Usar o Microsoft Query para recuperar dados externos

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Você pode usar o Microsoft Query para recuperar dados de fontes externas. Usando o Microsoft Query para recuperar dados de arquivos e bancos de dados corporativos, você não precisa digitar novamente os dados que você deseja analisar no Excel. Você também pode atualizar seus relatórios do Excel e resumos automaticamente a partir do banco de dados de origem original sempre que o banco de dados é atualizado com as novas informações.

Usando o Microsoft Query, você pode se conectar a fontes de dados externos, selecione os dados dessas fontes externas, importar dados para sua planilha e atualizar os dados conforme necessário para manter os dados de planilha sincronizados com os dados nas fontes externas.

Tipos de bancos de dados que você pode acessar     Você pode recuperar dados de vários tipos de bancos de dados, incluindo o Microsoft Office Access, Microsoft SQL Server e Microsoft SQL Server OLAP Services. Você também pode recuperar dados de pastas de trabalho do Excel e de arquivos de texto.

Microsoft Office fornece drivers que você pode usar para recuperar dados das seguintes fontes de dados:

  • Microsoft SQL Server Analysis Services (provedor OLAP )

  • Microsoft Office Access

  • dBASE

  • Microsoft FoxPro

  • Microsoft Office Excel

  • Oracle

  • Paradox

  • Bancos de dados de arquivo de texto

Você pode usar também drivers ODBC ou drivers de fonte de dados de outros fabricantes para recuperar informações de fontes de dados que não estão listados aqui, inclusive outros tipos de bancos de dados OLAP. Para obter informações sobre como instalar um driver ODBC ou driver de fonte de dados que não esteja listado aqui, consulte a documentação do banco de dados ou entre em contato com o fornecedor de seu banco de dados.

Selecionar dados de um banco de dados     Recuperar dados de um banco de dados criando uma consulta, que é uma pergunta que você pergunte sobre dados armazenados em um banco de dados externo. Por exemplo, se seus dados são armazenados em um banco de dados do Access, você talvez queira saber os valores de vendas para um produto específico por região. Você pode recuperar uma parte dos dados selecionando somente os dados do produto e a região que você deseja analisar.

Com o Microsoft Query, você pode selecionar as colunas de dados que você deseja e importar somente os dados para o Excel.

Atualizar sua planilha em uma operação     Quando você tiver dados externos em uma pasta de trabalho do Excel, sempre que as alterações de banco de dados, você poderá atualizar os dados para atualizar sua análise — sem ter que recriar seus relatórios de resumo e gráficos. Por exemplo, você pode criar um resumo de venda mensal e atualizá-lo todos os meses quando houver novos valores sobre vendas.

Como o Microsoft Query usa fontes de dados     Depois de configurar uma fonte de dados para um determinado banco de dados, você pode usá-lo sempre que desejar criar uma consulta para selecionar e recuperar dados desse banco de dados — sem precisar digitar novamente todas as informações de conexão. O Microsoft Query usa a fonte de dados para se conectar ao banco de dados externo e mostrar quais dados estão disponíveis. Depois de criar sua consulta e retornar os dados para o Excel, o Microsoft Query fornece a pasta de trabalho do Excel com informações de origem a consulta e de dados para que você pode se reconectar ao banco de dados quando desejar atualizar os dados.

Diagrama de como o Query usa fontes de dados

Usando o Microsoft Query para importar dados    para importar dados externos para o Excel com o Microsoft Query, siga estas etapas básicas, cada um dos quais é descrito mais detalhadamente nas seções a seguir.

o que é uma fonte de dados?     Uma fonte de dados é um conjunto de informações que permite que o Excel e o Microsoft Query para se conectar a um banco de dados externo armazenadas. Quando você usa o Microsoft Query para configurar uma fonte de dados, você dê um nome para a fonte de dados e, em seguida, forneça o nome e o local do banco de dados ou servidor, o tipo de banco de dados e suas informações de logon e senha. As informações também incluem o nome de um driver ODBC ou um driver de fonte de dados, que é um programa que faz conexões com um tipo específico de banco de dados.

