Usar um fluxo de trabalho Aprovação de Disposição

Importante :  Este artigo foi traduzido por um sistema de tradução automática, leia o aviso de isenção de responsabilidade. Para sua referência, veja a versão em inglês deste artigo aqui.

O fluxo de trabalho Aprovação de Disposição foi projetado para oferecer suporte às necessidades de gerenciamento de registros em uma organização. Esse fluxo de trabalho gerencia o processo de expiração e retenção de documentos, permitindo aos participantes decidir se devem reter ou excluir documentos ou itens expirados.

Neste artigo

Como funciona um fluxo de trabalho de aprovação de disposição?

Adicionar ou alterar um fluxo de trabalho de aprovação de disposição para uma lista, biblioteca ou tipo de conteúdo

Configurar uma política de expiração para usar um fluxo de trabalho de aprovação de disposição

Iniciar um fluxo de trabalho de aprovação de disposição

Concluir uma tarefa de fluxo de trabalho de aprovação de disposição

Como funciona um fluxo de trabalho Aprovação de Disposição?

O fluxo de trabalho Aprovação de Disposição oferece suporte aos processos de gerenciamento de registros e gerenciamento de documentos, fornecendo às organizações uma maneira de gerenciar e rastrear o processo pelo qual o conteúdo expirado ou desatualizado é avaliado e excluído. Os usuários podem iniciar manualmente o fluxo de trabalho Aprovação de Disposição em documentos ou itens individuais. Para maior consistência no gerenciamento de conteúdo expirado, as organizações podem configurar o fluxo de trabalho Aprovação de Disposição para funcionar em conjunto com o recurso de política de Expiração de uma política de gerenciamento de informações, de forma que o fluxo de trabalho inicie automaticamente quando documentos ou itens em um site expirarem. Embora o fluxo de trabalho Aprovação de Disposição possa ser usado para qualquer lista, biblioteca ou tipo de conteúdo em um site do Microsoft Office SharePoint Server 2007, ele pode ser utilizado especificamente em um site da Central de Registros para oferecer suporte às necessidades de gerenciamento de registros e às políticas de retenção de documentos da organização.

Quando um fluxo de trabalho Aprovação de Disposição é iniciado, ele cria tarefas de fluxo de trabalho Aprovação de Disposição para documentos e itens específicos na lista de tarefas do fluxo de trabalho. Essas tarefas não são atribuídas a indivíduos específicos, mas são registradas na lista de tarefas do fluxo de trabalho. Os indivíduos que têm permissão para acessar essa lista de tarefas (por exemplo, gerentes de registros) podem ir para a lista de tarefas e concluir essas tarefas pela aprovação ou rejeição dos itens para exclusão. Como é provável que o fluxo de trabalho Aprovação de Disposição possa gerar um alto volume de tarefas de Aprovação de Disposição, especialmente se ele estiver configurado para iniciar automaticamente quando os itens expirarem, o fluxo de trabalho Aprovação de Disposição oferece suporte para a conclusão de tarefas em massa, de forma que os gerentes de registros ou outros indivíduos autorizados possam processar um grande número de itens para exclusão em uma etapa.

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Adicionar ou alterar um fluxo de trabalho Aprovação de Disposição para uma lista, biblioteca ou tipo de conteúdo

Antes que um fluxo de trabalho possa ser utilizado, ele deverá ser adicionado a uma lista, biblioteca ou tipo de conteúdo de forma a disponibilizá-lo para documentos ou itens em um local específico. Você deve ter a permissão Gerenciar Listas para adicionar um fluxo de trabalho a uma lista, biblioteca ou tipo de conteúdo. Na maioria dos casos, os administradores de site ou os indivíduos que gerenciam listas ou bibliotecas específicas executam essa tarefa. A disponibilidade do fluxo de trabalho em um site varia, dependendo de onde ele for adicionado:

  • Se você adicionar um fluxo de trabalho diretamente a uma lista ou biblioteca, ele estará disponível apenas para itens dessa lista ou biblioteca.

  • Se você adicionar um fluxo de trabalho a um tipo de conteúdo de lista (uma instância de um tipo de conteúdo de site que foi adicionada a uma lista ou biblioteca específica), ele estará disponível apenas para itens desse tipo de conteúdo na lista ou biblioteca específica com a qual esse tipo de conteúdo está associado.

