Usar o Access ou Excel para gerenciar os dados

Importante :  Este artigo foi traduzido por um sistema de tradução automática, leia o aviso de isenção de responsabilidade. Para sua referência, veja a versão em inglês deste artigo aqui.

Microsoft Access e o Microsoft Excel possuem muitas semelhanças, que podem tornar difícil decidir qual programa você deve usar. Por exemplo, os dois programas podem armazenar grandes quantidades de dados, executar consultas avançadas e as ferramentas de análise para organizar dados e executar cálculos sofisticados que retornam os dados que você precisa.

No entanto, cada programa tem vantagens claras, dependendo do tipo de dados que você está gerenciando e o que você deseja fazer com esses dados. Por exemplo, se for sua meta para manter a integridade dos dados em um formato que possa ser acessado por vários usuários, acesso é a melhor opção, enquanto o Excel é mais adequado para os dados numéricos complexos que você deseja analisar detalhadamente.

Em muitos casos, você pode usar ambos os programas, emprego cada para o objetivo ao qual ele é mais adequado. Em geral, é melhor para gerenciar dados de acesso: ajudando você mantê-lo disponível organizado e fácil de pesquisar para vários usuários simultâneos. Excel é geralmente melhor para analisar dados: executando cálculos complexos, explorando possíveis resultados e produzir gráficos de alta qualidade. Se você usar o Access para armazenar seus dados e o Excel analisá-lo, você pode obter os benefícios de ambos os programas.

Antes de decidir qual programa usar, talvez você queira comparar os benefícios de cada programa, saiba quando é melhor usar um ou outro e descubra como trabalhar com os dois programas para obter exatamente o resultado desejado.

Observação : Todos os pacotes do Microsoft Office incluem o Excel, mas nem todos os pacotes incluem acesso..

Comparar os benefícios de cada programa

Escolha o programa certo é fundamental se quiser acessar e atualizar suas informações com precisão e desempenho máximo. Para descobrir qual programa é mais adequado para as tarefas que você deseja realizar, isso pode ajudar a comparar os benefícios que cada programa tem a oferecer com relação ao armazenamento de dados, análise, colaboração multiusuário e segurança.

Simples versus dados relacionais    Para ajudar a decidir qual programa é melhor para armazenar seus dados, pergunte-se a seguinte pergunta: são os dados relacionais ou não? Dados que podem ser com eficiência contidos em uma única tabela ou planilha são chamados dados planas ou relacionais . Por exemplo, se você quiser criar uma lista simple de clientes, com apenas uma pessoa de endereço e contato para cada cliente, o Excel pode ser a melhor opção. Entretanto, se você quiser armazenar uma lista de clientes mais complexa do que contém de cobrança e endereços de remessa para cada cliente ou várias pessoas de contato para cada cliente, o Access é a melhor solução.

Em um banco de dados relacional, você organizar suas informações em várias tabelas. Em um banco de dados relacional bem projetado, cada tabela é simples e contém informações sobre apenas um tipo de dados. Por exemplo, se você criar um banco de dados do cliente, os nomes dos clientes devem ser armazenados em uma tabela, enquanto cobrança esses clientes e endereços de remessa devem ser armazenados em uma tabela separada. Armazenar endereços separadamente de nomes é uma boa ideia porque cada cliente pode ter mais de um endereço, e você quer sejam capazes de inserir vários endereços para cada cliente sem precisar digitar novamente o nome do cliente para cada endereço.

Local versus dados externos    Você pode usar o Access para se conectar aos dados de uma variedade de fontes de dados externas para que você possa exibir, consulta e edite dados sem precisar importá-lo. Por exemplo, o Access fornece comandos para se conectar aos dados existentes em um banco de dados do Microsoft SQL Server, um arquivo dBASE ou uma pasta do Outlook, juntamente com muitas outras fontes de dados. Você pode usar o Excel para se conectar a uma ampla variedade de fontes de dados, incluindo o Access, SQL Server e bancos de dados do Analysis Services, texto e arquivos XML e fontes de dados ODBC e OLE DB. No entanto, você não pode editar os dados para alterar os dados de origem por meio da interface de usuário do Excel.

