Usar mala direta para enviar mensagens de email em massa

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Se você tiver uma letra para enviar a muitas pessoas por email que você deseja personalizados para cada destinatário, use a mala direta. Você pode criar um lote de mensagens de email personalizadas que são formatados idênticos e usar o mesmo texto e elementos gráficos. Apenas as seções específicas da mensagem de email variam e são personalizadas. Mala direta — ao contrário de uma mensagem de difusão de dados para um grupo de pessoas — torna o único destinatário de cada destinatário da mensagem.

Há três documentos envolvidos na criação de mensagens de email usando o processo de mala direta:

  • Documento principal
    este documento é sua mensagem de email, ele contém texto e elementos gráficos (um logotipo ou imagem, por exemplo) que são idênticos para cada versão do documento mesclado.

  • Sua lista de endereçamento
    este documento contém os dados que são usados para preencher as informações sobre a letra. Sua lista de endereçamento tem nomes, por exemplo, e o documento principal estiver a mensagem de email que será endereçada a nomes na sua lista.

  • Documento mesclado
    este documento é uma combinação de documento principal e a lista de endereçamento. Mala direta obtém a formação da lista de endereçamento e coloca-o no documento principal, resultando um documento mesclado personalizado para cada pessoa na lista de endereçamento.

Etapa 1: Configurar sua lista de endereçamento

Para enviar emails, um programa de email compatível com MAPI como Outlook ou Gmail precisa estar instalado. Se você estiver usando Outlook MAPI, verifique se que suas versões de Word e Outlook são as mesmas.

Lista de endereçamento é sua fonte de dados. Pode ser um diretório de contatos de Outlook, um banco de dados de Access ou uma lista de endereços Office. Ele contém os registros que Word usa para extrair informações de criar suas mensagens de email.


Dicas

  • Se você não tiver uma lista de endereçamento, você pode criar uma durante a mala direta. Antes de começar o processo de mala direta, coletar todos os seus registros de dados e adicioná-las a sua fonte de dados.

  • Se você quiser usar seus contatos de Outlook, verifique se Outlook está seu programa de email padrão.

Etapa 2: Preparar seu documento principal

Digite o corpo da letra que você deseja enviar para todos em Word antes de começar. Se você estiver informando as pessoas sobre um evento futuro, por exemplo, inclua o nome, data, hora e local do evento. Os detalhes do evento são importantes conhecer todos.

  • Na guia correspondências, no grupo Iniciar Mala direta, escolha Iniciar Mala direta > Mensagens de email.

    Captura de tela da guia Correspondências no Word, mostrando o comando Iniciar Mala Direta e a lista de opções disponíveis para o tipo de mesclagem que você deseja executar.

Etapa 3: Vincular sua lista de endereçamento à sua mensagem de email

Agora é hora para escolher os destinatários de uma fonte de dados (uma lista de endereços). Verifique se sua fonte de dados tiver uma coluna para endereços de email e que não há um endereço de email para cada pessoa que você está enviando email para.

  1. Na guia correspondências, no grupo Iniciar Mala direta, escolha Selecionar destinatários e escolha uma opção.

  2. Siga um destes procedimentos:

    • Se você não tiver uma lista de endereçamento, escolha digitar uma nova lista e criar uma.

      ou

    • Se sua lista de endereçamento em uma planilha de Excel, um banco de dados de Access ou outro tipo de arquivo de dados, escolha usar uma lista existente. Navegue até sua lista e escolha Abrir.

      ou

    • Se você estiver usando seus contatos de Outlook, escolha Escolher dos contatos do Outlook.

  3. Escolha arquivo > Salvar como.

  4. Na caixa nome do arquivo, digite um nome de arquivoe, em seguida, escolha Salvar.


Editar a lista de endereçamento

Se você estiver enviando mensagens de email para todos em sua lista, vá para etapa 4: adicionar conteúdo personalizado à mensagem de email. Se você quiser enviar emails apenas para determinadas pessoas na sua lista, você pode restringir a lista, use as etapas em Editar sua lista de endereçamento.

  1. Escolha Editar Lista de Destinatários.

    Captura de tela da guia Correspondências no Word, mostrando o comando Editar Lista de Destinatários realçado.

  2. Marque os nomes das pessoas que você deseja receber a mensagem de email.

    Selecionar linhas ao marcar a caixa de seleção

Você também pode classificar ou filtrar a lista para facilitar a localização de nomes e endereços.

Etapa 4: Adicionar conteúdo personalizado à mensagem de email

Personalize cada mensagem de email adicionando o nome e endereço de uma pessoa. A prática recomendada para adicionar esses detalhes é inserir campos de mesclagem no documento principal.

  1. Na guia Correspondências, no grupo Gravar e Inserir Campos, escolha Bloco de Endereço.

    Campo de mesclagem Inserir Bloco de Endereço

  2. Na caixa de diálogo Inserir bloco de endereço, escolha um formato para o nome do destinatário como ele aparecerá no email.

    Opções do bloco de endereço

    Observação : Em visualização, escolha Visualizar resultados e, em seguida, escolha a próxima Botão Próximo registro para resultados de visualização de mala direta ou o botão de registro de Botão Registro anterior para resultados de visualização de mala direta anterior para percorrer registros em sua fonte de dados e exibir como um endereço aparecerá na carta.

