Usar um fluxo de trabalho de Três estados

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O fluxo de trabalho de três estados rastreia o status de um item de lista através de três estados (fases). Ele pode ser usado para gerenciar processos empresariais que exigem as organizações controlem um alto volume de problemas ou itens, como problemas de suporte ao cliente, vendas potenciais ou tarefas do projeto. Por exemplo, os três estados para uma tarefa de projeto pode ser, não iniciado, em andamento e concluído.

Neste artigo

Como o fluxo de trabalho de três estados funciona?

Configurar uma lista para usar com um fluxo de trabalho de três estados

Criar uma lista de acompanhamento de questões para usar um fluxo de trabalho de três estados

Criar uma lista personalizada para usar com um fluxo de trabalho de três estados

Personalizar uma lista personalizada para usar com um fluxo de trabalho de três estados

Adicionar um fluxo de trabalho de três estados a uma lista

Iniciar manualmente um fluxo de trabalho de três estados em um item

Concluir uma tarefa de fluxo de trabalho em um fluxo de trabalho de três estados

Como o fluxo de trabalho de três estados funciona?

O fluxo de trabalho de três estados oferece suporte a processos de negócios que exigem que as organizações a acompanhar o status de uma questão ou um item por meio de três estados e duas transições entre os estados. Com cada transição entre estados, o fluxo de trabalho atribui uma tarefa a uma pessoa e envia a essa pessoa um alerta por email sobre a tarefa. Quando essa tarefa é concluída, o fluxo de trabalho atualiza o status do item e avança para o próximo estado. O fluxo de trabalho de três estados funciona com o modelo de lista de Controle de questões . No entanto, ele pode ser usado com qualquer lista que está configurada para conter uma coluna opção com três ou mais valores. Os valores desta coluna opção servem como os estados que rastreia o fluxo de trabalho.

Uma lista pode ter mais de uma coluna opção e a coluna de opção pode ter mais de três valores. No entanto, o fluxo de trabalho de três estados só pode ser configurado para usar uma das colunas escolha e apenas três dos valores na coluna opção selecionada. Quando você adiciona um fluxo de trabalho de três estados a lista ou biblioteca, você seleciona uma coluna opção e três dos valores fornecem pela coluna. Para saber como trabalhar com colunas em uma lista, consulte criar uma coluna em uma lista ou biblioteca ou Excluir uma coluna em uma lista ou biblioteca.

O fluxo de trabalho de três estados pode ser usado para gerenciar processos de negócios que exigem as organizações controlem um alto volume de problemas ou itens, como problemas de suporte ao cliente, vendas potenciais ou tarefas do projeto. Por exemplo, os funcionários em um pequeno empresa de planejamento de eventos podem usar uma lista de acompanhamento de questões e um fluxo de trabalho de três estados personalizado para gerenciar as diversas tarefas relacionadas à eventos que eles estão planejando. O fluxo de trabalho de três estados controla as tarefas de planejamento de eventos por meio de três estados: ativo, pronto para revisãoe concluída. Todas as tarefas de preparação de eventos relacionadas a um evento específico são compiladas em uma lista de acompanhamento de questões que foi criada para esse evento e marcada como ativa. Coordenador do evento atribui tarefas individuais para os membros da sua equipe e inicia o fluxo de trabalho de três estados nesses itens para iniciar o trabalho na tarefa evento.

Quando o fluxo de trabalho é iniciado, ele cria uma tarefa para a pessoa designada. Quando um membro da equipe recebe uma tarefa, ele ou ela realiza o trabalho que é necessário para concluir a tarefa. Isso pode ser o trabalho que ocorre fora da lista ou site onde se encontra a lista de acompanhamento de questões. Por exemplo, se um membro da equipe recebe uma tarefa de fluxo de trabalho para desenvolver um plano de catering, ele ou ela uma empresa catering de contatos e, em seguida, trabalha com eles para desenvolver um plano. Quando o plano de catering é esboçado, o membro da equipe marca sua tarefa como concluída. Neste ponto, o fluxo de trabalho atualiza o status da tarefa evento na lista de acompanhamento de questões de ativo para pronta para revisãoe cria uma segunda tarefa para o coordenador de evento revisar o plano de catering. Após o coordenador de evento revisa e aprova o plano catering, ela marca sua tarefa de fluxo de trabalho como concluído e o fluxo de trabalho atualiza o status da tarefa de pronto para revisão como concluída.