Access e o Excel fornecem comandos para se conectar a dados em listas de Windows SharePoint Services. No entanto, o Excel fornece apenas uma conexão de somente leitura para listas do SharePoint; enquanto o Access permite que você ler e gravar dados em listas do SharePoint.

Integridade de dados versus flexibilidade    Identificadores exclusivos ajudam a preservar a integridade dos dados e eles garantem que nenhuma duas linhas (ou registros) contenham exatamente os mesmos dados. Identificadores exclusivos também fornecem a maneira mais rápida para recuperar dados quando você pesquisa ou classificar os dados. No Access, você pode usar o tipo de dados numeração automática para gerar automaticamente um identificador exclusivo para cada registro. Você pode usar esses identificadores para relacionar registros em uma tabela com um ou mais registros em outra tabela.

A estrutura que o Access aplica aos seus dados ajuda a garantir a integridade dos dados. Access pode exigir que novos registros em uma tabela tem um valor correspondente existente em uma tabela diferente, para que você não pode criar registros "órfãos". Por exemplo, você não desejaria ter um pedido que não inclui informações do cliente. Access pode exigir que cada novo registro na tabela Pedidos tem um valor de cliente correspondente na sua tabela de clientes. Isso necessário correspondência dos valores é chamada integridade referencial.

Você também pode impor seu próprio restrições e regras para garantir que os dados são inseridos corretamente. Excel permite que você insira dados de uma maneira de forma mais livre, mas porque o Excel não oferece suporte a dados relacionais, ele não oferece suporte a integridade referencial. No entanto, você pode usar o comando Validação de dados para controlar a entrada de dados no Excel.

Consultando    Se você tem muitas vezes para exibir seus dados de várias maneiras, dependendo de alteração de condições ou eventos, o Access pode ser a melhor opção para armazenar e trabalhar com seus dados. Access permite que você use as consultas de Structured Query Language (SQL) para recuperar rapidamente apenas as linhas e colunas de dados desejado, se os dados estão contidos em uma tabela ou várias tabelas. Você também pode usar expressões em consultas para criar campos calculados. Usando uma expressão no Access é semelhante ao processo de uso de fórmulas no Excel para calcular valores. Você também pode usar consultas do Access para resumir dados e valores agregados, como somas, médias e contagens de apresentar.

Modelagem    No Excel, você pode usar ferramentas de teste de hipóteses para o resultado de um modelo de planilha de previsão. Testes de hipóteses permite executar diferentes cenários em seus dados, como caso melhor e piores cenários e comparar os dados resultantes de vários cenários em um relatório de resumo. Nenhum recurso semelhante está disponível no Access.

Pivoting e gráficos    Em ambos os programas, você pode criar relatórios de tabela dinâmica e gráficos de tabela dinâmica. No entanto, o Excel fornece tabela dinâmica mais avançada recursos de gráfico que o Access faz e geração de relatórios. Se você planeja criar relatórios de tabela dinâmica considerável ou fornecer aparência profissional gráficos regularmente, você deve usar relatórios de tabela dinâmica ou gráfico de tabela dinâmica no Excel, em vez de recursos em comum no Access.

Access e o Excel podem ser usado em ambientes de colaboração, como o Windows SharePoint Services e compartilhamentos de arquivos de rede, mas existem diferenças da maneira que os dados podem ser acessados por vários usuários.

Vários acesso do usuário aos dados    Em operação normal, Access permite que vários usuários abrir um banco de dados ao mesmo tempo; Isso funciona bem porque o Access bloqueia somente os dados que está sendo editados; Como resultado, outros usuários possam editar registros diferentes sem conflitos. No Excel, você pode compartilhar uma pasta de trabalho com outros usuários, mas funções de colaboração de vários usuários melhores quando os usuários trabalham nos dados nessa pasta de trabalho em momentos diferentes em vez de simultaneamente. Na verdade, os usuários de um banco de dados do Access colaboram em um conjunto de dadose os usuários de uma pasta de trabalho do Excel colaboram em um documento.

