Usar um fluxo de trabalho para gerenciar a aprovação de conteúdo para uma biblioteca

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Você pode usar um fluxo de trabalho para gerenciar a aprovação de conteúdo (também chamada de moderação) em bibliotecas para que a aprovação de conteúdo é necessária e controle de versão principal e secundária está habilitado. Quando você usa o fluxo de trabalho para gerenciar o processo de aprovação de conteúdo, as versões secundárias de um documento permanecem em um estado pendente até que elas são aprovadas ou rejeitadas durante o processo de fluxo de trabalho. Se uma versão secundária for aprovada por meio de um fluxo de trabalho, seu status é atualizado de pendente para aprovado, e ele for publicado como uma versão principal e exibido para qualquer pessoa com permissão para exibir a biblioteca. Se uma versão secundária for rejeitada por meio de um fluxo de trabalho, seu status é atualizado de pendente para rejeitada e permanece uma versão secundária que só é visível para as pessoas que têm permissão para exibir as versões secundárias na biblioteca. Um fluxo de trabalho de aprovação de conteúdo é iniciado automaticamente quando os autores verificam uma versão secundária como uma versão principal ou quando eles selecionar o comando publicar uma versão principal de um documento. Você também pode optar por permitir que usuários com permissões específicas para iniciar o fluxo de trabalho de aprovação de conteúdo manualmente.

Localize links para obter mais informações sobre aprovação de conteúdo e controle de versão na seção Consulte também.

As seções a seguir explicam as etapas envolvidas na configuração de um fluxo de trabalho para configurar um fluxo de trabalho para gerenciar a aprovação de conteúdo para uma biblioteca.

Neste artigo

Etapa 1: Habilitar aprovação de conteúdo para a biblioteca

Etapa 2: Habilitar o controle de versão principal e secundária para a biblioteca

Etapa 3: Configurar um fluxo de trabalho para gerenciar a aprovação de conteúdo para uma biblioteca

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Etapa 1: Permitir a aprovação de conteúdo e especificar a segurança do item de rascunho para a biblioteca

Quando uma biblioteca é definida, é possível exigir a aprovação para alterações nos documentos que são salvos nessa biblioteca.

Quando a aprovação de conteúdo é necessária para uma biblioteca, um documento que foi alterado permanece em um estado pendente até que seja aprovada ou rejeitada por alguém que tenha permissão para aprovar a ele. Se o arquivo for aprovado, ele é atribuído um status aprovado na biblioteca e ela será exibida para qualquer pessoa com permissão para exibir a biblioteca. Se o arquivo for rejeitado, seu status é atualizado para rejeitada e permanece visível apenas para o autor do documento e para as pessoas com permissão para gerenciar listas.

Por padrão, um documento pendente fica visível apenas para seu autor e para pessoas com permissão para gerenciar listas, mas é possível especificar se outros grupos de usuários podem visualizar o documento.

  1. Se a biblioteca não estiver aberta, clique em seu nome no Início Rápido.

    Se o nome da biblioteca não aparecer, clique em Exibir Todo o Conteúdo do Site e, em seguida, clique no nome da biblioteca.

    1. No menu Configurações Settings menu , clique nas configurações do tipo de biblioteca que você está abrindo.

      Por exemplo, em uma biblioteca de documentos, clique em Configurações da Biblioteca de Documentos.

  2. Em Configurações Gerais, clique em Definições de controle de versão.

  3. Na seção Aprovação de Conteúdo, em Exigir aprovação de conteúdo para itens enviados?, clique em Sim.

  4. Na seção Segurança do Item de Rascunho, em Quem deve ver itens de rascunho nesta biblioteca de documentos?, selecione Apenas usuários que podem aprovar itens (e o autor do item).

    Observação: Se as configurações do controle de versão não tiverem sido atualizadas para a biblioteca, essa opção será selecionada automaticamente ao optar por exigir aprovação do conteúdo.

  5. Clique em OK.

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Etapa 2: Habilitar o controle de versões principais e secundárias para a biblioteca

Você também deve habilitar o controle de versão principal e secundária para a biblioteca antes de poder usar um fluxo de trabalho para gerenciar a aprovação de conteúdo.

  1. Se a biblioteca não estiver aberta, clique em seu nome no Início Rápido.

    Se o nome da biblioteca não aparecer, clique em Exibir Todo o Conteúdo do Site e, em seguida, clique no nome da biblioteca.

    1. No menu Configurações Settings menu , clique nas configurações do tipo de biblioteca que você está abrindo.

      Por exemplo, em uma biblioteca de documentos, clique em Configurações da Biblioteca de Documentos.

  2. Em Configurações Gerais, clique em Definições de controle de versão .

  3. Na seção Histórico de Versões do Documento, clique em Criar versões principais e secundárias (rascunho).

  4. Clique em OK.

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Etapa 3: Configurar um fluxo de trabalho para gerenciar a aprovação de conteúdo para uma biblioteca

O fluxo de trabalho Aprovação predefinido que está disponível no Microsoft Office SharePoint Server 2007 pode ser utilizado para gerenciar a aprovação de conteúdo para uma biblioteca. Sua organização também pode desenvolver e implantar um fluxo de trabalho personalizado para gerenciar a aprovação de conteúdo.

