Usar o Microsoft Query para recuperar dados externos

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Você pode usar o Microsoft Query para recuperar dados de fontes externas. Ao usar o Microsoft Query para recuperar dados de seus bancos de dados corporativos e arquivos, você não precisa digitar novamente os dados que deseja analisar no Excel. Você também pode atualizar os relatórios e resumos do Excel automaticamente a partir do banco de dados de origem original sempre que o banco de dados for atualizado com as novas informações.

Usando o Microsoft Query, você pode se conectar a fontes de dados externas, selecionar dados dessas fontes externas, importar esses dados para a sua planilha e atualizar os dados conforme necessário para manter os dados da planilha sincronizados com os dados nas fontes externas.

Tipos de bancos de dados que você pode acessar     Você pode recuperar dados de vários tipos de bancos de dados, incluindo Microsoft Office Access, Microsoft SQL Server e Microsoft SQL Server OLAP Services. Você também pode recuperar dados de pastas de trabalho do Excel e de arquivos de texto.

O Microsoft Office fornece drivers que você pode usar para recuperar dados das seguintes fontes de dados:

  • Microsoft SQL Server Analysis Services (provedor OLAP )

  • Microsoft Office Access

  • dBASE

  • Microsoft FoxPro

  • Microsoft Office Excel

  • Oracle

  • Paradox

  • Bancos de dados de arquivos de texto

Você também pode usar drivers ODBC ou drivers de fonte de dados de outros fabricantes para recuperar informações de fontes de dados que não estão listadas aqui, incluindo outros tipos de bancos de dados OLAP. Para saber mais sobre como instalar um driver ODBC ou driver de fonte de dados que não esteja listado aqui, verifique a documentação do banco de dados ou entre em contato com o fornecedor do banco de dados.

Selecionar dados de um banco de dados     Você recupera dados de um banco de dados criando uma consulta, que é uma pergunta que você pergunta sobre dados armazenados em um banco de dados externo. Por exemplo, se os seus dados estiverem armazenados em um banco de dados do Access, talvez você queira conhecer os valores de vendas de um produto específico por região. Você pode recuperar uma parte dos dados selecionando somente os dados do produto e da região que deseja analisar.

Com o Microsoft Query, você pode selecionar as colunas de dados desejadas e importar apenas esses dados para o Excel.

Atualizando sua planilha em uma única operação     Depois que você tiver dados externos em uma pasta de trabalho do Excel, sempre que seu banco de dados for alterado, você poderá atualizar os dados para atualizar sua análise, sem precisar recriar seus relatórios de resumo e gráficos. Por exemplo, você pode criar um resumo mensal de vendas e atualizá-lo todos os meses quando os novos valores de vendas chegarem.

Como o Microsoft Query usa fontes de dados     Depois de configurar uma fonte de dados para um determinado banco de dados, você pode usá-la sempre que desejar criar uma consulta para selecionar e recuperar dados desse banco de dados, sem precisar digitar novamente todas as informações de conexão. O Microsoft Query usa a fonte de dados para se conectar ao banco de dados externo e mostrar quais dados estão disponíveis. Depois de criar sua consulta e retornar os dados para o Excel, o Microsoft Query fornece a pasta de trabalho do Excel com as informações da consulta e da fonte de dados para que você possa se reconectar ao banco de dados quando desejar atualizar os dados.

Diagrama de como o Query usa fontes de dados

Usar o Microsoft Query para importar dados     para importar dados externos para o Excel com o Microsoft Query, siga estas etapas básicas, cada um deles descrito em mais detalhes nas seções a seguir.

O que é uma fonte de dados?     Uma fonte de dados é um conjunto de informações armazenado que permite que o Excel e o Microsoft Query se conectem a um banco de dados externo. Quando você usa o Microsoft Query para configurar uma fonte de dados, fornece um nome à fonte de dados e, em seguida, fornece o nome e o local do banco de dados ou servidor, o tipo de banco de dados e as informações de logon e senha. As informações também incluem o nome de um driver de OBDC ou um driver de fonte de dados, que é um programa que faz conexões para um tipo específico de banco de dados.

Para configurar uma fonte de dados usando o Microsoft Query:

  1. Na guia dados , no grupo obter dados externos , clique em de outras fontese, em seguida, clique em do Microsoft Query.

  2. Siga um destes procedimentos:

    • Para especificar uma fonte de dados para um banco de dados, um arquivo de texto ou uma pasta de trabalho do Excel, clique na guia bancos de dados.

    • Para especificar uma fonte de dados de cubo OLAP, clique na guia cubos OLAP . Esta guia estará disponível somente se você tiver executado o Microsoft Query a partir do Excel.

  3. Clique duas vezes em <New de dados de Source>.

    -ou-

    Clique em _LT_New data Source>e, em seguida, clique em OK.

    A caixa de diálogo criar nova fonte de dados é exibida.

