Tudo sobre os fluxos de trabalho Coletar Comentários

Tudo sobre os fluxos de trabalho Coletar Comentários

Importante :  Este artigo foi traduzido por um sistema de tradução automática, leia o aviso de isenção de responsabilidade. Para sua referência, veja a versão em inglês deste artigo aqui.

Os fluxos de trabalho incluídos com produtos do SharePoint são recursos que você pode usar para automatizar processos de negócios, tornando-as mais consistente e mais eficiente. Você pode usar um fluxo de trabalho do SharePoint Coletar comentários para rotear documentos e outros itens armazenados em produtos do SharePoint para uma ou mais pessoas para seus comentários. E com um fluxo de trabalho do SharePoint manipular o processo para você, você tem mais tempo para todas as outras coisas que você precisa fazer.

Para obter mais informações, consulte sobre os fluxos de trabalho incluídos com o SharePoint.

Importante : Por padrão, o fluxo de trabalho Coletar Comentários não é ativado ou listado na caixa de lista Selecionar um modelo de fluxo de trabalho do formulário de associação. Para disponibilizá-lo para uso, um administrador de site deve ativá-lo no nível de conjunto de sites.

Se tudo o que você precisa fazer é concluir uma tarefa de fluxo de trabalho coletar comentários    Basta rolar para baixo para o segmento Concluir e expandi-la. Você talvez não precise qualquer um dos outros segmentos por agora.

Comparação entre processo manual e fluxo de trabalho automatizado

Os fluxos de trabalho do SharePoint representam:

  • Eficiente e    fluxo de trabalho A coletar comentários consistente roteia automaticamente o documento ou item, revisão atribui tarefas e rastreia seu andamento e envia lembretes e notificações quando necessário. Monitoramento e ajustada de uma página de status central a atividade de fluxo de trabalho e o histórico de eventos em uma execução de fluxo de trabalho é mantido por 60 dias após a conclusão.

  • Menos trabalho para você    O fluxo de trabalho Coletar Comentários economiza tempo e evita problemas para você e seus colegas e, ao mesmo tempo, otimiza e padroniza o processo de comentários.

Veja a seguir o diagrama de uma versão bem simples de um fluxo de trabalho Coletar Comentários.

Diagrama do fluxo de trabalho simples Coletar Comentários

Dicas sobre como usar este artigo

As informações deste artigo são apresentadas em dez segmentos expansíveis.

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Se tudo o que você precisa fazer é concluir uma tarefa de fluxo de trabalho coletar comentários    Basta rolar para baixo para o segmento Concluir e expandi-la. Você talvez não precise qualquer um dos outros segmentos por agora.

Se você quiser adicionar, iniciar, monitorar e manter fluxos de trabalho    Se você ainda não esteja familiarizado com essas tarefas, você talvez seja útil progredir neste artigo, segmento por segmento, a primeira vez que você crie e adicionar um fluxo de trabalho. Quando estiver familiarizado com as informações e o layout de artigo, você poderá ir direto para o segmento que necessárias em qualquer visitas.

Uma observação sobre gráficos    Geralmente, as imagens na tela e os diagramas conceituais nesta série de artigos sobre fluxos de trabalho usam como base o tipo de fluxo de trabalho Aprovação. No entanto, sempre que necessário por conta de uma clareza conceitual ou explicativa, as imagens e diagramas deste artigo foram personalizados para fluxos de trabalho Coletar Comentários.

Uma palavra sobre como imprimir este artigo    Este é um artigo extenso. Se você deseja imprimir apenas segmentos selecionados, certifique-se de que apenas estes segmentos estejam expandidos durante a impressão. (Além disso, se deseja incluir todos os elementos gráficos na cópia impressa, imprima na orientação paisagem, não na orientação retrato.)

Sobre a pesquisa    Antes de pesquisar qualquer texto ou termo neste artigo, certifique-se de que todos os segmentos nos quais deseja pesquisar estejam expandidos.

O que você deseja fazer?

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SAIBA mais sobre os fluxos de trabalho Coletar Comentários

Saiba mais sobre os fluxos de trabalho Coletar Comentários

O fluxo de trabalho Coletar Comentários é um recurso do SharePoint que encaminha um documento ou outro item armazenado em uma lista ou biblioteca do SharePoint para uma ou mais pessoas e receber seus comentários. O fluxo de trabalho automatiza, otimiza e padroniza todo o processo.

item de encaminhamento de fluxo de trabalho para participantes

O fluxo de trabalho Coletar Comentários básico incluído nos produtos do SharePoint funciona como um modelo. Ao usar este modelo, você pode adicionar vários fluxos de trabalho ao seu site. Cada fluxo de trabalho que você adiciona é uma versão única do fluxo de trabalho Coletar Comentários básico, cada um com uma maneira específica de trabalhar e baseado nas configurações especificadas quando você o adicionou.