Usando o Windows SharePoint Services para colaboração    Os dois programas integram tecnologias do Microsoft Windows SharePoint Services, como bibliotecas de documentos e listas do SharePoint.

O Access fornece várias maneiras para colaborar com vários usuários em um site do SharePoint. Por exemplo, você pode carregar um banco de dados completo para uma biblioteca de documentos do Windows SharePoint Services, fazer formulários e relatórios disponíveis como modos de exibição do Windows SharePoint Services e vincular a um banco de dados para dados armazenados em listas do SharePoint.

O Excel fornece apenas uma maneira de colaborar com vários usuários em um site do SharePoint Services. Você pode carregar uma pasta de trabalho às bibliotecas de documentos do Windows SharePoint Services, onde os usuários individuais podem fazer check-out a pasta de trabalho para fazer alterações, impedindo que outros usuários modificando a pasta de trabalho ao mesmo tempo. Os usuários podem editar uma pasta de trabalho sem fazer check-fora a biblioteca de documentos, nesse caso eles devem coordenar com outros usuários para evitar conflitos de dados.

Usando pastas de rede para colaboração    Se você armazenar um banco de dados do Access em uma pasta de rede compartilhada, vários usuários podem abrir o banco de dados e trabalhar com seus dados simultaneamente. Registros individuais estão bloqueados quando um usuário edita-los. Se você armazenar uma pasta de trabalho do Excel em uma pasta de rede compartilhada, somente um usuário pode editar a pasta de trabalho por vez. Para fins de visualização, vários usuários podem abrir a pasta de trabalho enquanto outro usuário está editando- mas esses usuários não podem fazer qualquer alteração aos dados até que o usuário que está editando a pasta de trabalho fecha.

Os dois programas fornecem recursos semelhantes — senhas e criptografia — que podem ajudar a evitar a perda de dados e proteger seus dados contra acesso não autorizado. No entanto, há algumas diferenças entre o Access e o Excel no nível de usuário como trabalhos de proteção de dados.

Prevenção de perda de dados    No Access, o seu trabalho é salvo continuamente forma que, em caso de falha inesperada, você provavelmente não perder a quantidade de trabalho (se houver). No entanto, porque o Access salva seu trabalho continuamente, também é possível para fazer alterações que você mais tarde decidir que não deseja confirmar. Para garantir que seja possível restaurar o banco de dados da maneira desejada, você deve criar uma cópia de backup do arquivo de banco de dados em uma programação que atenda às suas necessidades. Você pode recuperar um banco de dados inteiro de um backup ou você pode restaurar apenas a tabela ou outro objeto de banco de dados que você precisa. Se você usar um utilitário de backup de sistema de arquivos, você também pode usar uma cópia de um banco de dados de um backup de sistema de arquivo para restaurar os dados. No Excel, você pode salvar informações de AutoRecuperação em intervalos definidos enquanto você atualizar seus dados.

Proteção de dados de nível de usuário    No Excel, você pode remover dados críticos ou particulares visualização ocultando colunas e linhas de dados e, em seguida, proteger a planilha inteira para controlar o acesso do usuário aos dados ocultos. Além de proteger uma planilha e seus elementos, você também pode bloquear e desbloquear células em uma planilha para impedir que outros usuários modifiquem acidentalmente dados importantes.

Segurança em nível de arquivo    No nível do arquivo, você pode usar criptografia em ambos os programas para impedir que usuários não autorizados vejam os dados. Você também pode exigir que uma senha ser inserida para abrir um arquivo de banco de dados ou a pasta de trabalho. Além disso, você pode ajudar a proteger um arquivo de banco de dados ou a pasta de trabalho utilizando uma assinatura digital.