  3. Escolha OK para inserir o campo de mesclagem.

  4. No grupo gravar e inserir , escolha Linha de saudação.

    Captura de tela da guia Correspondências no Word, mostrando o comando Linha de Saudação realçado.

  5. Na caixa de diálogo Inserir linha de saudação , escolha o formato que você deseja usar.

  6. Escolha OK para inserir o campo de mesclagem.

  7. Escolha Arquivo > Salvar.

Você também pode adicionar outros campos da fonte de dados à sua mensagem de email. Para obter mais informações, consulte Inserir campos de mala direta.

Verificar os nomes de campo de mesclagem

    Certifique-se de Word localiza os nomes e endereços em sua lista de endereçamento.

    1. Na guia correspondências, no grupo gravar e inserir campos, escolha Coincidir campos.

      Dica : Campos de mesclagem também pode ser aberto na caixa de diálogo Inserir bloco de endereço que você usou para adicionar um bloco de endereço ao documento principal.

    2. Na caixa de diálogo Coincidir campos, verifique se os campos de registro que aparecem na lista correspondem os nomes dos títulos de coluna de registros em sua fonte de dados da lista de endereçamento.

      Caixa de diálogo Coincidir Campos

      Observação : Há duas colunas na caixa de diálogo. A coluna esquerda é uma lista de nomes comuns em um registro de negócios, por exemplo. A coluna da direita é o nome do campo nome comum que é mapeado para um título de coluna no arquivo de fonte de dados.

    3. Siga um destes procedimentos:

      • Se o campo nomes títulos de coluna de correspondência mostrado usadas para registros em sua fonte de dados da lista de endereçamento, não faça nada.

        ou

      • Se (não correspondente) aparecer no nome de um campo que você espera que correspondem a um título de coluna na fonte de dados, escolha a seta suspensa e escolha o nome do campo em sua fonte de dados da lista de endereçamento. Repita conforme necessário.

    4. Escolha OK.

Etapa 5: Visualizar e concluir

Depois de adicionar campos de mesclagem no documento principal, você está pronto para visualizar os resultados da mesclagem. Quando estiver satisfeito com a visualização, conclua a mesclagem.

  1. Escolha Visualizar resultados e escolha o próximo Botão Próximo registro para resultados de visualização de mala direta ou botão de registro de Botão Registro anterior para resultados de visualização de mala direta anterior para garantir que os nomes e endereços no corpo da carta certo.

    Captura de tela da guia Correspondências no Word, mostrando o grupo Visualizar Resultados.

    Dica : Para ir para o início da lista, escolha o primeiro botão de registro de Botão Primeiro registro para resultados de visualização de mala direta e ir para o final da lista, escolha o botão de registro de Botão Último registro para resultados de visualização de mala direta última.

  2. Escolha Concluir e mesclar > Enviar mensagens de email.

    Captura de tela da guia Correspondências no Word, mostrando o comando Concluir e Mesclar e suas opções.

  3. No à caixa, escolha o nome da coluna de endereço de email em sua lista.

    Observação : Word envia uma mensagem individual para cada endereço de email. Você não consegue Cc ou Cco outros destinatários e você não pode adicionar anexos de email.

  4. No caixa assunto, digite um assunto para a mensagem.

  5. No formato de email caixa, escolha HTML (a configuração padrão) ou texto sem formatação para enviar o documento como o corpo da mensagem de email.

    Importante : Se você enviar a mensagem de email como texto sem formatação, o documento principal não incluirá nenhuma formatação de texto ou gráficos.

  6. Em Enviar registros, siga um destes procedimentos:

    • Aceite a configuração padrão para mesclar e enviar todos os registros.

      ou

    • Escolha o registro atual e somente o registro visualizável em sua tela é enviada a mensagem.

      ou

    • Escolha a última opção e, na caixa de, insira o número do registro para iniciar a mala direta e na caixa para, insira o número do registro para finalizar a mesclagem.

      Observação : Um email não é enviado para qualquer pessoa com um número de registro excluído da From-em intervalo.

  7. Escolha OK para executar a mala direta.

Etapa 6: Salvar a mensagem personalizada

Salve a mensagem se você pretende usá-la em outra mala direta.

Quando você salva o documento principal, você também salva sua conexão com a fonte de dados que você escolheu. Na próxima vez que você abre o documento principal, Word solicitará que você escolha se deseja manter a conexão à fonte de dados.

  • Se você escolher Sim, o documento será aberto exibindo informações mescladas com o primeiro registro.

  • Se você escolher não, a conexão entre o documento principal e a fonte de dados for interrompida. O documento principal para o email se tornará um documento de padrão Word.

Consulte também

Observação : Aviso de Isenção de Tradução Automática: Este artigo foi traduzido por computador, sem intervenção humana. A Microsoft oferece essas traduções automáticas para ajudar as pessoas que não falam inglês a aproveitar os textos escritos sobre produtos, serviços e tecnologias da Microsoft. Como este artigo foi traduzido automaticamente, é possível que contenha erros de vocabulário, sintaxe ou gramática.

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