  • Se você adicionar um fluxo de trabalho a um tipo de conteúdo de site, esse fluxo de trabalho estará disponível para quaisquer itens desse tipo de conteúdo em cada lista e biblioteca à qual uma instância desse tipo de conteúdo de site tiver sido adicionada. Para que um fluxo de trabalho fique altamente disponível entre listas ou bibliotecas em um conjunto de sites para itens de um tipo de conteúdo específico, a maneira mais eficiente para alcançar esse resultado é adicionar esse fluxo de trabalho diretamente em um tipo de conteúdo de site.

Adicionar ou alterar um fluxo de trabalho Aprovação de Disposição

Se você deseja adicionar um fluxo de trabalho Aprovação de Disposição a uma lista, biblioteca ou tipo de conteúdo, ou se deseja alterar um fluxo de trabalho Aprovação de Disposição que já esteja associado a uma lista, biblioteca ou tipo de conteúdo, você deve seguir as mesmas etapas.

  1. Para abrir a página Adicionar um Fluxo de Trabalho para a lista, biblioteca ou tipo de conteúdo em que você deseja adicionar um fluxo de trabalho, siga um destes procedimentos.

Para uma lista ou biblioteca

  1. Abra a lista ou a biblioteca à qual você deseja adicionar um fluxo de trabalho.

    1. O menu de configurações menu configurações , clique em Configurações da lista, ou clique nas configurações para o tipo de biblioteca que você está abrindo.

      Por exemplo, em uma biblioteca de documentos, clique em Definições da Biblioteca de Documentos.

  2. Em Permissões e Gerenciamento, clique em Definições de Fluxo de Trabalho.

Para um tipo de conteúdo de lista

  1. Abra a lista ou a biblioteca que contém a instância do tipo de conteúdo de lista à qual você deseja adicionar um fluxo de trabalho.

    1. O menu de configurações menu configurações , clique em Configurações da lista, ou clique nas configurações para o tipo de biblioteca que você está abrindo.

      Por exemplo, em uma biblioteca de documentos, clique em Definições de Biblioteca de Documentos.

  2. Em Tipos de Conteúdo, clique no nome do tipo de conteúdo ao qual deseja adicionar um fluxo de trabalho.

    Observação : Se a lista ou biblioteca não for configurada para permitir vários tipos de conteúdo, a seção Tipos de Conteúdo não aparecerá na página Personalizar da lista ou biblioteca.

  3. Em Configurações, clique em Definições de fluxo de trabalho .

Para um tipo de conteúdo de site

  1. Na página de início de conjunto de sites, sobre o menu Ações do Site Imagem do botão , aponte para Definições do Site e clique em Modificar todas as configurações do Site.

  2. Em Galerias, clique em Tipos de conteúdo de site.

  3. Clique no nome do tipo de conteúdo de site ao qual você deseja adicionar um fluxo de trabalho e, em seguida, clique em Definições de fluxo de trabalho.

Se já foram adicionados fluxos de trabalho a essa lista, biblioteca ou tipo de conteúdo, esta etapa o levará diretamente à página Alterar Definições do Fluxo de Trabalho. Clique em Adicionar um fluxo de trabalho para ir para a página Adicionar um Fluxo de Trabalho. Se nenhum fluxo de trabalho foi adicionado à lista, biblioteca ou tipo de conteúdo, esta etapa o levará diretamente para a página Adicionar um Fluxo de Trabalho.

  1. Na página Adicionar um Fluxo de Trabalho, na seção Fluxo de Trabalho, clique no modelo de fluxo de trabalho Aprovação de Disposição.

  2. Na seção Nome, digite um nome exclusivo para o fluxo de trabalho.

  3. Na seção Lista de Tarefas, especifique uma lista de tarefas para usar com esse fluxo de trabalho.

    Observações : 

    1. Você pode usar a lista Tarefas padrão ou pode criar uma nova. Se usar a lista Tarefas padrão, os participantes do fluxo de trabalho poderão localizar e exibir suas tarefas de fluxo de trabalho facilmente usando a exibição Minhas Tarefas da lista Tarefas.

    2. Crie uma nova lista de tarefas se as tarefas desse fluxo de trabalho irão envolver ou revelar dados confidenciais ou sensíveis que você deseja manter separados da lista de tarefas geral.

