Usar contatos comerciais no Business Contact Manager

Importante :  Este artigo foi traduzido por um sistema de tradução automática, leia o aviso de isenção de responsabilidade. Para sua referência, veja a versão em inglês deste artigo aqui.

Você pode usar registros de contato comercial para organizar e armazenar muitas informações sobre as pessoas com quem com que costuma fazer negócios.

Este artigo descreve como criar novos registros e preencha o formulário de contato comercial.

O que você deseja fazer?

Criar novos registros de contato comercial

Editar registros de contato comercial

Filtrar sua lista de contatos comerciais

Você pode fazer o seguinte com registros de contato comercial:

  • Adicioná-los usando uma variedade de métodos.

  • Atribui-los a um funcionário ou um colega.

  • Vincular contas para eles.
    Vinculando registros de contato comercial aos registros de conta, você pode conectar as informações sobre seus contatos comerciais com informações sobre as empresas que funcionam para. Por exemplo, quando você vincula um ou mais contatos comerciais a um registro de conta, o histórico de comunicação do registro de conta inclui os itens do histórico de comunicações para cada um dos contatos comerciais que esteja vinculado a essa conta.

  • Vincular itens do histórico de comunicação para contatos comerciais, controlar mensagens de email e filtrar a lista de itens do histórico de comunicações.
    Que você pode controlar as muitas das suas atividades (incluindo chamadas telefônicas, mensagens de email, cartas ou arquivos) relacionadas ao seu contato comercial na página Histórico no registro de contato comercial.

    Você pode vincular automaticamente mensagens de email aos registros de contato comercial. Para obter mais informações, consulte vincular e controlar mensagens de email no Business Contact Manager.

  • Converta um contato comercial em um cliente potencial ou outro registro com base no tipo de registro de contato comercial.

  • Edite as informações nos registros de contato comercial.

  • Personalize o formulário de contato comercial, adicionando ou removendo campos e itens nas listas de campos.
    Para obter informações sobre como personalizar formulários ou criar outros formulários para armazenar suas informações comerciais, consulte criar e personalizar listas e tipos de registro.

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Criar novos registros de contato comercial

Registros de contato comercial podem ajudá-lo a controlar as informações sobre as pessoas que você faça negócios com as.

Nesta seção

Adicionar manualmente um novo registro de contato comercial

Importar contatos comerciais de outro programa

Mover ou copiar contatos do Outlook para o Business Contact Manager

Criar um registro de contato comercial a partir de uma mensagem de email

Converter um registro de cliente potencial em um registro de contato comercial

Há várias maneiras de obter informações para os registros de contato comercial. Você pode digitar informações em registros, importar dados do Outlook ou outros programas e copiar um contato do Outlook.

As informações podem incluir:

  • Informações de negócios, como a empresa ou organização do contato comercial.

  • Informações pessoais, como data de nascimento.

  • Itens do histórico de comunicações, como mensagens de email e compromissos.

  • Quaisquer detalhes que você gravar nos campos personalizados que você adicionar ao formulário.

    Dica : Você pode personalizar os formulários de contato comercial, adicionando campos que são específicos para a sua empresa ou movendo as seções para enfatizar as informações que são mais importantes para você. Por exemplo, uma floricultura pode criar um campo chamado "Flor favorito" e um especialista aquecimento pode criar um campo chamado "Aquecedor modelo". Para obter mais informações sobre como personalizar formulários, consulte criar e personalizar listas e tipos de registro.

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Adicionar manualmente um novo registro de contato comercial

Leva apenas alguns minutos para abrir um formulário de contato comercial em branco e insira algumas partes principais de dados. Salvar o formulário cria o novo registro de contato comercial. Posteriormente, à medida que você desenvolve sua relação com a pessoa, você pode abrir novamente o registro e adicionar mais detalhes.

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Você observará muitas semelhanças entre o formulário de contato comercial e o formulário de contato do Outlook.

Abrir um formulário de contato comercial

  1. No painel de navegação, em Business Contact Manager, clique em Gerenciador de contato.

  2. Na faixa de opções, no grupo novo, clique em Novo contato comercial.

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Preencha o formulário de contato comercial

Como a maioria dos formulários, o formulário de contato comercial inclui uma página Geral, detalhes e histórico.

