Usar os contatos do Outlook como uma fonte de dados para uma mala direta

Usar os contatos do Outlook como uma fonte de dados para uma mala direta

Quando você tem email em massa para enviar às pessoas na sua lista de contatos do Outlook, pode usar mala direta no Word. Uma lista de contatos do Outlook pode ser usada como uma fonte de dados para mala direta. A lista de contatos é um catálogo de endereços que é usado para capturar e organizar as informações sobre pessoas.

Fazer uma mala direta usando uma lista de contatos do Outlook

A etapa mais importante do processo de mala direta é configurar e preparar os dados para mala direta. Um cartão de visita do Outlook pode conter informações básicas como nome, endereço de email e informações adicionais como endereço, número de telefone e foto. Para adicionar mais contatos ao seu catálogo de endereços do Outlook, veja Adicionar um contato.

Quando sua lista de contatos do Outlook estiver pronta, siga as etapas abaixo para fazer uma mala direta com o Word.

  1. Na pasta de contatos do Outlook, na guia Página Inicial da faixa de opções, escolha Mala Direta.

    O botão Mala Direta está na guia Página inicial no grupo Ações

  2. Na caixa de diálogo Contatos de Mala Direta, selecione as opções desejadas. Em seguida, escolha o Tipo de documento que você deseja criar. Clique em OK.

    Clicar em Mala Direta na guia Página Inicial da pasta Contatos para iniciar uma mala direta

    Observações : 

    • Se você quiser apenas fazer mala direta para contatos selecionados, escolha o botão de opção Somente contatos selecionados. Você precisará ter selecionado esses contatos antes de chegar a esse momento; portanto, se você não tiver escolhido Cancelar, volte para a pasta Contatos, selecione-os e inicie novamente na etapa 1.

    • Se você já tiver um documento de mala direta do Word criado e salvo, altere o botão de opção para Documento existente e especifique-o. Caso contrário, deixe o botão de opção Novo documento marcado e o Word perguntará se você deseja criar um quando chegar à etapa 3.

    • Se você planeja usar essa lista novamente no futuro, marque a caixa Arquivo permanente e nomeie o arquivo de contatos para salvá-lo. Isso é especialmente útil se você tiver selecionado um conjunto específico de contatos para mesclar e deseja reutilizar esse conjunto sem ter que selecionar manualmente todas as vezes.

  3. O Microsoft Word será aberto. Dependendo das opções que você tiver escolhido na etapa 2, você terá seu documento mesclado pré-criado ou um novo em branco. Digite o texto que você quiser que apareça em todos os documentos mesclados.

    Observação : Se precisar de mais ajuda com o processo de mala direta, na guia Correspondências, no grupo Iniciar Mala Direta, escolha Iniciar Mala Direta>Assistente de Mala Direta Passo a Passo. Você pode consultar as informações neste artigo quando chegar à etapa 3 do Assistente de Mala Direta, Selecionar destinatários.

  4. Insira campos de mala direta que recebem informações da lista de contatos do Outlook em seu documento.

    Observações : Exemplos de campos de mala direta:

    • Bloco de endereço. Use para adicionar o nome completo de um destinatário e endereço de sua lista de contatos do Outlook para uma carta ou email.

      Na guia Correspondências, no grupo Gravar e Inserir, escolha Bloco de Endereço.

    • Linha de saudação. Use para adicionar uma saudação (por exemplo, cara Sra. Lima) a uma carta ou email.

      Na guia Correspondências, no grupo Gravar e Inserir, escolha Linha de Saudação.

    O grupo Gravar e Inserir Campos permite inserir campos em um documento de mala direta.

    Para saber mais sobre como adicionar campos mesclados de seus contatos do Outlook, confira Inserir campos de mala direta.

  5. Quando o documento estiver pronto, escolha Visualizar Resultados e, em seguida, escolha o botão de registro Próximo Botão Próximo registro para resultados de visualização de mala direta ou Anterior Botão Registro anterior para resultados de visualização de mala direta para ver cada cópia específica do documento.

  6. Para concluir o processo de mesclagem, no grupo Concluir, escolha Concluir e Mesclar e escolha Imprimir Documentos ou Enviar Mensagens de Email.

Salvar a mala direta

Quando você salva o documento de mala direta, ele permanece conectado à fonte de dados.

Para reutilizar seu documento de mala direta

  • Abra o documento de mala direta e escolha Sim quando o Word solicitar que você mantenha a conexão.

Para editar a lista de endereçamento

  • Abra o documento de mala direta e escolha Editar Lista de Destinatários para classificar, filtrar e escolher endereços específicos.

Você tem alguma pergunta sobre mesclagem para documentos do Word que não tenha sido respondida aqui?

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