Acesso a dados restrito    No Excel, você pode especificar baseada no usuário permissões para acessar os dados ou definir direitos de somente leitura que impedir que outros usuários façam alterações aos dados que elas tenham acesso. Acesso não fornece recursos de segurança em nível de usuário, mas o Access oferece suporte para o modelo de segurança do usuário de qualquer servidor de banco de dados que se conecta ao. Por exemplo, se você vincular a uma lista do SharePoint, o Access heeds as permissões de usuário para a lista do SharePoint. Se você quiser impedir que os usuários não autorizados fora os dados do Access, você pode criptografar o banco de dados definindo uma senha. Os usuários devem insira a senha para ler dados do banco de dados, mesmo se eles acessá-la utilizando outro programa, como o Excel.

Para saber mais sobre como ajudar a proteger seus dados, consulte Ajuda a proteger um banco de dados do Access 2007 e proteção e segurança no Excel.

Para uma rápida comparação para ajudá-lo a decidir qual produto escolher, você pode usar a tabela a seguir.

Legenda:    Ícone Suporte completo = recomendado ícone suporte parcial = aceitável Ícone de ausência de suporte = não se aplica 

Recurso

Acesso

Excel

Comentários

Gerenciar dados

Quantidade de armazenamento

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Access e o Excel podem trabalhar com milhões de linhas ou registros.

Vários tipos de dados

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Ambos funcionam bem com texto, números, datas e outros tipos de dados comuns.

Validação de dados

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Ambos permitem que você controle a entrada de dados. Access fornece mais controle e flexibilidade, como especificando máscara de entrada de dados.

Segurança

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Ambos controlam o acesso do usuário aos seus dados usando uma variedade de recursos de segurança, como senhas, criptografia, assinaturas digitais e proteção de dados.

Objetos e Rich text

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Acesso tem vários recursos úteis para trabalhar com RTF e para armazenar objetos grandes, como documentos e imagens.

Várias tabelas com relações

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O Access fornece ferramentas para a criação de um-para-muitos e muitos-para-muitos relações entre tabelas. Você pode estabelecer regras baseadas nesses relacionamentos para assegurar a integridade dos dados.

Compartilhamento de dados

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Access permite muitas pessoas trabalhar simultaneamente com os mesmos dados e fornece opções robustas para atualizar os dados, como resolução de conflitos e bloqueio.

Coletar e consolidar dados diferentes

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Importar, exportar e publicar

  • Importar e exportar dados.

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Ambos os produtos importar dados de e exportar dados para uma variedade de fontes de dados externos, como texto, XML e outros formatos de banco de dados e planilha.

  • Conecte-se a dados externos para que você pode exibir, consultar e editar dados.

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O Access permite que você se conectar a fontes de dados externos usando tabelas vinculadas e podem atuar como uma interface de usuário amigável para o SQL Server usando projetos do Microsoft Access.

  • Publicar páginas da Web

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Você pode usar o Access e o Excel para criar páginas de Web estáticas e dinâmicas. No Excel, você pode criar páginas da Web dinâmicas e interativas usando os serviços do Excel. Você pode usar o Access para ler, criar, atualizar e resolver conflitos com listas do SharePoint.

Aproveitar listas do SharePoint

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Usar formulários e relatórios

Exportar para o formato PDF e XPS

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Criar e usar relatórios

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Você pode usar o Access para criar rapidamente relatórios que filtrar, classificar, agrupar e resumem dados da maneira desejada.

Criar e usar formulários

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No Access, você pode criar formulários que tornam mais fácil adicionar, alterar, excluir e navegar seus dados.

Criar uma mala direta para etiquetas de endereço de produção em massa

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Dados da consulta

Classificar e filtrar dados facilmente

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Criar exibições diferentes e consultas complexas

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Visualizar dados

Usar gráficos SmartArt

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Criar gráficos

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Formatar condicionalmente os dados

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Calcular dados

Executar testes de hipóteses

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Use funções e fórmulas

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Use modos de exibição de tabela dinâmica e gráfico dinâmico para trabalhar com seus dados interativamente.