    3. Quando você estiver criando uma lista de tarefas para um fluxo de trabalho Aprovação de Disposição, é uma boa idéia limitar as permissões para essa lista de tarefas aos indivíduos na organização que estejam autorizados a aprovar itens para destruição, por exemplo, gerentes de registros.

    4. Crie uma nova lista de tarefas se sua organização tiver muitos fluxos de trabalho ou se os fluxos de trabalho envolvem muitas tarefas. Nesse caso, poderá ser conveniente criar listas de tarefas para cada fluxo de trabalho.

  4. Na seção Lista de Histórico, selecione uma lista de histórico para usar com esse fluxo de trabalho. A lista de histórico exibe todos os eventos ocorridos durante uma instância específica de um fluxo de trabalho.

    Você pode usar a lista Histórico padrão ou pode criar uma nova. Se sua organização tem muitos fluxos de trabalho, poderá ser conveniente criar uma lista de histórico separada para cada fluxo de trabalho.

  5. Na seção Opções de Inicialização, especifique como, quando ou por quem um fluxo de trabalho pode ser iniciado.

    Observações : 

    1. Opções específicas podem não estar disponíveis se não o modelo de fluxo de trabalho selecionado não oferecer suporte a elas.

    2. A opção Inicie este fluxo de trabalho para aprovar a publicação de uma versão principal de um item estará disponível apenas se o suporte para controle de versões principais e secundárias estiver habilitado para a biblioteca e se o modelo de fluxo de trabalho selecionado puder ser usado para aprovação de conteúdo.

  6. Se estiver adicionando esse fluxo de trabalho a um tipo de conteúdo de site, especifique na seção Atualizar Listas e Tipos de Conteúdo de Site, se você deseja adicionar esse fluxo de trabalho a todos os tipos de conteúdo que herdem desse tipo de conteúdo.

    Observação : A seção Atualizar Listas e Tipos de Conteúdo de Site é exibida na página Adicionar um Fluxo de Trabalho, apenas para tipos de conteúdo de site.

  7. Clique em OK.

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Configurar uma política de expiração para usar um fluxo de trabalho Aprovação de Disposição

Se você deseja que um fluxo de trabalho Aprovação de Disposição seja iniciado automaticamente quando documentos ou itens expirarem, você deverá configurar uma política de Expiração na política de gerenciamento de informações para a lista, biblioteca ou tipo de conteúdo relevante.

  1. Se você ainda não tiver feito isso, Adicionar um fluxo de trabalho de aprovação de disposição para a lista, biblioteca ou tipo de conteúdo para o qual você está configurando uma política de expiração.

  2. Para abrir a página Configurações de Política de Gerenciamento de Informações de uma lista, biblioteca ou um tipo de conteúdo, siga um destes procedimentos:

Para uma lista ou biblioteca

  1. Abra a lista ou a biblioteca para a qual você deseja configurar uma política de Expiração.

    1. O menu de configurações menu configurações , clique em Configurações da lista, ou clique nas configurações para o tipo de biblioteca que você está abrindo.

      Por exemplo, em uma biblioteca de documentos, clique em Definições de Biblioteca de Documentos.

  2. Em Permissões e Gerenciamento, clique em Configurações de política de gerenciamento de informações.

Para um tipo de conteúdo de lista

  1. Abra a lista ou a biblioteca que contém a instância do tipo de conteúdo de lista para a qual você deseja configurar uma política de Expiração.

    1. O menu de configurações menu configurações , clique em Configurações da lista, ou clique nas configurações para o tipo de biblioteca que você está abrindo.

      Por exemplo, em uma biblioteca de documentos, clique em Definições de Biblioteca de Documentos.

  2. Em Tipos de Conteúdo, clique no nome do tipo de conteúdo ao qual deseja adicionar um fluxo de trabalho.

    Se a lista ou a biblioteca não for configurada para permitir vários tipos de conteúdo, a seção Tipos de Conteúdo não aparecerá na página Personalizar da lista ou biblioteca.

  3. Em Configurações, clique em Configurações de política de gerenciamento de informações.

Para um tipo de conteúdo de site

  1. Na página de início de conjunto de sites, sobre o menu Ações do Site Imagem do botão , aponte para Definições do Site e clique em Modificar todas as configurações do Site.

