Usar a Limpeza de Conversa para excluir mensagens redundantes

Usar a Limpeza de Conversa para excluir mensagens redundantes

O recurso de Limpeza de Conversa do Outlook pode reduzir o número de mensagens em suas pastas de email. As mensagens redundantes em uma Conversa são movidas para a pasta Itens Excluídos.

O que é uma Conversa?

Talvez você conheça a noção de Conversa pelo termo encadeamento de emails. Uma Conversa é o conjunto completo de mensagens de email, desde a primeira mensagem, passando por todas as respostas. As mensagens de uma Conversa têm o mesmo assunto.

Por exemplo, quando você envia uma mensagem para alguém e a pessoa responde, temos uma Conversa. Em muitas Conversas, pode haver um grande número de respostas trocadas entre as partes. Várias pessoas podem responder a diferentes mensagens da mesma Conversa.

O que a Limpeza de Conversa faz?

A Limpeza de Conversa avalia o conteúdo de cada mensagem da Conversa. Se uma mensagem estiver inteiramente contida em uma das respostas, a mensagem anterior será excluída. Considere o exemplo a seguir.

Carlos envia uma mensagem para Luciana e Paulo. Luciana responde tanto a Carlos quanto a Paulo e, no corpo da mensagem dela no Outlook, toda a mensagem original de Carlos está incluída. Agora, Paulo vê a mensagem de Luciana e responde tanto a Carlos quanto a Luciana. A resposta de Paulo inclui todas as mensagens anteriores na Conversa. A Limpeza de Conversa pode excluir todas as mensagens, exceto a última de Paulo, porque nessa mensagem encontra-se uma cópia de todas as mensagens anteriores.

A Limpeza de Conversa é mais útil em Conversas com muitas respostas trocadas de um lado para outro, especialmente quando há vários destinatários.

Remover mensagens redundantes

  1. Na guia Página Inicial, no grupo Excluir, clique em Limpar.

  2. Clique em um destes procedimentos:

    • Limpar Conversa    A Conversa atual é analisada e as mensagens redundantes são excluídas.

    • Limpar Pasta    Todas as Conversas na pasta selecionada são analisadas e as mensagens redundantes são excluídas.

    • Limpar Pasta e Subpastas    Todas as Conversas da pasta selecionada e de qualquer pasta nela contida são analisadas e as mensagens redundantes são excluídas.

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Alterar opções da Limpeza de Conversa

Você pode especificar quais mensagens estarão isentas da limpeza e para onde as mensagens serão movidas quando forem excluídas.

  1. Clique na guia Arquivo.

  2. Clique em Opções.

  3. Clique em Email.

  4. Em Limpeza de Conversa, siga qualquer um destes procedimentos:

    • Para alterar o local para onde os itens serão movidos, em Os itens apagados irão para esta pasta, clique em Procurar e selecione uma pasta do Outlook. Por padrão, as mensagens são movidas para a pasta Itens Excluídos. Se você tiver várias contas de email em seu perfil do Outlook, cada conta terá sua própria pasta Itens Excluídos. As mensagens serão movidas para a pasta Itens Excluídos correspondente à conta de email.

    • Para replicar a estrutura de pastas dos itens excluídos por Limpar (quando você usa o comando Limpar Pasta e Subpastas), selecione Ao limpar subpastas, recriar a hierarquia de pastas na pasta de destino.

      Observação :  Essa opção não está disponível se o destino for a pasta Itens Excluídos.

    • Para sempre manter qualquer mensagem que você não tenha lido, selecione a caixa Não mover mensagens não lidas. Recomenda-se não selecionar essa opção. As demais mensagens da Conversa conterão quaisquer mensagens excluídas, como as que talvez você não tenha lido.

    • Para sempre manter qualquer mensagem que esteja categorizada, marque a caixa de seleção Não mover mensagens categorizadas. Recomenda-se selecionar essa opção. As categorias aplicam-se a mensagens específicas e a exclusão de uma mensagem categorizada resultaria na perda da mesma.

    • Para sempre manter qualquer mensagem que esteja sinalizada, marque a caixa de seleção Não mover mensagens sinalizadas. Recomenda-se selecionar essa opção. Os sinalizadores aplicam-se a mensagens específicas e a exclusão de uma mensagem sinalizada resultaria na perda da mesma.

    • Para sempre manter qualquer mensagem que esteja assinada digitalmente, marque a caixa de seleção Não mover mensagens assinadas digitalmente. Recomenda-se selecionar essa opção.

    • Para sempre manter a mensagem original se alguém a alterar quando ela estiver incluída nas respostas, marque a caixa de seleção Quando uma resposta modificar uma mensagem, não mover a original. Recomenda-se selecionar essa opção. Isso garante que você tenha um registro completo de todo o conteúdo da Conversa caso alguém modifique uma mensagem contida em uma resposta.

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