de clientes e uma tabela de pedidos, e cada tabela tiver um campo de ID do cliente, que constitui a base de uma relação um-para-muitos entre as duas tabelas, você pode criar uma consulta que retorna os pedidos de clientes em uma cidade específica. Para criar uma consulta que analisa os dados de várias tabelas simultaneamente, use o procedimento listado aqui, mas repita as etapas de 2 a 8 para adicionar mais tabelas, campos e critérios à consulta.

Criar uma consulta parâmetro

Se você executa com frequência variações de uma consulta específica, considere a possibilidade de usar uma consulta parâmetro. Ao ser executada, uma consulta parâmetro solicita valores de campos e usa os valores fornecidos para criar critérios para a consulta.

  1. No painel Navegação, selecione a consulta na qual você deseja basear seu parâmetro de consulta.

  2. Pressione a tecla Menu (normalmente encontrada na seção inferior direita do teclado) ou Shift+F10. Abre um menu de atalho e você ouve “Abrir, O”.

  3. Pressione D. A consulta abre no modo de exibição de Design, com o foco na primeira linha do primeiro campo na grade de design da consulta.

  4. Para passar para o campo que você deseja modificar, use a tecla Seta para a Direita.

  5. Para mover para a linha Critérios, pressione a tecla Seta para Baixo até ouvir "Critérios" (no Narrador, você ouve "Linha 11, Coluna 1").

  6. Na célula, exclua todas as informações existentes e insira uma cadeia de caracteres de parâmetro. Por exemplo, se você quiser criar uma consulta de parâmetro para uma consulta, de modo a localizar os clientes em Nova York, exclua "Nova York" e insira [Para qual Cidade?]. Um ponto (). ou um ponto de exclamação (!) não podem ser usados como texto em um prompt de parâmetro.

    A cadeia de caracteres [Para qual cidade?] é seu prompt de parâmetro. Os colchetes indicam que você deseja que a consulta solicite uma entrada, ao passo que o texto (nesse caso, [Para qual cidade?]) é a pergunta exibida no prompt de parâmetro.

  7. Para executar uma consulta, pressione Alt, J+Q e G. A janela Inserir valor do parâmetro será aberta, com o foco no campo de edição. Insira um valor, por exemplo, São Paulo.

  8. Pressione Tab até chegar ao botão OK e pressione Enter. Neste exemplo, os pedidos dos clientes em Nova York aparecem.

Especificar tipos de dados de parâmetro

Você também pode especificar que tipo de dados um parâmetro deve aceitar. É possível definir o tipo de dados de qualquer parâmetro, mas é especialmente importante definir o tipo de dados para dados numéricos, de moeda ou de data/hora. Quando você especificar o tipo de dados que um parâmetro deve aceitar, os usuários verão uma mensagem de erro mais útil caso insiram o tipo errado de dados incorreto, como texto quando se espera moeda.

Observação : Se um parâmetro estiver definido para aceitar dados de texto, qualquer entrada será interpretada como texto e nenhuma mensagem de erro será exibida.

Para especificar o tipo de dados para os parâmetros de uma consulta:

  1. Abra a consulta parâmetro. Para alternar para o modo de exibição Design, pressione Alt+H, C e D. A grade de design abre.

  2. Pressione Alt, J+Q e S+P. A caixa de diálogo Parâmetros de Consulta abre, com o foco na coluna Parâmetro.

  3. Digite o prompt para cada parâmetro para o qual você deseja especificar o tipo de dados. Certifique-se de que cada parâmetro corresponde ao prompt usado na linha Critérios da grade de design da consulta. Por exemplo, se você tiver inserido [Para qual cidade?], você inseriria esse mesmo prompt na caixa de diálogo Parâmetros de Consulta.

  4. Para mover para a coluna Tipo de Dados, pressione a tecla Tab.

  5. Para abrir uma lista suspensa, pressione Alt+seta para baixo.

  6. Para selecionar o tipo de dados para um parâmetro, use a tecla Seta para Baixo.

  7. Para salvar e sair da caixa de diálogo, pressione Enter.

Mais informações sobre o uso de parâmetros para solicitar a entrada durante a execução de uma consulta.

Criar uma consulta de tabela de referência cruzada

Quando quiser reestruturar dados de resumo para facilitar a leitura e o entendimento, use uma consulta de tabela de referência cruzada. Uma consulta de tabela de referência cruzada calcula uma soma, a média ou outra função de agregação e agrupa os resultados por dois conjuntos de valores — um embaixo ao lado da folha de dados e o outro na parte superior. Você pode usar o Assistente de Consulta para criar rapidamente uma consulta de tabela de referência cruzada.

O Assistente de Consulta de Tabela de Referência Cruzada exige que você selecione uma tabela ou consulta única como fonte de registro de sua consulta de tabela de referência cruzada. Se uma tabela única não tiver todos os dados que você deseja incluir na consulta de tabela de referência cruzada, comece criando uma consulta de seleção que retorne os dados desejados.