Para configurar uma fonte de dados usando o Microsoft Query:

  1. Na guia dados, no grupo Obter dados externos, clique em De outras fontes e clique em Do Microsoft Query.

  2. Siga um destes procedimentos:

    • Para especificar uma fonte de dados para um banco de dados, arquivo de texto ou pasta de trabalho do Excel, clique na guia bancos de dados.

    • Para especificar uma fonte de dados de cubo OLAP, clique na guia Cubos OLAP. Essa guia só estará disponível se você executou o Microsoft Query do Excel.

  3. Clique duas vezes < nova fonte de dados >.

    -ou-

    Clique em < nova fonte de dados > e clique em Okey.

    Caixa de diálogo Criar nova fonte de dados é exibida.

  4. Na etapa 1, digite um nome para identificar a fonte de dados.

  5. Na etapa 2, clique em um driver para o tipo de banco de dados que você está usando como sua fonte de dados.

    Observações : 

    • Se o banco de dados externo que você deseja acessar não é suportado pelos drivers ODBC que são instalados com o Microsoft Query, você precisa obter e instalar um driver ODBC compatível com o Microsoft Office de um fornecedor de terceiros, como o fabricante das banco de dados. Contate o fornecedor de banco de dados para obter instruções de instalação.

    • Bancos de dados OLAP não exigem drivers ODBC. Quando você instala o Microsoft Query, os drivers são instalados para bancos de dados que foram criados usando o Microsoft SQL Server Analysis Services. Para se conectar a outros bancos de dados OLAP, você precisa instalar uma fonte de dados cliente e driver de software.

  6. Clique em Conectar e, em seguida, forneça as informações necessárias para se conectar à sua fonte de dados. Para bancos de dados, pastas de trabalho do Excel e arquivos de texto, as informações que você fornece dependem do tipo de fonte de dados que você selecionou. Você pode ser solicitado a fornecer um nome de logon, uma senha, a versão do banco de dados que você está usando, o local do banco de dados ou outras informações específicas ao tipo de banco de dados.

    Importante : 

    • Use senhas fortes que combinem letras maiúsculas e minúsculas, números e símbolos. Senhas fracas não misturam esse elementos. Senha forte: Y6dh!et5. Senha fraca: Casa27. As senhas devem ter 8 ou mais caracteres. Uma frase secreta com 14 ou mais caracteres é melhor.

    • É fundamental que você se lembre da sua senha. Caso você a esqueça, a Microsoft não poderá recuperá-la. Guarde as senhas que anotar por escrito em um lugar seguro, longe das informações que elas ajudam a proteger.

  7. Depois de inserir as informações necessárias, clique em Okey ou em Concluir para retornar à caixa de diálogo Criar nova fonte de dados.

  8. Se seu banco de dados tiver tabelas e você quiser uma tabela específica para exibir automaticamente no Assistente de consulta, clique na caixa para a etapa 4 e, em seguida, clique na tabela desejada.

  9. Se você não quiser digitar seu nome de logon e senha quando você usa a fonte de dados, marque a caixa de seleção Salvar minha ID de usuário e senha na definição de fonte de dados. A senha salva não está criptografada. Se a caixa de seleção não estiver disponível, consulte o administrador de banco de dados para determinar se essa opção pode ser disponibilizada.

    Observação de segurança : Evite salvar informações de logon ao se conectar a fontes de dados. Essas informações podem ser armazenadas como texto sem formatação e um usuário mal-intencionado pode acessar as informações e comprometer a segurança da fonte de dados.

Depois de concluir essas etapas, o nome da fonte de dados aparece na caixa de diálogo Escolher a fonte de dados.