Seções deste segmento

  1. O que um fluxo de trabalho coletar comentários pode fazer por mim?

  2. O que um fluxo de trabalho coletar comentários não consegue fazer?

  3. Quem pode usar esse tipo de fluxo de trabalho?

  4. Como você planejar, adicionar, executar e manter este tipo de fluxo de trabalho?

1. O que um fluxo de trabalho Coletar Comentários pode fazer por mim?

  • Ao adicionar um fluxo de trabalho Coletar Comentários à sua lista, biblioteca ou conjunto de sites pela primeira vez, você pode especificar o número de participantes a serem incluídos e indicar se as tarefas serão atribuídas uma após a outra (em série) ou todas de uma vez (em paralelo). Você pode até mesmo decidir se irá dividir as tarefas dos participantes em dois ou mais estágios, bem como especificar uma data de conclusão final e/ou o intervalo de tempo permitido para se concluir cada tarefa. E toda vez que você inicia um fluxo de trabalho manualmente em um item, você pode modificar qualquer uma destas configurações.

  • O fluxo de trabalho atribui uma tarefa para cada participante especificado. Cada participante escolhe uma entre as diversas respostas possíveis: enviar comentários sobre um item, solicitar a alteração do item, reatribuir a tarefa ou excluir a tarefa.

  • Enquanto o fluxo de trabalho está sendo executado, é possível monitorar o progresso e fazer ajustes (se necessário) a partir da página única e central Status do Fluxo de Trabalho.

  • Nos 60 dias após a conclusão do fluxo de trabalho, a lista de todos os eventos do fluxo de trabalho ocorridos no curso desta execução (ou instância) do fluxo de trabalho continua disponível na página Status do Fluxo de Trabalho para referência informal.

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2. O que o fluxo de trabalho Coletar Comentários não consegue fazer?

O fluxo de trabalho Coletar Comentários não é desenvolvido para coletar as aprovações ou rejeições de um item ou controlar a publicação da página de um site. Se você deseja adicionar um fluxo de trabalho no qual os participantes aprovam ou rejeitam o item revisado por eles, consulte o artigo Tudo sobre os fluxos de trabalho Aprovação, na seção Consulte também.

Além disso, os fluxos de trabalho Coletar Comentários não foram desenvolvidos para coletar assinaturas. Se você deseja usar um fluxo de trabalho para coletar assinaturas em um documento do Microsoft Word, uma pasta de trabalho do Microsoft Excel ou um formulário do Microsoft InfoPath, consulte o artigo Tudo sobre fluxos de trabalho Coletar Assinaturas, na seção Consulte também.

Para saber mais sobre como usar o Microsoft SharePoint Designer 2013 para personalizar ainda mais qualquer dos fluxos de trabalho inclusos nos produtos do SharePoint, consulte o sistema de Ajuda do Microsoft Software Developer Network (MSDN).

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3. Quem pode usar este tipo de fluxo de trabalho?

Para adicionar um    fluxo de trabalho por padrão, você deve ter a permissão Gerenciar listas para Adicionar um fluxo de trabalho. (Grupo Proprietários tem a permissão Gerenciar listas por padrão; grupo membros e grupo visitantes não).

Para iniciar um    fluxo de trabalho também por padrão, você deve ter a permissão Editar itens para Iniciar um fluxo de trabalho já foi adicionado. (O grupo de membros e o grupo de proprietários têm a permissão Editar itens por padrão; grupo visitantes não).

Como alternativa, os Proprietários podem optar por configurar fluxos de trabalho específicos para que estes possam ser iniciados somente pelos membros do grupo Proprietários. (Para fazer isso, marque a caixa de seleção Exigir as Permissões Gerenciar Listas para iniciar o fluxo de trabalho, na primeira página do formulário de associação.)

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4. Como planejar, adicionar, executar e manter este tipo de fluxo de trabalho?

