Usar um fluxo de trabalho de Três estados

Importante :  Este artigo foi traduzido por um sistema de tradução automática, leia o aviso de isenção de responsabilidade. Para sua referência, veja a versão em inglês deste artigo aqui.

O fluxo de trabalho de três estados controla o status de um item de lista através de três estados (fases). Ele pode ser usado para gerenciar processos de negócios que exigem que as empresas controlem um alto volume de problemas ou itens, como problemas de suporte ao cliente, informações sobre clientes potenciais ou tarefas de projetos. Por exemplo, os três estados de uma tarefa de projeto podem ser Não Iniciada, Em Andamento e Concluída.

Neste artigo

Como o fluxo de trabalho de três estados funciona?

Configurar uma lista para usar com um fluxo de trabalho de três estados

Criar uma lista de acompanhamento de questões

Criar uma lista personalizada para usar com um fluxo de trabalho de três estados

Personalizar uma lista personalizada para usar com um fluxo de trabalho de três estados

Adicionar um fluxo de trabalho de três estados a uma lista

Iniciar manualmente um fluxo de trabalho de três estados em um item

Concluir uma tarefa em um fluxo de trabalho de três estados

Como o fluxo de trabalho de três estados funciona?

O fluxo de trabalho de três estados oferece suporte aos processos empresariais que exigem que as organizações controlem o status de um problema ou um item através de três estados e duas transições entre os estados. Com cada transação entre estados, o fluxo de trabalho atribui uma tarefa a uma pessoa e envia a essa pessoa um alerta de email sobre a tarefa. Quando essa tarefa é concluída, o fluxo de trabalho atualiza o status do item e avança para o próximo estado. O fluxo de trabalho de Três estados funciona com o modelo de lista Acompanhamento de Questões. Entretanto, ele pode ser usado com qualquer lista definida para conter uma coluna Escolha com três ou mais valores. Os valores nessa coluna Escolha desempenham a função dos estados que o fluxo de trabalho controla.

Uma lista pode ter mais de uma coluna de opção que, por sua vez, pode ter mais de três valores. No entanto, o fluxo de trabalho de três estados só pode ser configurado para usar uma das colunas de opção e apenas três dos valores na coluna de opção selecionada. Ao adicionar um fluxo de trabalho de Três estados a uma lista ou biblioteca, você seleciona uma coluna de opção e três dos valores fornecidos por ela.

O fluxo de trabalho de três estados pode ser usado para gerenciar processos empresariais que exigem que as empresas controlem um grande volume de problemas ou itens, como problemas de suporte ao cliente, informações sobre clientes potenciais ou tarefas do projeto. Por exemplo, os funcionários de uma pequena empresa de planejamento de eventos podem usar uma lista de acompanhamento de questões e um fluxo de trabalho de três estados personalizado para gerenciar as várias tarefas relacionadas aos eventos que estão planejando. O fluxo de trabalho controla as tarefas de planejamento de eventos através de três estados: Ativo, Pronto para Revisão e Concluído. Todas as tarefas de preparação de eventos relacionadas a um evento específico são compiladas em uma lista de acompanhamento de questões que foi criada para o evento e cujo estado foi marcado como Ativo. O coordenador de eventos atribui tarefas individuais para os membros de sua equipe e inicia o fluxo de trabalho de três estados nesses itens para iniciar o trabalho na tarefa do evento.

Quando o fluxo de trabalho é iniciado, cria uma tarefa para a pessoa designada. Quando um membro da equipe recebe uma tarefa, ele executa o trabalho necessário para concluir a tarefa. Pode ser um trabalho que ocorre fora da lista ou o site onde a lista de acompanhamento de problemas está localizada. Por exemplo, se um membro da equipe receber uma tarefa de fluxo de trabalho para desenvolver um plano de buffet, ele contatará uma empresa de buffet e trabalhará com ela para desenvolver um plano. Quando o rascunho de um plano de buffet é esboçado, o membro da equipe marca sua tarefa de fluxo de trabalho como concluída. Nesse ponto, o fluxo de trabalho atualiza o status da tarefa do evento na lista de acompanhamento de problemas de Ativo para Pronto para Revisão e cria uma segunda tarefa para o coordenador de eventos revisar o plano de buffet. Depois que o coordenador de eventos revisa e aprova o plano de buffet, ele marca sua tarefa de fluxo de trabalho como concluída, e o fluxo de trabalho atualiza o status da tarefa de Pronto para Revisão para Concluído.

Observação : Um participante do fluxo de trabalho pode concluir uma tarefa em um fluxo de trabalho de três estados de duas maneiras. Ele pode editar a tarefa do fluxo de trabalho para marcá-la como concluída ou pode alterar o status do item do fluxo de trabalho na lista (se o participante tiver permissão para alterar essa lista). Se o participante atualizar manualmente o status do item do fluxo de trabalho na lista, a tarefa do fluxo de trabalho será concluída. Se ele editar a tarefa do fluxo de trabalho para marcá-la como concluída, o status do item do fluxo de trabalho na lista será atualizado para Concluído.