  2. Em Galerias, clique em Tipos de conteúdo de site.

  3. Clique no nome do tipo de conteúdo de site para o qual você deseja configurar uma política de Expiração e, em seguida, clique em Configurações de política de gerenciamento de informações.

Se você deseja configurar uma política de Expiração para uma lista ou biblioteca e essa lista ou biblioteca oferecer suporte a vários tipos de conteúdo, selecione o tipo de conteúdo para o qual você deseja especificar uma política de gerenciamento de informações e, em seguida, clique em OK.

  1. Na seção Especificar a Política, clique em Definir uma política.

  2. Clique em OK.

  3. Na página Editar Política, na seção Nome e Descrição Administrativa, digite uma breve descrição para a política que está sendo criada.

    Observação : Você pode especificar nomes apenas para as políticas de gerenciamento de informações que estejam definidas na lista Políticas do Conjunto de Sites.

  4. Na seção Declaração da Política, digite uma declaração descritiva que explica o objetivo da política para os usuários. Essa declaração é exibida quando os usuários abrem documentos ou itens que estejam sujeitos à política. Ela deve explicar quais recursos da política são aplicados ao conteúdo ou qual tratamento especial é requerido para o conteúdo. Uma declaração de política pode ter até 512 caracteres.

  5. Para especificar um período de retenção para documentos e itens que estejam sujeitos a essa política, clique em Ativar Expiração e, em seguida, especifique o período de retenção e as ações que você deseja que ocorram quando os itens expirarem.

  6. Selecione uma opção de período de retenção para especificar quando os documentos ou os itens serão definidos para expirar. Siga um destes procedimentos:

    1. Para definir a data de expiração com base em uma propriedade de data, clique em Um período de tempo baseado nas propriedades do item e, em seguida, selecione a ação do documento ou do item (por exemplo, Criado ou Modificado) e o incremento de tempo após essa ação (por exemplo, o número de dias, meses ou anos) quando você deseja que o item expire.

    2. Para usar um fluxo de trabalho ou fórmula de retenção personalizada para determinar a expiração, clique em Definir por programação.

  7. Em Quando o item expirar, especifique o que você deseja que ocorra quando o documento ou o item expirar. Para iniciar um fluxo de trabalho Aprovação de Disposição no documento ou item, clique em Iniciar este fluxo de trabalho e, em seguida, selecione o nome do fluxo de trabalho Aprovação de Disposição desejado.

  8. Clique em OK.

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Iniciar um fluxo de trabalho Aprovação de Disposição

Em muitos casos, um fluxo de trabalho Aprovação de Disposição é configurado para iniciar automaticamente quando itens expirarem. Se um fluxo de trabalho Aprovação de Disposição for configurado para permitir que usuários o iniciem manualmente, você poderá iniciar esse fluxo de trabalho em um documento ou biblioteca diretamente da biblioteca ou lista em que ele foi salvo. Você deve ter pelo menos a permissão Editar Itens para iniciar um fluxo de trabalho. Alguns fluxos de trabalho podem requerer que você também tenha a permissão Gerenciar Listas para iniciar um fluxo de trabalho.

  1. Se a lista ou a biblioteca não estiver aberta, clique em seu nome no Início Rápido.

    Se o nome da sua lista ou biblioteca não aparecer, clique em Exibir Todo o Conteúdo do Site e, em seguida, clique no nome da sua lista ou biblioteca.

  2. Aponte para o nome do documento ou do item para o qual você deseja iniciar um fluxo de trabalho, clique na seta que aparece e, em seguida, clique em Fluxos de Trabalho.

  3. Em Iniciar um Novo Fluxo de Trabalho, clique no nome do fluxo de trabalho de Aprovação de Disposição que você deseja iniciar.

    O fluxo de trabalho de Aprovação de Disposição é iniciado automaticamente e cria uma tarefa de Aprovação de Disposição na lista de tarefas do fluxo de trabalho.

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Concluir uma tarefa de fluxo de trabalho Aprovação de Disposição

Um fluxo de trabalho Aprovação de Disposição é projetado para criar tarefas de Aprovação de Disposição para documentos ou itens. Essas tarefas não são atribuídas a indivíduos específicos, mas são registradas na lista de tarefas do fluxo de trabalho. Os indivíduos que têm permissão para acessar essa lista de tarefas (por exemplo, gerentes de registros) podem ir para a lista de tarefas e concluir essas tarefas pela aprovação ou rejeição dos itens para exclusão.

