Usar um fluxo de trabalho Coletar Assinaturas

Importante :  Este artigo foi traduzido por um sistema de tradução automática, leia o aviso de isenção de responsabilidade. Para sua referência, veja a versão em inglês deste artigo aqui.

O fluxo de trabalho Coletar Assinaturas circula um documento do Microsoft Office que foi salvo em uma lista ou biblioteca de um grupo de pessoas para coletar suas assinaturas digitais. O fluxo de trabalho Coletar Assinaturas funciona apenas com documentos do Microsoft Office Word 2007 ou do Microsoft Office Excel 2007 que contenham uma ou mais Linhas de Assinatura do Microsoft Office. Por padrão, o fluxo de trabalho Coletar Assinaturas está associado ao tipo de conteúdo Documento e, assim, está automaticamente disponível nas bibliotecas de documentos para documentos ou pastas de trabalho que contêm Linhas de Assinatura do Microsoft Office.

Neste artigo

Como funciona o fluxo de trabalho coletar assinaturas?

Adicionar ou alterar um fluxo de trabalho coletar assinaturas para uma biblioteca ou tipo de conteúdo

Iniciar um fluxo de trabalho coletar assinaturas em um documento ou pasta de trabalho

Concluir uma tarefa de fluxo de trabalho coletar assinaturas

Como funciona o fluxo de trabalho Coletar Assinaturas?

O fluxo de trabalho Coletar Assinaturas oferece suporte a um processo empresarial que envolva o envio de um documento para um grupo de pessoas a fim de coletar assinaturas. O fluxo de trabalho Coletar Assinaturas torna o processo de assinatura digital mais eficiente, gerenciando e rastreando todas as tarefas humanas envolvidas no processo de assinatura e fornecendo um registro do processo de assinatura após ele ser concluído.

O fluxo de trabalho Coletar Assinaturas difere dos outros fluxos de trabalho predefinidos no Microsoft Office SharePoint Server 2007 pelo fato de que os usuários devem iniciar esse fluxo de trabalho a partir do programa cliente do 2007 Microsoft Office system no qual a tarefa de assinatura será executada. Os participantes também devem concluir suas tarefas de assinatura para o fluxo de trabalho Coletar Assinaturas no programa cliente.

Para usar um fluxo de trabalho coletar assinaturas, você deve primeiro salvar seu documento ou pasta de trabalho em uma biblioteca do SharePoint onde o fluxo de trabalho coletar assinaturas específico que você deseja usar está disponível. Para iniciar um fluxo de trabalho coletar assinaturas, abra a pasta de documentos ou Office Excel 2007 de Office Word 2007 na qual você deseja coletar uma ou mais assinaturas. Se o documento ou pasta de trabalho ainda não contém as linhas de assinaturas do Microsoft Office que você precisa, você deverá inseri-los ou o fluxo de trabalho coletar assinaturas não estará disponível para uso. Para iniciar o fluxo de trabalho de dentro do programa do cliente, clique no Botão Microsoft Office, clique em fluxos de trabalho e, em seguida, selecione o fluxo de trabalho coletar assinaturas que você deseja usar. Preencha um formulário de inicialização de fluxo de trabalho em que você especificar os nomes das pessoas que precisam assinar o documento. O formulário exibe automaticamente os nomes do assinante sugerido que é especificada no documento ou pasta de trabalho. Você pode optar por atribuir as tarefas de assinatura na ordem em que as assinaturas aparecem ou para todos os assinantes ao mesmo tempo.

Depois que o fluxo de trabalho for iniciado, o servidor atribuirá tarefas de assinatura a todos os participantes. Se os alertas por email foram ativados para o servidor, o servidor também enviará a todos os participantes alertas por email sobre suas tarefas de assinatura. Os participantes podem clicar no botão Editar esta Tarefa no alerta de tarefa por email para abrir o documento ou a pasta de trabalho a ser assinada e concluir suas tarefas de assinatura.

