Usar colunas de dados externos em um documento do Word

Usar colunas de dados externos em um documento do Word

Importante :  Este artigo foi traduzido por um sistema de tradução automática, leia o aviso de isenção de responsabilidade. Para sua referência, veja a versão em inglês deste artigo aqui.

Quer deixar a entrada de dados atualizados e precisos em um documento de negócios mais fácil e eficiente? Você pode usar dados de uma fonte externa no corpo de um documento do Microsoft Word 2013 usando uma combinação de colunas de dados externos do Microsoft SharePoint e controles de conteúdo do Word. Por exemplo, você pode querer criar um contrato de cliente padrão em uma biblioteca de documentos que contenha o nome de um cliente, o nome de uma empresa e um telefone armazenados em um banco de dados de linha de negócios, como o SAP ou o Dynamics CRM.

Para obter mais informações, consulte Localizar conteúdo sobre dados externos e definir um modelo de arquivo para uma biblioteca de documentos ou de formulários.

O que deseja fazer?

Antes de começar

Saiba mais sobre documentos estruturados

Criar colunas de dados externos em uma lista ou biblioteca

Criar um modelo do Word para exibir dados externos em controles de conteúdo

Criar um documento do Word e inserir dados

Antes de começar

Trabalhar com dados externos exige que várias tarefas de pré-requisito habilitem o acesso seguro aos dados. As informações a seguir podem ajudar você a planejar as próximas etapas. Além disso, se você tiver problemas ao tentar trabalhar com dados externos, essas informações poderão ajudá-lo a identificar o problema. Para acessar dados externos, você ou um administrador devem fazer o seguinte:

Preparar a fonte de dados externos    O administrador pode precisar criar uma conta e conceder permissões para a fonte de dados a fim de garantir que as pessoas certas tenham acesso aos dados, bem como impedir o seu acesso por pessoas não autorizadas. Em um banco de dados externo, o administrador também pode criar tabelas, modos de exibição, consultas específicas etc., a fim de limitar os resultados a apenas o que é necessário e ajudar a melhorar o desempenho.

Configurar o SharePoint serviços e contas    Um administrador deve ativar os serviços corporativos de conectividade de dados e o serviço de repositório seguro.

Configurar serviços de repositório seguro    Um administrador deve fazer o seguinte: determinar o melhor modo de acesso de dados externos de origem, criar um aplicativo de destino e definir as credenciais para o aplicativo de destino.

Configurar serviços corporativos de conectividade de dados    Um administrador deve garantir que o usuário que cria o external tipo tem permissão para o repositório de metadados de conectividade de dados corporativos e que os usuários apropriados tenham acesso ao tipo de conteúdo externo a lista externa com base no conteúdo.

Criar um tipo de conteúdo externo    Um usuário deve definir um tipo de conteúdo externo que contém informações sobre conexões, access, métodos de operação, colunas, filtros e outros metadados usado para recuperar os dados da fonte de dados externa.

Certificar-se de que os produtos do Office estão prontos para uso    Para sincronizar dados externos com produtos do Office, você deve ter Windows 7 ou posterior e os seguintes produtos de software gratuitos, SQL Server Compact 4.0, .NET Framework 4 e serviços de dados WCF 5.0 para OData V3 em cada computador cliente (se necessário, que você será automaticamente solicitado a baixar o software). Além disso, verifique se a opção de instalação do Office, Serviços corporativos de conectividade    está habilitado (Este é o padrão). Esta opção instala o Runtime de cliente de serviços de conectividade do Business que faz o seguinte: armazena e sincroniza com dados externos, mapeia dados comerciais para tipos de conteúdo externo, exibe o seletor de item externo em produtos do Office e executa soluções personalizadas dentro dos produtos do Office.

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Saiba mais sobre documentos estruturados

Os documentos estruturados controlam onde o conteúdo pode aparecer em um documento, que tipo de conteúdo pode aparecer no documento e se o conteúdo pode ser editado. Alguns exemplos de documentos estruturados:

  • Um documento jurídico que contém linguagem jurídica que não deve ser editada.

  • Uma folha de rosto padrão para uma proposta comercial que requer que o autor insira o cargo, endereço de email, telefone e nome.

  • Uma fatura que inclua dados atualizados do cliente automaticamente.

