Use o modelo do Banco de Dados de Gerenciamento de Tarefas de Acesso para acompanhar um grupo de itens de trabalho que você ou sua equipe precisam concluir. Você também pode pesquisar e filtrar detalhes da tarefa, mostrar ou ocultar colunas, enviar mensagens de email e mapear endereços dos proprietários de tarefas.
Deseja watch um vídeo sobre como usar esse modelo? Confira este artigo, Use o Modelo de Banco de Dados de Gerenciamento de Tarefas.
Observação: O modelo de banco de dados de Gerenciamento de Tarefas foi atualizado nos últimos anos. Essas instruções referem-se à versão mais recente do modelo disponível para download. Se as etapas abaixo não corresponderem ao que você está vendo, provavelmente você está usando uma versão mais antiga do modelo.
Usando o banco de dados
Neste artigo, abordamos as etapas básicas do uso do modelo do Banco de Dados de Gerenciamento de Tarefas.
Preparar o banco de dados para uso
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Quando você abre o banco de dados pela primeira vez, o Access exibe o formulário De boas-vindas. Para impedir que esse formulário exiba na próxima vez que você abrir o banco de dados, desmarque a caixa Mostrar Boas-vindas quando esse banco de dados for aberto marcar caixa.
Feche o formulário De boas-vindas para começar a usar o banco de dados.
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Para garantir que todo o conteúdo do banco de dados esteja habilitado, na Barra de Mensagens, clique em Habilitar esse conteúdo.
Para obter mais informações sobre como habilitar o conteúdo do banco de dados, consulte o artigo Decidir se deve confiar em um banco de dados.
Pesquisar uma tarefa ou contato
A caixa Pesquisa Rápida permite que você encontre rapidamente uma tarefa no formulário Lista de Tarefas ou um contato no formulário Lista de Contatos .
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Digite o texto que você deseja pesquisar na caixa Pesquisa Rápida e pressione ENTER.
O acesso filtra a lista para mostrar apenas os registros que contêm o texto que você pesquisou. Para retornar à lista completa, clique em Limpar a pesquisa atual. (É o X dentro da caixa de pesquisa.)
Filtrar a Lista de Tarefas
No formulário Lista de Tarefas , você pode filtrar a lista de tarefas e salvar seus filtros favoritos para uso futuro.
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Aplique filtros clicando com o botão direito do mouse no formulário e selecionando os filtros desejados.
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Clique em Salvar Filtro.
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No formulário Detalhes do Filtro , insira um nome de filtro e uma descrição e clique em Fechar.
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Use a caixa Filtrar Favoritos para aplicar um filtro salvo ou clique em (Limpar Filtro) para remover o filtro.
Mostrar ou ocultar colunas
No formulário Lista de Tarefas e no formulário Lista de Contatos , alguns campos (colunas) são ocultos por padrão. Para alterar quais campos são exibidos:
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Clique em Mostrar/Ocultar Campos.
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Na caixa de diálogo Colunas Unhide, selecione o marcar caixa ao lado de cada coluna que você deseja mostrar. Desmarque a caixa marcar para ocultar a coluna.
Exibir detalhes da tarefa ou contato
O formulário Detalhes da Tarefa e o formulário Detalhes de Contato permitem exibir e inserir mais informações sobre um item. Para exibir o formulário Detalhes da Tarefa ou o formulário Detalhes de Contato :
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No formulário Detalhes da Tarefa ou no formulário Detalhes de Contato , clique em Abrir ao lado do item que você deseja ver.
Adicionar anexos
No formulário Detalhes da Tarefa e no formulário Detalhes de Contato , você pode adicionar imagens e outros anexos.
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No quadro de imagem no formulário Detalhes da Tarefa , clique em Adicionar ou Remover Anexos.
No quadro de imagem no formulário Detalhes de Contato , clique em Editar Imagem.
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Na caixa de diálogo Anexos , clique em Adicionar.
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Na caixa de diálogo Escolher Arquivo , navegue até a pasta que contém o arquivo.
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Selecione o arquivo que você deseja adicionar e clique em Abrir.
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Na caixa de diálogo Anexos , clique em OK.
Observação: Você pode anexar vários arquivos para cada item, incluindo diferentes tipos de arquivo, como documentos ou planilhas.
Adicionar contatos do Microsoft Outlook
Se você usar o Microsoft Outlook, poderá adicionar contatos ou tarefas aos proprietários desse programa sem precisar novamente digitar as informações.
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No formulário Lista de Contatos , clique em Adicionar do Outlook.
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Na caixa de diálogo Selecionar Nomes para Adicionar , selecione os nomes que você deseja adicionar ao banco de dados.
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Clique em Adicionar e em OK.
Exibir um mapa do endereço de um contato
No formulário Detalhes de Contato , se você inseriu um endereço de rua para o contato, poderá exibir um mapa desse local:
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Clique em Clicar para Mapear.
Exibir relatórios
O Banco de Dados de Tarefas inclui vários relatórios, incluindo Tarefas Ativas, Detalhes da Tarefa, Catálogo de Endereços de Contato e muito mais. Para exibir um relatório:
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No Painel de Navegação, em Relatórios, clique duas vezes no relatório que você deseja exibir.
Você pode criar seus próprios relatórios personalizados. Para obter mais informações, consulte o artigo Criar um relatório simples.
Modificar o modelo do Banco de Dados de Gerenciamento de Tarefas
Personalize o banco de dados Tarefas adicionando um novo campo à tabela Tarefas e, em seguida, adicionando esse campo ao formulário Lista de Tarefas , ao formulário Detalhes da Tarefa e ao relatório Detalhes da Tarefa .
Adicionar um campo à tabela Tarefas
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Feche todas as guias abertas.
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No Painel de Navegação, clique duas vezes na tabela Tarefas .
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Role para a direita até ver a coluna chamada Adicionar Novo Campo. Clique duas vezes no título da coluna e digite o nome do campo.
Na primeira vez que você inserir dados na coluna, o Access define o tipo de dados para você.
Adicionar um campo a um formulário ou relatório
Depois que um campo for adicionado a uma tabela, você poderá adicioná-lo a um formulário ou relatório.
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Clique com o botão direito do mouse no formulário ou relatório no Painel de Navegação e clique em Modo de Exibição de Layout.
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Na guia Formato, no grupo Controles, clique em Adicionar Campos Existentes.
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Arraste o campo desejado da Lista de Campos para o formulário ou relatório.
