Usar mala direta para personalizar cartas para correspondências em massa

Usar mala direta para personalizar cartas para correspondências em massa

Importante :  Este artigo foi traduzido por um sistema de tradução automática, leia o aviso de isenção de responsabilidade. Para sua referência, veja a versão em inglês deste artigo aqui.

Quando você tiver o email em massa para enviar às pessoas na sua lista de endereçamento, você pode usar a mala direta para criar um lote de letras personalizadas. Cada letra que é produzida tem layout idêntico, formatação, texto e elementos gráficos. Apenas as seções específicas da letra variam e são personalizadas.

Há três arquivos envolvidas em criar e imprimir cartas usando o processo de mala direta:

  • Documento principal
    este documento contém texto e elementos gráficos (um logotipo ou imagem, por exemplo) que são idênticos para cada versão do documento mesclado. O corpo da carta é um exemplo de conteúdo idêntico.

  • Sua lista de endereçamento
    essa é a fonte de dados que é usada para preencher as informações na carta. Sua lista de endereçamento tem nomes, por exemplo, e o documento principal estiver a letra que será endereçada a nomes na sua lista.

  • Documento mesclado
    este documento é uma combinação de documento principal e a lista de endereçamento. Mala direta obtém informações da lista de endereçamento e coloca-o no documento principal, resultando em uma carta personalizada para cada pessoa.

Você pode saber mais sobre o funcionamento da mala direta para cartas no vídeo a seguir que faz parte de um curso de treinamento.

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Etapa 1: Preparar seu documento principal

Antes de começar a mala direta, prepare sua carta. Se você estiver permitindo que as pessoas saibam sobre um evento futuro, por exemplo, inclua o nome, data, hora e local do evento. É esses detalhes que seriam importantes para todos os destinatários da carta.

  1. Na guia correspondências, no grupo Iniciar Mala direta, escolha Iniciar Mala direta > cartas.

    No Word, na guia correspondências, escolha Iniciar Mala direta e, em seguida, escolha uma opção.

  2. No Word, digite o corpo da carta (exemplo segue) que você deseja enviar para todos.

    Exemplo de carta no Word para bel usado para uma mala direta.

Etapa 2: Configurar sua lista de endereçamento

Lista de endereçamento é sua fonte de dados. Pode ser uma planilha de Excel, um diretório de contatos de Outlook, um banco de dados de Access ou uma lista de endereços Office. Ele contém os registros que Word usa retirar as informações para construir sua carta.

Dicas

  • Se você não tiver uma lista de endereçamento, você pode criar uma durante a mala direta. Antes de começar o processo de mala direta, coletar todos os seus registros de dados e adicioná-las a sua fonte de dados.

  • Se você estiver usando uma planilha de Excel, verifique se que a coluna de CEPs ou códigos postais é formatada como texto para que você não perca quaisquer zeros.

  • Se você quiser usar seus contatos de Outlook, verifique se Outlook está seu programa de email padrão.

Etapa 3: Vincular sua lista de endereçamento ao seu documento principal

Agora você está pronto para abrir a fonte de dados para sua lista de endereçamento e vinculá-lo à sua carta.

  1. Na guia correspondências, no grupo Iniciar Mala direta, escolha Selecionar destinatários e escolha uma opção.

    Como parte da mala direta do Word, na guia correspondências, no grupo Iniciar Mala direta, escolha Selecionar destinatários e escolha digitar uma nova lista

  2. Siga um destes procedimentos:

    • Se você não tiver uma lista de endereçamento, escolha digitar uma nova lista e criar uma.

      ou

    • Se sua lista de endereçamento em uma planilha de Excel, um banco de dados de Access ou outro tipo de arquivo de dados, escolha usar uma lista existente. Navegue até sua lista e escolha Abrir.

      ou

    • Se você estiver usando seus contatos de Outlook, escolha Escolher dos contatos do Outlook.

  3. Escolha arquivo > Salvar como.

  4. Na caixa nome do arquivo, digite um nome de arquivoe, em seguida, escolha Salvar.


Editar lista de destinatários

Se você estiver criando e imprimindo cartas para todos em sua lista, vá para "etapa 4: adicionar conteúdo personalizado à sua carta." Se você quiser enviar cartas para as pessoas que moram, por exemplo, dentro de 20 milhas de um evento que você estiver hospedando, use um filtro como um CEP ou um código postal para restringir a lista.

  1. Escolha Editar Lista de Destinatários.

    Como parte da mala direta do Word, na guia correspondências, no grupo Iniciar Mala direta, escolha Editar lista de destinatários.

  2. Na caixa de diálogo Destinatários da mala direta, marque a caixa de seleção ao lado do nome de cada pessoa que você deseja receber a mensagem de email.

    Selecionar linhas ao marcar a caixa de seleção

Na caixa de diálogo Destinatários da mala direta, existem opções para refinar a lista de destinatários. As duas opções mais usadas são para classificar e filtrar a lista para facilitar a localização de nomes e endereços.

Em uma palavra documento de mala direta, escolha Editar destinatários e na caixa de diálogo Destinatários da mala direta, em refinar lista de destinatários, escolha uma opção.

Para obter informações mais detalhadas, consulte Classificar e filtrar os dados para uma mala direta.

Etapa 4: Adicionar conteúdo personalizado à sua carta

Adicionar conteúdo à sua carta que é diferente para cada pessoa que a recebe — por exemplo, seu nome e endereço. A prática recomendada para adicionar esses detalhes é inserir campos de mesclagem no documento principal.

