Usar o modelo de controle de ativos do Access

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Use o modelo de acompanhamento de ativos do Access para controlar computadores, equipamentos de escritório ou qualquer outra coisa que seja de propriedade ou mantida por pessoas. Essa versão de um modelo de acesso popular também permite pesquisar detalhes do ativo, mostrar ou ocultar colunas, enviar mensagens de email e mapear os endereços dos proprietários do ativo.

Deseja assistir a um vídeo sobre como usar este modelo? ConFira este artigo, use o modelo de banco de dados de acompanhamento de ativos.

Observação: O modelo de banco de dados de acompanhamento de ativos foi atualizado nos últimos anos. Estas instruções referem-se à versão mais recente do modelo disponível para download. Se as etapas abaixo não corresponderem ao que você está vendo, provavelmente você está usando uma versão mais antiga do modelo.

Introdução

Neste artigo, abordamos as etapas básicas do uso do modelo de acompanhamento de ativos.

Preparar o banco de dados para uso

  • Ao abrir o banco de dados pela primeira vez, o Access exibe o formulário de boas-vindas. Para impedir que esse formulário seja exibido da próxima vez que você abrir o banco de dados, desmarque a caixa de seleção Mostrar bem-vindo quando este banco de dados for aberto .

    Feche o formulário de boas-vindas para começar a usar o banco de dados.

  • Para verificar se todo o conteúdo do banco de dados está habilitado, na barra de mensagens, clique em habilitar este conteúdo.

    Para obter mais informações sobre como habilitar o conteúdo do banco de dados, confira o artigo decidir se um banco de dados deve ser confiável.

Mostrar ou ocultar ativos retirados

Ativos aposentados são itens que têm uma data desAtivada de ou antes da data atual. Os ativos podem ser removidos quando estão desatualizados, quebrados ou não são usados de outra forma. Você pode mostrar ou ocultar ativos retirados no formulário lista de ativos.

  • No formulário lista de ativos , marque ou desmarque a caixa de seleção Mostrar desativado .

Pesquisar um ativo ou um contato

A caixa pesquisa rápida permite localizar rapidamente um ativo no formulário lista de ativos e um contato no formulário lista de contatos .

  • Digite o texto que você deseja pesquisar na caixa pesquisa rápida e pressione Enter.

    O Access filtra a lista para mostrar apenas os registros que contêm o texto procurado. Para retornar à lista completa, clique em limpar a pesquisa atual. (É o X dentro da caixa de pesquisa.)

Filtrar a lista de ativos

No formulário lista de ativos , você pode filtrar a lista de ativos e salvar seus filtros favoritos para uso futuro.

  1. Aplique filtros clicando com o botão direito do mouse no formulário e selecionando os filtros desejados.

  2. Clique em salvar filtro.

  3. No formulário detalhes do filtro , insira um nome de filtro e uma descrição e clique em fechar.

  4. Use a caixa Filtrar favoritos para aplicar um filtro salvo ou clique em (Limpar filtro) para remover o filtro.

Mostrar ou ocultar colunas

No formulário lista de ativos e no formulário lista de contatos , alguns campos (colunas) são ocultos por padrão. Para alterar quais campos são exibidos:

  1. Clique em Mostrar/ocultar campos.

  2. Na caixa de diálogo Reexibir Colunas , marque a caixa de seleção ao lado de cada coluna que você deseja mostrar. DesMarque a caixa de seleção para ocultar a coluna.

Exibir o ativo ou os detalhes do contato

O formulário detalhes do ativo e o formulário detalhes do contato permitem exibir e inserir mais informações sobre um item. Para exibir os detalhes do ativo ou o formulário detalhes do contato :

  • No formulário lista de ativos ou lista de contatos , clique em abrir ao lado do item que você deseja ver.

Adicionar uma imagem

No formulário detalhes do ativo e no formulário detalhes do contato , você pode adicionar imagens e outros anexos.

  • No quadro de imagem do formulário detalhes do ativo , clique em Adicionar ou remover anexos.

    No quadro de imagem do formulário detalhes do contato , clique em Editar imagem.

  • Na caixa de diálogo anexos , clique em Adicionar.

  • Na caixa de diálogo escolher arquivo , navegue até a pasta que contém o arquivo.

  • Selecione o arquivo que você deseja adicionar e clique em abrir.

  • Na caixa de diálogo anexos , clique em OK.

Observação: Você pode anexar vários arquivos para cada item, incluindo tipos de arquivo diferentes, como documentos ou planilhas.

Adicionar contatos do Microsoft Outlook

Se você usa o Microsoft Outlook, é possível adicionar contatos ou proprietários de ativos a esse programa sem precisar digitar novamente as informações.

  1. No formulário lista de contatos , clique em Adicionar do Outlook.

  2. Na caixa de diálogo selecionar nomes a adicionar , selecione os nomes que você deseja adicionar ao banco de dados.

  3. Clique em Adicionar e em OK.

Exibir um mapa do endereço de um contato

No formulário detalhes do contato , se você tiver inserido um endereço de rua para o contato, poderá exibir um mapa desse local:

  • Clique em mapear este endereço.

Exibir relatórios

O acompanhamento de ativos inclui vários relatórios, incluindo todos os ativos, detalhes do ativo, ativosdo catálogo de endereços do contatoe muito mais. Para exibir um relatório:

  • No painel de navegação, em relatórios, clique duas vezes no relatório que você deseja exibir.

Você pode criar seus próprios relatórios personalizados. Para obter mais informações, consulte o artigo criar um relatório simples.

Modificar o banco de dados de acompanhamento de ativos

Você pode personalizar o banco de dados de acompanhamento de ativos adicionando um novo campo à tabela ativos e, em seguida, adicionando esse campo ao formulário lista de ativos , o formulário detalhes do ativo e o relatório detalhes do ativo .

Adicionar um campo à tabela ativos

  1. Feche todas as guias abertas.

  2. No painel de navegação, clique duas vezes na tabela ativos .

  3. Role para a direita até ver a coluna chamada Adicionar novo campo. Clique duas vezes no título da coluna e digite o nome do campo.

Na primeira vez que você inserir dados na coluna, o Access definirá o tipo de dados para você.

Adicionar um campo a um formulário ou relatório

Depois que um campo for adicionado a uma tabela, você poderá adicioná-lo a um formulário ou relatório.

  1. Clique com o botão direito do mouse no formulário ou relatório no painel de navegação e clique em modo layout.

  2. Na guia Design, no grupo Ferramentas, clique em Adicionar Campos Existentes.

  3. Arraste o campo desejado da lista de campos para o formulário ou relatório.

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