  1. Pressione Alt+C, P+Z. A caixa de diálogo Nova Consulta abre, com o assistente Consulta Simples selecionado.

    Dica : Se você ainda não salvou a tabela para a qual você deseja criar uma consulta, será solicitado que você a salve antes de abrir o Assistente de Consulta.

  2. Pressione a tecla Seta para Baixo. Você ouve "Assistente de consulta de tabela de referência cruzada".

  3. Pressione Enter ou Alt+N. O Assistente de consulta de tabela de referência cruzada abre, com o botão de opção Tabelas selecionado e o foco na caixa de listagem Tabelas.

  4. Selecione os objetos que você deseja usar para criar uma consulta de tabela de referência cruzada:

    • Para selecionar uma tabela, use a tecla Seta para Baixo.

    • Para selecionar uma consulta, pressione Alt+Q. Quando você ouvir "Botão de opção de consultas marcado", para passar para a caixa de listagem, pressione Shift+Tab e para selecionar uma consulta, use a tecla Seta para Baixo.

    • Para selecionar ambas as tabelas e as consultas, pressione Alt+O. Quando você ouvir "Ambos os botões de opção selecionados", para passar para a caixa de listagem, pressione Shift+Tab. Em seguida, para selecionar as tabelas e consultas desejadas, use a tecla Seta para Baixo.

  5. Para passar para a próxima página, pressione Enter ou Alt+N.

  6. A próxima página é aberta com o foco na caixa de listagem Campos Disponíveis. Para selecionar o campo que contém os valores que você deseja usar como títulos de linha, pressione a tecla Seta para Baixo.

  7. Para adicionar o campo selecionado, pressione a tecla Tab e pressione Enter. Repita esse procedimento para cada campo que você deseja adicionar.

    Dicas : 

    • Você pode selecionar até três campos para usar como fontes de títulos de linha, mas quanto menos títulos de linha forem usados, mais fácil será a leitura da folha de dados de tabela de referência cruzada.

    • Se você optar por mais de um campo para fornecer títulos de linha, a ordem em que escolher os campos determinará a ordem padrão em que os resultados serão classificados.

  8. Para passar para a próxima página do assistente, pressione Enter ou Alt+N

  9. Na próxima página, para selecionar o campo que contém os valores que você deseja usar como títulos de coluna, use a tecla Seta para Baixo.

    Dica : Em geral, você deve escolher um campo que contenha poucos valores. Assim, será mais fácil ler os resultados. Por exemplo, usar um campo que tenha somente alguns valores possíveis (como sexo) provavelmente será melhor do que usar um campo que possa conter muitos valores diferentes (como idade).

  10. Se o campo que você escolher usar para títulos de colunas tiver o tipo de dados Data/Hora, o assistente adicionará uma etapa que permite agrupar as datas em intervalos. Você pode especificar Ano, Trimestre, Mês, Data ou Data/Hora. Se você não escolher um campo de data/hora para títulos de coluna, o assistente ignorará esta página.

  11. Para passar para a próxima página, pressione Enter ou Alt+N. Quando a página abre, o primeiro campo é selecionado na caixa de listagem Campos, e o foco está na caixa de listagem Funções.

  12. Para passar para a caixa de listagem de campos, selecione um campo diferente, pressione Shift+Tab. Você ouve "Campos, dois-pontos, caixa de listagem" e o nome do primeiro campo (no Narrador, você ouve "Campos, Selecionado").

  13. Para selecionar um campo, use a tecla Seta para Baixo.

  14. Para ir até a caixa Lista de Funções, pressione a tecla Tab. Você ouve "Funções, Dois-Pontos, Caixa de Listagem" e o nome da função primeiro (no Narrador, você ouve "Funções, Selecionado").

  15. Para selecionar uma função a ser usada para calcular valores resumidos, use a tecla Seta para Baixo. O tipo de dados do campo selecionado determina quais funções estarão disponíveis.

  16. Quando você terminar de fazer a sua seleção, pressione Tab até chegar à caixa de seleção Sim, incluir resumo para as linhas e marque ou desmarque-a.

    Se você incluir resumos de linha, a consulta de tabela de referência cruzada terá um título de linha adicional que usa o mesmo campo e função que o valor de campo. A inclusão de um resumo de linha inserirá uma coluna adicional que resume as colunas restantes. Por exemplo, se a consulta de tabela de referência cruzada calcular a idade média por local e sexo (com títulos de colunas referentes a sexo), a coluna adicional calculará a idade média por local em todos os sexos.

    Dica : Você pode alterar a função usada para produzir resumos de linha editando a consulta de tabela de referência cruzada no modo Design.

  17. Para passar para a próxima página do assistente, pressione Enter ou Alt+N.

  18. Na próxima página, para nomear sua consulta, pressione Shift+Tab e insira um nome. O nome padrão contém o sufixo "_Tabela de referência cruzada".

  19. Exiba, modifique e salve a consulta.

    • Para exibir a consulta de tabela de referência cruzada, pressione Enter.

    • Para modificar o design da consulta, pressione Alt+M, Enter.

