Usar relatórios e gráficos no Business Contact Manager

Importante :  Este artigo foi traduzido por um sistema de tradução automática, leia o aviso de isenção de responsabilidade. Para sua referência, veja a versão em inglês deste artigo aqui.

Um relatório é uma excelente ferramenta para obter ideias para suas contas, contatos comerciais, clientes potenciais, oportunidades, projetos comerciais e atividades de marketing. Você pode abrir dezenas de relatórios padrão em Business Contact Manager for Outlook, além de modificar, salvar, atualizar e usar novamente um número quase ilimitado de relatórios adicionais.

Este artigo descreve os recursos de relatório do Business Contact Manager for Outlook e como você pode trabalhar com relatórios, personalizá-los e usá-los para iniciar atividades de outras empresas.

O que você deseja fazer?

Abrir e modificar um relatório

Salvar, atualizar ou imprimir um relatório aberto

Criar um gráfico de um relatório

Exportar um relatório para o Excel ou outro programa para análise

Iniciar uma atividade de marketing de um relatório

Abrir um relatório em um gadget

Consulte a lista de relatórios padrão

Abrir e modificar um relatório

Business Contact Manager for Outlook fornece vários relatórios predefinidos. Se você não vir exatamente o que você precisa, você pode abrir um relatório semelhante e, em seguida, modifique-o conforme necessário. Você também pode salvar seus relatórios personalizados para reutilização posterior.

Abrir um relatório

  1. Na faixa de opções, clique em relatórios disponíveis na guia relatórios são agrupados por seus espaços de trabalho relacionados: Gerenciamento de contatos, vendas, Marketing ou Projetos comerciais. O grupo aberto contém relatórios que você modificou e salvou.

    Guia Relatórios na Faixa de Opções

  2. Para abrir um relatório predefinido, clique no botão para o tipo de relatório que você deseja ver e clique no nome do relatório na lista.

  3. Para abrir um relatório modificado que você salvou, clique em Relatórios salvos, clique no nome do relatório na caixa de diálogo Abrir relatórios salvos e clique em Abrir.

Dica : Se não tiver certeza qual grupo ou categoria contém o relatório que você está procurando, consulte a lista de relatórios padrão.

Para obter assistência ao modificar um relatório, consulte modificar um relatório para torná-lo mais útil.

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Modificar um relatório

Você tem uma grande quantidade de controle sobre a aparência de seus relatórios no Business Contact Manager for Outlook.

Nesta seção

Alterar o layout de um relatório

Modificar um relatório para torná-lo mais útil

Alterar o layout de um relatório

Há várias maneiras de alterar o layout ou a aparência de um relatório. Você pode usar esses métodos, individualmente ou em combinação; não importa a ordem das alterações feitas.

  • Use o painel Personalizar relatório    Na faixa de opções, no grupo Layout, clique em qualquer uma das opções para abrir o Painel Personalizar do relatório:

    • Escolha a coluna. Se você quiser alterar quais colunas são exibidas, clique neste botão e, em seguida, clique no botão + (mais) entrar expandir a lista e exibir todos os itens nele. As opções disponíveis variam de acordo com o relatório que você está modificando. Selecione as caixas de seleção para as colunas que você deseja exibir e desmarque as caixas de seleção dos itens que você não deseja ver no relatório.

    • Cabeçalho e rodapé. Se você quiser adicionar um cabeçalho ou rodapé para o relatório, ou adicionar anotações ao relatório, clique neste botão e, em seguida, marque as caixas de seleção e insira informações para as colunas que você deseja exibir. Desmarque as caixas de seleção para as colunas que você não deseja ver no relatório.

    • Fontes. Se você quiser alterar como fontes e os números são exibidos, clique em fontes. Clique nas opções que você deseja alterar e atualizá-los conforme necessário. Você pode alterar a fonte no corpo do relatório, nos rótulos de linhas e colunas e nos campos numéricos para totais e subtotais.

  • Use os controles de classificar e filtrar     Na faixa de opções, no grupo Classificar e filtrar, siga um destes procedimentos:

    • Filtro. Você pode limitar os resultados exibidos no relatório filtrando o relatório. Para obter informações sobre filtragem de um relatório, consulte Filtrar registros no Business Contact Manager.

    • Em ordem crescente ou Decrescente. Clique em uma destas opções para alterar a ordem de classificação dos registros no relatório. Por padrão, listas são classificadas em ordem alfabética baseado no campo primário no relatório. Por exemplo, no relatório intitulado contatos comerciais por conta, a lista é classificada inicialmente pelo nome da conta. Sob o nome de conta, cada contato comercial vinculado a uma conta é exibido em ordem alfabética.