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Executar cálculos sofisticados para obter as informações desejadas.

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Use o Excel se você principalmente executar cálculos e comparações estatísticas com seus dados. Por exemplo, você pode mostrar uma análise de custo/benefício de orçamento da sua empresa. Excel com frequência é a melhor opção para executar cálculos em dados, especialmente se os dados principalmente numéricos; Por exemplo, se você quiser manter um orçamento financeiro de um determinado ano.

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Quando usar o Access

Em termos bem gerais, o Access é a melhor opção quando você precisa acompanhar e registrar dados regularmente e, em seguida, exibe, exportar ou imprimir subconjuntos de dados. Formulários do Access oferecem uma interface mais conveniente que uma planilha do Excel para trabalhar com seus dados. Você pode usar o Access para automatizar ações executadas com frequência e relatórios do Access permitem que você resumir dados em formulários impressos ou eletrônicos. O Access fornece mais estrutura para os seus dados; Por exemplo, você pode controlar quais tipos de dados podem ser inseridos, que valores podem ser inseridos, e você pode especificar como os dados em uma tabela estão relacionados a dados em outras tabelas. Essa estrutura ajuda você a garantir que somente os tipos corretos de dados são inseridos.

O Access armazena dados em tabelas aparência semelhante a como planilhas — mas tabelas do Access são criadas para consultas complexas em relação a dados armazenados em outras tabelas.

Use o Access quando:

  • Antecipar muitas pessoas trabalhando no banco de dados e deseja opções robustas que com segurança manipular atualizações para seus dados, como resolução de conflitos e bloqueio registro.

  • Antecipe a necessidade de adicionar mais tabelas para um conjunto de dados que originou como uma tabela plana ou relacionais.

  • Precisar executar consultas complexas.

  • Deseja produzir uma variedade de relatórios ou etiquetas de endereçamento.

  • Gerenciando contatos    Você pode gerenciar seus contatos e endereços de correspondência e criar relatórios no Access ou mesclar os dados com o Microsoft Office Word para imprimir cartas, envelopes ou etiquetas de endereçamento.

  • Estoque e acompanhamento de ativos    Você pode criar um inventário de itens em sua casa ou empresa e armazenar fotos ou outros documentos relacionados junto com os dados.

  • Controle de ordem    Você pode inserir informações sobre produtos, clientes e pedidos e então criar relatórios que mostram as vendas por região, funcionário, período de tempo ou algum outro valor.

  • Acompanhamento de tarefa    Você pode controlar tarefas para um grupo de pessoas e insira novas tarefas ao mesmo tempo que outras pessoas estão atualizando suas tarefas existentes no mesmo banco de dados.

  • Organizando bibliotecas de empréstimo    Você pode usar o Access para armazenar dados sobre seus livros e CDs e controlar quem tem emprestado eles.

  • Planejamento de eventos    Você pode inserir informações sobre datas de evento, locais e participantes e imprima agendas ou resumos sobre os eventos.

  • Acompanhamento de nutrição    Controlar receitas e faça logon dieta e exercícios atividades.

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Quando usar o Excel

Como um programa de planilha, o Excel pode armazenar grandes quantidades de dados em pastas de trabalho que contêm uma ou mais planilhas. No entanto, em vez de servir como um sistema de gerenciamento de banco de dados, como o Access, Excel é otimizado para o cálculo e a análise de dados. Você pode usar este programa flexível para criar modelos para analisar dados, escrever fórmulas simples e complexas para executar o cálculo de dados, pivot os dados de qualquer maneira que desejar, e apresentar os dados em uma variedade de gráficos de aparência profissionais.

Use o Excel quando:

  • Exigir um modo de exibição simples ou relacionais dos seus dados em vez de um banco de dados relacional que usa várias tabelas, e quando os seus dados, principalmente, são numéricos.

  • Frequentemente executar cálculos e comparações estatísticas com seus dados.

