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Quer deixar a entrada de dados atualizados e precisos em um documento de negócios mais fácil e eficiente? Você pode usar dados de uma fonte externa no corpo de um documento do Microsoft Word 2013 usando uma combinação de colunas de dados externos do Microsoft SharePoint e controles de conteúdo do Word. Por exemplo, você pode querer criar um contrato de cliente padrão em uma biblioteca de documentos que contenha o nome de um cliente, o nome de uma empresa e um telefone armazenados em um banco de dados de linha de negócios, como o SAP ou o Dynamics CRM.
Para obter mais informações, consulte Localizar conteúdo sobre dados externos e definir um modelo de arquivo para uma biblioteca de documentos ou de formulários.
O que você deseja fazer?
Antes de começar
Trabalhar com dados externos exige que várias tarefas de pré-requisito habilitem o acesso seguro aos dados. As informações a seguir podem ajudar você a planejar as próximas etapas. Além disso, se você tiver problemas ao tentar trabalhar com dados externos, essas informações poderão ajudá-lo a identificar o problema. Para acessar dados externos, você ou um administrador devem fazer o seguinte:
Preparar a fonte de dados externos O administrador pode precisar criar uma conta e conceder permissões para a fonte de dados a fim de garantir que as pessoas certas tenham acesso aos dados, bem como impedir o seu acesso por pessoas não autorizadas. Em um banco de dados externo, o administrador também pode criar tabelas, modos de exibição, consultas específicas etc., a fim de limitar os resultados a apenas o que é necessário e ajudar a melhorar o desempenho.
Configurar serviços e contas do SharePoint Um administrador deve ativar o serviço BDC (Conectividade de Dados Corporativos) e o Serviço de Repositório Seguro.
Configurar os Serviços de Repositório Seguro O administrador deve fazer o seguinte: determinar o melhor modo de acesso à fonte de dados externa, criar um aplicativo de destino e definir as credenciais para esse aplicativo.
Configurar os Serviços de Conectividade de Dados Corporativos Um administrador deve garantir que o usuário que cria o tipo de conteúdo externo tenha permissão para o repositório de metadados do BDC e que os usuários apropriados tenham acesso ao tipo de conteúdo externo no qual a lista externa se baseia.
Criar um tipo de conteúdo externo O usuário deve definir um tipo de conteúdo externo que contenha informações sobre conexões, acesso, métodos de operação, colunas, filtros e outros metadados usados para recuperar os dados da fonte externa.
Certificar-se de que os produtos do Office estão prontos para uso Para sincronizar dados externos com produtos do Office, você deve ter Windows 7 ou posterior e os seguintes produtos de software gratuitos, SQL Server Compact 4.0, .NET Framework 4 e serviços de dados WCF 5.0 para OData V3 em cada computador cliente (se necessário, que você é automaticamente solicitado a baixar o software). Além disso, verifique se a opção de instalação do Office, Serviços corporativos de conectividade está habilitado (Este é o padrão). Esta opção instala o Runtime de cliente de serviços de conectividade do Business que faz o seguinte: armazena e sincroniza com dados externos, mapeia dados comerciais para tipos de conteúdo externo, exibe o seletor de item externo em produtos do Office e executa personalizado soluções dentro dos produtos do Office.
Saiba mais sobre documentos estruturados
Os documentos estruturados controlam onde o conteúdo pode aparecer em um documento, que tipo de conteúdo pode aparecer no documento e se o conteúdo pode ser editado. Alguns exemplos de documentos estruturados:
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Um documento jurídico que contém linguagem jurídica que não deve ser editada.
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Uma folha de rosto padrão para uma proposta comercial que requer que o autor insira o cargo, endereço de email, telefone e nome.
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Uma fatura que inclua dados atualizados do cliente automaticamente.
Para criar um documento estruturado no Word 2013, você usa controles de conteúdo que permitem fixar a posição do conteúdo, especificar o tipo de conteúdo (texto, data, imagem e assim por diante), realçar com cor e controlar a edição. Você também pode vincular automaticamente os controles de conteúdo a colunas de dados externos correspondentes.
Criar uma coluna de dados externos em uma lista ou biblioteca
Observação: A criação de uma coluna de dados externos requer permissão de contribuição ou superior na lista ou biblioteca.
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Navegue até o o site do SharePoint e depois navegue até a lista ou a biblioteca.
Observação: Não é possível adicionar uma coluna de dados externos a uma lista externa.
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Clique em Lista ou Biblioteca >Configurações de Lista ou Configurações de Biblioteca.
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Na seção Colunas , clique em Criar Coluna.
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Insira o nome da coluna, como Cliente e, em Tipos de Coluna, clique em Dados Externos.
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Em Tipo de Conteúdo Externo, clique no Seletor de Tipo de Item Externo e escolha o item apropriado na lista de tipos de conteúdo externo, por exemplo, Cliente.
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Decida como quer tratar as ações definidas para o tipo de conteúdo externo seguindo um ou mais destes procedimentos:
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Para exibir um menu de uma ou mais ações, clique em Exibir o menu de ações.
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Para fazer a coluna de dados externos executar a ação padrão quando selecionada, clique em Vincular esta coluna à Ação Padrão do Tipo de Conteúdo Externo.
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Em Adicionar uma coluna para mostrar cada um destes campos adicionais, clique em Selecionar todos os campos ou selecione um ou mais nomes de campos específicos, como Nome da Empresa e Telefone da Empresa.
Criar um modelo do Word para exibir dados externos em controles de conteúdo
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Na biblioteca de documentos do SharePoint, clique em Biblioteca > Configurações da Biblioteca.
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Em Configurações Gerais, clique em Configurações avançadas.
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Na seção Modelo do Documento, em URL do Modelo, clique em Editar Modelo.
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Depois que o Word 2013 abrir, para exibir ou ocultar o Painel de Informações do Documento, na guia Desenvolvedor, no grupo Modelos, clique em Painel de Documentos, marque ou desmarque Sempre mostrar o Painel de Informações do Documento ao abrir o documento e ao salvá-lo pela primeira vez e clique em OK.
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Adicione texto padrão que você quer que apareça em cada documento.
Por exemplo, você pode querer adicionar um texto de contrato "clichê" que seja necessário para uma proposta de vendas.
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Na guia Inserir, no grupo Texto, clique em Partes Rápidas, aponte para Propriedade do Documento e clique e arraste cada campo com base nas colunas de dados externos para o corpo do documento como controles de conteúdo.
Por exemplo, clique e arraste Nome do Cliente, Nome da Empresa e Telefone Comercial.
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Clique em arquivo > Salvar e, em seguida, sair Word 2013.
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No SharePoint, na página Configurações Avançadas da biblioteca de documentos, clique em OK.
Criar um documento do Word e inserir dados
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Na biblioteca de documentos, clique em Documento > Novo Documento.
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Edite e revise o texto padrão conforme necessário.
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Para preencher os valores corretos para as colunas de dados externos, selecione o controle de conteúdo que contém o Selecionador de Itens de Dados Externos.
Por exemplo, selecione o nome do Cliente apropriado, e os valores de Cliente, Nome da Empresa e Telefone Comercial serão preenchidos automaticamente para você.
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Clique em Arquivo>Salvar e depois saia do Word.
Os valores das colunas de dados externos são salvos no documento do Word e também são exibidos como os valores das colunas de dados externos correspondentes para o documento salvo na biblioteca de documentos.