Observação: Um participante de fluxo de trabalho pode concluir uma tarefa de fluxo de trabalho em um fluxo de trabalho de três estados de duas maneiras. Um participante pode editar a tarefa de fluxo de trabalho para marcá-lo como concluído, ou um participante pode alterar o status do item na lista de fluxo de trabalho (se o participante tem permissão para alterar essa lista). Se um participante atualiza manualmente o status do item na lista de fluxo de trabalho, a tarefa de fluxo de trabalho seja concluída. Se o participante edita a tarefa de fluxo de trabalho para marcá-lo como concluído, o status do item na lista de fluxo de trabalho é atualizado para concluído.

As ações no fluxo de trabalho de três estados do exemplo anterior usam o processo de acompanhamento:

Fluxograma de um exemplo de fluxo de trabalho de três estados

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Configurar uma lista para usar com um fluxo de trabalho de três estados

Antes de poder usar um fluxo de trabalho de três estados, você deve configurar uma lista para usar o fluxo de trabalho. Esta lista deve conter os itens que você planeja controlar ou gerenciar usando o fluxo de trabalho. O modelo de lista de Controle de questões funciona com o fluxo de trabalho de três estados. No entanto, você também pode criar uma lista personalizada para usar com esses fluxos de trabalho. Se você criar uma lista personalizada para usar com o fluxo de trabalho de três estados, você deve garantir que a lista contém pelo menos uma coluna opção que inclui três ou mais valores de opção. Quando você configura um fluxo de trabalho de três estados para uso com a lista, você deve especificar a coluna de opção que contém os valores de estado que irá controlar o fluxo de trabalho.

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Criar uma lista de acompanhamento de questões para usar um fluxo de trabalho de três estados

Por padrão, você pode usar um fluxo de trabalho de três estados com qualquer lista que você criar a partir do modelo de lista de Controle de questões .

  1. No menu Ações do Site, clique em Exibir todo o conteúdo do Site.

  2. Na página todo o conteúdo do Site, clique em criar.

  3. Na caixa de diálogo criar , clique em Controle de questõese digite um nome para a lista. O nome de lista é necessário.

    Observação: O nome da lista é exibida na parte superior da página da lista, torna-se parte do endereço da Web para a página de lista e é exibido na navegação elementos que ajudam os usuários localizar e abrir a lista.

  4. Se você quiser fornecer uma descrição para a lista ou especificar se um link para a lista é exibido no início rápido, o padrão é Sim, clique em Mais opções.

    • Na caixa Descrição , digite uma descrição da finalidade da lista. A descrição é opcional.

    • Para adicionar um link a essa lista no início rápido, clique em Sim na seção navegação .

  5. Na parte inferior da caixa de diálogo Criar, clique em criar.

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Criar uma lista personalizada para usar com um fluxo de trabalho de três estados

Se você quiser criar uma lista personalizada para usar com um fluxo de trabalho de três estados, é necessário adicionar pelo menos uma coluna opção que contém pelo menos três valores de estado que irá controlar o fluxo de trabalho.

  1. No menu Ações do Site, clique em Exibir todo o conteúdo do Site.

  2. Na página todo o conteúdo do Site, clique em criar.

  3. Na caixa de diálogo Criar, clique em Lista personalizadae digite um nome para a lista. O nome de lista é necessário.

    Observação: O nome da lista é exibida na parte superior da página da lista, torna-se parte do endereço da Web para a página de lista e é exibido na navegação elementos que ajudam os usuários localizar e abrir a lista.

