Usar listas para gerenciar projetos em um site de equipe

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Listas de ajudam você a gerenciar projetos de equipe e controlar as informações em um site. Por exemplo, você pode controlar eventos da equipe com um calendário, gerenciar uma lista de tarefas, faça logon e responder a problemas.

Observação: Este artigo se refere a um site do SharePoint de exemplo criado por Adventure Works, uma empresa fictícia que fabrica Bicicletas, componentes de bicicleta e Acessórios bicycling.

A equipe de Marketing do Adventure Works usa um calendário para controlar eventos da equipe, férias e conferências. Os membros da equipe podem conectar este calendário ao Microsoft Office Outlook 2007, onde eles podem sobrepor-la com seus calendários pessoais para evitar conflitos de agendamento. Eles podem copiar eventos trocadas entre os calendários.

A equipe de Marketing usa as listas de tarefas para gerenciar o trabalho para projetos grandes, como uma convenção de planejar e gerenciar uma campanha de marketing. Tarefas podem ser configuradas com um modo de exibição de lista padrão ou como uma lista de tarefas do projeto. Uma lista de tarefas do projeto fornece uma visão geral, conhecida como um modo de exibição de Gantt, das tarefas e seu progresso. Os modelos estão disponíveis para a criação de listas tanto em formato — um modo de exibição de lista padrão ou um projeto de lista de tarefas.

Lista de tarefas do projeto

A equipe de Marketing também usa uma lista de acompanhamento para controlar logísticos problemas relacionados à conferência planejamento, como problemas de banco de dados do registro. Um membro da equipe registra o problema e, em seguida, as pessoas registram todas as atualizações e correções até que o problema for resolvido.

Como trabalhar com listas

Quando você cria um site de equipe, várias listas são criadas por você. Esses variam de listas de padrão de um quadro de discussão a uma lista de calendário. Você pode personalizar e adicionar itens a essas listas, criar listas adicionais de modelos e criar listas personalizadas com apenas as configurações e as colunas que você escolher.

Listas podem incluir muitos tipos de informações, variando de texto para datas às imagens. Listas também podem incluir cálculos, como totais ou uma data de cálculo, como uma semana a partir da data de hoje.

Usando listas, você pode fazer o seguinte:

  • Controlar versões    Você pode controlar versões de itens de lista, para que você possa ver quais itens da lista foram alteradas, bem como quem alterou-los. Se erros são feitos em uma versão mais recente, você poderá restaurar uma versão anterior de um item.

  • Exigir aprovação    Sua organização pode especificar que aprovação para um item de lista é necessária antes que ele pode ser visualizado por qualquer pessoa.

  • Integrar email com uma lista    Se o email de entrada ou de saída estiver habilitado no seu site, algumas listas podem tirar proveito dos recursos de email. Alguns tipos de listas, como calendários e discussões, podem configurar para que as pessoas podem adicionar conteúdo a elas enviando um email. Além disso, Office Outlook 2007 integra-se com o calendário, tarefas e listas de contatos.

  • Personalizar permissões    Sua organização pode especificar permissões personalizadas para uma lista ou até mesmo um item de lista simples. Este recurso pode ser útil, por exemplo, se um item específico contém informações confidenciais.

  • Criar e gerenciar modos de exibição    O grupo pode criar diferentes modos de exibição da mesma lista. O conteúdo da lista real não mudarem, mas os itens são organizados ou filtrados para que as pessoas podem encontrar as informações mais importantes ou interessantes.

  • Manter-se informado sobre alterações    Você pode assinar RSS feeds de listas e modos de exibição para ver as atualizações para listas no seu visualizador RSS, como Outlook 2007. Se sua organização tiver configurado de email de entrada, você pode receber alertas de email quando itens alterados.

  • Gerenciar listas e trabalhar offline com listas no Microsoft Office Access 2007    Você pode gerenciar listas com ferramentas de banco de dados e tomar listas offline com Office Access 2007.

  • Modo de exibição lista em dispositivos móveis    Você pode exibir várias listas, como listas de tarefas e calendários e bibliotecas de documentos em dispositivos móveis. Para exibir uma lista de celular, digite /m após o endereço da Web do site. Modos de exibição móveis não estão disponíveis para alguns tipos de lista, como discussões e não podem exibir todos os tipos de coluna.

Tipos comuns de listas de colaboração

Estes são alguns dos tipos de listas que sua organização pode usar mais comuns:

  • Calendário    Use um calendário para todos os eventos da equipe ou para situações específicas, como um projeto calendário ou empresa feriados.

  • Tarefas e tarefas de projeto     Use uma lista de tarefas para controlar informações sobre projetos e outros eventos para o seu grupo. Você pode atribuir tarefas a pessoas, bem como controlar o status e a porcentagem concluída conforme a tarefa aproxima conclusão. Uma lista de tarefas do projeto exibe as tarefas com barras de progresso, conhecidas como um modo de exibição de Gantt.

  • Controle de questões     Use uma lista de acompanhamento de questões para armazenar problemas, seus status e resolução. Este é um tipo comum da lista para rastrear problemas de suporte ou ocorrências, como atendimento ao cliente, controle de qualidade ou suporte técnico.

  • Quadros de discussão     Use um quadro de discussão para fornecer um local central para gravar e armazenar discussões de equipe que seja parecido com o formato de grupos de notícias.

  • Anúncios     Use uma lista de comunicados para compartilhar status e notícias e fornecer lembretes.

  • Contatos     Use uma lista de contatos para armazenar informações sobre pessoas ou grupos que você trabalha com.

  • Links     Use uma lista de links como um local central para obter links para a Web, intranet da sua empresa e outros recursos.

  • Pesquisas    Use uma pesquisa para coletar e compilar comentários, como uma pesquisa de satisfação do funcionário ou um questionário.

  • Personalizado     Embora você possa personalizar qualquer lista interna, você pode começar com uma lista personalizada e, em seguida, adicionar apenas as configurações desejadas. Você também pode criar uma lista com base em uma planilha, como uma pasta de trabalho Microsoft Office Excel 2007 de gerenciamento de contratos de fornecedores.

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