Enquanto o fluxo de trabalho Coletar Assinaturas está em andamento, o proprietário do fluxo de trabalho ou os participantes do fluxo de trabalho podem exibir a página Status do Fluxo de Trabalho para consultar quais participantes concluíram suas tarefas do fluxo de trabalho. Quando os participantes do fluxo de trabalho concluírem suas tarefas, o fluxo de trabalho será finalizado e o proprietário receberá uma mensagem de email informando que o fluxo de trabalho Coletar Assinaturas foi concluído. Essa mensagem de email especifica os nomes de todas as pessoas que assinaram o documento, juntamente com os nomes das pessoas que foram originalmente indicadas como signatários sugeridos.

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Adicionar ou alterar um fluxo de trabalho Coletar Assinaturas para uma biblioteca ou tipo de conteúdo

Antes que um fluxo de trabalho Coletar Assinaturas possa ser utilizado, ele deverá ser adicionado a uma biblioteca ou tipo de conteúdo de forma a disponibilizá-lo para documentos ou itens em um local específico. O fluxo de trabalho Coletar Assinaturas foi projetado principalmente para uso em bibliotecas e pode ser iniciado apenas em documentos que são abertos no Office Word 2007 ou no Office Excel 2007. Você deve ter a permissão Gerenciar Listas para adicionar um fluxo de trabalho a uma biblioteca ou tipo de conteúdo. Na maioria dos casos, os administradores de site ou os indivíduos que gerenciam listas ou bibliotecas específicas executam essa tarefa.

A disponibilidade do fluxo de trabalho em um site varia, dependendo de onde ele for adicionado:

  • Se você adicionar um fluxo de trabalho diretamente a uma biblioteca, ele estará disponível apenas para documentos dessa biblioteca.

  • Se você adicionar um fluxo de trabalho a um tipo de conteúdo de lista (uma instância de um tipo de conteúdo de site que foi adicionada a uma biblioteca específica), ele estará disponível apenas para itens desse tipo de conteúdo na biblioteca específica com a qual esse tipo de conteúdo está associado.

  • Se você adicionar um fluxo de trabalho a um tipo de conteúdo de site, esse fluxo de trabalho estará disponível para quaisquer itens desse tipo de conteúdo em cada lista e biblioteca à qual uma instância desse tipo de conteúdo de site foi adicionada. Para que um fluxo de trabalho fique altamente disponível entre bibliotecas em um conjunto de sites para itens de um tipo de conteúdo específico, a maneira mais eficiente para alcançar esse resultado é adicionar esse fluxo de trabalho diretamente em um tipo de conteúdo de site.

Adicionar ou alterar um fluxo de trabalho Coletar Assinaturas para uma biblioteca ou tipo de conteúdo

Se você deseja adicionar um fluxo de trabalho Coletar Assinaturas a uma biblioteca ou um tipo de conteúdo, ou se deseja alterar um fluxo de trabalho Coletar Assinaturas que já esteja associado a uma biblioteca ou um tipo de conteúdo, você deve seguir as mesmas etapas.

  1. Para ir para a página Adicionar um Fluxo de Trabalho ou a página Alterar um Fluxo de Trabalho para a biblioteca ou o tipo de conteúdo em que você deseja adicionar um fluxo de trabalho, siga um destes procedimentos:

    • Para uma biblioteca:

      1. Abra a biblioteca à qual você deseja adicionar ou na qual deseja alterar um fluxo de trabalho.

        1. Sobre o menu configurações menu configurações , clique nas configurações para o tipo de biblioteca que você está abrindo.

          Por exemplo, em uma biblioteca de documentos, clique em Definições da Biblioteca de Documentos.

      2. Em Permissões e Gerenciamento, clique em Definições de Fluxo de Trabalho.

    • Para um tipo de conteúdo de lista:

      1. Abra a biblioteca que contém a instância do tipo de conteúdo de lista para a qual você deseja adicionar ou alterar um fluxo de trabalho.

        1. Sobre o menu configurações menu configurações , clique nas configurações para o tipo de biblioteca que você está abrindo.

          Por exemplo, em uma biblioteca de documentos, clique em Definições de Biblioteca de Documentos.

      2. Em Tipos de Conteúdo, clique no nome do tipo de conteúdo.

        Observação : Se a biblioteca não for configurada para permitir vários tipos de conteúdo, a seção Tipos de Conteúdo não aparecerá na página Personalizar da biblioteca.

