Usar o Assistente de Agendamento

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Este vídeo mostra como usar o Assistente de Agendamento para ajudar a tratar de reuniões complexas com muitos participantes.

Quer mais?

Adicionar feriados ao calendário

Imprimir um calendário mostrando os compromissos e as reuniões

Compartilhar um calendário do Outlook com outras pessoas

Nossa reunião está crescendo. Então, para nos ajudar a lidar com

as complexidades envolvidas, vamos usar o Assistente de Agendamento.

Os participantes e os recursos estão listados aqui.

E junto a cada um está sua agenda, representada por barras coloridas em uma linha do tempo.

Esta área sombreada representa a horário da reunião.

Observando as barras podemos dizer que os participantes em nossa lista já foram convidados

e nossa reunião está em seus calendários.

Você pode verificar esta legenda para ver o que significam as cores nas barras.

Esta participante aceitou, então a barra dela mostra que ela está ocupada neste horário.

Estes participantes continuam provisórios.

Por padrão, só conseguimos ver as informações de disponibilidade nas barras –

nenhum detalhe a menos que os participantes compartilhem suas agendas conosco.

Mas isso nos dá informações suficientes para tentar encontrar um horário de reunião

que não entre em conflito com a agenda de todos.

Clique em Adicionar Participantes e, em seguida, vamos adicionar mais algumas pessoas.

Além disso, adicione uma sala de reunião maior e exclua a primeira sala.

Parece que uma pessoa que já convidamos tem um conflito de agendamento pessoal,

então vamos tentar mover a reunião para uma hora mais tarde.

Você pode fazer isso aqui em baixo, mas é mais fácil arrastar estas linhas para alterar o horário de início... e fim.

Após encontrar um horário que pareça funcionar para todos, envie uma atualização.

Assim, cada participante recebe uma solicitação de reunião atualizada.

Novamente, os destinatários podem visualizar o convite e clicar em Aceitar, Provisório ou Recusar.

Os destinatários que usam o Outlook também têm a opção de propor um novo horário.

Se eles clicarem em Provisório e Propor um novo horário, uma caixa

de diálogo que se parece com o Assistente de Agendamento é exibida.

Eles podem alterar o horário de início ou de fim e clicar em Propor

horário. Em seguida, podem adicionar uma mensagem e clicar em Enviar.

Em seguida, você pode abrir a proposta e decidir se deseja aceitar, excluir ou responder à proposta.

Pode ser uma tarefa árdua encontrar um horário de reunião que satisfaça a todos,

mas o Assistente de Agendamento pode facilitar essa tarefa.

A seguir, vamos ver o que acontece quando compartilhamos o calendário com outras pessoas.

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