Você pode personalizar o formulário movendo as seções e campos, renomeando campos e adicionando itens a listas. Para obter informações sobre como personalizar formulários ou criar outros formulários para armazenar suas informações comerciais, consulte criar e personalizar listas e tipos de registro.

Página geral

Seção de contato comercial

  1. Digite o nome completo e o cargo do contato comercial. Selecione o nome de arquivo como, como você faria no Outlook de contato do formulário.

    Nome completo é o único campo obrigatório. Adicionar informações a outros campos são opcionais.

  1. Atribuir o contato comercial     Para atribuir o contato comercial para outro funcionário, no campo atribuído a, clique no nome do funcionário.

    Observação : Os nomes na lista atribuído a são os funcionários com quem você compartilhou seu banco de dados do Business Contact Manager. Para obter mais informações sobre compartilhamento, consulte compartilhar seus dados do Business Contact Manager com outros usuários.

    Seção informações da empresa

    Você pode usar o campo empresa ou o campo conta para armazenar o nome da empresa do contato comercial. Use o campo empresa se você não usar registros de conta.

    Seção conta vinculada

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  1. Link de contato comercial a uma conta     Clique na conta para vincular o contato comercial a um Conta.

  2. Na caixa de diálogo Selecionar uma conta para vincular a este contato comercial, clique na conta e clique em Vincular a.
    o valor de vincular contatos comerciais a uma conta é que o histórico de comunicações do contato comercial também está listado no histórico de comunicação do registro de conta. Se mais de um contato comercial é vinculado à mesma conta, o histórico de comunicações de cada contato comercial vinculado também está listado no histórico de comunicações da conta. Isso permite que você veja todo o histórico de comunicação e todos os contatos comerciais associados a uma organização em um só lugar. Para obter mais informações sobre como escolher um registro para vincular, consulte vincular registros no Business Contact Manager.

    Seções de Internet, números de telefone, endereços e cartão de visita

  3. Insira o email e endereços de página da Web, números de telefone, endereços comercial e residencial. Insira as informações para concluir o cartão de visita, tal como faria em um formulário de contato do Outlook.
    Uma seta ao lado de um nome de campo (como email ) indica que você pode fazer várias entradas no campo.

    Dica : Se você inserir mais de um endereço para um contato comercial, marque a caixa de seleção Este é o endereço para correspondência para estabelecer o endereço que é usado durante a mala direta.

    Seção informações de origem

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  4. Na seção Informações de Origem, insira informações nos campos a seguir:

    • Fonte     Clique no método ou ação por meio da qual este contato comercial soube sobre sua empresa. Por exemplo, um anúncio ou word boca.

    • Iniciada por     Clique neste botão para selecionar a atividade de marketing ou outro registro de negócios (como outro contato comercial) que trouxe este contato comercial para a sua empresa.

      Dica : Inserir o nome de uma atividade de marketing permite Business Contact Manager para Outlook controlar o tipo e o número de registros que resultou da atividade. Ele também vincula o registro de atividade de marketing ao contato comercial. Para obter mais informações sobre as atividades de marketing, consulte vender seus produtos e serviços no Business Contact Manager.

      Seção de comentários

  5. Na seção de comentários, digite anotações, colar os comentários de outros arquivos ou anexar arquivos, itens do Outlook ou cartões de visita.

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    Dica : Se mais de um colega funciona com um contato comercial, talvez seja útil observar quando você inseriu um comentário. Clique em Adicionar carimbo de hora para registrar a data e hora de cada entrada.

  6. Quando terminar de inserir informações, clique em Salvar e fechar.

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Página de detalhes

  1. Na faixa de opções, no grupo Mostrar, clique em detalhes para exibir a página de detalhes.

  2. Inserir mais informações sobre o trabalho da pessoa e dados, como data de nascimento, status de pagamento, se o registro está ativo e selecione o método de comunicação preferido.

Página Histórico

  1. Na Faixa de Opções, no grupo Mostrar, clique em Histórico para exibir a página Histórico.

  2. Adicionar ou exibir itens do histórico de comunicações como mensagens de email, observações empresariais ou compromissos.

    Como faço para adicionar um item do histórico de comunicações?

    1. Em Histórico de Comunicações, clique em Novo e, em seguida, clique no tipo de item que você deseja adicionar.

    2. Digite as informações no formulário e, em seguida, clique em Salvar e Fechar.

      Para obter mais informações sobre itens de histórico de comunicações, consulte controlar as comunicações com clientes no Business Contact Manager.