Estes são os estágios básicos:

  • ANTES que o fluxo de trabalho seja executado (planejar, adicionar, Iniciar)   
    antes de adicionar um fluxo de trabalho, você planeja onde você deseja adicionar a ele (para uma única lista ou biblioteca, ou para o conjunto de sites inteiro) e os detalhes de como funciona. Depois de adicionado e configurado o fluxo de trabalho, qualquer pessoa com as permissões necessárias poderá iniciar o fluxo de trabalho em um item específico. O fluxo de trabalho também pode ser definido para ser executada automaticamente. Executa automática pode ser ativada com base em um ou ambos dos dois eventos de disparo: quando qualquer item é adicionado ou criado em uma lista ou biblioteca, ou quando qualquer item em uma lista ou biblioteca é alterado.

  • ENQUANTO o fluxo de trabalho é executado (Concluir, monitorar, ajustar)   
    enquanto o fluxo de trabalho é executado, os participantes individuais concluem as tarefas atribuídas. Lembretes automáticas são enviados para os participantes que não atenda aos prazos de tarefa. Enquanto isso, é possível monitorar o progresso do fluxo de trabalho de uma página de Status do fluxo de trabalho central para essa instância específica do fluxo de trabalho. Ajustes para o fluxo de trabalho enquanto ele é executado podem ser feitas na mesma página; e, se necessário, o fluxo de trabalho pode ser cancelado ou terminou de lá.

  • Após a execução do fluxo de trabalho (revisão, relatório, alterar)   
    quando o fluxo de trabalho for concluído, todo o histórico de execução (ou instância) pode ser examinado por até 60 dias na página Status do fluxo de trabalho. Na mesma página, relatórios estatísticos sobre o desempenho desta versão de fluxo de trabalho podem ser criados. Finalmente, se já houver algo que você deseja alterar a maneira como as funções de fluxo de trabalho, você pode abrir e editar o formulário de associação que você concluiu quando você primeiro adicionou o fluxo de trabalho.

O fluxograma a seguir ilustra essas etapas a partir da perspectiva de quem está adicionando um novo fluxo de trabalho.

Processo de Fluxo de Trabalho

O que fazer a seguir?

Antes de planejar um novo fluxo de trabalho coletar comentários, analise primeiro o segmento Permitir deste artigo e, em seguida, ir para o segmento Planejar .

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ícone de expando da seção permitir

PERMITIR comentários somente no formulário de tarefas ou no item

Permitir comentários somente no formulário de tarefas ou no item

As duas perguntas seguintes podem ajudar você a tomar uma decisão fundamental sobre o seu fluxo de trabalho:

  • Os participantes têm permissão para submeter comentários somente no campo Comentários do formulário de tarefas ou também podem inserir alterações controladas e comentários no próprio item?

  • Se os participantes podem inserir alterações controladas e comentários no próprio item, eles deverão fazer isso em um ambiente colaborativo, no qual vários participantes podem editar o documento ao mesmo tempo, ou cada participante deverá verificar o documento e ter os direitos exclusivos de edição para toda a duração de sua revisão?

Veja a seguir um diagrama que pode ajudar a esclarecer estas alternativas.

Diferentes modos de permitir e enviar comentários

Ao prosseguir lendo, tenha esses pontos em mente:

  • Nenhum fluxo de trabalho pode ser iniciado em um item atualmente com check-out.

  • O tipo de fluxo de trabalho Coletar Comentários inclui a opção de cancelar o fluxo de trabalho imediatamente caso qualquer alteração seja feita no item que está sendo revisado.

  • Você só pode inserir alterações controladas e comentários em um item quando ele é aberto na versão instalada do programa em que foi criado, não quando ele é aberto em uma versão de aplicativo Web do programa.

Seções deste segmento

  1. Permitir comentários no formulário de tarefas apenas

  2. Permitir comentários no formulário de tarefas e o item (versão colaborativo)

  3. Permitir comentários no formulário de tarefas e o item (versão de acesso exclusivo)

1. Permitir comentários somente no formulários de tarefas

Esta configuração tem a vantagem de ser a mais simples mecanicamente. Os participantes têm apenas duas maneiras de sugerir alterações e ambas envolvem o formulário de tarefas:

  • Enviar comentários.

  • Exigir que uma alteração seja feita no item enquanto o fluxo de trabalho ainda está sendo executado.

A principal desvantagem, é claro, é que os participantes não podem indicar alterações específicas diretamente no item. Quanto maior o número de alterações sugeridas, maior é a probabilidade de os participantes quererem poder trabalhar diretamente no item.

