Usar mala direta para enviar mensagens de email em massa

Usar mala direta para enviar mensagens de email em massa

Se você pretende enviar uma mensagem por email a várias pessoas, com uma mensagem personalizada para cada destinatário, use a mala direta. Você pode criar um lote de mensagens de email personalizadas que tenham a mesma formatação e usem o mesmo texto e elementos gráficos. Apenas seções específicas da mensagem variam e são personalizadas. A mala direta, diferentemente da transmissão de uma mensagem para um grupo de pessoas, faz com que cada destinatário da mensagem seja único.

Três arquivos no processo de mala direta, que são um documento principal e uma lista de endereçamento que produz conjuntos de cartas ou mensagens de email, envelopes ou etiquetas.

Há três documentos envolvidos no processo de criar mensagens de email usando a mala direta:

  • Seu documento principal
    Esse documento é sua mensagem de email. Ela contém texto e elementos gráficos (um logotipo ou imagem, por exemplo) que são idênticos para cada versão do documento mesclado.

  • Sua lista de endereçamento
    Esse documento contém os dados que são usados para preencher informações na carta. Por exemplo, sua lista de endereçamento tem nomes e seu documento principal é a mensagem de email que será enviada aos nomes na lista.

  • Seu documento mesclado
    Esse documento é uma combinação do documento principal e da lista de endereçamento. A mala direta obtém a informação da lista de endereçamento e a coloca em seu documento principal, resultando em um documento mesclado personalizado para cada pessoa da lista de endereçamento.

Etapa 1: Preparar seu documento principal

Para começar, digite no Word o corpo da mensagem que deseja enviar para todos. Se estiver informando as pessoas sobre um evento futuro, por exemplo, inclua o nome, a data, a hora e o local do evento. Todos devem saber os detalhes do evento.

  • Na guia Correspondências, no grupo Iniciar Mala Direta, escolha Iniciar Mala Direta > Mensagens de Email.

    Captura de tela da guia Correspondências no Word, mostrando o comando Iniciar Mala Direta e a lista de opções disponíveis para o tipo de mesclagem que você deseja executar.

Etapa 2: Configurar a lista de endereçamento

Para enviar emails, é necessário instalar um programa de email compatível com MAPI, como o Outlook ou o Gmail. Se você estiver usando o MAPI do Outlook, verifique se suas versões do Word e do Outlook são as mesmas.

A lista de endereçamento é sua fonte de dados. Ela pode ser um diretório de contatos do Outlook, um banco de dados do Access ou uma lista de endereços do Office. Ela contém os registros que o Word usa para obter informações para criar suas mensagens de email.


Dicas

Etapa 3: Vincular sua lista de endereçamento à mensagem de email

Agora é hora de escolher os destinatários de uma fonte de dados (uma lista de endereços). Verifique se sua fonte de dados tem uma coluna para endereços de email e que há um endereço de email para cada destinatário do seu email.

  1. Na guia Correspondências, no grupo Iniciar Mala Direta, escolha Selecionar Destinatários e, em seguida, escolha uma opção.

  2. Siga um destes procedimentos:

    • Se não tiver uma lista de endereçamento, escolha Digitar uma Nova Lista e crie uma.

      ou

    • Se a lista de endereços estiver em uma planilha do Excel, em um banco de dados do Access ou em outro tipo de arquivo de dados, clique em Usar uma Lista Existente. Em seguida, navegue até a lista e clique em Abrir.

      ou

    • Se estiver usando os contatos do Outlook, clique em Escolher dos Contatos do Outlook.

  3. Escolha Arquivo > Salvar como.

  4. Na caixa Nome do arquivo, digite um nome de arquivo e escolha Salvar.


Editar a lista de endereçamento

Se você estiver enviando mensagens de email para todos em sua lista, vá para a Etapa 4: Adicionar conteúdo personalizado à mensagem de email. Se quiser enviar emails apenas para determinadas pessoas em sua lista, você pode restringir a lista usando as etapas em Editar sua lista de endereçamento.

  1. Escolha Editar Lista de Destinatários.

    Captura de tela da guia Correspondências no Word, mostrando o comando Editar Lista de Destinatários realçado.

  2. Marque os nomes das pessoas às quais deseja enviar sua mensagem de email.

    Selecionar linhas ao marcar a caixa de seleção

Você pode também classificar ou filtrar a lista para facilitar a localização de nomes e endereços.

Etapa 4: Adicionar conteúdo personalizado à mensagem de email

Personalize cada mensagem de email adicionando o nome e o endereço de uma pessoa. Para adicionar esses detalhes, recomendamos inserir campos de mala direta no documento principal.

  1. Na guia Correspondências, no grupo Gravar e Inserir Campos, escolha Bloco de Endereço.

    Campo de mesclagem Inserir Bloco de Endereço

  2. Na caixa de diálogo Inserir Bloco de Endereço, escolha um formato para o nome do destinatário da maneira como ele aparecerá no email.

    Opções do bloco de endereço

  3. Escolha OK para inserir o campo de mala direta.

  4. No grupo Gravar e Inserir, escolha Linha de Saudação.

    Captura de tela da guia Correspondências no Word, mostrando o comando Linha de Saudação realçado.

  5. Na caixa de diálogo Inserir Linha de Saudação, escolha o formato que você deseja usar.

  6. Escolha OK para inserir o campo de mala direta.

  7. Escolha Arquivo > Salvar para manter o email.

    Observação : É necessário formatar o email manualmente após inserir os campos.