  3. Se quiser procurar um item em especial, você pode pesquisar ou filtrar a lista de itens do histórico de comunicações.

    1. Como faço para pesquisar a lista de itens do histórico de comunicações?

      • Na caixa Pesquisar, digite as informações que você está procurando e clique no botão Pesquisar Ícone Pesquisar .

        Observação : Somente os campos Assunto e Vinculado a serão pesquisados. Para listar todos os itens de um determinado tipo, como mensagens de email, use um filtro.

    2. Como faço para filtrar a lista de itens do histórico de comunicações?

      • Na Faixa de Opções, clique na guia Exibir.

      • No grupo Filtro, siga um destes procedimentos:

        • Clique no tipo de filtro, como Tipo de Item que você deseja aplicar e, em seguida, clique no filtro.

        • Clique em Filtro e, em seguida, selecione os critérios para o filtro.

          Para obter mais informações sobre filtros, consulte Filtrar registros no Business Contact Manager.

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Importar contatos comerciais de outro programa

Você pode importar contato comercial e outros tipos de registros de programas como ACT! e o Microsoft Excel.

Para obter informações sobre como importar dados de outros programas ou pasta Contatos do Outlook, consulte importar seus dados no Business Contact Manager.

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Mover ou copiar contatos do Outlook para o Business Contact Manager

  1. No Painel de Navegação, clique no botão Contatos.

  2. Na lista de contatos, clique no contato que você deseja mover para Business Contact Manager para Outlook.
    Como selecionar mais de um registro?

    Para selecionar registros não adjacentes, pressione a tecla CTRL e clique nos registros individuais. Para selecionar todos os registros, clique em um registro e pressione CTRL+A.

    Para copiar todo o conteúdo da pasta Contatos do Outlook para o Business Contact Manager, importe sua pasta de contatos do Outlook para contatos comerciais. Para obter informações sobre como importar, consulte importar seus dados no Business Contact Manager.

  3. Na faixa de opções, no grupo corporativo, siga um destes procedimentos.

    • Mover o contato   

      1. Clique em Criar registro.

      2. Aponte para Mover para o Business Contact Manager e, em seguida, clique em Contato comercial ou o tipo de registro que você deseja.

    • Copiar o contato   

      1. Clique em Criar registro.

      2. Aponte para Copiar para o Business Contact Manager e, em seguida, clique em Contato comercial ou o tipo de registro que você deseja.

Se quiser acessar seus contatos comerciais em seu telefone celular, assim como faz seus contatos do Outlook, você pode usar o recurso de sincronização de contatos comerciais para incluir seus contatos comerciais em sua pasta de contatos do Outlook. Para obter informações sobre a sincronização de contatos comerciais, consulte acessar seus contatos comerciais remotamente: usar a sincronização no Business Contact Manager.

Importante : Você poderia acabar com registros duplicados na sua pasta Contatos se o recurso de sincronização de contatos comerciais está habilitado. O recurso de sincronização de contatos comerciais inclui automaticamente os registros de contato comercial em sua pasta de contatos do Outlook. Quando os contatos são movidos ou copiados para a pasta de contatos comerciais, eles serão mostrados na sua pasta Contatos como contatos comerciais muito.

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Criar um registro de contato comercial a partir de uma mensagem de email

Você pode criar um registro de contato comercial de uma mensagem de email de um novo cliente.

  1. No Painel de Navegação, clique em Caixa de Entrada.

  2. Clique duas vezes em uma mensagem de email para abri-lo.

  3. Na Faixa de Opções, no grupo Corporativo, clique em Criar Registro.

  4. Clique no tipo de registro de contato comercial que você deseja criar usando o endereço de email na linha da mensagem ou Contato comercial.

Você pode criar contatos comerciais de outros endereços de email em uma mensagem clicando no nome, apontando para criar no Business Contact Manager e, em seguida, clicando em Contato comercial.

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Converter um registro de cliente potencial em um registro de contato comercial ou converter um cliente potencial em um contato comercial

Em geral, informações sobre um cliente potencial são armazenadas em um registro de cliente potencial. Quando essa pessoa se torna um cliente real, você pode converter o registro de cliente potencial em um registro de contato comercial.