Uma observação sobre como proteger itens de alterações    A maneira mais simples para garantir que os participantes Aníbal 'fazt qualquer alteração no próprio item é conferir o item para a duração da execução. Mas, como dissemos de maneira um pouco novamente, fluxos de trabalho não podem iniciar em qualquer item atualmente com check-out.

Há duas maneiras de solucionar isso:

  • Você pode aguardar até que o fluxo de trabalho se inicie e, então, fazer o check-out do item para a duração da execução. (Se o fluxo de trabalho for iniciado automaticamente, certifique-se de você está listado no campo CC da segunda página do formulário de associação. Em seguida, ao receber a notificação de que o fluxo de trabalho foi iniciado em um item, faça o check-out deste item.) Uma limitação deste método é que nenhum outro fluxo de trabalho poderá ser iniciado no mesmo item enquanto estiver com check-out.

  • Outra alternativa é deixar o item com check-in, porém, garantindo que os participantes saibam que é importante que eles não façam o check-out do item e nem alterem o item. É recomendável incluir esta instrução entre as suas observações das notificações de tarefa. Se os seus participantes são novatos nos fluxos de trabalho Coletar Comentários, também é aconselhável esclarecer o assunto ainda mais , talvez enviando um email separado antes do início do fluxo de trabalho ou conversando com os participantes pessoalmente.

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2. Permitir comentários no formulário de tarefas e no item (versão colaborativa)

Esta configuração mantém o item disponível para todos os participantes o tempo todo. Ninguém precisa esperar que outra pessoa termine a sua revisão antes de começar a sua própria revisão. Esta flexibilidade é possível graças aos recursos de colaboração dos produtos do SharePoint.

Apenas certifique-se de que seus participantes saibam que devem fazer o seguinte:

  • Deixar o item com check-in enquanto fazem suas alterações.

  • Abrir o item na versão instalada do programa em que foi criado, não em uma versão de aplicativo Web do programa.

  • Ativar o controle de alteração antes de fazer qualquer alteração ou inserir qualquer comentário.

  • Salvar as alterações no servidor.

Lembre-se de que o tipo de fluxo de trabalho Coletar Comentários inclui a opção de cancelar o fluxo de trabalho imediatamente caso qualquer alteração seja feita no item que está sendo revisado. Se esta opção estiver selecionada, na primeira vez que qualquer participante salvar alterações no item  — até mesmo alterações controladas e/ou comentários  —, o fluxo de trabalho será cancelado imediatamente.

Além disso, se você pretende permitir alterações no próprio item, verifique se, nas configurações de controle de versão da lista ou biblioteca, a opção Exigir que os documentos estejam com check-out antes de serem editados está definida para Não.

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3. Permitir comentários no formulário de tarefas e no item (versão de acesso exclusivo)

Nesta configuração, somente um participante tem permissão para fazer check-out do item e alterar o item a qualquer momento:

  • Se as tarefas do fluxo de trabalho forem atribuídas uma de cada vez (em série), isso provavelmente não será um problema.

  • Se as tarefas forem atribuídas todas de uma vez (em paralelo), é possível que algumas vezes os participantes tenham de esperar o acesso ao item enquanto outro participante termina de trabalhar nele.

Como o fluxo de trabalho não pode ser iniciado em um item com check-out, você deve certificar-se de fazer o check-in dos itens antes de executar o fluxo de trabalho nestes itens.

Comunique os seus participantes de que eles devem fazer o seguinte:

  • Fazer o check-out do item antes de abri-lo.

  • Abrir o item na versão instalada do programa em que foi criado, não em uma versão de aplicativo Web do programa.

  • Ativar o controle de alteração antes de fazer qualquer alteração ou inserir qualquer comentário.

  • Salvar as alterações no servidor e verificar novamente o item assim que terminar de trabalhar nele.

Novamente, lembre-se de que o tipo de fluxo de trabalho Coletar Comentários inclui a opção de cancelar o fluxo de trabalho imediatamente caso qualquer alteração seja feita no item que está sendo revisado. Se esta opção estiver selecionada, na primeira vez que qualquer participante salvar alterações no item  — até mesmo alterações controladas e/ou comentários  —, o fluxo de trabalho será cancelado imediatamente.

O que fazer a seguir?

Se você estiver pronto para planejar um novo fluxo de trabalho coletar comentários, prossiga para o segmento Planejar deste artigo.

