Usar regras para responder às mensagens

Usar regras para responder às mensagens

Se você usa uma conta POP ou IMAP, não tem acesso ao recurso de respostas automáticas (fora do escritório). No entanto, se você deixar o Outlook em execução enquanto estiver ausente, use regras para responder às suas mensagens de email automaticamente. As regras também permitem que você encaminhe emails para outra conta, marque as mensagens como lidas ou mova-as para uma pasta automaticamente. Confira mais informações sobre como trabalhar com regras Criar uma regra no Outlook.

Usar regras para responder a emails recebidos quando você estiver ausente

Por padrão, as contas do Microsoft Exchange Server (a partir do Exchange Server 2010) não podem utilizar regras para encaminhar mensagens para endereços de email fora da organização. Essa configuração ajuda a impedir que informações organizacionais confidenciais e particulares sejam divulgadas. Essa configuração só pode ser alterada por um administrador do Exchange.

Se você usa uma conta POP ou IMAP, você pode usar as etapas a seguir para responder a todos os emails de entrada com uma mensagem informando que você está fora do escritório.

  1. Selecione a guia Arquivo.

  2. Selecione Gerenciar Regras e Alertas.

  3. Na caixa de diálogo Regras e Alertas, na guia Regras de Email, clique em Nova Regra.

  4. Em Iniciar com base em uma regra em branco, clique em Aplicar regra em mensagens que eu receber e em Avançar.

  5. Para responder a todas as mensagens de email recebidas, deixe as caixas da Etapa 1 e Etapa 2 inalteradas e clique em Avançar novamente. 

  6. Em O que você quer fazer com a mensagem, na Etapa 1: Selecione as ações, selecione uma destas opções:

    • encaminhar para pessoas ou grupo público

    • redirecionar para pessoas ou grupo público

  7. Na Etapa 2: edite a descrição da regra, clique no texto sublinhado para pessoas ou grupo público, especifique as pessoas ou grupo público para o qual você deseja encaminhar as mensagens e clique em Avançar.

  8. Na Etapa 1: selecione exceções (se necessário), selecione as exceções que desejar.

  9. Na Etapa 2: edite a descrição da regra, clique em cada parte de texto sublinhado, especifique valores e clique em Avançar.

  10. Na Etapa 1: especifique um nome para esta regra, digite um nome.

  11. Na Etapa 2: configure as opções da regra, marque as caixas das opções desejadas.

    • Se desejar executar esta regra em mensagens que já estão na Caixa de entrada, marque a caixa Executar esta regra em mensagens que já estão na "Caixa de entrada".

    • Por padrão, a nova regra está ligada. Para desligar a regra, desmarque a caixa Ativar esta regra.

    • Para aplicar esta regra em todas as contas de email configuradas em Outlook, marque a caixa Criar esta regra em todas as contas.

  12. Clique em Concluir.

Observação: Se você estiver usando uma conta POP ou IMAP, para que a regra envie respostas automáticas para suas mensagens de email enquanto você estiver fora, é preciso deixar o Outlook em execução.

Observação : Para criar uma regra para uma pasta pública, use a caixa de diálogo Propriedades da pasta.

  1. Clique em Email no Painel de Navegação.

  2. No menu Ferramentas, clique em Regras e Alertas.

  3. Se você tem mais de uma conta de email no seu perfil de email do Outlook, clique na Caixa de Entrada em que você deseja que a nova regra seja aplicada, na lista Aplicar alterações a esta pasta.

  4. Clique em Nova Regra.

  5. Abaixo de Iniciar com base em uma regra em branco, clique em Verificar mensagens quando chegarem. Em seguida, clique em Avançar.

  6. Na Etapa 1: Selecione as condições, marque a caixa de seleção ao lado de cada condição que você deseja que a mensagem de entrada corresponda.

  7. Na Etapa 2: Edite a descrição da regra, clique no valor sublinhado que corresponde à condição e selecione ou digite as informações necessárias para a condição.

    1. Na Etapa 1: Selecione as condições, marque a caixa de seleção de pessoas ou lista de distribuição.

    2. Na Etapa 2: Edite a descrição da regra, clique em pessoas ou lista de distribuição.

    3. Em uma das listas de endereços, dê um clique duplo no nome do destinatário e clique em OK.

  8. Clique em Avançar.

  9. Na Etapa 1: Selecione as ações, marque uma destas caixas de seleção:

    • encaminhar para pessoas ou grupo público

    • redirecionar para pessoas ou grupo público

  10. Na Etapa 2: Edite a descrição da regra, clique em pessoas ou lista de distribuição.

  11. Em uma das listas de endereços, dê um toque duplo no nome ou na lista de distribuição para a qual você deseja encaminhar as mensagens e clique em OK.

  12. Clique em Avançar duas vezes.

  13. Na Etapa 1: especifique um nome para essa regra, digite um nome.

    Para executar essa regra nas mensagens que já estão nas suas pastas, marque a caixa de seleção Executar esta regra nas mensagens que já estão na "pasta".

    Para aplicar essa regra a todas as suas contas de email e caixas de entrada, marque a caixa de seleção Criar esta regra em todas as contas. Essa opção fica esmaecida quando você não tem mais de uma conta de email ou caixa de entrada.

  14. Clique em Concluir.

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