  4. Se você quiser fornecer uma descrição para a lista ou especificar se um link para a lista é exibido no início rápido, o padrão é Sim, clique em Mais opções.

  5. Na caixa Descrição , digite uma descrição da finalidade da lista. A descrição é opcional.

  6. Para adicionar um link a essa lista no início rápido, clique em Sim na seção navegação .

  7. Na parte inferior da caixa de diálogo Criar, clique em criar.

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Personalizar uma lista personalizada para usar com um fluxo de trabalho de três estados

  1. Na lista personalizada, na faixa de opções, clique na guia lista e clique em Configurações da lista.

  2. Em colunas, clique em Criar coluna.

  3. Na seção nome e tipo , em nome da coluna, digite o nome da coluna que você deseja usar para especificar os valores de estado do fluxo de trabalho.

  4. Em o tipo de informação desta coluna é, selecione opção (menu para escolher).

  5. Na seção Configurações de coluna adicionais , em Descrição, digite uma descrição opcional para a coluna.

  6. Em exigir que esta coluna contenha informações, clique em Sim.

  7. Na caixa de listagem em Digite cada opção em uma linha separada, digite três ou mais valores de opção que você deseja para essa coluna. Esses valores se tornará os estados do fluxo de trabalho.

  8. Em Exibir opções usando, selecione o Menu suspenso ou Botões de opção.

  9. Em Permitir opções de 'Preenchimento', clique em não.

  10. Especifique se deseja que um valor padrão específico para essa coluna ou se você deseja adicioná-lo à exibição padrão para a lista.

  11. Clique em OK.

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Adicionar um fluxo de trabalho de três estados a uma lista

É necessário adicionar um fluxo de trabalho de três estados a uma lista antes de você pode usá-lo nos itens da lista. Quando você adiciona um fluxo de trabalho de três estados a uma lista, você especificar qual coluna na lista contém os valores de estado que o fluxo de trabalho para acompanhar. Você também pode especificar informações sobre o que você deseja que ocorrem em cada fase do fluxo de trabalho. Por exemplo, você pode especificar o assunto e o texto para os alertas de email que receber de destinatários da tarefa.

O fluxo de trabalho de três estados está habilitado por padrão na maioria dos tipos de sites. No entanto, um administrador de conjunto de sites pode desativar o recurso. Se o fluxo de trabalho de três estados não estiver disponível, contate seu administrador de conjunto de sites.

Importante: Você deve ter a permissão Gerenciar listas para adicionar um fluxo de trabalho a uma lista.

  1. Abra a lista à qual você deseja adicionar um fluxo de trabalho de três estados. Da lista personalizada, na faixa de opções, clique na guia lista e, em seguida, clique em Configurações da listaou clique nas configurações para o tipo de biblioteca que você está abrindo. Por exemplo, em uma biblioteca de documentos, clique em Configurações da Biblioteca de Documentos.

  2. Em permissões e gerenciamento, clique em configurações de fluxo de trabalho.

    Se fluxos de trabalho já foram adicionados a essa lista, biblioteca ou tipo de conteúdo, esta etapa leva você diretamente para a página de alterar as configurações de fluxo de trabalho e clique em Adicionar um fluxo de trabalho para ir para adicionar uma página de fluxo de trabalho. Se nenhuma fluxos de trabalho foram adicionados a essa lista, biblioteca ou tipo de conteúdo, esta etapa leva você diretamente para adicionar uma página de fluxo de trabalho.

  3. Se já existe um fluxo de trabalho para a lista, faça o seguinte: na página Alterar configurações de fluxo de trabalho, clique em Adicionar um fluxo de trabalho.

  4. Na página Adicionar um fluxo de trabalho na seção de fluxo de trabalho , clique em três estados em selecionar um modelo de fluxo de trabalho.

  5. Na seção nome , digite um nome exclusivo para o fluxo de trabalho.

  6. Na seção Lista de tarefas , especifique uma lista de tarefas para usar com o fluxo de trabalho.

    Observações: 

    • Você pode usar a lista de tarefas padrão ou você pode criar um novo. Se você usar a lista de tarefas padrão, os participantes do fluxo de trabalho será capazes de localizar e exibir suas tarefas de fluxo de trabalho com facilidade, usando o modo de exibição minhas tarefas da lista de tarefas.