      3. Em Configurações, clique em Definições de fluxo de trabalho .

    • Para um tipo de conteúdo de site

      1. Na home page do conjunto de sites, sobre o menu Ações do Site Imagem do botão , aponte para Definições do Site e clique em Modificar todas as configurações do Site.

      2. Em Galerias, clique em Tipos de conteúdo de site.

      3. Clique no nome do tipo de conteúdo de site do qual você deseja adicionar ou alterar um fluxo de trabalho e, em seguida, clique em Definições de fluxo de trabalho.

        Se já foram adicionados fluxos de trabalho a essa biblioteca ou a esse tipo de conteúdo, esta etapa o levará diretamente à página Alterar Definições do Fluxo de Trabalho, e você precisará clicar em Adicionar um fluxo de trabalho para ir para a página Adicionar um Fluxo de Trabalho. Se nenhum fluxo de trabalho foi adicionado a essa biblioteca ou a esse tipo de conteúdo, esta etapa o levará diretamente à página Adicionar um Fluxo de Trabalho.

  2. Na página Alterar Definições de Fluxo de Trabalho, clique em Adicionar um fluxo de trabalho, ou clique no nome do fluxo de trabalho cujas definições deseja alterar.

  3. Execute uma das seguintes ações:

    • Se estiver adicionando um fluxo de trabalho, na página Adicionar um Fluxo de Trabalho, na seção Fluxo de Trabalho, clique no modelo de fluxo de trabalho Coletar Assinaturas.

    • Se estiver alterando as definições de um fluxo de trabalho, na página Alterar um Fluxo de Trabalho, altere as definições desejadas de acordo com as etapas a seguir.

  4. Na seção Nome, digite um nome exclusivo para o fluxo de trabalho.

    1. Na seção Lista de Tarefas, especifique uma lista de tarefas para usar com esse fluxo de trabalho.

      • Você pode usar a lista Tarefas padrão ou pode criar uma nova. Se você usar a lista Tarefas padrão, os participantes do fluxo de trabalho poderão encontrar e visualizar as tarefas dos fluxos de trabalho usando o modo de exibição Minhas Tarefas da lista Tarefas.

      • Se as tarefas desse fluxo de trabalho revelarem dados sensíveis ou confidenciais que você deseja manter separados da lista Tarefas geral, você deverá criar uma nova lista de tarefas.

      • Se a organização tiver vários fluxos de trabalho ou se os fluxos de trabalho envolverem várias tarefas, será preciso criar uma nova lista de tarefas. Nesse caso, é aconselhável criar listas de tarefas para cada fluxo de trabalho.

  5. Na seção Lista do Histórico, selecione uma lista de históricos a ser usada com esse fluxo de trabalho. A lista de históricos exibe todos os eventos que ocorrem durante cada instância do fluxo de trabalho.

    É possível usar a lista Histórico padrão ou criar uma nova. Se sua empresa tiver vários fluxos de trabalho, é possível criar uma lista do histórico separada para cada fluxo de trabalho.

  6. Na seção Opções de Inicialização especificar como, quando ou por quem um fluxo de trabalho pode ser iniciado.

    Observações : 

    • Opções específicas podem não estar disponíveis se não o modelo de fluxo de trabalho selecionado não oferecer suporte a elas.

    • A opção Inicie este fluxo de trabalho para aprovar a publicação de uma versão principal de um item estará disponível apenas se o suporte para controle de versões principais e secundárias estiver habilitado para a biblioteca e se o modelo de fluxo de trabalho selecionado puder ser usado para aprovação de conteúdo.

  7. Se estiver adicionando esse fluxo de trabalho a um tipo de conteúdo de site, especifique na seção Atualizar Listas e Tipos de Conteúdo de Site, se você deseja adicionar esse fluxo de trabalho a todos os tipos de conteúdo que herdem desse tipo de conteúdo.

    Observação : A seção Atualizar Listas e Tipos de Conteúdo de Site é exibida na página Adicionar um Fluxo de Trabalho apenas para tipos de conteúdo de site.