      Dica : Nomes são exibidos pelas informações no campo Nome completo. Se você incluir títulos no nome completo, os títulos são incluídos na classificação. Por exemplo, o nome completo que sênior Carlos Lacerda seria listado em S.

  • Reorganizar colunas     Para alterar a ordem das colunas em um relatório, basta clicar em um nome de coluna e arraste-o para onde desejar.

  • Classificar itens em um campo de dados secundária    Para inverter a ordem de texto ou números em um campo secundário, clique no nome do campo no relatório. Por exemplo, no relatório intitulado Contatos comerciais por conta, você pode clique na coluna Nome do contato comercial para reclassificar os nomes dos contatos comerciais listados em cada nome da conta em ordem alfabética inversa. Clique no título de coluna novamente para restaurar a ordem original. Da mesma forma, se você clicar no nome da coluna endereço - CEP, a lista de contatos comerciais em cada nome da conta é rearmazenada na ordem inversa de numérico.

  • Recolher ou expandir grupos em um campo de dados secundária     Clique na - (sinal de menos) em qualquer linha do relatório para recolher todos os itens sub e exibir somente a primeira linha da entrada do relatório. Por exemplo, no relatório intitulado Contatos comerciais por conta, você pode clicar em + (sinal de menos) por um nome de conta para ocultar a lista de contatos comerciais vinculados. Para indicar que uma lista é recolhida, (sinal de menos) muda para um + (sinal). Esse recurso pode ser útil para reduzir o tamanho e a complexidade do relatório. Para expandir um grupo, clique no + sinal de mais.

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Modificar um relatório para torná-lo mais útil

Há várias maneiras que você pode modificar seus relatórios para torná-las mais úteis para você mesmo ou colegas de trabalho.

  • Filtrar os resultados    Depois de abrir um relatório, use os filtros simples e Avançado para excluir registros específicos do relatório. Filtrando os resultados de relatório pode ser útil para uma variedade de tarefas. Por exemplo, um relatório clientes potenciais que é filtrado pelo local é uma excelente base para uma mala direta campanha sobre um evento que você estiver planejando na área de marketing. Para obter mais informações sobre filtragem, consulte Filtrar registros no Business Contact Manager.

  • Alterar a aparência    Atualizar a aparência de seus relatórios com as informações em alterar o layout de um relatório

  • Personalizações de dados    Antes de abrir um relatório mesmo, você pode fazer alterações importantes, com personalizações como campos definidos pelo usuário ou alterações para as entradas padrão nas várias listas. Adicione campos definidos pelo usuário para o cliente potencial form, por exemplo, para gravar as informações específicas do setor que necessárias e gere relatórios a partir dele. Alterar as opções disponíveis em uma lista e essas opções ficam colunas de dados em seu relatório próxima.

Para obter mais informações sobre como editar valores em listas, consulte criar e personalizar listas e tipos de registro.

Observação : Se um campo definido pelo usuário que você adicionou a um relatório é excluído do seu Business Contact Manager database, o relatório salvo não exibirá as informações do campo excluído. Se você Exportar um relatório com as informações para o Excel antes do campo é excluído, esses relatórios não são afetados.

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Corrigir erros de dados em um relatório

Conforme você examinar um relatório, você pode detectar erros que você deseja corrigir. Por exemplo, você pode ver que um contato comercial foi associado à conta errada. Esse tipo de erro não pode ser corrigido no relatório, mas deve ser corrigido nos registros individuais envolvidos.

Para corrigir o erro neste exemplo, abra o registro de contato comercial e na Página geral do registro, no campo Conta vinculada, insira a conta correta. Se você volte para o relatório e, no grupo ações, clique em Atualizar, o relatório será correto.

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Salvar, atualizar ou imprimir um relatório aberto

Depois de revisar um relatório, talvez você queira salvar as alterações feitas por você, atualizar os dados, ou imprimir o relatório. Comece com um relatório aberto para concluir essas ações.

Salvar um relatório modificado

Não é necessário para salvar um relatório que você ainda não modificados, desde que está disponível na guia relatórios da faixa de opções. Relatórios salvos são armazenados no banco de dados Business Contact Manager for Outlook.

  1. Na faixa de opções, clique na guia relatórios, em seguida, clique no tipo de relatório que você deseja abrir e clique no nome do relatório para abri-lo.

