Usar tarefas de projeto no Business Contact Manager

Importante :  Este artigo foi traduzido por um sistema de tradução automática, leia o aviso de isenção de responsabilidade. Para sua referência, veja a versão em inglês deste artigo aqui.

Para ajudá-lo a concluir um projeto comercial, você poderá dividi-la em uma série de tarefas do projeto que você pode organizar na ordem em que eles precisam ser feitas e você pode atribuí-los para os membros da equipe.

Para cada tarefa, você atribuir uma data de início e uma data de conclusão. Conforme você faz o progresso em uma tarefa, você pode atualizar o nível de conclusão. Com essas informações, você pode exibir o projeto comercial como um gráfico de barras disposto em uma linha do tempo. Assim, você obtém um visual útil de onde você está no processo e quanto mais você precisa ir.

Este artigo explica como criar, atribuir, atualizar e controlar tarefas do projeto.

Para obter informações sobre como excluir registros, incluindo tarefas do projeto, consulte registros de excluir do Business Contact Manager.

O que deseja fazer?

Criar e atribuir uma tarefa do projeto

Atualizar uma tarefa de projeto atribuída a você

Controlar tarefas de projeto que estão vinculadas ao seu projeto comercial

Gráfico de tarefas do projeto em um cronograma

Criar e atribuir uma tarefa do projeto

Quando você cria um projeto comercial, como uma apresentação de vendas, ele pode incluir várias tarefas de projeto. Por exemplo:

  • Organizar para um espaço de apresentação

  • Fornecer bebidas catered

  • Criar, produzir e fornecer materiais de vendas.

Você pode atribuir essas tarefas para qualquer pessoa com quem você compartilhou seu Banco de dados do Business Contact Manager.

Observação : Você não pode vincular arquivos ou mensagens de email para tarefas do projeto, mas você pode anexar itens como mensagens de email na seção comentários de um registro de tarefa do projeto e arquivos.

Criar uma nova tarefa de projeto

  1. No painel de navegação, em Business Contact Manager, clique em Gerenciamento de projetos.

  2. Na faixa de opções, no grupo novo, clique em Nova tarefa do projeto.

Preencha o formulário de tarefa do projeto

O formulário de tarefa do projeto inclui páginas Geral e detalhes. A página geral é exibida por padrão.

Página geral

Você pode usar este modo de exibição para registrar informações sobre a tarefa de projeto, incluindo a quem a tarefa do projeto é atribuído, o projeto comercial vinculado e a data de conclusão, o status.

Seção de informações de tarefa do projeto
  1. Na caixa assunto, digite um nome para a tarefa de projeto (obrigatório).

  2. Atribuir a tarefa de projeto a um funcionário ou um membro da equipe    Clique no nome da pessoa na lista atribuído a.

    Observação : Os nomes na lista atribuído a são os funcionários com quem você compartilhou seu banco de dados do Business Contact Manager. Para obter informações sobre como compartilhar seu banco de dados, consulte compartilhar seus dados do Business Contact Manager com outros usuários.

Seção de projeto vinculado
  1. Clique no botão Vincular a selecionar o projeto comercial vinculado a esta tarefa de projeto (obrigatório).

    Observação : Uma tarefa de projeto pode ser vinculada a apenas um projeto comercial. Se você criou essa tarefa de projeto de um formulário de projeto comercial, essas informações já foi inseridas.

Seção de configurações de tarefa do projeto
  1. Nas caixas Data de início e a data de conclusão, insira as datas de início e conclusão da tarefa.

    Informações sobre a data de início são adicionadas à parte superior do registro, sob a faixa de opções.

  2. Clique em uma descrição do status de tarefa do projeto na caixa Status.

  3. Na caixa % concluída, insira um número entre 0 e 100.

  4. Marque a caixa de seleção Atenção requerida se esta tarefa de projeto requer atenção da pessoa a que é atribuído.

A tarefa é adicionada à lista de tarefas da pessoa na barra de tarefas pendentes do Outlook.

  1. Na caixa de prioridade, selecione um nível de prioridade baixa, Normal ou alta, para a tarefa do projeto.

Para personalizar a lista, clique em Editar esta lista. Para obter informações sobre como personalizar uma lista, consulte a seção "criar ou editar listas" a criar e personalizar listas e tipos de registro artigo.

  1. Marque a caixa de seleção lembrete para definir um lembrete para o proprietário da tarefa do projeto e, em seguida, clique na seta e selecione uma data e hora.

Seção de comentários
  1. Digite ou cole comentários ou anexar os arquivos ou outros itens do Outlook, como mensagens de email, no campo comentários.

    Observação : Arquivos anexados e itens do Outlook estão listados no campo comentários. Os itens não estão listados na página Histórico do projeto comercial vinculado.

  2. Clique no botão Adicionar carimbo de hora para adicionar a data e hora para seus comentários.

  3. Se você terminar de inserir informações sobre a tarefa do projeto, clique em Salvar e fechar. Caso contrário, prossiga para a próxima seção deste artigo.

Página de detalhes

Você pode usar esta página para registrar a data de conclusão, horas de trabalho concluído e qualquer quilometragem que pode ser reembolsadas ou que precisa ser rastreado.

  1. Para exibir a página detalhes, na faixa de opções, no grupo Mostrar, clique em detalhes.

  2. Insira a data em que a tarefa de projeto foi concluída na caixa Data de conclusão.

  3. Insira o número de horas de trabalho total estimado para essa tarefa na caixa Total de trabalho.

  4. Insira o número de horas de trabalho real na caixa trabalho real.

  5. Na caixa de quilometragem, insira a quilometragem faturável para essa tarefa do projeto.

  6. Clique em Salvar e Fechar.

Dica : Depois de salvar a tarefa do projeto, os detalhes da tarefa são exibidos na seção informações de tarefas de projeto do projeto comercial vinculado.