Você também pode converter um contato comercial em um cliente potencial ou outro tipo de registro com base no tipo de registro de contato comercial.

Você pode criar novos tipos de registro como funcionário ou fornecedor iniciando com o formulário de contato comercial. Para obter mais informações sobre como criar novos tipos de registros, consulte criar e personalizar listas e tipos de registro.

  1. No Painel de Navegação, em Business Contact Manager, clique em Gerenciamento de Contatos.

  2. No espaço de trabalho, clique na guia lidera.

  3. Clique duas vezes no registro que você deseja converter.

  4. Na faixa de opções, no grupo Editar, clique em Converter em e clique em Contato comercial.

  5. Edite o novo registro conforme necessário.

  6. Quando terminar, clique em Salvar e Fechar.

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Editar registros de contato comercial

Como você faz negócios com seus contatos comerciais, saiba mais sobre eles, possivelmente, incluindo como eles preferem ser contatado, nomes dos respectivos assistentes, novos números de telefone e assim por diante. Manter com esse fluxo de informações é uma tarefa diária que você pode simplificar continuamente atualizando e salvando seus registros de contato comercial. Você pode abrir um registro de contato comercial para adicionar ou editar informações, ou para ver os itens do histórico de comunicações como mensagens de email que estão vinculadas ao contato comercial.

  1. No Painel de Navegação, em Business Contact Manager, clique em Gerenciamento de Contatos.

  2. No espaço de trabalho, clique na guia Contatos comerciais e então:

    • Rolar para o contato comercial que você deseja abrir e clique duas vezes nele.

      —ou—

    • Use a caixa de pesquisa para digitar informações sobre o contato comercial que você está procurando e clique duas vezes o registro.

  3. Adicione ou edite informações conforme necessário.

    Dica : Se você tiver um endereço de email da conta, você pode garantir que as mensagens de email de e para a conta automaticamente estão incluídas no histórico de comunicação do registro. No grupo Editar, clique em Controle de email e clique em Gerenciar vinculação e acompanhamento. Marque a caixa de seleção para o endereço de email da conta e clique em Okey. Para obter mais informações sobre como vincular automaticamente mensagens de email aos registros, consulte vincular e controlar mensagens de email no Business Contact Manager.

  4. Quando terminar, clique em Salvar e fechar.

Dica : Com um recurso chamado edição em massa, você pode editar o conteúdo de um campo em vários registros de contato comercial. Isso é útil, por exemplo, se você quiser inserir um endereço Web para contatos comerciais de dezenas que todos os que trabalham na mesma empresa. Para obter mais informações sobre como editar vários registros simultaneamente, consulte Editar vários registros simultaneamente no Business Contact Manager.

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Filtrar sua lista de contatos comerciais

Você não precisa percorrer a todos os seus contatos comerciais para encontrar o que você deseja. Em vez disso, você pode filtrar qualquer lista de contato comercial para que você veja apenas os registros que interessam a você.

  1. No Painel de Navegação, em Business Contact Manager, clique em Gerenciamento de Contatos.

  2. No espaço de trabalho, clique com botão direito na guia Contatos comerciais e clique em Modificar.

  3. Na caixa de diálogo Modificar guia, clique em filtro.

  4. Na caixa de diálogo Filtro os contatos comerciais, você pode usar um destes procedimentos ou ambos:

    • Filtro simples     Marque ou desmarque categorias predefinidas.

    • Filtro avançado     Crie vários filtros para refinar sua seleção.

Esta lista filtrada pode ser usada para criar uma guia personalizada, uma lista de chamada ou lista de endereçamento. Ele também pode ser usado como base de um relatório ou um gadget.

Para obter mais informações sobre filtragem, consulte Filtrar registros no Business Contact Manager. Para obter mais informações sobre relatórios, consulte usar relatórios e gráficos no Business Contact Manager. Para obter mais informações sobre gadgets, consulte usar gadgets no Business Contact Manager.

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Observação : Aviso de Isenção de Tradução Automática: Este artigo foi traduzido por computador, sem intervenção humana. A Microsoft oferece essas traduções automáticas para ajudar as pessoas que não falam inglês a aproveitar os textos escritos sobre produtos, serviços e tecnologias da Microsoft. Como este artigo foi traduzido automaticamente, é possível que contenha erros de vocabulário, sintaxe ou gramática.

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