As ações no fluxo de trabalho de três estados do exemplo anterior usam o seguinte processo:

Fluxograma de um exemplo de fluxo de trabalho de três estados

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Configurar uma lista para usar com um fluxo de trabalho de três estados

Para poder usar um fluxo de trabalho de três estados, é preciso configurar uma lista para utilizá-lo. Essa lista deve conter os itens que você planeja controlar ou gerenciar usando o fluxo de trabalho. O modelo de lista Acompanhamento de Questões funciona com o fluxo de trabalho de três estados, mas também é possível criar uma lista personalizada para uso com esses fluxos de trabalho. Se você criar uma lista personalizada, deverá garantir que contenha pelo menos uma coluna Opção com três ou mais valores de opção. Quando você configurar um fluxo de trabalho de três estados para uso com a lista, deverá especificar a coluna Opção contendo os valores de estado que o fluxo de trabalho controlará.

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Criar uma lista de acompanhamento de questões

Por padrão, é possível usar um fluxo de trabalho de três estados com qualquer lista criada a partir do modelo de lista Acompanhamento de Problemas.

  1. No menu Configurações Botão Configurações do Office 365 , clique em Adicionar um aplicativo.

  2. Na página Seus Aplicativos, clique em Acompanhamento de Questões e digite um nome para a lista. O nome da lista é obrigatório

  3. Se quiser fornecer uma descrição para a lista, clique em Opções Avançadas.

    • Na caixa Descrição, digite uma descrição da finalidade da lista. A descrição é opcional.

  4. Clique em Criar.

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Criar uma lista personalizada para usar com um fluxo de trabalho de três estados

Se você quiser criar uma lista personalizada para usar com um fluxo de trabalho de três estados, será necessário adicionar pelo menos uma coluna Opção contendo no mínimo três valores de estado que o fluxo de trabalho irá controlar.

  1. No menu Configurações Botão Configurações do Office 365 , clique em Adicionar um aplicativo.

  2. Na página Seus Aplicativos, clique em Lista Personalizadae digite um nome para a lista. O nome da lista é obrigatório.

  3. Se quiser fornecer uma descrição para a lista, clique em Opções Avançadas.

  4. Na caixa Descrição, digite uma descrição da finalidade da lista. A descrição é opcional.

  5. Alterando imagem do espaço reservado

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Personalizar uma lista personalizada para usar com um fluxo de trabalho de três estados

  1. Clique na lista personalizada criada na etapa anterior.

  2. Na faixa de opções, clique na guia Lista e, no grupo Configurações, clique em Configurações da Lista.

  3. Em Colunas, clique em Criar Coluna.

  4. Na seção nome e tipo, em nome da coluna, digite o nome da coluna que você deseja usar para especificar os valores de estado do fluxo de trabalho. Por exemplo, você pode inserir o nome como estado do fluxo de trabalho.

  5. Em O tipo de informação nessa coluna é, selecione Opção (menu para escolher).

  6. Na seção Configurações de Coluna Adicional, em Descrição, digite uma descrição opcional para a coluna.

  7. Em Exigir que essa coluna contenha informações, clique em Sim.

  8. Na caixa de listagem em Digite cada opção em uma linha separada, digite três ou mais valores de opção que você deseja para essa coluna. Esses valores se tornará os estados do fluxo de trabalho. Por exemplo, você pode inserir ativo, pronto para revisão e concluir como as três opções.

  9. Em Exibir opções usando, selecione Menu Suspenso ou Botões de Opção.

  10. Em Permitir opções de preenchimento, clique em Não.

  11. Especifique se você deseja um valor padrão específico para essa coluna ou se deseja adicioná-la ao modo de exibição padrão da lista.

  12. Clique em OK.

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Adicionar um fluxo de trabalho de três estados a uma lista

É preciso adicionar um fluxo de trabalho de três estados a uma lista para poder usá-lo nos itens dessa lista. Ao fazer isso, especifique qual coluna da lista contém os valores de estado a serem controlados pelo fluxo de trabalho. Especifique também informações sobre o que você deseja que aconteça em cada estágio do fluxo de trabalho. Por exemplo, é possível especificar o assunto e o texto para os alertas de email que os destinatários de tarefas recebem.

O Fluxo de trabalho de três estados está habilitado por padrão na maioria dos tipos de sites. Porém, um administrador de conjunto de sites pode desabilitar esse recurso. Se o Fluxo de trabalho de três estados não estiver disponível, contate o administrador do conjunto de sites.

Importante : É preciso ter a permissão Gerenciar Listas para adicionar um fluxo de trabalho a uma lista.

