Usar o modelo de banco de dados do Access de gerenciamento de tarefas

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Use o modelo de banco de dados de gerenciamento de tarefas do Access para controlar um grupo de itens de trabalho que você ou sua equipe precisa concluir. Você também pode pesquisar e filtrar detalhes da tarefa, mostrar ou ocultar colunas, enviar mensagens de email e mapear endereços de proprietários de tarefas.

Deseja assistir a um vídeo sobre como usar este modelo? ConFira este artigo, use o modelo de banco de dados de gerenciamento de tarefas.

Observação: O modelo de banco de dados de gerenciamento de tarefas foi atualizado nos últimos anos. Estas instruções referem-se à versão mais recente do modelo disponível para download. Se as etapas abaixo não corresponderem ao que você está vendo, provavelmente você está usando uma versão mais antiga do modelo.

Usando o banco de dados

Neste artigo, abordamos as etapas básicas do uso do modelo de banco de dados de gerenciamento de tarefas.

Preparar o banco de dados para uso

  • Ao abrir o banco de dados pela primeira vez, o Access exibe o formulário de boas-vindas. Para impedir que esse formulário seja exibido da próxima vez que você abrir o banco de dados, desmarque a caixa de seleção Mostrar bem-vindo quando este banco de dados for aberto .

    Feche o formulário de boas-vindas para começar a usar o banco de dados.

  • Para verificar se todo o conteúdo do banco de dados está habilitado, na barra de mensagens, clique em habilitar este conteúdo.

    Para obter mais informações sobre como habilitar o conteúdo do banco de dados, confira o artigo decidir se um banco de dados deve ser confiável.

Pesquisar uma tarefa ou contato

A caixa pesquisa rápida permite que você localize rapidamente uma tarefa no formulário lista de tarefas ou em um contato no formulário lista de contatos .

  • Digite o texto que você deseja pesquisar na caixa pesquisa rápida e pressione Enter.

    O Access filtra a lista para mostrar apenas os registros que contêm o texto procurado. Para retornar à lista completa, clique em limpar a pesquisa atual. (É o X dentro da caixa de pesquisa.)

Filtrar a lista de tarefas

No formulário lista de tarefas , você pode filtrar a lista de tarefas e salvar seus filtros favoritos para uso futuro.

  1. Aplique filtros clicando com o botão direito do mouse no formulário e selecionando os filtros desejados.

  2. Clique em salvar filtro.

  3. No formulário detalhes do filtro , insira um nome de filtro e uma descrição e clique em fechar.

  4. Use a caixa Filtrar favoritos para aplicar um filtro salvo ou clique em (Limpar filtro) para remover o filtro.

Mostrar ou ocultar colunas

No formulário lista de tarefas e no formulário lista de contatos , alguns campos (colunas) são ocultos por padrão. Para alterar quais campos são exibidos:

  1. Clique em Mostrar/ocultar campos.

  2. Na caixa de diálogo Reexibir Colunas , selecione o botão caixa de seleção ao lado de cada coluna que você deseja mostrar. DesMarque a caixa de seleção para ocultar a coluna.

Exibir detalhes da tarefa ou do contato

O formulário detalhes da tarefa e o formulário detalhes do contato permitem exibir e inserir mais informações sobre um item. Para exibir o formulário detalhes da tarefa ou o formulário detalhes do contato :

  • No formulário detalhes da tarefa ou no formulário detalhes do contato , clique em abrir ao lado do item que você deseja ver.

Adicionar anexos

No formulário detalhes da tarefa e no formulário detalhes do contato , você pode adicionar imagens e outros anexos.

  • No quadro de imagem do formulário detalhes da tarefa , clique em Adicionar ou remover anexos.

    No quadro de imagem do formulário detalhes do contato , clique em Editar imagem.

  • Na caixa de diálogo anexos , clique em Adicionar.

  • Na caixa de diálogo escolher arquivo , navegue até a pasta que contém o arquivo.

  • Selecione o arquivo que você deseja adicionar e clique em abrir.

  • Na caixa de diálogo anexos , clique em OK.

Observação: Você pode anexar vários arquivos para cada item, incluindo tipos de arquivo diferentes, como documentos ou planilhas.

Adicionar contatos do Microsoft Outlook

Se você usa o Microsoft Outlook, é possível adicionar os proprietários de contatos ou tarefas a partir desse programa sem precisar digitar novamente as informações.

  1. No formulário lista de contatos , clique em Adicionar do Outlook.

  2. Na caixa de diálogo selecionar nomes a adicionar , selecione os nomes que você deseja adicionar ao banco de dados.

  3. Clique em Adicionar e em OK.

Exibir um mapa do endereço de um contato

No formulário detalhes do contato , se você tiver inserido um endereço de rua para o contato, poderá exibir um mapa desse local:

  • Clique em clique para mapear.

Exibir relatórios

O banco de dados tarefas inclui vários relatórios, incluindo tarefas ativas, detalhes da tarefa, catálogo de endereços de contatose muito mais. Para exibir um relatório:

  • No painel de navegação, em relatórios, clique duas vezes no relatório que você deseja exibir.

Você pode criar seus próprios relatórios personalizados. Para obter mais informações, consulte o artigo criar um relatório simples.

Modificar o modelo de banco de dados de gerenciamento de tarefas

Personalize o banco de dados de tarefas adicionando um novo campo à tabela de tarefas e, em seguida, adicionando esse campo ao formulário lista de tarefas , ao formulário detalhes da tarefa e ao relatório detalhes da tarefa .

Adicionar um campo à tabela de tarefas

  1. Feche todas as guias abertas.

  2. No painel de navegação, clique duas vezes na tabela tarefas .

  3. Role para a direita até ver a coluna chamada Adicionar novo campo. Clique duas vezes no título da coluna e digite o nome do campo.

Na primeira vez que você inserir dados na coluna, o Access definirá o tipo de dados para você.

Adicionar um campo a um formulário ou relatório

Depois que um campo for adicionado a uma tabela, você poderá adicioná-lo a um formulário ou relatório.

  1. Clique com o botão direito do mouse no formulário ou relatório no painel de navegação e clique em modo layout.

  2. Na guia Formato, no grupo Controles, clique em Adicionar Campos Existentes.

  3. Arraste o campo desejado da lista de campos para o formulário ou relatório.

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