  4. Na etapa 1, digite um nome para identificar a fonte de dados.

  5. Na etapa 2, clique em um driver para o tipo de banco de dados que você está usando como fonte de dados.

    Observações: 

    • Se o banco de dados externo que você deseja acessar não for compatível com os drivers ODBC instalados com o Microsoft Query, você precisará obter e instalar um driver ODBC compatível com o Microsoft Office de um fornecedor de terceiros, como o fabricante do base. Contate o fornecedor do banco de dados para obter instruções de instalação.

    • Bancos de dados OLAP não exigem drivers ODBC. Quando você instala o Microsoft Query, os drivers são instalados para bancos de dados que foram criados usando o Microsoft SQL Server Analysis Services. Para se conectar a outros bancos de dados OLAP, você precisa instalar um driver de fonte de dados e software cliente.

  6. Clique em conectare forneça as informações necessárias para se conectar à sua fonte de dados. Para bancos de dados, pastas de trabalho do Excel e arquivos de texto, as informações que você fornece dependem do tipo de fonte de dados que você selecionou. Você pode ser solicitado a fornecer um nome de logon, uma senha, a versão do banco de dados que você está usando, a localização do banco de dados ou outras informações específicas do tipo de banco de dados.

    Importante: 

    • Use senhas fortes que combinem letras maiúsculas e minúsculas, números e símbolos. Senhas fracas não misturam esses elementos. Um exemplo de senha forte é Y6dh!et5. Um exemplo de senha fraca é Casa27. As senhas devem ter 8 ou mais caracteres. Uma frase secreta com 14 ou mais caracteres é melhor.

    • É fundamental que você se lembre da sua senha. Caso você a esqueça, a Microsoft não poderá recuperá-la. Guarde as senhas que anotar por escrito em um lugar seguro, longe das informações que elas ajudam a proteger.

  7. Depois de inserir as informações necessárias, clique em OK ou em concluir para retornar para a caixa de diálogo criar nova fonte de dados .

  8. Se o banco de dados tiver tabelas e você quiser que uma determinada tabela seja exibida automaticamente no assistente de consulta, clique na caixa da etapa 4 e, em seguida, clique na tabela desejada.

  9. Se você não quiser digitar seu nome de logon e senha ao usar a fonte de dados, marque a caixa de seleção salvar minha identificação de usuário e senha na definição de fonte de dados . A senha salva não é criptografada. Se a caixa de seleção não estiver disponível, consulte o administrador do banco de dados para determinar se essa opção pode ser disponibilizada.

    Observação de segurança: Evite salvar as informações de logon ao se conectar a fontes de dados. Essas informações podem ser armazenadas como texto sem formatação, e um usuário mal-intencionado poderia acessar as informações para comprometer a segurança da fonte de dados.

Depois de concluir essas etapas, o nome da fonte de dados será exibido na caixa de diálogo escolher fonte de dados .

Usar o assistente de consulta para a maioria das consultas     O assistente de consulta facilita a seleção e a reunião de dados de tabelas e campos diferentes em seu banco de dados. Usando o assistente de consulta, você pode selecionar as tabelas e os campos que deseja incluir. Uma junção interna (uma operação de consulta que especifica que as linhas de duas tabelas são combinadas com base em valores de campos idênticos) é criada automaticamente quando o assistente reconhece um campo de chave primária em uma tabela e um campo com o mesmo nome em uma segunda tabela.

Você também pode usar o assistente para classificar o conjunto de resultados e fazer uma filtragem simples. Na etapa final do assistente, você pode optar por retornar os dados ao Excel ou refinar ainda mais a consulta no Microsoft Query. Depois de criar a consulta, você pode executá-la no Excel ou no Microsoft Query.

Para iniciar o assistente de consulta, execute as seguintes etapas.

  1. Na guia dados , no grupo obter dados externos , clique em de outras fontese, em seguida, clique em do Microsoft Query.

  2. Na caixa de diálogo escolher fonte de dados , verifique se a caixa de seleção usar o assistente de consulta para criar/editar consultas está marcada.

  3. Clique duas vezes na fonte de dados que você deseja usar.

    -ou-

    Clique na fonte de dados que você deseja usar e, em seguida, clique em OK.

Trabalhar diretamente no Microsoft Query para outros tipos de consulta     Se você quiser criar uma consulta mais complexa do que o assistente de consulta permite, você pode trabalhar diretamente no Microsoft Query. Você pode usar o Microsoft Query para exibir e alterar as consultas que você começa a criar no assistente de consulta ou pode criar novas consultas sem usar o assistente. Trabalhe diretamente no Microsoft Query quando desejar criar consultas que façam o seguinte:

  • Selecionar dados específicos de um campo     Em um banco de dados grande, talvez você queira escolher alguns dos dados em um campo e omitir os dados que não são necessários. Por exemplo, se você precisar de dados para dois dos produtos em um campo que contenha informações para muitos produtos, você pode usar critérios para selecionar dados somente para os dois produtos desejados.