Usar o Assistente de consulta para a maioria das consultas     O Assistente de consulta torna mais fácil selecionar e reunir dados de diferentes tabelas e campos no banco de dados. Usando o Assistente de consulta, você pode selecionar as tabelas e campos que você deseja incluir. Uma junção interna (uma operação de consulta que especifica que as linhas de duas tabelas são combinadas com base em valores de campo idênticos) é criada automaticamente quando o assistente reconhece um campo de chave primária em uma tabela e um campo com o mesmo nome em uma segunda tabela.

Você também pode usar o Assistente para classificar o conjunto de resultados e fazer a filtragem simples. Na etapa final do assistente, você pode optar por retornar os dados para o Excel ou refinar a consulta no Microsoft Query. Depois de criar a consulta, você pode executá-lo em qualquer um dos Excel ou no Microsoft Query.

Para iniciar o Assistente de consulta, execute as etapas a seguir.

  1. Na guia dados, no grupo Obter dados externos, clique em De outras fontes e clique em Do Microsoft Query.

  2. Na caixa de diálogo Escolher a fonte de dados, certifique-se de que a caixa de seleção usar o Assistente de consulta para criar/editar consultas está selecionada.

  3. Clique duas vezes na fonte de dados que você deseja usar.

    -ou-

    Clique na fonte de dados que você deseja usar e clique em Okey.

Trabalho diretamente no Microsoft Query para outros tipos de consultas     Se você deseja criar uma consulta mais complexa do que permite que o Assistente de consulta, você poderá trabalhar diretamente no Microsoft Query. Você pode usar o Microsoft Query para exibir e alterar consultas que você começar a criar no Assistente de consulta, ou você pode criar novas consultas sem usar o assistente. Trabalho diretamente no Microsoft Query quando desejar criar consultas que faça o seguinte:

  • Selecionar dados específicos de um campo     Em um banco de dados grande, talvez você queira escolher alguns dos dados em um campo e omitir os dados que não seja necessária. Por exemplo, se precisar de dados para dois dos produtos em um campo que contém informações para muitos produtos, você pode usar critérios para selecionar dados para somente dois produtos que você deseja.

  • Recuperar dados com base em diferentes critérios cada vez que você executar a consulta     Se você precisar criar o mesmo relatório do Excel ou resumo para várias áreas nos mesmos dados externos — como um relatório de vendas separado para cada região — você pode criar um consulta parâmetro. Quando você executa uma consulta parâmetro, você será solicitado um valor usar como critério quando a consulta Selecionar registros. Por exemplo, uma consulta parâmetro pode solicitar que você digite uma região específica e você pode reutilizar essa consulta para criar cada um dos seus relatórios de vendas regionais.

  • Ingressar em dados de maneiras diferentes     As junções internas que cria o Assistente de consulta são o tipo mais comum de associação usado na criação de consultas. No entanto, às vezes, você deseja usar um tipo diferente de junção. Por exemplo, se você tiver uma tabela de informações de vendas de produtos e uma tabela de informações do cliente, uma junção interna (o tipo criado pelo Assistente de consulta) impedirá a recuperação de registros do cliente para clientes que não tenha feito uma compra. Usando o Microsoft Query, você pode associar essas tabelas para que todos os registros de cliente são recuperados, juntamente com dados de vendas para os clientes que fizeram compras.

Para iniciar o Microsoft Query, execute as etapas a seguir.

  1. Na guia dados, no grupo Obter dados externos, clique em De outras fontes e clique em Do Microsoft Query.

  2. Na caixa de diálogo Escolher a fonte de dados, certifique-se de que a caixa de seleção usar o Assistente de consulta para criar/editar consultas esteja desmarcada.

  3. Clique duas vezes na fonte de dados que você deseja usar.

    -ou-

    Clique na fonte de dados que você deseja usar e clique em Okey.

