Usar a Limpeza de Conversa para eliminar mensagens redundantes

Você pode reduzir o número de mensagens em suas pastas de email usando o novo recurso Limpeza de Conversa no Microsoft Outlook 2010. As mensagens redundantes em uma Conversa são movidas para a pasta Itens Excluídos.

O que é uma conversa?

Talvez você conheça uma Conversa pelo termo thread de email. Uma Conversa é a cadeia completa das mensagens de email a partir da primeira mensagem até todas as respostas. As mensagens de uma Conversa têm o mesmo assunto.

Por exemplo, quando você envia uma mensagem para alguém e essa pessoa responde, o resultado será uma Conversa. Em várias Conversas, pode haver várias respostas de ambas as partes ou até mesmo várias pessoas respondendo a partes da Conversa.

O que a Limpeza de Conversa faz?

A Limpeza de Conversa avalia o conteúdo de cada mensagem da Conversa. Se uma mensagem estiver inteiramente contida em uma das respostas, a mensagem anterior será excluída. Considere o exemplo a seguir.

Justin envia uma mensagem para Melissa e Andrew. Melissa responde a Justin e a Andrew e, no corpo de sua mensagem do Outlook, a mensagem original do Justin inteira é incluída. Agora, Andrew vê a mensagem de Melissa e responde a Justin e a Melissa. A resposta de Andrew inclui todas as mensagens anteriores na Conversa. Limpeza de Conversa pode excluir todas as mensagens, exceto a última de Andrew porque dentro dessa mensagem há uma cópia de todas as mensagens anteriores.

A Limpeza de Conversa é mais útil em Conversas com muitas respostas trocadas de um lado para outro, especialmente quando há vários destinatários.

Remover mensagens redundantes

  1. Na guia Página Inicial, no grupo Excluir, clique em Limpar.

Comando Limpar na faixa de opções

  1. Clique em um destes procedimentos:

    • Limpar Conversa    A Conversa atual é analisada e as mensagens redundantes são excluídas.

    • Limpar Pasta    Todas as Conversas na pasta selecionada são analisadas e as mensagens redundantes são excluídas.

    • Limpar Pasta e Subpastas    Todas as Conversas da pasta selecionada e de qualquer pasta nela contida são analisadas e as mensagens redundantes são excluídas.

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Alterar opções da Limpeza de Conversa

Você pode especificar quais mensagens estarão isentas da limpeza e para onde as mensagens serão movidas quando forem excluídas.

  1. Clique na guia Arquivo.

  2. Clique em Opções.

  3. Clique em Email.

  4. Em Limpeza de Conversa, siga qualquer um destes procedimentos:

    • Para alterar o local para onde os itens são movidos, para Itens limpos irão para esta pasta, clique em Procurar e selecione uma pasta do Outlook. Por padrão, as mensagens são movidas para a pasta Itens Excluídos. Se você tiver várias contas de email no seu perfil do Outlook, cada conta terá sua própria pasta Itens Excluídos. As mensagens serão movidas para a pasta Itens Excluídos que corresponder à conta de email.

    • Para replicar a estrutura de pastas dos itens excluídos por Limpar (quando você usa o comando Limpar Pasta e Subpastas), selecione Ao limpar subpastas, recriar a hierarquia de pastas na pasta de destino.

    • Para sempre manter qualquer mensagem que você não tenha lido, marque ou desmarque a caixa de seleção Não mover mensagens não lidas. Recomenda-se não selecionar essa opção. As demais mensagens da Conversa conterão quaisquer mensagens excluídas, como as que talvez você não tenha lido.

    • Para sempre manter qualquer mensagem que esteja categorizada, marque ou desmarque a caixa de seleção Não mover mensagens categorizadas. Recomenda-se selecionar essa opção. As categorias aplicam-se a mensagens específicas e a exclusão de uma mensagem categorizada resultaria na perda da mesma.

    • Para sempre manter qualquer mensagem que esteja sinalizada, marque ou desmarque a caixa de seleção Não mover mensagens sinalizadas. Recomenda-se selecionar essa opção. Os sinalizadores aplicam-se a mensagens específicas e a exclusão de uma mensagem sinalizada resultaria na perda da mesma.

    • Para sempre manter qualquer mensagem que esteja assinada digitalmente, marque ou desmarque a caixa de seleção Não mover mensagens assinadas digitalmente. Recomenda-se selecionar essa opção.

    • Para sempre manter a mensagem original se alguém a alterar quando ela estiver incluída nas respostas, marque ou desmarque a caixa de seleção Quando uma resposta modificar uma mensagem, não mover a original. Recomenda-se selecionar essa opção. Isso garante que você tenha um registro completo de todo o conteúdo da Conversa caso alguém modifique uma mensagem contida em uma resposta.

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