    • Para salvar a consulta e sair do assistente, pressione Alt+F.

Criar uma consulta exclusão

Quando você quiser remover simultaneamente registros inteiros (linhas) de uma tabela ou de duas tabelas relacionadas, use uma consulta exclusão. A consulta exclusão é útil porque ela permite especificar critérios para a rápida localização e exclusão de dados. Ela também pode poupar seu tempo, pois você pode reutilizar uma consulta salva.

Observações : 

  • Antes de excluir qualquer dado ou executar uma consulta exclusão, lembre-se de fazer um backup do seu banco de dados de da área de trabalho do Access. Uma consulta exclusão oferece a oportunidade de revisar as linhas que serão excluídas antes de executar a exclusão.

  • Se você deseja apenas excluir alguns registros, não precisará de uma consulta. Basta abrir a tabela no modo de exibição Folha de Dados, selecionar os campos (colunas) ou os registros (linhas) que você deseja excluir e pressionar Delete. Será solicitado que você confirme a exclusão permanente.

Criar uma consulta exclusão

  1. Pressione Alt+C, Q+D. A caixa de diálogo Mostrar Tabela abre.

  2. Para selecionar uma tabela, use a tecla Seta para Baixo. Pressione Alt+A. Repita esta etapa para cada tabela da qual você deseja excluir registros.

  3. Para fechar a caixa de diálogo Mostrar Tabela, pressione Alt+C. A tabela aparece como uma janela na seção superior esquerda da grade de design da consulta, com todos os campos listados.

  4. Pressione Alt, J+Q e X. A grade de design abre com o foco no primeiro campo. Na grade de design, as linhas Classificar e Mostrar não estão mais disponíveis, e a linha Excluir agora está disponível.

  5. Quando você ouvir "Numeração automática, Linha 1, Tipo e Texto", para abrir a lista suspensa, pressione Alt+seta para baixo.

  6. Para excluir todas as linhas vazias na tabela ou no campo:

    1. Use a tecla Seta para baixo para selecionar um campo na tabela e pressione Enter. O foco passará para a coluna seguinte.

    2. Para passar para a coluna anterior, pressione a tecla Seta para a esquerda.

    3. Para passar para a linha Excluir, pressione a tecla Seta para baixo. Quando você ouvir "Excluir dois pontos", para abrir uma lista suspensa, pressione Alt+Seta para baixo.

    4. Para selecionar "Onde", pressione a tecla Seta para cima e pressione Enter. O foco passará para a coluna seguinte.

    5. Para passar para a coluna anterior, pressione a tecla Seta para a esquerda.

    6. Para passar para a linha Critérios, pressione a tecla Seta para Baixo.

    7. Quando você ouvir "Critérios" ou "Linha 11, Coluna 1", o tipo é Nulo.

  7. Para usar um critério específico em uma consulta exclusão:

    1. a. Para selecionar o campo com os critérios que você deseja para exclusão, use a tecla Seta para Baixo e pressione Enter.

    2. b. Para passar para a linha Excluir, pressione a tecla Seta para Baixo. Pressione Alt+Seta para Baixo e selecione "Onde", pressione a tecla Seta para Baixo e pressione Enter. O foco move-se para a próxima coluna.

    3. c. Para passar para a coluna anterior, pressione a tecla Seta para a Esquerda.

    4. d. Para passar para a linha Critérios, pressione a tecla Seta para Baixo.

    5. e. Insira seus critérios. Para obter um exemplo de lista de critérios nas consultas, consulte Criar e executar uma consulta exclusão.

    6. f. Para passar para a linha Mostrar, pressione a tecla Seta para Cima.

    7. g. Desmarque a caixa de seleção Mostrar de cada critério.

  8. Para verificar se a consulta retorna os registros que você deseja excluir, pressione Alt+H, S e H.

  9. Para executar a consulta:

    1. Para alternar para o modo de exibição de Design, pressione Ctrl+H, C e D.

    2. No modo de exibição Design, pressione Alt, J+Q e depois G. Uma janela de confirmação abre, solicitando que você confirme a exclusão de um número x de linhas.

    3. Para excluir as linhas, pressione Enter.

  10. Para salvar a consulta, pressione Ctrl+S. Na caixa de diálogo Salvar como, digite um nome e pressione Enter.

Fazer backup do seu banco de dados

  1. Pressione Alt+F, A. A página Salvar como abre, com a opção Salvar Banco de Dados como selecionada.

  2. Para fazer backup do banco de dados, pressione B, Enter. A caixa de diálogo Salvar como abre, com a caixa de edição Nome do Arquivo selecionada. Se desejar, digite um novo nome para o banco de dados e pressione Enter.

Se estiver usando um banco de dados ou arquivo somente leitura criado na versão anterior do Access, você poderá receber uma mensagem de que não é possível criar um backup do banco de dados.

Para reverter para um backup, feche e renomeie o arquivo original para que a cópia de backup possa usar o nome da versão original. Atribua o nome da versão original à cópia de backup e abra a cópia de backup renomeada no Access.

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