  2. Personalizar o relatório, conforme descrito em Abrir e modificar um relatório.

  3. Na faixa de opções, no grupo ações, clique em Salvar como.

  4. Na caixa de diálogo Salvar como que é aberta, digite um nome para o relatório e clique em Okey.

Para abrir um relatório personalizado, clique em Relatórios salvos.

Dica : O relatório é salvo na mesma categoria que o relatório que você modificou para criar o relatório salvo.

Atualizar dados em um relatório

Dados de relatório são atualizados sempre que você abrir um relatório salvo. Você também pode atualizá-lo conforme necessário.

  1. Na faixa de opções, clique na guia relatórios, em seguida, clique no tipo de relatório que você deseja abrir e clique no nome do relatório para abri-lo.

  2. Na faixa de opções, no grupo ações, clique em Atualizar.

Imprimir um relatório

  1. Na faixa de opções, clique na guia relatórios, em seguida, clique no tipo de relatório que você deseja abrir e clique no nome do relatório para abri-lo.

  2. Na faixa de opções, no grupo ações, clique em Imprimir.

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Criar um gráfico de um relatório

Você pode criar um gráfico a partir na maioria dos relatórios no Business Contact Manager para Outlook e os relatórios personalizados que você tenha criado a partir de um relatório. Relatórios que podem ser exibidos no formulário de gráfico, um botão de gráfico ativo ( chart button ), serão exibido na faixa de opções. Relatórios que não têm dados não podem ser exibidos como gráficos.

  1. Abra o relatório que você deseja ver como um gráfico.

  2. Na faixa de opções, no grupo Mostrar, clique em gráfico. Se um gráfico é grande demais para exibir em seu monitor, uma barra de rolagem horizontal aparecerá abaixo do gráfico.

    Dica : Se você deseja criar mais sofisticadas gráficos, exportar os dados do relatório para o Excel e usar esse programa para criar o gráfico. Para obter mais informações sobre como exportar dados de relatório para o Excel, consulte Exportar um relatório para o Excel ou outro programa para análise.

chart example

  1. Use os controles no grupo gráfico na faixa de opções para personalizar seus gráficos.

  2. Rótulos     Clique em etiquetas para adicionar ou remover títulos de eixo e uma legenda.

  3. Valores     Clique em valores para selecionar os dados exibidos no relatório. Por exemplo, no gráfico para oportunidades por origem, você pode exibir dados de Número de oportunidades    ou receita.

  4. Esperado    e Total    marque essas caixas de seleção se quiser que o gráfico para exibir receita real, receita esperada ou ambos.

    Observação : Essas caixas de seleção não estão disponíveis em cada gráfico.

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Exportar um relatório para o Excel ou outro programa para análise

Você pode facilmente exportar um relatório de Business Contact Manager for Outlook para o Microsoft Excel ou outro programa para uma análise mais profunda. Para exportar os dados do relatório para um programa diferente do Excel, comece por exportar os dados para o Excel. Em seguida, no Excel, você pode salvar os dados em um formato de arquivo que outro programa pode abrir. Por exemplo, um arquivo do Excel salvo no formato de arquivo de valores separados por vírgula (. csv) pode ser aberto em uma variedade de programas.

Siga um destes procedimentos:

Salvar o relatório como um arquivo do Excel em seu computador   

  1. Abra o relatório que você deseja exportar para o Excel.

  2. Na faixa de opções, no grupo ações, clique em Exportar para o Excel. O relatório é aberto no Excel.

  3. No Excel, clique no botão Salvar para abrir a caixa de diálogo Salvar como. Escolha mais de 20 formatos de arquivo para salvar o relatório.

Enviar o relatório como um anexo de arquivo do Excel   

  1. Abra o relatório que você deseja enviar como um anexo de email.

  2. Na faixa de opções, no grupo ações, clique em Enviar como Email. Abre um formulário de mensagem de email do Outlook com o relatório anexado como um arquivo do Excel (. xlsx format).

  3. Preencha as linhas para e assunto, digite uma mensagem (opcional) e clique em Enviar.

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Iniciar uma atividade de marketing de um relatório

Você pode usar um relatório que contém os endereços, números de telefone ou endereços de email de contas, contatos comerciais ou clientes potenciais para iniciar uma atividade de marketing no Business Contact Manager for Outlook.

  1. Abra o relatório que você deseja usar como base de uma atividade de marketing.

  2. Clique em CTRL + A para realçar todos os registros na lista.

  3. Na faixa de opções, no grupo comunicação, clique em Nova lista de chamadas, Email em massa ou Impressão de mala direta e clique em Todos os destinatários ou Destinatários selecionados.