  8. Clique em OK.

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Iniciar um fluxo de trabalho Coletar Assinaturas em um documento ou pasta de trabalho

Para iniciar um fluxo de trabalho Coletar Assinaturas, você deve salvar o documento ou a pasta de trabalho para o qual deseja coletar assinaturas em uma biblioteca do SharePoint para a qual o fluxo de trabalho Coletar Assinaturas esteja disponível. Você deve ter pelo menos a permissão Editar Itens para iniciar um fluxo de trabalho. Alguns fluxos de trabalho podem requerer que você também tenha a permissão Gerenciar Listas para iniciar um fluxo de trabalho em um documento ou item.

Observação : Se você deseja garantir que os participantes do fluxo de trabalho recebam notificações por email e lembretes sobre suas tarefas de fluxo de trabalho após você iniciar um fluxo de trabalho, entre em contato com o administrador do servidor para verificar se as notificações por email foram ativadas para o seu site.

  1. Se a biblioteca não estiver aberta, clique em seu nome no Início Rápido.

    Se o nome da biblioteca não for exibido, clique em Exibir Todo o Conteúdo do Site e no nome da biblioteca.

  2. Aponte para o documento ou pasta de trabalho no qual você deseja iniciar um fluxo de trabalho coletar assinaturas, clique na seta exibida e clique em Editar no nome do programa.

  3. Se o documento ou a pasta de trabalho ainda não contiver linhas de assinatura para capturar as assinaturas digitais que você deseja coletar, insira-as agora.

    Como?

    1. No documento aberto do Office Word 2007 ou do Office Excel 2007, coloque o ponteiro no local do documento em que deseja adicionar uma linha de assinatura.

    2. Na guia Inserir, no grupo Texto, clique na seta ao lado de Linha de Assinatura e, em seguida, clique em Linha de Assinatura do Microsoft Office.

    3. Na caixa de diálogo Configuração de Assinatura, digite informações sobre a pessoa que assinará nessa linha de assinatura. Essas informações serão exibidas logo abaixo da linha de assinatura no documento. Siga um destes procedimentos:

      • Digite o nome do signatário na caixa Signatário sugerido.

      • Digite o cargo do signatário (se houver) na caixa Cargo do signatário sugerido.

      • Digite o endereço de email do signatário (se houver) na caixa Endereço de email do signatário sugerido.

    4. Para fornecer instruções ao signatário, digite-as na caixa Instruções para o signatário. Essas instruções serão exibidas na caixa de diálogo Assinar que o signatário usa para assinar o documento.

    5. Se você deseja que o signatário possa adicionar comentários juntamente com a assinatura, marque a caixa de seleção Permitir que o signatário adicione comentários à caixa de diálogo Assinar.

    6. Se você deseja mostrar a data em que a assinatura foi adicionada na linha de assinatura, marque a caixa de seleção Mostrar data da assinatura na linha de assinatura.

    7. Clique em OK.

    8. Para adicionar mais linhas de assinatura, repita as etapas 1 a 7.

  4. Se você adicionar novas linhas de assinatura, clique no Botão Microsoft Office e, em seguida, clique em Salvar para salvar as alterações.

  5. Se o documento estiver com check-out, você deve também fazer o check-in no documento antes de começar o fluxo de trabalho. Para fazer o check-in do documento, clique em Botão Microsoft Office, aponte para Servidor e clique em Check-in.

  6. Para iniciar o fluxo de trabalho, clique no Botão Microsoft Office e clique em Fluxos de Trabalho.

  7. Na caixa de diálogo Fluxos de Trabalho, localize o fluxo de trabalho Coletar Assinaturas que você deseja usar e, em seguida, clique em Iniciar.

  8. Na caixa de diálogo Nome do fluxo de trabalho, digite os nomes das pessoas com quem que você deseja assinar o documento nas linhas de assinantes apropriado ou clique em signatário para selecionar as pessoas do serviço de diretório.

  9. Se você desejar atribuir as tarefas de assinatura na ordem em que as linhas de assinatura aparecem no documento, marque a caixa de seleção Solicite as assinaturas na ordem acima, em vez de todas ao mesmo tempo.

    Observação : Essa opção estará disponível apenas se o documento contiver mais de uma Linha de Assinatura do Microsoft Office.