Você também pode adicionar outros campos da fonte de dados à mensagem de email. Para obter mais informações, confira Inserir campos de mala direta.

Verificar os nomes dos campos de mala direta

    Certifique-se de que o Word possa encontrar os nomes e endereços em sua lista de endereçamento.

    1. Na guia Correspondências, no grupo Gravar e Inserir Campos, escolha Coincidir Campos.

      Dica :  Os Campos de Mala Direta também podem ser abertos pela caixa de diálogo Inserir Bloco de Endereços usada para adicionar um bloco de endereços ao documento principal.

    2. Na caixa de diálogo Coincidir Campos, verifique se os campos de registro exibidos na lista correspondem aos nomes dos títulos de coluna para os registros na fonte de dados da lista de endereçamento.

      Caixa de diálogo Coincidir Campos

      Observação : Há duas colunas na caixa de diálogo. A coluna à esquerda é uma lista de nomes em comum em um registro de negócios, por exemplo. A coluna à direita é o nome do campo do nome comum mapeado para um título de coluna no arquivo de fonte de dados.

    3. Siga um destes procedimentos:

      • Se os nomes de campos corresponderem aos títulos de coluna usados para os registros na fonte de dados da sua lista de endereçamento, não faça nada.

        ou

      • Se (não correspondente) aparecer em um nome de campo que você esperava que coincidisse com um título de coluna na fonte de dados, clique na seta de lista suspensa e escolha o nome do campo na fonte de dados da lista de endereçamento. Repita conforme necessário.

    4. Escolha OK.


    Formatar campos de mala direta

    Para alterar a fonte, o tamanho ou o espaçamento do conteúdo mesclado, escolha o nome do campo de mesclagem e faça as alterações desejadas.

    1. Na guia Correspondências, no grupo Visualizar Resultados, escolha Visualizar Resultados para mudar dos resultados mesclados para os campos de mala direta na carta.

      No Word, na guia Correspondências, no grupo Visualizar Resultados.

    2. Escolha o nome do campo de mesclagem.

      campo bloco de endereço selecionado

    3. Na guia Página Inicial, escolha a fonte e o tamanho da fonte desejada.

      No Word, acesse a guia Página Inicial, vá para o grupo Fonte e escolha uma fonte e o tamanho da fonte.

    4. Na guia Layout da Página (Word 2013) ou Layout (Word 2016), escolha o espaçamento entre parágrafos desejado.

      No Word, na guia Layout, no grupo Parágrafo, defina o espaçamento.

      Observação : Como o Word trata cada linha do Bloco de Endereço como um parágrafo, talvez você queira diminuir o espaçamento entre as linhas.

Etapa 5: Visualizar e concluir

Após adicionar os campos de mala direta ao documento principal, você está pronto para visualizar os resultados da mesclagem. Quando estiver satisfeito com a visualização, conclua a mesclagem.

  1. Escolha Visualizar Resultados e escolha o botão de registro Avançar Botão Próximo registro para resultados de visualização de mala direta ou Voltar Botão Registro anterior para resultados de visualização de mala direta para garantir que os nomes e endereços no corpo da sua carta estejam certos.

    Captura de tela da guia Correspondências no Word, mostrando o grupo Visualizar Resultados.

    Dica :  Para ir até o Página Inicial da lista, escolha o botão de registro Primeiro Botão Primeiro registro para resultados de visualização de mala direta e, para ir até o final da lista, escolha o botão de registro Último Botão Último registro para resultados de visualização de mala direta .

  2. Escolha Concluir e Mesclar > Enviar Mensagens de Email.

    Captura de tela da guia Correspondências no Word, mostrando o comando Concluir e Mesclar e suas opções.

  3. Na caixa Para, escolha o nome na coluna de endereços de email da lista.

    Observação :  O Word envia uma mensagem individual para cada um dos endereços de email. Não é possível adicionar destinatários com cópia (Cc) ou com cópia oculta (Cco). Também não é possível adicionar anexos ao email.

  4. Na caixa Linha do assunto, digite uma linha de assunto para a mensagem.

  5. Na caixa Formato de Mensagem, escolha HTML (a configuração padrão) ou Texto sem formatação para enviar o documento como o corpo da mensagem de email.

    Importante : Se você enviar a mensagem de email como Texto sem formatação, o documento principal não incluirá qualquer formatação de texto ou elementos gráficos.

  6. Em Enviar registros, siga um destes procedimentos:

    • Aceite a configuração padrão para mesclar e enviar Todos os registros.

      ou

    • Escolha Registro atual e envie apenas o registro exibido na tela.

      ou

    • Escolha a última opção e, na caixa De, digite o número do registro para iniciar a mala direta e, na caixa Para, digite o número do registro para concluir a mala direta.

      Observação : Não serão enviados emails com um número de registro fora do intervalo De-Para.

  7. Escolha OK para executar a mala direta.

Etapa 6: Salvar a mensagem personalizada

Salve a mensagem, caso pretenda usá-la em outra mala direta.

Ao salvar o documento principal, você também estará salvando sua conexão com a fonte de dados escolhida. Na próxima vez que abrir o documento principal, o Word perguntará se você deseja manter a conexão com a fonte de dados.

  • Se você escolher Sim, o documento será aberto mostrando as informações mescladas com o primeiro registro.

  • Se clicar em Não, a conexão entre o documento principal da mensagem de email e a fonte de dados será interrompida. O documento principal se tornará um documento padrão do Word.

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