Usar grupos do Office 365 em vez de caixas de correio do Site

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Caixas de correio do site foram usadas por muitas organizações como a ferramenta de colaboração de escolha. Ele veio com uma caixa de correio comum para ajudá-lo a coordenar e armazenar equipe ou emails relacionados em um local e um site do SharePoint para armazenar todos os seus arquivos comuns de projeto. No entanto, como a maneira como as pessoas colaboração mudou passar dos anos, os clientes solicitaram para uma solução que promove uma forma mais ativa de colaboração. Portanto, podemos ter obsoleta caixas de correio do site e incentivar mover para grupos do Office 365 que fornecem uma experiência de colaboração muito mais elaborada.

Para obter mais informações sobre essa decisão consulte Substituição de Site de caixas de correio.

Grupos no Office 365 permitem que você escolha um conjunto de pessoas que você deseja colaborar com e configurar facilmente uma coleção de recursos para as pessoas compartilhar. Você não precisa se preocupar manualmente atribuindo permissões a todos esses recursos porque a adição de membros ao grupo automaticamente dá a eles as permissões necessárias para as ferramentas de seu grupo fornece.

O Office 365 grupos ir além do que caixas de correio do site oferecem e incluam:

  • Acesso de convidado – com caixas de correio do site que não foi fornecido pessoas fora da sua organização acesso. Com grupos, você pode oferecer acesso de convidados a conversas de email, arquivos e até mesmo o OneNote bloco de anotações compartilhado.

  • Caixa de entrada compartilhada - onde ocorrem conversas normalmente na caixa de correio. Esta caixa de entrada compartilhada será totalmente pesquisável por isso cria um arquivo morto de vida de mensagens do grupo. Principiantes ao grupo podem pesquisar ou percorra novamente o histórico para a acelerar rapidamente no que é foram comunicado ao grupo anteriormente.

  • Biblioteca de arquivos compartilhados - seu grupo tem uma biblioteca de arquivos do SharePoint onde os usuários podem armazenar, compartilhar e colaborar em documentos, pastas de trabalho, apresentações, imagens ou qualquer outro tipo de arquivo que eles precisam trabalhar em.

  • Calendário compartilhado - seu grupo obtém um calendário compartilhado para postar eventos relacionados ao grupo. Cada membro que assinou o grupo é automaticamente convidado a eventos postados para o calendário para que esses eventos também podem aparecer em seus calendários do Office 365 se desejarem.

  • Bloco de anotações compartilhado do OneNote - grupo tem automaticamente um bloco de anotações OneNote compartilhado onde os membros do grupo podem coletar e colaborar em informações. Muitos grupos use o bloco de anotações para criar um wiki de vida com perguntas frequentes e outros recursos.

  • O conteúdo é descoberto - grupos no Outlook são públicos dentro de sua organização por padrão, o que significa que eles são fáceis para outras pessoas em sua organização descobrir e ingressar ou revisar os materiais no grupo. Se o conteúdo do grupo for mais confidencial, você pode alternar o grupo particular, que oculta o conteúdo de não-membros e requer o proprietário aprove todas as solicitações para ingressar.

  • Criação de autoatendimento - administradores não tem que começar devagar por solicitações de usuários para criar grupos. Os usuários podem criar seus próprios grupos conforme necessário. Se você quiser controlar quais usuários em sua organização podem criar grupos consulte controlar quem pode criar grupos do Office 365.

Gerenciamento de diretório

Manter seu diretório sob controle é um problema de cada administrador. Aqui estão algumas das ferramentas que oferecem grupos do Office 365 para ajudar a facilitar que:

  • Políticas de nomenclatura - políticas de nomenclatura permitem que você defina o que são e não, nomes aceitáveis para seus grupos. Que impede que os usuários atribuindo nomes profanos ou proibidos aos grupos. Além disso, você pode impor prefixos padrão da empresa ou sufixos para os nomes de grupo.

  • Associação dinâmica - associação dinâmico permite que você defina associações de grupo pela regra, que adiciona (ou remove) os membros de grupo baseados em metadados (como departamento ou função) no seu active directory.

  • Oculta as associações de grupo - se você tiver um motivo para a lista de membros do seu grupo seja confidencial, por exemplo, se os membros são os alunos, você pode ocultar a lista de membros de terceiros.

  • Permissões de criação - lá podem ser algumas pessoas em sua organização que você não quer ser capazes de criar novos grupos. Há várias técnicas para o gerenciamento de permissões de criação no diretório.

  • Auditar logs - você pode ter mais confiança permitindo que os usuários para criar grupos e gerenciar associações de grupo porque logs de auditoria de grupos do Office 365 permitem que você rastrear quem criou ou excluídos de um grupo específico ou alterações feitas a associação do grupo.

Gerenciamento de entrega

Gerenciamento de entrega fornece alguns métodos para tratar como mensagens devem ser enviadas ou recebidas pelo grupo. Além disso, existem ferramentas para monitorar o fluxo dessas mensagens.

  • Enviar como ou em nome de - essas configurações permitir que os usuários especificados enviar emails como se eles vêm, ou estiver em nome de grupo.

  • Restrições de remetente - essas configurações permitem que você para controlar quem tem permissão para enviar mensagens para o grupo. O grupo pode ser configurado para permitir o email de terceiros, mas talvez você queira restringir que somente parceiros externos específicos.

  • Suporte de usuário externo - por convidados convidando para o grupo que você pode optar por sejam incluídas nas conversas email no grupo.

  • Regras de transporte - regras de transporte funcionam para grupos apenas como para o Exchange. As regras podem procurar mensagens que atendam a condições específicas e, em seguida, podem atuar nessas mensagens.