As tarefas de fluxo de trabalho Aprovação de Disposição podem ser concluídas individualmente ou em massa. Como é provável que os fluxos de trabalho Aprovação de Disposição irão gerar um alto volume de tarefas de fluxo de trabalho de uma vez, poderá ser útil processar em massa as tarefas de fluxo de trabalho.

Concluir uma única tarefa de fluxo de trabalho de aprovação de disposição

  1. Vá para a lista de tarefas do site para localizar as tarefas de Aprovação de Disposição que você deseja concluir.

    Observação : Se o fluxo de trabalho não usar a lista Tarefas padrão, a tarefa de fluxo de trabalho poderá não aparecer na lista de tarefas. Para localizar suas tarefas de fluxo de trabalho, vá para a lista ou biblioteca em que o item de fluxo de trabalho foi salvo. Aponte para o item desejado, clique na seta que aparece e, em seguida, clique em Fluxos de Trabalho. Na página Status do Fluxo de Trabalho, em Tarefas, clique no link para a lista de tarefas do fluxo de trabalho.

  2. Aponte para o nome da tarefa que você deseja concluir, clique na seta que aparece e, em seguida, clique em Editar Item.

  3. Para exibir o item que foi enviado para o descarte, clique no link próximo a esta tarefa de fluxo de trabalho aplica-se ao.

  4. Em Disposição, siga um destes procedimentos:

    • Para excluir o item, clique em Excluir este item e, em seguida, especifique se você deseja reter uma cópia dos metadados do item no log de auditoria.

    • Para reter o item, clique em Não exclua este item.

  5. Em comentários, digite quaisquer comentários que você deseja fornecer sobre a ação que está sendo efetuada.

  6. Clique em OK.

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Concluir várias tarefas de fluxo de trabalho Aprovação de Disposição ao mesmo tempo

  1. Abra a lista de tarefas do fluxo de trabalho Aprovação de Disposição para o qual você deseja concluir várias tarefas simultaneamente.

    Observação : Se o fluxo de trabalho não usar a lista Tarefas padrão, a tarefa de fluxo de trabalho poderá não aparecer na lista de tarefas. Para localizar suas tarefas de fluxo de trabalho, vá para a lista ou biblioteca em que o item de fluxo de trabalho foi salvo. Aponte para o item desejado, clique na seta que aparece e, em seguida, clique em Fluxos de Trabalho. Na página Status do Fluxo de Trabalho, em Tarefas, clique no link para a lista de tarefas do fluxo de trabalho.

  2. Na lista de tarefas para o fluxo de trabalho, o menu de ações Imagem do menu , clique em todas as tarefas de processo.

  3. Na seção Seleção de Tarefas em Massa, selecione o tipo de tarefa que você deseja editar em massa.

  4. Se você aplicou filtros para exibir um subconjunto das tarefas de Aprovação de Disposição nas listas de tarefas, na seção Informações sobre a Tarefa, confirme se você filtrou pelas tarefas que você deseja.

  5. Clique em OK.

  6. Em Disposição, siga um destes procedimentos:

    • Para aprovar itens para disposição, clique em Exclua estes itens. Para reter cópias dos metadados desses itens, marque a caixa de seleção Mantenha cópias dos metadados dos itens no log de auditoria.

    • Para rejeitar esses itens para disposição, clique em Não exclua estes itens.

  7. Digite quaisquer comentários que você deseja fornecer sobre as ações de disposição em Comentários.

  8. Clique em OK.

  9. Na página operação concluída com êxito informa que as tarefas selecionadas foram agendadas para processsing, e você receberá uma confirmação por email quando as tarefas tiverem sido processadas. Por padrão, as tarefas são processadas durante a noite, embora o administrador do servidor pode alterar essa configuração. Clique em OK.

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Observação : Aviso de Isenção de Tradução Automática: Este artigo foi traduzido por computador, sem intervenção humana. A Microsoft oferece essas traduções automáticas para ajudar as pessoas que não falam inglês a aproveitar os textos escritos sobre produtos, serviços e tecnologias da Microsoft. Como este artigo foi traduzido automaticamente, é possível que contenha erros de vocabulário, sintaxe ou gramática.

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