    • Crie uma nova lista de tarefas se as tarefas deste fluxo de trabalho revelarem dados confidenciais que você queira manter separados da lista de tarefas geral.

    • Crie uma nova lista de tarefas se sua organização terá muitos fluxos de trabalho ou se fluxos de trabalho envolve várias tarefas. Nesse caso, talvez você queira criar listas de tarefas para cada fluxo de trabalho.

  7. Na seção Lista de histórico , selecione uma lista de histórico para usar com este fluxo de trabalho. A lista de histórico exibe todos os eventos que ocorrem durante cada instância do fluxo de trabalho.

    Você pode usar a lista de histórico padrão ou você pode criar um novo. Se sua organização tiver muitos fluxos de trabalho, talvez você queira criar uma lista de histórico separada para cada fluxo de trabalho.

  8. Na seção Opções de início , siga um destes procedimentos:

    • Se você quiser permitir que o fluxo de trabalho ser iniciado manualmente, marque a caixa de seleção Permitir que este fluxo de trabalho para ser iniciado manualmente por um usuário autenticado com permissões de participar . Selecione a caixa de seleção exigir gerenciar listas permissões para iniciar o fluxo de trabalho se você quiser exigir permissões adicionais para iniciar o fluxo de trabalho.

    • Se desejar que o fluxo de trabalho seja iniciado automaticamente quando novos itens forem criados, marque a caixa de seleção Iniciar este fluxo de trabalho quando um novo item é criado .

  9. Clique em Avançar.

  10. Na seção Estados de fluxo de trabalho , em Selecione um campo 'Opção', selecione a coluna de opção na lista que contém os valores que você deseja usar para os estados no seu fluxo de trabalho e selecione os valores da coluna que você deseja para o Estado inicial, meioe o Estado Final do fluxo de trabalho.

  11. Nas duas seções Especifique o que você deseja acontecer quando um fluxo de trabalho é iniciado (opções para a primeira tarefa do fluxo de trabalho) e Especifique o que você deseja acontecer quando um fluxo de trabalho é alterado para seu estado intermediário (opções para a segunda tarefa do fluxo de trabalho) Especifique as seguintes informações:

    Detalhes da tarefa

Descrição da tarefa:

Digite qualquer informação que você deseja incluir na descrição da tarefa. Se você selecionar a caixa de seleção Incluir campo da lista , o campo que você selecionar será adicionado ao final da mensagem. Se você selecionar a caixa de seleção Inserir link para item de lista , um link para o item da lista é incluído na descrição.

Conclusão da tarefa Data:

Se você deseja especificar uma data de conclusão da tarefa, marque a caixa de seleção Incluir campo da lista e, em seguida, selecione a coluna Data na lista que contém as informações de data que você deseja usar para a data de conclusão.

Tarefa atribuída a:

Para atribuir a tarefa a uma pessoa especificada na lista, clique em campo de lista de incluire, em seguida, selecione a coluna da lista que contém as informações do usuário que você deseja usar. Quando este fluxo de trabalho é iniciado, a primeira tarefa é atribuída para a pessoa cujo nome aparece nesta coluna para o item de fluxo de trabalho.

Para atribuir esta tarefa em todas as instâncias deste fluxo de trabalho a uma pessoa que você especificar, clique em personalizadoe em seguida, digite ou selecione o nome da pessoa a quem você deseja atribuir a tarefa.

  1. Marque a caixa de seleção Enviar email se quiser que os participantes do fluxo de trabalho para receber alertas de email sobre suas tarefas de fluxo de trabalho.

    Observação: Se você quer certificar-se de que os participantes do fluxo de trabalho recebem alertas de email e lembretes sobre suas tarefas de fluxo de trabalho após fluxos de trabalho são iniciados, contate seu administrador de conjunto de sites para verificar se o email está habilitado para o seu site.