  • Recuperar dados com base em critérios diferentes cada vez que você executar a consulta     Se você precisar criar o mesmo relatório ou resumo do Excel para várias áreas nos mesmos dados externos, como um relatório de vendas separado para cada região, poderá criar um consulta parâmetro. Ao executar uma consulta parâmetro, você será solicitado a fornecer um valor a ser usado como critério quando a consulta selecionar registros. Por exemplo, uma consulta parâmetro pode solicitar que você insira uma região específica, e você pode reutilizar essa consulta para criar cada um dos seus relatórios de vendas regionais.

  • Ingresse em dados de diferentes maneiras     As junções internas que o assistente de consulta cria são o tipo mais comum de junção usado na criação de consultas. No entanto, às vezes, você deseja usar um tipo diferente de junção. Por exemplo, se você tiver uma tabela de informações de vendas de produtos e uma tabela de informações de cliente, uma junção interna (o tipo criado pelo assistente de consulta) impedirá a recuperação de registros de cliente para clientes que não compraram uma compra. Usando o Microsoft Query, você pode associar essas tabelas para que todos os registros do cliente sejam recuperados, juntamente com os dados de vendas para os clientes que fizeram compras.

Para iniciar o Microsoft Query, execute as seguintes etapas.

  1. Na guia dados , no grupo obter dados externos , clique em de outras fontese, em seguida, clique em do Microsoft Query.

  2. Na caixa de diálogo escolher fonte de dados , verifique se a caixa de seleção usar o assistente de consulta para criar/editar consultas está desmarcada.

  3. Clique duas vezes na fonte de dados que você deseja usar.

    -ou-

    Clique na fonte de dados que você deseja usar e, em seguida, clique em OK.

Reutilizando e compartilhando consultas     No assistente de consulta e no Microsoft Query, você pode salvar suas consultas como um arquivo. dqy que você pode modificar, reutilizar e compartilhar. O Excel pode abrir arquivos. dqy diretamente, o que permite que você ou outros usuários criem intervalos de dados externos adicionais a partir da mesma consulta.

Para abrir uma consulta salva do Excel:

  1. Na guia dados , no grupo obter dados externos , clique em de outras fontese, em seguida, clique em do Microsoft Query. A caixa de diálogo escolher fonte de dados é exibida.

  2. Na caixa de diálogo escolher fonte de dados , clique na guia consultas .

  3. Clique duas vezes na consulta salva que você deseja abrir. A consulta é exibida no Microsoft Query.

Se você quiser abrir uma consulta salva e o Microsoft Query já estiver aberto, clique no menu arquivo do Microsoft Query e, em seguida, clique em abrir.

Se você clicar duas vezes em um arquivo. dqy, o Excel será aberto, executará a consulta e, em seguida, inserirá os resultados em uma nova planilha.

Se você quiser compartilhar um relatório ou um relatório do Excel baseado em dados externos, poderá dar a outros usuários uma pasta de trabalho que contenha um intervalo de dados externos, ou pode criar um modelo. Um modelo permite que você salve o resumo ou relatório sem salvar os dados externos para que o arquivo seja menor. Os dados externos são recuperados quando um usuário abre o modelo de relatório.

Depois de criar uma consulta no assistente de consulta ou no Microsoft Query, você pode retornar os dados para uma planilha do Excel. Em seguida, os dados tornam-se um intervalo de dados externos ou um relatório de Tabela Dinâmica que você pode formatar e atualizar.

Formatando dados recuperados     No Excel, você pode usar ferramentas, como gráficos ou subtotais automáticos, para apresentar e resumir os dados recuperados pelo Microsoft Query. Você pode formatar os dados e a formatação é mantida quando você atualiza os dados externos. Você pode usar seus próprios rótulos de coluna em vez de nomes de campo e adicionar números de linha automaticamente.

O Excel pode formatar automaticamente os novos dados que você digita no final de um intervalo para corresponder às linhas precedentes. O Excel também pode copiar automaticamente as fórmulas que foram repetidas nas linhas precedentes e as estende para linhas adicionais.

Observação: Para ser estendido para novas linhas no intervalo, os formatos e fórmulas devem aparecer em pelo menos três das cinco linhas anteriores.

Você pode ativar essa opção (ou desativar novamente) a qualquer momento:

  1. Clique em Arquivo> Opções > Avançada.

    No Excel 2007: clique no botão do Microsoft Office Imagem do botão Office , clique em Opções do Excele, em seguida, clique na categoria avançado .

  2. Na seção Opções de edição , marque a verificação estender fórmulas e formatos de intervalo de dados . Para desativar a formatação automática do intervalo de dados novamente, desmarque esta caixa de seleção.

Atualização de dados externos     Ao atualizar dados externos, você executa a consulta para recuperar quaisquer dados novos ou alterados que correspondam às suas especificações. Você pode atualizar uma consulta no Microsoft Query e no Excel. O Excel fornece várias opções para a atualização de consultas, incluindo a atualização dos dados sempre que você abre a pasta de trabalho e a atualização automaticamente em intervalos de tempo. Você pode continuar a trabalhar no Excel enquanto os dados estão sendo atualizados, e você também pode verificar o status enquanto os dados estão sendo atualizados. Para obter mais informações, consulte atualizar dados conectados (importados).

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