Usando o modelo de banco de dados de Ativos do Access

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Use o modelo de Banco de Dados Ativos do Access para controlar computadores, equipamentos de escritório ou qualquer outra coisa que seja de propriedade ou mantido por pessoas. Esta versão de um modelo popular do Access também permite pesquisar detalhes do Ativo, mostrar ou ocultar colunas, enviar mensagens de email e mapear endereços de proprietários do ativo.

Usando o modelo de banco de dados de Ativos

Introdução

Neste artigo, cobriremos as etapas básicas de como usar o modelo de Banco de Dados de Ativos.

Preparar o banco de dados para uso

  • Quando você abre o banco de dados pela primeira vez, o Access exibe a página de Introdução. Para impedir que esta página seja exibida na próxima vez que você abrir o banco de dados, desmarque a caixa de seleção Mostrar Introdução quando este banco de dados é aberto.

    Feche a página de Introdução para começar a usar o banco de dados.

  • Para garantir que todo o conteúdo do banco de dados esteja habilitado, use o procedimento a seguir:

    1. Na Barra de Mensagens, clique em Opções.

    2. Na caixa de diálogo Opções de Segurança do Microsoft Office, clique em Habilitar este conteúdo e em OK.

      Para obter mais informações sobre como habilitar o conteúdo do banco de dados, confira o artigo Decidir se um banco de dados deve ser confiável.

Coletar dados por email

É possível coletar informações do Ativo de usuários de email enviando para eles um formulário de entrada de dados em uma mensagem de email. Quando os usuários devolverem o formulário preenchido, os dados podem ser processados e armazenados em sua lista de Ativos.

  1. No formulário Lista de Ativos, clique em Coletar Dados.

  2. 2. Siga as instruções do assistente Coletar dados por meio de mensagens de email para coletar dados dos destinatários de email especificados.

Mostrar ou ocultar ativos desativados

Ativos Desativados são itens que têm uma Data de Desativação em ou antes da data atual. Os ativos podem se tornar desativados quando estão desatualizados, quebrados ou não são utilizados. Você pode mostrar ou ocultar Ativos desativados no formulário Lista de Ativos.

  • No formulário Lista de Ativos, marque ou desmarque a caixa de seleção Mostrar Desativados.

Procurar um Ativo ou um Contato

A caixa Pesquisa Rápida permite que você encontre rapidamente um Ativo no formulário Lista de Ativos e um Contato no formulário Lista de Contatos.

  • Digite o texto que você deseja procurar na caixa Pesquisa Rápida e pressione ENTER ou clique em Ir.

    O Access filtra a lista para mostrar somente os registros que contêm o texto que você pesquisou. Para retornar à lista completa, clique em Mostrar Todos os Registros.

Filtrar a lista de Ativos

No formulário Lista de Ativos, você pode filtrar a lista de Ativos e salvar seus filtros favoritos para uso futuro.

  1. Aplique filtros clicando com o botão direito do mouse no formulário e selecionando os filtros que deseja.

  2. Clique em Salvar Filtro.

  3. No formulário Detalhes do Filtro, insira um nome e uma descrição do filtro e, em seguida, clique em Fechar.

  4. Use a caixa Filtrar Favoritos para aplicar um filtro salvo ou clique em (Limpar Filtro) para removê-lo.

Mostrar ou ocultar colunas

No formulário Lista de Ativos e no formulário Lista de Contatos, alguns campos (colunas) ficam ocultos por padrão. Para alterar quais campos são exibidos:

  1. Clique em Mostrar/Ocultar Campos.

  2. Na caixa de diálogo Reexibir Colunas, marque a caixa de seleção ao lado de cada coluna que você deseja mostrar. Desmarque a caixa de seleção para ocultar a coluna.

Exibir detalhes de Ativo ou Contato

Os formulários Detalhes do Ativo e Detalhes do Contato permite exibir e inserir mais informações sobre um item. Para exibir o formulário Detalhes do Ativo ou Detalhes do Contato:

  • No formulário Lista de Ativos ou Lista de Contatos, clique em Abrir ao lado do item que você deseja ver.

Adicionar uma imagem

Nos formulários Detalhes do Ativo e Detalhes do Contato, você pode adicionar imagens e outros anexos.

  • Sob o quadro de imagem, clique em + / – Imagens.

  • Na caixa de diálogo Anexos, clique em Adicionar.

  • Na caixa de diálogo Escolher Arquivo, navegue até a pasta que contém o arquivo.

  • Clique no arquivo que você deseja adicionar e clique em Abrir.

  • Na caixa de diálogo Anexos, clique em OK.

Observação : Você pode anexar vários arquivos a cada item, incluindo diferentes tipos de arquivo, como documentos ou planilhas.

Adicionar contatos do Microsoft Office Outlook 2007

Se você usar o Office Outlook 2007, será possível adicionar contatos ou proprietários de ativos de programa sem precisar digitar novamente as informações.

  1. No formulário Lista de Contatos, clique em Adicionar do Outlook.

  2. Na caixa de diálogo Selecionar Nomes a Serem Adicionados, selecione os nomes que deseja adicionar ao banco de dados.

  3. Clique em Adicionar e, em seguida, clique em OK.

Exibir um mapa do endereço de um contato

No formulário Detalhes do Contato, se você tiver inserido um endereço para o contato, será possível exibir um mapa do local:

  • Clique em Clicar para Mapear.

Exibir relatórios

O banco de dados de Ativos inclui vários relatórios, incluindo Todos os Ativos, Detalhes do Ativo, Ativos Desativados, Catálogo de Endereços do Contato e muito mais. Para exibir um relatório:

  • No Painel de Navegação, sob Relatórios, clique duas vezes no relatório que deseja exibir.

É possível criar seus próprios relatórios personalizados. Para obter mais informações, confira o artigo Criar um relatório simples.

Observação : Aviso de Isenção de Tradução Automática: Este artigo foi traduzido por computador, sem intervenção humana. A Microsoft oferece essas traduções automáticas para ajudar as pessoas que não falam inglês a aproveitar os textos escritos sobre produtos, serviços e tecnologias da Microsoft. Como este artigo foi traduzido automaticamente, é possível que contenha erros de vocabulário, sintaxe ou gramática.

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