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Ícone conceitual da seção Planejar

PLANEJAR um novo fluxo de trabalho Coletar Comentários

Planejar um novo fluxo de trabalho Coletar Comentários

Neste segmento, identificamos as decisões que você precisa fazer e as informações que você precisa reunir antes de adicionar uma versão de fluxo de trabalho Coletar Comentários.

Se você já estiver familiarizado com como adicionar esse tipo de fluxo de trabalho e só precisará de um lembrete sobre as etapas específicas, você pode ir direto para o segmento adicionar apropriado (lista/biblioteca ou conjunto de sites) deste artigo.

Seções deste segmento

  1. Modelos e versões

  2. Introdução ao formulário de associação

  3. Doze perguntas a serem respondidas

1. Modelos e versões

Os fluxos de trabalho incluídos nos produtos do SharePoint funcionam como modelos mestres nos quais os fluxos de trabalho específicos e individuais adicionados às suas listas, bibliotecas e conjunto de sites se baseiam.

Cada vez que você adiciona um fluxo de trabalho Coletar Comentários, por exemplo, você adiciona, na verdade, uma versão do modelo geral do fluxo de trabalho Coletar Comentários. Você fornece a cada versão seu próprio nome e suas próprias configurações, que são especificados no formulário de associação quando você adiciona essa versão em particular. Deste modo, é possível adicionar vários fluxos de trabalho, todos versões baseadas no modelo mestre do fluxo de trabalho Coletar Comentários, mas cada versão nomeada e personalizada da maneira específica de como você irá usá-lo.

Nesta ilustração, foram adicionados três fluxos de trabalho baseados no modelo de fluxo de trabalho Aprovação — um para todos os tipos de conteúdo de uma única biblioteca, um para um único tipo de conteúdo de uma única biblioteca e um para um único tipo de conteúdo de um conjunto de sites inteiro.

Três fluxos de trabalho baseados no modelo Aprovação

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2. Introdução ao formulário de associação

Sempre que adicionar uma nova versão de fluxo de trabalho baseada em um dos modelos de fluxo de trabalho incluídos, preencha um formulário de associação para especificar como deseja que a sua nova versão funcione.

Na seção seguinte, há uma lista de perguntas que ajudarão você a preencher o formulário de associação. Mas antes reserve um tempo para analisar o formulário e seus campos.

Primeira página do formulário de associação

primeira página do formulário de inicialização

Segunda página do formulário de associação

segunda página do formulário de associação com identificação dos campos de formulário de inicialização

Observação : Os campos desta segunda página que estão no trecho marcado em vermelho também aparecem no formulário de inicialização, que é apresentado cada vez que o fluxo de trabalho é iniciado manualmente, e podem ser editados lá para essa única execução.

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3. Doze perguntas a serem respondidas

Assim que você tiver as respostas de todas as perguntas desta seção, estará pronto para adicionar seu fluxo de trabalho.

  1. Este é o tipo de fluxo de trabalho certo?

  2. Uma lista ou biblioteca ou conjunto de sites inteiro? (e) Um tipo de conteúdo ou todos os tipos de conteúdo?

  3. O que é um bom nome?

  4. Listas de tarefas e listas de histórico: existentes ou novas?

  5. Como (e por quem) pode este fluxo de trabalho ser iniciado?

  6. Tipos de conteúdo que herdam deste também recebem este fluxo de trabalho?

  7. Participantes: Quais pessoas e em que ordem?

  8. Quais informações adicionais os participantes precisam?

  9. Comentários no apenas o formulário de tarefas ou também no item?

  10. Quando é o vencimento das tarefas?

  11. Quando termina este fluxo de trabalho?

  12. Quem precisa ser notificado?

1. Este é o fluxo de trabalho certo?

Este artigo aborda o modelo de fluxo de trabalho que será exibido no menu como Coletar comentários – SharePoint 2013. Se você não tiver certeza de que esse tipo de fluxo de trabalho é a melhor opção para você, consulte o segmento Saiba neste artigo. Para obter mais informações sobre os outros modelos de fluxo de trabalho que estão disponíveis, consulte o artigo sobre os fluxos de trabalho incluídos com o SharePoint, na seção Consulte também.

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Uma única lista ou biblioteca ou todo o conjunto de sites (e) Um tipo de conteúdo ou todos os tipos de conteúdo?