  1. Abra a lista à qual deseja adicionar um fluxo de trabalho de três estados.

  2. Clique na guia Lista > Configurações de Lista ou clique nas configurações referentes ao tipo de biblioteca que você está abrindo. Por exemplo, em uma biblioteca de documentos, clique em Configurações da Biblioteca de Documentos.

  3. Em Permissões e Gerenciamento, clique em Configurações de fluxo de trabalho.

  4. Na página Configurações de Fluxo de Trabalho, clique em Adicionar um fluxo de trabalho.

  5. Na página Adicionar um fluxo de trabalho, na seção de fluxo de trabalho, em selecionar um modelo de fluxo de trabalho, clique em três estados.

  6. Na seção Nome, digite um nome exclusivo para o fluxo de trabalho.

  7. Na seção Lista de Tarefas, especifique uma lista de tarefas para usar com o fluxo de trabalho.

    Observação : 

    • Você pode usar a lista Tarefas padrão ou pode criar uma nova. Se usar a lista Tarefas padrão, os participantes do fluxo de trabalho poderão localizar e exibir suas tarefas de fluxo de trabalho facilmente usando a exibição Minhas Tarefas da lista Tarefas.

    • Crie uma nova lista de tarefas se as tarefas desse fluxo de trabalho revelarem dados confidenciais que devem ser mantidos separados da lista Tarefas geral.

    • Crie uma nova lista de tarefas se a sua empresa tiver vários fluxos de trabalho ou se os fluxos de trabalho envolverem várias tarefas. Nesse caso, é possível criar listas de tarefas para cada fluxo de trabalho.

  8. Na seção Lista do Histórico, selecione uma lista do histórico para usar com esse fluxo de trabalho. A lista do histórico exibe todos os eventos que ocorrem durante cada instância do fluxo de trabalho.

    Observação : É possível usar a lista Histórico padrão ou criar uma nova. Se sua empresa tiver vários fluxos de trabalho, você poderá criar uma lista de histórico separada para cada fluxo de trabalho.

  9. Na seção Opções de Início, proceda de uma destas formas:

    • Se quiser permitir que o fluxo de trabalho seja iniciado manualmente, marque a caixa de seleção Permitir que este fluxo de trabalho seja iniciado manualmente por um usuário autenticado com permissões Participar. Marque a caixa de seleção Exigir permissões Gerenciar Listas para iniciar o fluxo de trabalho caso queira que permissões adicionais sejam exigidas para iniciar o fluxo de trabalho.

    • Se quiser que o fluxo de trabalho seja iniciado automaticamente quando novos itens forem criados, marque a caixa de seleção Iniciar este fluxo de trabalho quando um novo item for criado.

  10. Clique em Avançar.

  11. Na seção Estados do fluxo de trabalho, em Selecionar um campo 'Opção', selecione a coluna Opção na lista que contém os valores que você quer usar para os estados em seu fluxo de trabalho e selecione os valores de coluna desejados para o Estado inicial, Estado intermediário e Estado final do fluxo de trabalho.

  12. Nas duas seções Especifique o que você deseja que aconteça quando um fluxo de trabalho for iniciado (opções para a primeira tarefa no fluxo de trabalho) e Especifique o que você deseja que aconteça quando um fluxo de trabalho for alterado para seu estado intermediário (opções para a segunda tarefa no fluxo de trabalho) especifique as seguintes informações:

    Detalhes da Tarefa

Campo

Descrição

Título da Tarefa:

Você também pode alterar o título da mensagem que será exibido na tarefa quando o fluxo de trabalho for iniciado ou atingir o estado intermediário. Se marcar a opção Incluir campo da lista, o campo selecionado será adicionar ao final da mensagem.

Descrição da Tarefa:

Digite qualquer informação que você queira incluir na descrição da tarefa. Se a caixa de seleção Incluir campo de lista estiver marcada, o campo que você selecionar será adicionado ao final da mensagem. Se você marcar a caixa de seleção Inserir link para item de Lista, um link para o item de lista será incluído na descrição.

Data de Conclusão da Tarefa:

Se você quiser especificar uma data de conclusão para a tarefa, marque a caixa de seleção Incluir campo de lista e selecione a coluna de data da lista que contém as informações que você quer usar para a data de conclusão.

Tarefa Atribuída a:

Para atribuir a tarefa a uma pessoa especificada na lista, clique em Incluir campo de lista e selecione a coluna da lista que contém as informações do usuário que você quer usar. Quando esse fluxo de trabalho for iniciado, a primeira tarefa será atribuída à pessoa cujo nome aparecer nessa coluna do item do fluxo de trabalho.

Para atribuir essa tarefa em todas as instâncias desse fluxo de trabalho a uma pessoa especificada, clique em Personalizar e digite ou selecione o nome da pessoa a quem você quer atribuir a tarefa.