  4. No formulário atividade marketing que se abre, crie a lista de destinatários para a atividade e o conteúdo.

    Para obter informações sobre como criar uma lista de chamadas, consulte criar e usar listas de chamadas no Business Contact Manager. Para obter informações sobre como criar outras atividades de marketing, consulte vender seus produtos e serviços no Business Contact Manager.

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Abrir um relatório em um gadget

Para abrir um relatório de um gadget, clique no ícone de relatório o gadget. Relatórios abertos em gadgets se comportam como relatórios abertos na faixa de opções.

Para obter mais informações sobre gadgets, consulte usar gadgets no Business Contact Manager.

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Consulte a lista de relatórios padrão

A seguinte lista de relatórios padrão disponíveis no Business Contact Manager for Outlook são organizadas por tipo de registro.

Dica : A maioria dos relatórios pode ser convertido em um gráfico, conforme descrito em criar um gráfico de um relatório.

Relatórios de conta    

  • Contas por atribuído a

  • Contas por cidade

  • Contas por estado/província

  • Contas por CEP

  • Contas por região

  • Contas por categoria

  • Contas por classificação

  • Contas por Status de pagamento

  • Contas por origem

  • Resumo de atividade da conta

  • Atividade por conta

  • Contas inativas

  • Lista de contas rápida

Relatórios de contatos comerciais    

  • Contatos comerciais por conta

  • Contatos comerciais por atribuído a

  • Contatos comerciais por cidade

  • Contatos comerciais por estado/província

  • Contatos comerciais por CEP/Código Postal

  • Contatos comerciais por categoria

  • Contatos comerciais por classificação

  • Contatos comerciais por Status de pagamento

  • Contatos comerciais por origem

  • Contatos comerciais por Aniversário

  • Contatos comerciais por Aniversário

  • Resumo de atividades de contato comercial

  • Atividade por contato comercial

  • Contatos comerciais inativos

  • Lista de contatos comerciais rápidos

Relatórios de clientes potenciais

  • Clientes potenciais por atribuído a

  • Clientes potenciais por atribuído a e classificação

  • Clientes potenciais por pontuação

Relatórios de oportunidade

  • Oportunidades por produto ou Item de serviço

  • Oportunidades por atribuído a

  • Oportunidades por origem

  • Oportunidades por conta

  • Oportunidades por contato comercial

  • Vencidas oportunidades

  • Funil de vendas

  • Pipeline de vendas

  • Atividade por oportunidade

Outros relatórios de vendas

  • Principais clientes por receita: contas

  • Principais clientes por receita: contatos comerciais

  • Principais produtos: Produtos mais vendidos

  • Principais produtos: Produtos mais lucrativos

  • Produtos principais: Produtos com maior margem

  • Principais Referenciadores: Por Volume de clientes potenciais

  • Principais Referenciadores: Por Total de vendas

  • Clientes inativos: Nos últimos 30 dias

  • Clientes inativos: Nos últimos 90 dias

  • Clientes inativos: Nos últimos 180 dias

  • Clientes inativos: Nos últimos 365 dias

Relatórios de marketing

  • Oportunidades por atividade de Marketing

  • Contatos comerciais por atividade de Marketing

  • Contas por atividade de Marketing

  • Atividades de marketing por campanha

  • Atividades de marketing por tipo

  • Logs de telefonema por lista de chamadas

Relatórios de projeto comercial

  • Projetos comerciais - tudo

  • Projetos comerciais - próxima conclusão

  • Projetos comerciais - vencidos

  • Projetos comerciais por Status

  • Projetos comerciais por vencimento de data

  • Projetos comerciais por atribuído a

  • Projetos comerciais por tipo

  • Projetos comerciais por prioridade

  • Projetos comerciais por conta

  • Projetos comerciais por contato comercial

  • Tarefas – do projeto tudo

  • Tarefas – do projeto conclusão próxima

  • Tarefas de projeto – vencidas

  • Tarefas do projeto por projeto

  • Tarefas do projeto por atribuído a

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Observação : Aviso de Isenção de Tradução Automática: Este artigo foi traduzido por computador, sem intervenção humana. A Microsoft oferece essas traduções automáticas para ajudar as pessoas que não falam inglês a aproveitar os textos escritos sobre produtos, serviços e tecnologias da Microsoft. Como este artigo foi traduzido automaticamente, é possível que contenha erros de vocabulário, sintaxe ou gramática.

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