  • Deseja usar relatórios de tabela dinâmica para exibir dados hierárquicos em um layout compacto e flexível.

  • Planeje criar gráficos regularmente e quiser usar os novos formatos de gráficos que estão disponíveis em Office Excel 2007.

  • Deseja enfatizar os dados usando ícones de formatação condicionais, barras de dados e escalas de cores.

  • Deseja executar operações sofisticadas de hipóteses em seus dados, como estatística, de engenharia e a análise de regressão.

  • Deseja manter controle dos itens em uma lista simples, para uso pessoal ou para fins de colaboração.

  • Contabilidade    Você pode usar os recursos poderosos de cálculo do Excel em muitos demonstrativos financeiros de contabilidade — por exemplo, uma declaração de fluxo de caixa, demonstrativo de renda ou declaração de lucros e perdas.

  • Orçamento    Se suas necessidades pessoais ou comerciais relacionados, você pode criar qualquer tipo de orçamento no Excel — por exemplo, um plano de orçamento de marketing, um orçamento de evento ou um orçamento de aposentadoria.

  • Faturamento e vendas    O Excel também é útil para gerenciar dados de cobrança e de vendas, e você pode criar facilmente os formulários que você precisa — por exemplo, faturas de vendas, guias de remessa ou ordens de compra.

  • Relatório    Você pode criar vários tipos de relatórios no Excel que reflitam sua análise de dados ou resumam seus dados — por exemplo, relatórios que meçam o desempenho do projeto, dados de previsão, resumir dados ou apresentar dados de variação.

  • Planejamento    Excel é uma ótima ferramenta para a criação de planos profissionais ou planejadores úteis — por exemplo, um plano de aulas semanal, um plano de pesquisa de marketing, um plano fiscal de fim de ano ou planejadores que ajudarão a planejar refeições, festas ou férias.

  • Acompanhamento    Você pode usar o Excel para controlar dados em uma planilha de tempo ou lista — por exemplo, uma folha de tempo para controlar o trabalho ou uma lista de estoque que controla os equipamentos.

  • Usando calendários    Devido a sua natureza de grade, Excel serve também para a criação de qualquer tipo de calendário — por exemplo, um calendário acadêmico para controlar atividades durante o ano de escola ou um calendário de ano fiscal para controlar eventos de negócios e marcos.

Para modelos úteis do Excel em qualquer uma dessas categorias, consulte modelos para o Excel no Microsoft Office Online.

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Usando o Access e o Excel juntos

Pode haver ocasiões em que você gostaria de aproveitar os benefícios que os dois programas tem a oferecer. Por exemplo, você criou uma planilha no Excel, na qual você pode calcular e analisar os dados, mas a planilha tornou muito grande e complexo e muitos outros usuários precisam ter acesso aos dados. Neste ponto, talvez você queira importar ou vincular a planilha para o Access e usá-lo como um banco de dados em vez de trabalhar com ele no Excel. Ou, talvez você tiver dados em um banco de dados do Access para o qual você deseja criar alguns relatórios de tabela dinâmica do Excel detalhados e gráficos do Excel de aparência profissionais.

Não importa qual programa usar primeiro, você pode sempre transferir os dados de um programa para outro, onde você pode continuar a trabalhar com ele. Com ou sem uma conexão de dados, você pode trazer dados para o acesso do Excel (e vice-versa) por copiar, importar ou exportá-lo.

Para obter mais informações sobre como trocar dados entre os dois programas, consulte trocar (copiar, importar, exportar) dados entre o Excel e o Access.

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Observação : Aviso de Isenção de Tradução Automática: Este artigo foi traduzido por computador, sem intervenção humana. A Microsoft oferece essas traduções automáticas para ajudar as pessoas que não falam inglês a aproveitar os textos escritos sobre produtos, serviços e tecnologias da Microsoft. Como este artigo foi traduzido automaticamente, é possível que contenha erros de vocabulário, sintaxe ou gramática.

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