  1. Marque a opção Enviar mensagem de email se quiser que os participantes do fluxo de trabalho recebam alertas de email sobre suas tarefas no fluxo de trabalho.

    Observação :  Para garantir que os participantes do fluxo de trabalho recebam alertas de email e lembretes sobre suas tarefas de fluxo de trabalho depois que os fluxos de trabalho forem iniciados, contate o administrador do conjunto de sites para verificar se os emails estão habilitados para o site.

    Detalhes da Mensagem de Email

Campo

Descrição

Para

Digite o nome da pessoa para quem você quer que um alerta de email sobre a tarefa de fluxo de trabalho seja enviado. Marque a opção Incluir Tarefa Atribuída a se quiser enviar o alerta de email para o proprietário da tarefa.

Assunto

Digite a linha de assunto que você quer usar para o alerta de email. Marque a opção Usar Título da Tarefa se quiser adicionar o título da tarefa à linha de assunto da mensagem de email.

Corpo

Digite as informações que você quer que apareçam no corpo da mensagem do alerta de email. Marque a opção Inserir link para item de Lista se quiser incluir um link no item de lista da mensagem.

  1. Clique em OK.

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Iniciar manualmente um fluxo de trabalho de três estados em um item

Um fluxo de trabalho de três estados primeiro deve ser adicionado a uma lista para torná-lo disponível para uso em itens dessa lista. Consulte as seções anteriores para obter mais informações.

Um fluxo de trabalho de três estados pode ser configurado para iniciar automaticamente quando novos itens são adicionados a uma lista ou pode ser configurado para permitir que os usuários que têm permissões específicas o iniciem manualmente. Alguns fluxos de trabalho podem permitir as duas opções.

Para iniciar manualmente um fluxo de trabalho de três estados em um item de lista, siga estas etapas. Você deve ter permissões Editar Itens para a lista. Alguns fluxos de trabalho podem exigir que você tenha a permissão Gerenciar Listas.

Observação : Para garantir que os participantes do fluxo de trabalho recebam alertas de email e lembretes sobre suas tarefas de fluxo de trabalho depois que você iniciar um fluxo de trabalho, contate o administrador do conjunto de sites para verificar se os emails estão habilitados para o site.

  1. Abra a lista que contém o item no qual você deseja iniciar um fluxo de trabalho de três estados.

  2. Clique nas reticências próximas ao item para o qual você deseja iniciar um fluxo de trabalho e, no menu exibido, clique em Fluxos de Trabalho.

    Observação : O comando Fluxos de Trabalho fica disponível apenas quando o item está em uma lista ou biblioteca que tem pelo menos um fluxo de trabalho associado a ela.

  3. No menu Configurações, Botão Configurações do Office 365 , clique em Exibir Todo o Conteúdo do Site.

  4. Em Iniciar um Novo Fluxo de Trabalho, clique no nome do fluxo de trabalho de três estados que você quer iniciar.

    O fluxo de trabalho é iniciado imediatamente.

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Concluir uma tarefa em um fluxo de trabalho de três estados

Para concluir uma tarefa em um fluxo de trabalho de três estados, é preciso ter pelo menos a permissão Editar Itens para as listas de tarefas onde as tarefas do fluxo de trabalho são registradas.

  1. Abra a lista Tarefas do site e, em seguida, selecione Minhas Tarefas no menu Exibir para localizar sua tarefa de fluxo de trabalho.

    Observação : Se o fluxo de trabalho não usar a lista Tarefas padrão do site, as tarefas do seu fluxo de trabalho poderão não ser exibidas na lista Tarefas. Para localizar a tarefa do seu fluxo de trabalho, vá para a lista ou biblioteca em que o item do fluxo de trabalho está salvo. Aponte para o nome do item que deseja concluir, clique na seta exibida e, em seguida, em Fluxos de Trabalho. Na página Status de Fluxo de Trabalho, em Fluxos de Trabalho em Execução, clique no nome do fluxo de trabalho do qual você participa. Em Tarefas, clique na tarefa de fluxo de trabalho e vá para a etapa 3.

  2. Abra a lista contendo o item que você deseja marcar como concluído.

  3. Aponte para o nome da tarefa que deseja concluir, clique na seta que é exibida e, em seguida, clique em Editar Item.

  4. Na caixa de diálogo Tarefas, digite ou selecione as informações solicitadas para concluir a tarefa e clique em Salvar.

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Observação : Aviso de Isenção de Tradução Automática: Este artigo foi traduzido por computador, sem intervenção humana. A Microsoft oferece essas traduções automáticas para ajudar as pessoas que não falam inglês a aproveitar os textos escritos sobre produtos, serviços e tecnologias da Microsoft. Como este artigo foi traduzido automaticamente, é possível que contenha erros de vocabulário, sintaxe ou gramática.

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