Para criar um documento estruturado no Word 2013, você usa controles de conteúdo que permitem fixar a posição do conteúdo, especificar o tipo de conteúdo (texto, data, imagem e assim por diante), realçar com cor e controlar a edição. Você também pode vincular automaticamente os controles de conteúdo a colunas de dados externos correspondentes.

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Criar uma coluna de dados externos em uma lista ou biblioteca

Observação :  A criação de uma coluna de dados externos requer permissão de contribuição ou superior na lista ou biblioteca.

  1. Navegue até o o site do SharePoint e depois navegue até a lista ou a biblioteca.

    Observação :  Não é possível adicionar uma coluna de dados externos a uma lista externa.

  2. Clique em Lista ou Biblioteca >Configurações de Lista ou Configurações de Biblioteca.

  3. Na seção Colunas , clique em Criar Coluna.

  4. Insira o nome da coluna, como Cliente e, em Tipos de Coluna, clique em Dados Externos.

  5. Em Tipo de Conteúdo Externo, clique no Seletor de Tipo de Item Externo e escolha o item apropriado na lista de tipos de conteúdo externo, por exemplo, Cliente.

  6. Decida como quer tratar as ações definidas para o tipo de conteúdo externo seguindo um ou mais destes procedimentos:

    • Para exibir um menu de uma ou mais ações, clique em Exibir o menu de ações.

    • Para fazer a coluna de dados externos executar a ação padrão quando selecionada, clique em Vincular esta coluna à Ação Padrão do Tipo de Conteúdo Externo.

  7. Em Adicionar uma coluna para mostrar cada um destes campos adicionais, clique em Selecionar todos os campos ou selecione um ou mais nomes de campos específicos, como Nome da Empresa e Telefone da Empresa.

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Criar um modelo do Word para exibir dados externos em controles de conteúdo

  1. Na biblioteca de documentos do SharePoint, clique em Biblioteca > Configurações da Biblioteca.

  2. Em Configurações Gerais, clique em Configurações avançadas.

  3. Na seção Modelo do Documento, em URL do Modelo, clique em Editar Modelo.

  4. Depois que o Word 2013 abrir, para exibir ou ocultar o Painel de Informações do Documento, na guia Desenvolvedor, no grupo Modelos, clique em Painel de Documentos, marque ou desmarque Sempre mostrar o Painel de Informações do Documento ao abrir o documento e ao salvá-lo pela primeira vez e clique em OK.

  5. Adicione texto padrão que você quer que apareça em cada documento.

    Por exemplo, você pode querer adicionar um texto de contrato "clichê" que seja necessário para uma proposta de vendas.

  6. Na guia Inserir, no grupo Texto, clique em Partes Rápidas, aponte para Propriedade do Documento e clique e arraste cada campo com base nas colunas de dados externos para o corpo do documento como controles de conteúdo.

    Por exemplo, clique e arraste Nome do Cliente, Nome da Empresa e Telefone Comercial.

  7. Clique em arquivo > Salvar e, em seguida, sair Word 2013.

  8. No SharePoint, na página Configurações Avançadas da biblioteca de documentos, clique em OK.

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Criar um documento do Word e inserir dados

  1. Na biblioteca de documentos, clique em Documento > Novo Documento.

  2. Edite e revise o texto padrão conforme necessário.

  3. Para preencher os valores corretos para as colunas de dados externos, selecione o controle de conteúdo que contém o Selecionador de Itens de Dados Externos.

    Por exemplo, selecione o nome do Cliente apropriado, e os valores de Cliente, Nome da Empresa e Telefone Comercial serão preenchidos automaticamente para você.

  4. Clique em Arquivo>Salvar e depois saia do Word.

Os valores das colunas de dados externos são salvos no documento do Word e também são exibidos como os valores das colunas de dados externos correspondentes para o documento salvo na biblioteca de documentos.

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Observação : Aviso de Isenção de Tradução Automática: Este artigo foi traduzido por computador, sem intervenção humana. A Microsoft oferece essas traduções automáticas para ajudar as pessoas que não falam inglês a aproveitar os textos escritos sobre produtos, serviços e tecnologias da Microsoft. Como este artigo foi traduzido automaticamente, é possível que contenha erros de vocabulário, sintaxe ou gramática.

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