Você pode disponibilizar a sua nova versão de fluxo de trabalho Coletar Comentários em apenas uma única lista ou biblioteca ou disponibilizá-la em todo o conjunto de sites.

  • Ao adicionar o fluxo de trabalho para uma única lista ou biblioteca, você pode configurá-lo para ser executado tanto em todos os tipos de conteúdo como apenas em um único tipo de conteúdo.

  • Mas ao adicionar o fluxo de trabalho para todo o conjunto de sites, você deve configurá-lo para ser executado apenas em um único tipo de conteúdo de site.

Mapa de conjunto de sites com explicação sobre três maneiras de adicionar

O que é um tipo de conteúdo?

Cada documento ou outro item armazenados em uma biblioteca ou lista do SharePoint pertence a um ou outro tipo de conteúdo. Um tipo de conteúdo pode ser tão básico e genérico como documento ou Planilha do Excelou como altamente especializado como Contrato Legal ou Especificações de Design. Alguns tipos de conteúdo estão disponíveis em produtos do SharePoint por padrão, mas você pode personalizá-los e adicionar outros que você mesmo cria.

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3. Qual é um bom nome?

Dê um nome para a sua versão de fluxo de trabalho que:

  • Indique claramente para que ele serve.

  • Distingue-o claramente de outros fluxos de trabalho.

Exemplo

Vamos supor que você é membro de um grupo de editores. Seu grupo deseja usar dois fluxos de trabalho Coletar Comentários diferentes:

  • Você executará o primeiro fluxo de trabalho de cada documento submetido por um membro do seu próprio grupo. Este fluxo de trabalho coleta comentários apenas dogerente do seu grupo.

  • Você executará o segundo fluxo de trabalho em cada documento submetido por um membro do seu próprio grupo. Este fluxo de trabalho coleta comentários detodos os membros do seu grupo.

Você poderia denominar o primeiro fluxo de trabalho Dentro do comentário de submissão e o segundo Fora do comentário de envio.

Dica : Como sempre, é recomendável estabelecer convenções de nome consistentes e assegurar-se de que todos os envolvidos com os fluxos de trabalho estejam familiarizados com essas convenções.

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4. Listas de tarefa e listas de histórico: existentes ou novas?

Você pode fazer com que o seu fluxo de trabalho use a lista de Tarefa e a lista de Histórico padrão do site ou use outras listas existentes, ou pode solicitar novas listas somente para este fluxo de trabalho.

  • Se o seu site for incluir inúmeros fluxos de trabalho ou se alguns fluxos de trabalho forem envolver inúmeras tarefas, considere solicitar novas listas para cada fluxo de trabalho. (Gerenciar listas muito longas é um dos itens que podem tornar o desempenho mais lento. É mais fácil e rápido para o sistema manter várias listas curtas do que uma muito longa.)

  • Se as tarefas e o histórico deste fluxo de trabalho incluirão dados confidenciais que você deseja manter separados das listas gerais, então você deve definitivamente indicar que deseja listas novas e separadas para este fluxo de trabalho. (Depois de adicionar o fluxo de trabalho, verifique se as permissões adequadas foram definidas para as listas novas.)

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5. Como (e por quem) este fluxo de trabalho pode ser iniciado?

É possível configurar um fluxo de trabalho para ser iniciado apenas manualmente, apenas automaticamente ou de ambas as formas:

  • Quando você inicia manualmente um fluxo de trabalho Coletar Comentários em um documento ou item específico, outro formulário, o formulário de inicialização, é apresentado. O formulário de inicialização contém a maioria das configurações da segunda página do formulário de associação. Dessa forma, se a pessoa que iniciar o fluxo de trabalho desejar alterar qualquer uma dessas configurações (apenas da instância atual), ela pode fazer isso antes de clicar em Iniciar.

  • Com um início automático, naturalmente, não há oportunidade de apresentar um formulário de inicialização, de modo que as configurações padrão especificadas no formulário de associação são usadas sem mudanças.

As ilustrações seguintes mostram a diferença entre inícios manuais e automáticos.

comparação de formulários para inícios manuais e automáticos

Quaisquer alterações feitas no formulário de inicialização são aplicadas somente durante a instância atual do fluxo de trabalho. Para alterar as configurações padrãopermanente, do fluxo de trabalho, você editar o formulário de associação original, conforme explicado no segmento Alterar deste artigo.

Inícios manuais

Se você permitir inícios manuais, qualquer pessoa que tiver as permissões necessárias poderá iniciar o fluxo de trabalho em qualquer item qualificado a qualquer momento.