    Detalhes da mensagem de email

Para

Digite o nome da pessoa para quem você deseja um alerta de email sobre a tarefa de fluxo de trabalho sejam enviadas. Marque a caixa de seleção Incluir tarefa atribuída a se você deseja enviar o alerta de email ao proprietário da tarefa.

Subject

Digite a linha de assunto que você deseja usar para o alerta de email. Selecione a caixa de seleção Usar título da tarefa se você deseja adicionar o título da tarefa à linha de assunto da mensagem de email.

Corpo

Digite as informações que você deseja que apareça no corpo da mensagem de alerta de email. Marque a caixa de seleção Inserir link para item de lista se desejar incluir um link para o item da lista na mensagem.

  1. Clique em OK.

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Iniciar manualmente um fluxo de trabalho de três estados em um item

Um fluxo de trabalho de três estados primeiro deve ser adicionado a uma lista para torná-lo disponível para uso nos itens da lista. Consulte as seções anteriores para obter mais informações.

Um fluxo de trabalho de três estados pode ser configurado para ser iniciado automaticamente quando novos itens são adicionados a uma lista ou ele pode ser configurado para permitir que os usuários que têm permissões específicas para iniciar o fluxo de trabalho manualmente. Alguns fluxos de trabalho podem permitir ambas as opções.

Para iniciar manualmente um fluxo de trabalho de três estados em um item de lista, siga estas etapas. Você deve ter a permissão Editar itens para a lista. Alguns fluxos de trabalho podem exigir que você tenha a permissão Gerenciar listas.

Observação: Se você quer certificar-se de que os participantes do fluxo de trabalho recebam alertas de email e lembretes sobre suas tarefas de fluxo de trabalho após iniciar um fluxo de trabalho, contate seu administrador de conjunto de sites para verificar se o email está habilitado para o seu site.

  1. Abra a lista que contém o item no qual você deseja iniciar um fluxo de trabalho de três estados.

  2. Aponte para o item no qual você deseja iniciar um fluxo de trabalho, clique na seta exibida e clique em fluxos de trabalho.

    Observação: O comando fluxos de trabalho está disponível somente quando o item está em uma lista ou biblioteca que tem pelo menos um fluxo de trabalho associado a ela.

  3. No menu Ações do Site, clique em Exibir todo o conteúdo do Site.

  4. Em Iniciar um novo fluxo de trabalho, clique no nome do fluxo de trabalho três estados que você deseja iniciar.

    O fluxo de trabalho é iniciado imediatamente.

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Concluir uma tarefa de fluxo de trabalho em um fluxo de trabalho de três estados

Para concluir uma tarefa de fluxo de trabalho em um fluxo de trabalho de três estados que você deve ter pelo menos a permissão Editar itens para as tarefas lista onde as tarefas de fluxo de trabalho são registradas.

  1. Abra a lista de tarefas para o site e, em seguida, selecione Minhas tarefas no menu Exibir para localizar sua tarefa de fluxo de trabalho.

    Observação: Se o fluxo de trabalho não usar a lista de tarefas padrão, a tarefa de fluxo de trabalho pode não aparecer na lista de tarefas . Para localizar sua tarefa de fluxo de trabalho, vá para a lista ou biblioteca onde o item de fluxo de trabalho é salvo. Aponte para o nome do item que você deseja concluir, clique na seta exibida e clique em fluxos de trabalho. Na página Status do fluxo de trabalho, em Fluxos de trabalho em execução, clique no nome do fluxo de trabalho em que você é um participante. Em tarefas, localize a tarefa de fluxo de trabalho.

  2. Abra a lista que contém o item no qual você deseja marcar como concluído.

  3. Aponte para o nome da tarefa que você deseja concluir, clique na seta exibida e clique em Editar Item.

  4. Na caixa de diálogo tarefas , digite ou selecione as informações solicitadas para concluir a tarefa e, em seguida, clique em Salvar.

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