  10. Se você deseja que outras pessoas recebam notificações (não atribuições de tarefas) quando o fluxo de trabalho for iniciado, digite seus nomes na linha CC ou clique em CC para selecionar pessoas e grupos do serviço de diretório.

  11. Clique em Iniciar.

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Concluir uma tarefa de fluxo de trabalho Coletar Assinaturas

Para concluir uma tarefa de fluxo de trabalho Coletar Assinaturas pela adição de uma assinatura a um documento, você deve concluir sua tarefa no Office Word 2007 ou no Office Excel 2007. No entanto, você pode editar uma tarefa de fluxo de trabalho Coletar Assinaturas no servidor para delegar sua tarefa para outra pessoa ou para especificar que a sua assinatura não mais é necessária.

Assinar um documento para concluir uma tarefa de fluxo de trabalho Coletar Assinaturas

  1. Em sua mensagem de tarefa de email, clique no botão Editar esta Tarefa e, em seguida, clique em Abrir Documento.

  2. Na Barra de Mensagens que aparece na parte superior do documento ativo, clique em Assinar.

    Observações : 

    • Se a biblioteca em que esse documento está salvo exigir que seja feito check-out dos documentos antes que eles sejam editados, poderá ser necessário clicar em Check-out na Barra de Mensagens antes de clicar em Assinar.

    • Se sua assinatura for requerida em mais de um local no documento, clique em Exibir Tarefas de Fluxo de Trabalho na Barra de Mensagens. Na caixa de diálogo Tarefas do Fluxo de Trabalho, selecione uma tarefa e clique em Abrir para assinar em um local específico. Repita para cada tarefa de assinatura listada.

  3. Para adicionar sua assinatura ao documento, na caixa de diálogo Assinar, siga um destes procedimentos:

    • Para adicionar uma versão impressa da sua assinatura, digite seu nome na caixa ao lado do X.

    • Para selecionar uma imagem de sua assinatura escrita, clique em Selecionar Imagem. Na caixa de diálogo Selecionar Imagem da Assinatura, encontre o local do arquivo de imagem da assinatura, selecione o arquivo desejado e, em seguida, clique em Selecionar.

    • Para adicionar uma assinatura escrita a mão (usuários de Tablet PC somente), assine seu nome na caixa ao lado do X usando o recurso de tinta.

  4. Na caixa de diálogo Assinar, clique em Assinar.

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Editar uma tarefa de fluxo de trabalho Coletar Assinaturas no servidor

  1. Vá para a lista Tarefas do site e, em seguida, selecione Minhas Tarefas no menu Exibir para localizar sua tarefa de fluxo de trabalho.

    Observação : Se o fluxo de trabalho não usar a lista Tarefas padrão, a tarefa de fluxo de trabalho poderá não aparecer na lista Tarefas. Para localizar sua tarefa de fluxo de trabalho, vá para a biblioteca em que o item de fluxo de trabalho foi salvo. Aponte para o item desejado, clique na seta que aparece e, em seguida, clique em Fluxos de Trabalho. Em Fluxos de Trabalho em Execução, clique no nome do fluxo de trabalho do qual você participa. Na página Status do Fluxo de Trabalho, em Tarefas, localize sua tarefa de fluxo de trabalho.

  2. Aponte para o nome da tarefa que você deseja concluir, clique na seta que aparece e, em seguida, clique em Editar Item.

  3. Siga um destes procedimentos:

    • Para atribuir sua tarefa de assinatura para outra pessoa, digite o nome dessa pessoa na linha Delegar ou clique em Delegar para selecionar uma pessoa do serviço de diretório.

    • Para indicar que a linha de assinatura já está assinada ou que sua assinatura não for mais necessário, em tarefas de atualização, marque a caixa de seleção esta linha de assinatura já foi assinada, ou uma assinatura é não é mais necessária.

  4. Clique em OK.

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Observação : Aviso de Isenção de Tradução Automática: Este artigo foi traduzido por computador, sem intervenção humana. A Microsoft oferece essas traduções automáticas para ajudar as pessoas que não falam inglês a aproveitar os textos escritos sobre produtos, serviços e tecnologias da Microsoft. Como este artigo foi traduzido automaticamente, é possível que contenha erros de vocabulário, sintaxe ou gramática.

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