Início da página

Atribuir uma tarefa de projeto

Observação : Você só pode atribuir uma tarefa do projeto para outra pessoa se seu banco de dados do Business Contact Manager for compartilhado com outros usuários. Para obter mais informações sobre como seu banco de dados, consulte compartilhar seus dados do Business Contact Manager com outros usuários.

  1. No painel de navegação, em Business Contact Manager, clique em Gerenciamento de projetos.

  2. No painel lista, clique na guia Tarefas do projeto e clique duas vezes na tarefa de projeto para abri-lo.

  3. Do registro de tarefas do projeto, na lista atribuído a, clique no nome.

    Observação : Você verá nomes na lista atribuído a somente se você tiver compartilhado o seu banco de dados com outros usuários.

  4. Clique em Salvar e Fechar.

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Atualizar uma tarefa de projeto atribuída a você

Para manter o andamento do projeto comercial atualizado, tarefas do projeto precisam ser atualizado quando você e seus colegas de trabalho realizam o trabalho nessas tarefas. Quando uma tarefa do projeto é atribuída a você, você pode vê-la na barra de tarefas pendentes do Outlook.

Como?

  1. No Outlook, na faixa de opções, clique na guia Exibir.

  2. No grupo Layout, clique em Barra de tarefas pendentes e, em seguida, faça o seguinte:

  3. Se a barra de tarefas pendentes não for exibida, clique em Normal.

  4. Se a lista de tarefas não está incluída na barra de tarefas pendentes, repita as etapas anteriores e clique em Lista de tarefas.

Atualizar uma tarefa de projeto

  1. No painel de navegação, em Business Contact Manager, clique em Gerenciamento de projetos.

  2. No painel de lista, na guia Tarefas do projeto, clique duas vezes na tarefa de projeto para abri-lo.

  3. Na seção configurações de tarefas do projeto, atualização o status atual, porcentagem concluída e se a tarefa precisa de atenção do proprietário do projeto comercial.

  4. Na seção de comentários, você pode colar comentários de outros arquivos ou digite comentários diretamente neste campo. Clique no botão Adicionar carimbo de hora para adicionar uma data e hora para seus comentários.

  5. Clique em Salvar e Fechar.

Observação : Depois de salvar o registro de tarefas do projeto, as informações mais recentes desta tarefa exibe na seção de informações de tarefas do projeto do registro de projeto comercial vinculado.

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Controlar tarefas de projeto que estão vinculadas ao seu projeto comercial

Se você for o proprietário de projeto comercial, você pode controlar o andamento das tarefas de projeto exibindo os gadgets de tarefas do projeto, como o próximo de conclusão de tarefas do projeto, ou exibindo as tarefas do projeto na seção informações de tarefas de projeto de um registro de projeto comercial.

Os gadgets de tarefas do projeto exibem informações sobre todas as tarefas de projetos para todos os seus projetos comerciais.

Para obter informações sobre como exibir gadgets no espaço de trabalho gerenciamento de projetos, consulte usar gadgets no Business Contact Manager.

Exibir as tarefas do projeto em um projeto de negócios individual

  1. No painel de navegação, em Business Contact Manager, clique em Gerenciamento de projetos.

  2. No painel de lista, na guia Projetos comerciais, clique duas vezes o projeto comercial que você deseja revisar.

    Na seção informações de tarefas do projeto, informações sobre cada tarefa do projeto são exibidas. Clique duas vezes em qualquer tarefa de projeto para abri-lo e ver informações mais detalhadas.

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Gráfico de tarefas do projeto em um cronograma

  1. No painel de navegação, em Business Contact Manager, clique em Gerenciamento de projetos.

  2. Na Faixa de Opções, clique na guia Relatórios.

  3. No grupo de Gerenciamento de projetos, clique em Tarefas do projeto e selecione tarefas do projeto - todas as.

  4. Na janela de relatório, na faixa de opções, no grupo Classificar e filtrar, clique em filtro.

  5. Na caixa de diálogo Filtro tarefas do projeto, clique na guia Filtro avançado.

  6. Na lista Nome do campo, clique em Vinculado a. Na lista comparação, clique em igual a e, em seguida, na caixa Comparar com, digite o nome do projeto comercial você está controlando.

  7. Clique em OK.

  8. Na faixa de opções, no grupo Mostrar, clique em gráfico.

    Exibem as tarefas do projeto do projeto comercial como barras verdes de tarefas em uma linha do tempo. Uma linha preta dentro de uma barra de tarefas indica a porcentagem da tarefa que estiver concluída.

Dica : Você pode exibir elementos de gráfico adicionais. Na faixa de opções, no grupo gráfico, clique em etiquetas e, em seguida, selecione os rótulos que você deseja exibir.

Para obter mais informações sobre filtros e relatórios, consulte usar relatórios e gráficos no Business Contact Manager e Filtrar registros no Business Contact Manager.

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Observação : Aviso de Isenção de Tradução Automática: Este artigo foi traduzido por computador, sem intervenção humana. A Microsoft oferece essas traduções automáticas para ajudar as pessoas que não falam inglês a aproveitar os textos escritos sobre produtos, serviços e tecnologias da Microsoft. Como este artigo foi traduzido automaticamente, é possível que contenha erros de vocabulário, sintaxe ou gramática.

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