As vantagens de um início manual são que você e seus colegas podem executar o fluxo de trabalho somente quando e se optarem por isso, e cada vez que o executarem vocês terão a chance de alterar algumas configurações usando o formulário de inicialização.

Exemplo rápido    Se você desejar executar seu fluxo de trabalho apenas nos itens cujos autores são de fora de sua equipe, iniciá-lo somente manualmente o impedirá de ser executado automaticamente em itens cujos autores são você e seus colegas de equipe. (Solução alternativa: mantenha uma lista ou biblioteca para os itens de autores da sua equipe e uma lista ou biblioteca separada para os itens de todos os outros autores. Deste modo, você poderá executar o fluxo de trabalho automaticamente, porém, somente na lista de autores de fora.)

A principal desvantagem dos inícios manuais é que alguém precisa se lembrar de executar o fluxo de trabalho sempre que for a ocasião apropriada.

Inícios automáticos

É possível configurar o fluxo de trabalho para ser iniciado automaticamente por ambos os eventos seguintes, ou por cada um deles:

  • Um novo item é criado ou carregado na lista ou biblioteca.

  • Um item já armazenado na lista ou biblioteca é alterado.

A vantagem do início automático é que ninguém precisa se lembrar de iniciar o fluxo de trabalho. Ele é executado toda vez que ocorre um evento de disparo.

Exemplo rápido    Vamos supor que o contador da sua organização precise revisar todos os orçamentos que são carregados ou criados na sua biblioteca Orçamentos. Você poderia adicionar um fluxo de trabalho Coletar Comentários a essa biblioteca e especificar o seu contador como o único participante. Você poderia configurar o fluxo de trabalho para que seja iniciado automaticamente toda vez que um novo item é adicionado à ("criado na") lista. Deste modo, seu contador se manterá sempre atualizado.

Duas desvantagens de inícios automáticos:

  • Você não pode impedir que o fluxo de trabalho seja executado toda vez que ocorre um evento de disparo.

  • Você não pode alterar qualquer configuração no começo de uma instância individual.

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6. Os tipos de conteúdo herdados deste tipo de conteúdo também obtêm este fluxo de trabalho?

Ao adicionar um fluxo de trabalho para um tipo de conteúdo de todo o conjunto de sites, você tem a opção de também adicionar o fluxo de trabalho para todos os outros tipos de conteúdo do conjunto de sites herdados do tipo de conteúdo que você está adicionando ao fluxo de trabalho. (Ao adicionar um fluxo de trabalho para uma única lista ou biblioteca, esta opção não será exibida no formulário de associação.)

Observações

  • A operação que executa todas as adições extras pode levar muito tempo para ser concluída.

  • Se a herança tiver sido desfeita para qualquer site ou subsite onde você deseja que o fluxo de trabalho seja adicionado aos tipos de conteúdo herdeiros, verifique se você é membro do grupo Proprietários em cada um desses sites ou subsites antes de realizar essa operação.

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07. Participantes: que pessoas, em que ordem?

Você terá que fornecer o nome ou o endereço de email de cada pessoa que for designada para tarefas de revisão.

Um estágio ou vários    estágios? Você pode escolher ter apenas um estágio de tarefas de revisão ou ter vários estágios. Se você tiver mais de um estágio, os estágios serão executados após o outro.

Revisões paralelas ou revisões    ? Para os participantes em qualquer um estágio, você pode escolher para ter suas tarefas de revisão atribuídas todas ao mesmo tempo (em paralelo) ou ter suas tarefas de revisão atribuídas um após o outro (em série) na ordem em que você indicar. A opção serial pode ser útil se, por exemplo, você configurar o fluxo de trabalho para terminar após a primeira rejeição — ou se você desejar que os participantes ainda mais adiantado para poder examinar comentários dos participantes anteriores como parte do contexto de suas revisões.