Quando você usar um fluxo de trabalho para gerenciar a aprovação de conteúdo em uma biblioteca, o fluxo de trabalho de aprovação de conteúdo é iniciado sempre que os usuários check-in de um documento como uma versão principal, ou quando eles selecionam o comando publicar uma versão principal de um documento. Enquanto o fluxo de trabalho está em andamento, o documento permanece uma versão secundária com um status pendente da equipe. Se o documento for aprovado no fluxo de trabalho de aprovação de conteúdo, seu status é atualizado para aprovadoe o documento é publicado como uma versão principal, o que torna mais visível para qualquer pessoa com permissão para exibir documentos na biblioteca. Se o documento for rejeitado por meio do fluxo de trabalho de aprovação de conteúdo, seu status é atualizado para rejeitadae permanece uma versão secundária aos usuários que têm permissão para gerenciar listas e só é visível para o autor do documento.

Observação: É permitido apenas um fluxo de trabalho de aprovação de conteúdo designado para uma biblioteca, o qual é iniciado automaticamente quando os autores efetuam o check-in de documentos como versões principais, ou quando eles selecionam o comando Publicar uma Versão Principal para um documento.

  1. Abra a biblioteca à qual você deseja adicionar um fluxo de trabalho.

    1. No menu Configurações Settings menu , clique nas configurações do tipo de biblioteca que você está abrindo.

      Por exemplo, em uma biblioteca de documentos, clique em Definições da Biblioteca de Documentos.

  2. Em Permissões e Gerenciamento, clique em Definições de Fluxo de Trabalho.

    Observações: 

    • O comando Definições de fluxo de trabalho aparecerá apenas se os fluxos de trabalho forem ativados para o conjunto de sites.

    • Se já foram adicionados fluxos de trabalho a essa biblioteca, esta etapa o levará diretamente à página Alterar Definições do Fluxo de Trabalho, e você precisará clicar em Adicionar um fluxo de trabalho para ir para a página Adicionar um Fluxo de Trabalho. Se nenhum fluxo de trabalho foi adicionado à lista, biblioteca ou tipo de conteúdo, esta etapa o levará diretamente para a página Adicionar um Fluxo de Trabalho.

  3. Na página Adicionar um Fluxo de Trabalho, na seção Fluxo de Trabalho, clique no nome do modelo de fluxo de trabalho que você deseja usar para gerenciar a aprovação de conteúdo.

    Se você planeja usar o fluxo de trabalho Aprovação predefinido que está disponível no Office SharePoint Server 2007, clique no modelo de fluxo de trabalho Aprovação.

  4. Na seção Nome, digite um nome exclusivo para o fluxo de trabalho.

    1. Na seção Lista de Tarefas, especifique uma lista de tarefas para usar com esse fluxo de trabalho.

      Observações: 

      • Você pode usar a lista Tarefas padrão ou pode criar uma nova. Se você usar a lista Tarefas padrão, os participantes do fluxo de trabalho poderão encontrar e visualizar as tarefas dos fluxos de trabalho usando o modo de exibição Minhas Tarefas da lista Tarefas.

      • Se as tarefas desse fluxo de trabalho revelarem dados sensíveis ou confidenciais que você deseja manter separados da lista Tarefas geral, você deverá criar uma nova lista de tarefas.

      • Se a organização tiver vários fluxos de trabalho ou se os fluxos de trabalho envolverem várias tarefas, será preciso criar uma nova lista de tarefas. Nesse caso, é aconselhável criar listas de tarefas para cada fluxo de trabalho.

  5. Na seção Lista do Histórico, selecione uma lista de históricos a ser usada com esse fluxo de trabalho. A lista de históricos exibe todos os eventos que ocorrem durante cada instância do fluxo de trabalho.

    Observação: É possível usar a lista Histórico padrão ou criar uma nova. Se sua empresa tiver vários fluxos de trabalho, é possível criar uma lista do histórico separada para cada fluxo de trabalho.

  6. Na seção Iniciar Opções, marque a caixa de seleção Iniciar este fluxo de trabalho para aprovar a publicação de uma versão principal de um item.

    Observação: Esta opção fica disponível somente se o suporte para o controle de versão principal e secundário for ativado para a biblioteca e se o modelo do fluxo de trabalho selecionado puder ser usado para a aprovação de conteúdo.

  7. Se você quiser permitir que o fluxo de trabalho ser iniciado manualmente, marque a caixa de seleção Permitir que este fluxo de trabalho para ser iniciado manualmente por um usuário autenticado com permissões de itens de editar. Selecione o Caixa de seleção Exigir gerenciar permissões de listas para iniciar o fluxo de trabalho se você quiser exigir permissões adicionais para iniciar o fluxo de trabalho.

  8. Se houver opções de personalização adicionais disponíveis para seu fluxo de trabalho, clique em Avançar e especifique as opções desejadas na página Personalizar de seu fluxo de trabalho.

    Se você estiver usando o fluxo de trabalho de aprovação predefinido que está disponível no Office SharePoint Server 2007, consulte usar um fluxo de trabalho de aprovação para obter detalhes sobre como personalizar seu fluxo de trabalho.

  9. Se não houver opções de personalização adicionais disponíveis para seu fluxo de trabalho, clique em OK.

    Observações: 

    • O fluxo de trabalho de aprovação de conteúdo é iniciado automaticamente quando um autor faz check-in de um rascunho como uma versão principal ou quando um autor escolhe o comando Publicar uma Versão Principal de um documento.

    • As pessoas que possuem permissão para aprovar um documento diretamente podem fazer isso editando as propriedades desse documento diretamente na biblioteca. Se um documento for aprovado ou rejeitado assim, o fluxo de trabalho será concluído automaticamente.

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