Usar mala direta para enviar dados para o Word

Usar mala direta para enviar dados para o Word

A mala direta é uma ótima maneira de colocar seus dados do Access para trabalhar. Este vídeo mostra como criar uma carta formulário típica no Word 2013 começando com o comando Mesclagem do Word no Access 2013. Ou, se você preferir, veja as etapas básicas abaixo do vídeo.

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Este é o procedimento geral para criar uma mala direta do Word a partir do Access:

  1. Abra o banco de dados do Access que contém os endereços que você deseja mesclar com o Word.

  2. Se o Painel de Navegação não estiver aberto, pressione F11 para abri-lo.

  3. Selecione a tabela ou consulta que contém os endereços. Se os campos de endereços estiverem divididos entre várias tabelas, crie uma consulta que contenha os campos necessários e selecione a consulta da operação de mesclagem.

  4. Clique em Dados Externos > Mesclagem do Word.

  5. Escolha se você deseja que o assistente mescle os endereços em um documento existente do Word ou comece com um novo documento em branco.

  6. Clique em OK.

O Word é iniciado e exibe a guia Correspondências no painel Mala Direta.

  1. Trabalhe nas etapas do assistente clicando nos links Avançar e Voltar na parte inferior do painel Mala Direta.

  2. Na Etapa 3 do assistente, não será preciso selecionar a lista de destinatários. Isso foi determinado quando você a selecionou no Access. No entanto, você pode desejar ajustar a lista clicando em Editar lista de destinatários. Na caixa que é aberta, você pode remover destinatários individuais da mala direta, aplicar filtros, classificar a lista, etc.

  3. Na Etapa 4 do assistente, escreva a letra (a menos que você esteja trabalhando em um documento existente).

  4. Coloque o cursor no documento onde você deseja que os dados do endereço sejam exibidos e clique em Bloco de endereço, Linha de saudação ou Mais itens no painel Mala Direta para inserir os dados do Access no documento. Nas caixas que são exibidas, selecione o formato desejado e clique em Coincidir Campos para verificar se os campos são correspondidos corretamente.

  5. Na Etapa 5 do assistente, clique nos botões Avançar (>>) e Voltar (<<) para visualizar como os dados mesclados ficarão quando você imprimir o documento.

  6. Na Etapa 6 do assistente, clique em Imprimir e selecione as opções de impressão desejadas.

  7. Salve e feche o documento do Word.

    Observações : 

    • Se você precisar voltar e ajustar alguma configuração de mesclagem depois de concluir o assistente, todas as operações estarão disponíveis na guia Correspondências do Word.

    • Se você fizer alterações no banco de dados do Access, poderá precisar ajustar algumas das configurações de mesclagem no Word para fazer a mesclagem funcionar novamente de forma correta.

    • O Assistente de Mala Direta foi projetado para trabalhar com dados de endereço para correspondência. No entanto, você pode usar o recurso de mala direta para mesclar qualquer tipo de dados com o Word, como registros de inventário, tarefas ou o que quer que você armazene no Access.

Para obter informações mais detalhadas sobre os recursos de mala direta do Word, consulte estes artigos:

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