Reusing e compartilhando consultas     No Assistente de consulta tanto Microsoft Query, você pode salvar suas consultas como um arquivo. dqy que você pode modificar, reutilizar e compartilhar. O Excel pode abrir arquivos. dqy diretamente, o que permite que você ou outros usuários criem intervalos de dados externos adicionais da mesma consulta.

Para abrir uma consulta salva do Excel:

  1. Na guia dados, no grupo Obter dados externos, clique em De outras fontes e clique em Do Microsoft Query. Caixa de diálogo Escolher a fonte de dados é exibida.

  2. Na caixa de diálogo Escolher a fonte de dados, clique na guia consultas.

  3. Clique duas vezes na consulta salva que você deseja abrir. A consulta é exibida no Microsoft Query.

Se você deseja abrir uma consulta salva e o Microsoft Query já está aberto, clique no menu arquivo do Microsoft Query e clique em Abrir.

Se você clicar em um arquivo. dqy, o Excel abre, executa a consulta e, em seguida, insere os resultados em uma nova planilha.

Se você quiser compartilhar um resumo do Excel ou relatório com base em dados externos, você pode dar a outros usuários uma pasta de trabalho que contém um intervalo de dados externos ou você pode criar um modelo. Um modelo permite que você salve o resumo ou relatório sem salvar os dados externos para que o arquivo é menor. Os dados externos são recuperados quando um usuário abre o modelo de relatório.

Depois de criar uma consulta do Assistente de consulta ou do Microsoft Query, você pode retornar os dados para uma planilha do Excel. Os dados se tornará um intervalo de dados externos ou um relatório de Tabela Dinâmica que você pode formatar e a atualização.

Dados recuperados de formatação     No Excel, você pode usar ferramentas, como gráficos ou subtotais automáticos, para apresentar e resumir os dados recuperados pelo Microsoft Query. Você pode formatar os dados e sua formatação será mantida quando você atualiza os dados externos. Você pode usar seus próprios rótulos de coluna em vez de nomes de campo e adicionar números de linha automaticamente.

Excel pode formatar automaticamente os novos dados que você digita no final de um intervalo para corresponder as linhas anteriores. Excel automaticamente também pode copiar fórmulas que tenham sido repetidas nas linhas anteriores e estende-las para linhas adicionais.

Observação : Para ser estendido para novas linhas no intervalo, os formatos e fórmulas devem aparecer em pelo menos três das cinco linhas anteriores.

Você pode ativar essa opção (ou desative novamente) a qualquer momento:

  1. Clique em Arquivo> Opções > Avançada.

    No Excel 2007: clique o Botão Microsoft Office Imagem do botão Office e em Opções do Excel, clique na categoria Avançado.

  2. Na seção Opções de edição, selecione a verificação de fórmulas e formatos de intervalo de dados de estender. Para desativar a formatação de intervalo de dados automáticos novamente, desmarque essa caixa de seleção.

Atualizar dados externos     Quando você atualiza dados externos, você executa a consulta para recuperar quaisquer dados novos ou alterados que correspondam às suas especificações. Você pode atualizar uma consulta no Microsoft Query e no Excel. O Excel fornece várias opções para atualizar consultas, inclusive a atualização de dados sempre que você abrir a pasta de trabalho e atualizada automaticamente em intervalos regulares. Você pode continuar a trabalhar no Excel enquanto os dados estão sendo atualizados, e você também pode verificar o status enquanto os dados estão sendo atualizados. Para obter mais informações, consulte Atualizar dados conectados (importados).

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Observação : Aviso de Isenção de Tradução Automática: Este artigo foi traduzido por computador, sem intervenção humana. A Microsoft oferece essas traduções automáticas para ajudar as pessoas que não falam inglês a aproveitar os textos escritos sobre produtos, serviços e tecnologias da Microsoft. Como este artigo foi traduzido automaticamente, é possível que contenha erros de vocabulário, sintaxe ou gramática.

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