  1. Na guia Correspondências, no grupo Gravar e Inserir Campos, escolha Bloco de Endereço.

    Como parte da mala direta do Word, na guia correspondências, no grupo gravar e inserir campos, escolha o bloco de endereço.

  2. Na caixa de diálogo Inserir bloco de endereço, escolha um formato para o nome do destinatário como ele aparecerá na carta.

    Opções do bloco de endereço

  3. Escolha OK.

    Observação : Para visualizar como um endereço aparecerá na carta, em visualização, escolha Visualizar resultados. Escolha o próximo Botão Próximo registro para resultados de visualização de mala direta ou botão de registro de Botão Registro anterior para resultados de visualização de mala direta anterior para percorrer registros em sua fonte de dados.

  4. No grupo gravar e inserir, escolha Linha de saudação.

    Como parte da mala direta do Word, na guia correspondências, no grupo gravar e inserir campos, escolha linha de saudação.

  5. Na caixa de diálogo Inserir linha de saudação, escolha o formato que você deseja usar.

  6. Escolha OK para inserir o campo de mesclagem na carta.

  7. Escolha arquivo > Salvar para preservar a letra (exemplo segue) que você está criando para a mala direta.

    Carta de mala direta de amostra no Word mostrando os campos "bloco de endereço" e "linha de saudação".

Para inserir outras informações personalizadas na carta de sua lista de endereçamento, consulte Adicionar campos de mala direta, um por vez.


Verificar os nomes de campo de mesclagem

Certifique-se de Word localiza os nomes e endereços em sua lista de endereçamento.

  1. Na guia correspondências, no grupo gravar e inserir campos, escolha Coincidir campos.

    Dica : Campos de mesclagem também pode ser aberto na caixa de diálogo Inserir bloco de endereço que você usou para adicionar um bloco de endereço ao documento principal.

  2. Na caixa de diálogo Coincidir campos, verifique se os campos de registro que aparecem na lista correspondem os nomes dos títulos de coluna de registros em sua fonte de dados da lista de endereçamento.

    Caixa de diálogo Coincidir Campos

    Observação : Há duas colunas na caixa de diálogo. A coluna esquerda é uma lista de nomes comuns em um registro de negócios, por exemplo. A coluna da direita é o nome do campo nome comum que é mapeado para um título de coluna no arquivo de fonte de dados.

  3. Siga um destes procedimentos:

    • Se o campo nomes títulos de coluna de correspondência mostrado usadas para registros em sua fonte de dados da lista de endereçamento, não faça nada.

      ou

    • Se (não correspondente) aparecer no nome de um campo que você espera que correspondem a um título de coluna na fonte de dados, escolha a seta suspensa e escolha o nome do campo em sua fonte de dados da lista de endereçamento. Repita conforme necessário.

  4. Escolha OK.


Formatar campos de mala direta

Para alterar a fonte, o tamanho ou o espaçamento do conteúdo mesclado, selecione o nome do campo de mesclagem e faça as alterações desejadas.

  1. Na guia correspondências, no grupo Visualizar resultados, escolha Visualizar resultados para os resultados mesclados volta para os campos de mala direta na sua carta.

    No Word, na guia correspondências, grupo visualizar resultados.

  2. Escolha o nome do campo de mesclagem.

    campo bloco de endereço selecionado

  3. Na guia página inicial, escolha a fonte e o tamanho da fonte que você deseja usar.

    No Word, na guia página inicial, no grupo fonte, escolha uma fonte e um tamanho de fonte.

  4. Na guia Layout de página (Word 2013 ) ou o guia de Layout (Word 2016 ), escolha o espaçamento de parágrafo desejado.

    No Word, na guia Layout, no grupo parágrafo, defina o espaçamento.

    Observação : Como Word trata cada linha em um bloco de endereço como um parágrafo, talvez você queira reduzir o espaçamento entre as linhas.

Etapa 5. Visualizar e imprimir as cartas

  1. Escolha Visualizar resultados e escolha o próximo Botão Próximo registro para resultados de visualização de mala direta ou botão de registro de Botão Registro anterior para resultados de visualização de mala direta anterior para garantir que os nomes e endereços no corpo da carta certo.

    Dica : Para ir para o início da lista, escolha o primeiro botão de registro de Botão primeiro registro para resultados de visualização de mala direta e ir para o final da lista, escolha o botão de registro de Último botão de registro para resultados de visualização de mala direta última.

  2. Escolha Concluir e mesclar > Imprimir documentos.

    Como parte da mala direta do Word, na guia correspondências, no grupo concluir, escolha concluir e mesclar e, em seguida, escolha uma opção.

Etapa 6: Salvar sua carta personalizada

Quando você salva o documento de mala direta, ela permanece conectada à sua lista de endereçamento para que você possa usá-lo para a próxima correspondência em massa.


Reutilizar seu documento de mala direta

  • Abra o documento de mala direta e escolha Sim quando Word solicitará que você a manter a conexão.


Para alterar os endereços no documento de mala direta

  • Abra o documento de mala direta e escolha Editar lista de destinatários para classificar, filtrar e escolha endereços específicos.

Para saber mais

Observação : Aviso de Isenção de Tradução Automática: Este artigo foi traduzido por computador, sem intervenção humana. A Microsoft oferece essas traduções automáticas para ajudar as pessoas que não falam inglês a aproveitar os textos escritos sobre produtos, serviços e tecnologias da Microsoft. Como este artigo foi traduzido automaticamente, é possível que contenha erros de vocabulário, sintaxe ou gramática.

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