Usar mala direta para criar uma mensagem de email de formulário no Word 2016 para Mac

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Se você tiver uma letra para enviar a muitas pessoas por email que você deseja personalizados para cada destinatário, use a mala direta. Você pode criar um lote de mensagens de email personalizadas que são formatados idênticos e usar o mesmo texto. Apenas as seções específicas da mensagem de email variam e são personalizadas. Mala direta — ao contrário de uma mensagem de difusão de dados para um grupo de pessoas — torna o único destinatário de cada destinatário da mensagem.

Há três arquivos envolvidas na criação de mensagens de email usando o processo de mala direta:

  • Documento principal
    este documento é sua mensagem de email; ele contém o texto que é idêntico para cada versão do documento mesclado.

  • Sua lista de endereçamento
    essa é a fonte de dados, geralmente uma planilha de Excel, que é usada para preencher as informações na mensagem de email. Sua lista de endereçamento tem nomes, por exemplo, e o documento principal estiver o email que será endereçado a nomes na sua lista.

  • Documento mesclado
    este documento é uma combinação de documento principal e a lista de endereçamento. Mala direta obtém as informações da lista de endereçamento e coloca-o no documento principal, resultando em um documento mesclado personalizado para cada pessoa na lista de endereçamento.

A primeira etapa no processo de mala direta é criar um documento principal.

  1. Na guia correspondências, escolha Iniciar Mala direta > Mensagens de Email.

    email de mala direta

  2. No Word, digite a mensagem de email que você deseja enviar para todos.

A primeira linha em sua planilha Excel é o registro de cabeçalho. Cada coluna na linha tem um nome de rótulo que indica uma categoria de informação. Por exemplo, seus rótulos de coluna podem ser endereço de email, nome, endereço, Cidade, estadoe CEP. Cada linha subsequente contém um único registro de dados para cada destinatário. Deve não haver qualquer linhas ou colunas vazias na lista.

Dica : Para tornar uma planilha de Excel de seu catálogo de endereços Outlook, exporte os contatos para um arquivo separado por tabulação (. txt) e, em seguida, abra o arquivo. txt no Excel. Para obter mais informações, consulte Exportar ou arquivar manualmente itens do Outlook.

  1. Na primeira linha da planilha Excel, digite os rótulos de coluna para os destinatários. Por exemplo, na primeira coluna, digite o endereço de Email; na segunda coluna, digite nome; e na terceira coluna, digite o Sobrenome.

    Importante : É recomendável que a primeira coluna contém o endereço de email de cada destinatário.

  2. Em linhas segunda e subsequentes, digite Sobrenome, nomee endereço de emaildo destinatário.

  3. No menu arquivo, escolha Salvar e insira um nome de arquivo.

    Observação : Lembrar o local da planilha; Você precisará-la mais tarde para vinculá-lo ao seu documento de mala direta.

  4. Salve e feche a planilha.

    Observação : Se você não fechar a planilha de Excel que contém sua lista, ou se você reabri-la antes de concluir a mala direta, você não conseguir concluir a mesclagem.

Na guia correspondências, escolha Selecionar destinatários e escolha uma opção.

Na guia correspondências, selecionar destinatários é realçado com uma lista de opções

Opção

Descrição

Criar uma nova lista

Iniciar uma nova lista de endereços, enquanto você estiver configurando a mala direta

Usar uma lista existente

Usar uma planilha de Excel ou outro tipo de arquivo de dados como sua lista de endereços

Escolha dos contatos Outlook

Selecionar nomes diretamente dos seus contatos de Outlook para sua lista de endereços

Contatos da Apple

Selecionar nomes diretamente do seu catálogo de endereços da Apple para sua lista de endereços

FileMaker Pro

Importar dados de um banco de dados do FileMaker Pro

Criar uma nova lista

Na caixa de diálogo Editar lista de campos, Word cria automaticamente os campos para algumas informações básicas, como nome, sobrenome e endereço. Se você quiser adicionar um novo campo — por exemplo, um campo de mensagem — adicioná-la agora, para que você possa preenchê no campo quando você digita a entrada.

  1. Em novo nome de campo, digite o nome do campo que você deseja adicionar e, em seguida, clique em + (sinal de adição).

    Dica : Para alterar a ordem dos campos, escolha o campo que você deseja mover e, em seguida, use a seta para cima ou seta para mover o campo para baixo.

  2. Quando todos os campos estão configurados como você deseja, escolha criar para criar uma nova lista.

Usar uma lista existente

  1. Navegue até o arquivo que você deseja usar e escolha Abrir.

  2. Na caixa de diálogo Abrir pasta de trabalho, selecione a planilha que você deseja usar e, em seguida, siga um destes procedimentos:

    • Deixe o Intervalo de células em branco para usar a planilha inteira.

      ou

    • Insira um intervalo de células para os dados que você deseja usar.

  3. Escolha OK.

Escolha dos Outlook contatos

  1. Escolha Filtrar destinatários para selecionar os destinatários que você deseja incluir.

  2. Na caixa de diálogo Opções de consulta, ao lado de destinatários de mala direta de lista por, escolha registro completo.

  3. Na lista de contatos, selecione os contatos que você deseja incluir na mala direta e escolha OK.

Contatos da Apple

  1. Escolha Filtrar destinatários para selecionar os destinatários que você deseja incluir.

  2. Na caixa de diálogo Opções de consulta, em Apple agrupar contatos, escolha o grupo que você deseja incluir na mala direta e escolha OK.

FileMaker Pro

  1. Navegue até o arquivo que você deseja usar e escolha Abrir.

  2. Na caixa de diálogo Delimitadores de registros, escolha um delimitador de campo para separar cada campo de dados e um delimitador de registro para separar cada registro de dados e escolha OK.

  1. Na guia correspondências, escolha Inserir campo de mesclagem e, em seguida, escolha o campo que você deseja adicionar.

    Na guia correspondências, inserir campo de mesclagem é realçado

  2. No documento principal, clique na caixa arrastar campos para esta caixa ou digite o texto e, em seguida, clique no texto para removê-lo.

  3. Adicionar e formatar os campos que você deseja incluir na mensagem de email e escolha OK.

  1. Na guia correspondências, escolha Visualizar resultados para ver como as mensagens de email.

    Na guia correspondências, visualizar resultados está realçado

    Observação : Use os botões de seta para a esquerda e direita na guia correspondências, para percorrer a cada mensagem de email.

  2. Para fazer alterações de formatação adicionais, escolha Visualizar resultados novamente, que permite adicionar ou remover campos de mala direta.

  3. Quando as mensagens fique como você quer, na guia correspondências, escolha Concluir e mesclar > Mesclar para email para concluir a mala direta.

    Dica : Mesclagem para email não está disponível se você não tiver selecionado seu programa de email padrão.

Observação : Aviso de Isenção de Tradução Automática: Este artigo foi traduzido por computador, sem intervenção humana. A Microsoft oferece essas traduções automáticas para ajudar as pessoas que não falam inglês a aproveitar os textos escritos sobre produtos, serviços e tecnologias da Microsoft. Como este artigo foi traduzido automaticamente, é possível que contenha erros de vocabulário, sintaxe ou gramática.

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