  • Dicas de email - dicas de email são mensagens informativas exibidas aos usuários enquanto ela estiver redigindo uma mensagem. Eles podem ajudar a reduzir NDRs por um usuário de aviso se a sua mensagem é provável ir para parceiros externos ou exceder cotas de mensagens.

  • Vários endereços de proxy - um grupo pode ter aliases exatamente como faz uma caixa de correio do usuário. Endereços de proxy adicionais podem ser úteis para aceitar mensagens enviadas para esses outros alias ou facilitando alcançar um grupo que tenha um longo ou difícil de nome de ortografia.

  • Máximas enviar/receber tamanho - essas cotas podem ajudar a reduzir problemas com o grupo de recebimento (ou envio) mensagens muito grandes para melhor gerenciar os requisitos de armazenamento e largura de banda.

Políticas de conteúdo

Office 365 também oferece a você algumas ferramentas para gerenciar o tipo de conteúdo que obtém compartilhado no seu grupo.

Diretrizes de uso - você poderá definir diretrizes de uso para grupos do Office 365 — instruir os usuários sobre as práticas recomendadas que ajudam a manter seus grupos eficaz e instruí-los sobre políticas de conteúdo internas. Para obter um exemplo, consulte: Diretrizes de uso para parceiros e clientes da Microsoft.

Classificação de dados - você poderá criar um sistema de classificação de dados personalizável para grupos do Office 365 que permite a separação de grupos por tipo de política (por exemplo, "não classificado", "corporativa confidencial" ou "confidencial"). Dessa maneira, seus grupos podem apresentar as políticas de outros tipos de conteúdo em sua organização. Política de extensível permite que sua organização configurar um ponto de extremidade que é chamado sempre que um grupo é criado ou alterado — e, em seguida, você pode implementar suas próprias políticas para a criação de grupo ou alterar.

Por que estamos fazendo essa alteração?

Caixas de correio do site recomenda-se um formulário passivo de colaboração. Com colaboração se tornando mais críticas para equipes modernas, nossos clientes estão cada vez mais buscando soluções que fornecem uma experiência de colaboração mais ativa. Portanto, podemos decidiu retirar caixas de correio do site e promover o uso de grupos.

É fácil começar com grupos e você pode ser em funcionamento em minutos.

Crie um site de equipe do SharePoint Online que vem com um grupo do Office 365 seguindo estas etapas:

  1. Ir para o SharePoint Online. Você pode obter lá entrar no seu portal do Office 365 em https://www.office.come clicando no inicializador de aplicativos no canto superior direito do seu navegador.

  2. Clique em + Criar Site na home page do SharePoint e escolha o Site de equipe

  3. Insira o novo nome de site de equipe e descrição, no painel pop-up. Preencha os outros campos de sua organização requer e clique em Avançar.

  4. Adicionar membros e proprietários para o site no painel a seguir e clique em Concluir. Você pode optar por adicionar os mesmos membros que pertencem ao seu clássico experiência do site de equipe.

O site de equipe do SharePoint Online recém-criado agora está pronto para usar. Consulte criar um site de equipe no SharePoint Online para obter mais detalhes.

Para acessar seus grupos, clique no inicializador de aplicativo e vá para email. Você encontrará uma guia de grupos em pastas e um grupo será criado por você com o mesmo nome que o nome do site no SharePoint. Esse grupo hospeda a caixa de correio compartilhada na forma de um espaço de conversa, na guia arquivos que fornece uma exibição rápida da página de documentos do site do SharePoint, um calendário de grupo e um bloco de anotações que também pode ser visualizado no site do SharePoint.

Agora você está pronto para usar o grupo.

O que são minhas caixas de correio de Site existentes?

Entendemos que alguns dos que você podem ter dados críticos em suas caixas de correio do site que você precisará para continuidade de suas operações. Suas caixas de correio do site existente continuará a operar como antes durante este período.

O que acontece se eu estiver usando Project Online?

Se você for um cliente Project Online que não será capaz de se conectar ao site de equipe do SharePoint Online. No entanto, você pode continuar a usar o site de equipe de projeto de experiência clássico que continuarão a funcionar, menos a capacidade de criar um novo site de correio. Se precisar de uma solução de endereçamento juntamente com o site, recomendamos que você crie um novo grupo do Office 365 e usá-lo para o email. Consulte criar um grupo no Outlook para obter mais detalhes.

Estamos no processo de trabalhando em uma solução de longo prazo e irá notificá-lo depois que temos uma resolução.

O que vem a seguir?

Em novembro teremos um procedimento que ajudarão você a conectar seus sites de equipe do SharePoint existentes a grupos do Office 365. Isso elimina a necessidade de criar um novo site de equipe do SharePoint Online do zero. Consulte novo SharePoint e OneDrive recursos acelerar sua transformação digital para obter mais detalhes. Enquanto isso recomendamos que você use grupos para todos os cenários em que você possa ter criado uma nova caixa de correio do site.

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Este artigo foi atualizado pela última em 2º de agosto de 2017 como resultado de seus comentários. Se você encontrou essas informações úteis e especialmente se você não tiver, use os controles de comentários abaixo para nos informar como podemos fazê-lo melhor.

Observação : Aviso de Isenção de Tradução Automática: Este artigo foi traduzido por computador, sem intervenção humana. A Microsoft oferece essas traduções automáticas para ajudar as pessoas que não falam inglês a aproveitar os textos escritos sobre produtos, serviços e tecnologias da Microsoft. Como este artigo foi traduzido automaticamente, é possível que contenha erros de vocabulário, sintaxe ou gramática.

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