Exemplo

Este cenário simples ilustra algumas das vantagens das revisões de vários estágios e seriais:

Vamos supor que Fernando está adicionando um novo fluxo de trabalho Coletar Comentários. Ele deseja que seus colegas de trabalho Anna e Sílvio revisem cada item primeiro, antes que ele mesmo os revise. Deste modo, ele pode ver seus comentários antes de começar sua própria revisão. Fernando pode configurar isso de duas maneiras:

  • Usando uma    revisão em série Fernando configura uma revisão serial único estágio no qual Anna e Sílvio são os dois primeiros participantes e ele é o terceiro.
    Nessa disposição, Ana deve enviar seu feedback antes de tarefa de Sílvio é atribuída; e, em seguida, Sílvio deve enviar seu feedback antes de tarefa de Fernando é atribuída.
    Aqui está como Fernando configura sua revisão serial único estágio.
    Formulário com a configuração de estágio em série destacada

  • Usando dois    estágios Fernando se deseja Anna e Sílvio deverão ser atribuídas suas revisões ao mesmo tempo, para que Sílvio não tem de esperar Ana concluir antes que ela possa começar, ele pode configurar dois estágios do fluxo de trabalho: o primeiro um estágio paralelo para revisão Anna e Sílvio s e o segundo um estágio separado para sua própria análise somente. Se o primeiro estágio não for concluído, o segundo estágio nunca é iniciado.
    Aqui está como Fernando configura sua revisão paralela dois estágios.
    Formulário com a configuração de estágio em paralelo destacada

Eis aqui diagramas das duas soluções:

Fluxo de trabalho em série e fluxo de trabalho com dois estágios lado a lado

Participantes de fora    Existe um processo especial para incluir participantes que não são membros da sua organização de SharePoint. Neste processo, um membro do site age como um proxy para o participantes de fora.

Aqui está um diagrama deste processo:

Fluxograma de processo para incluir participante externo

Atribuir uma tarefa para cada grupo inteiro ou uma para cada membro do grupo?    Se você incluir uma lista de distribuição ou endereço do grupo entre seus participantes do fluxo de trabalho, você pode ter o fluxo de trabalho atribuir uma tarefa a cada membro do grupo, ou apenas uma tarefa para o todo grupo (mas ainda enviar um notificação de que única tarefa a cada membro). Quando apenas uma tarefa é atribuída ao grupo inteiro, qualquer membro do grupo pode reivindicar e concluir essa tarefa única. (Você encontrará instruções de como declarar uma tarefa de grupo no segmento Concluir deste artigo.)

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8. De que informações adicionais os participantes precisam?

Há um campo de texto no formulário de associação onde você pode fornecer instruções, detalhes sobre solicitações, pesquisas e assim por diante.

Possíveis perguntas que poderão ser incluídas neste campo de texto:

  • Se os participantes tiverem dificuldades ou dúvidas, quem deverão contatar?

  • Podem revisores submeter comentários somente no formulário de tarefasou também podem inserir alterações controladas e comentários no itsel itemf?

  • Se os revisores podem inserir alterações controladas e comentários no próprio item, devem fazer o check-out do item antes de alterá-lo ou devem mantê-lo com check-in para que os vários revisores possam trabalhar nele simultaneamente?

  • Se seu fluxo de trabalho irá atribuir somente uma única tarefa para cada lista de distribuição ou grupo, mencione aqui que um único membro de cada grupo de tal deve declarar tarefa antes de concluir a ele. Dessa maneira, outros membros do grupo não percam tempo, começando a mesma tarefa. (Você encontrará instruções de como declarar uma tarefa de grupo no segmento Concluir deste artigo.)

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9. Comentários somente no formulário de tarefas ou também no item?

Há várias considerações relacionadas a essa pergunta importante. Se você ainda não fez isso, abra e leia o segmento Permitir deste artigo para obter mais informações.

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10. Quando é o vencimento das tarefas?

É possível indicar o vencimento das tarefas de uma das seguintes maneiras, ou de ambas:

Pela data do calendário    Você pode especificar uma data de calendário que indica quando todas as tarefas deverão estar concluídas.

  • Se você configurar o seu fluxo de trabalho para iniciar automaticamente, você geralmente deveria 't use essa opção. Isso ocorre porque a data de valor que você especificar não automaticamente se ajustar em relação a data atual sempre que o fluxo de trabalho é iniciado automaticamente.

Por duração de tarefa    É possível especificar o número de dias, semanas ou meses permitidos para a conclusão de cada tarefa, a começar pelo dia em que esta tarefa é atribuída.

  • A data de conclusão do calendário substitui a duração de tarefa especificada. Ou seja, se hoje é dia 10 de junho e hoje uma tarefa com duração de 3 dias for atribuída a você, mas se a data de conclusão do calendário também for 11 de junho, então o vencimento da tarefa será dia 11 de junho (a data de vencimento do calendário), não 13 de junho (a última data da duração de 3 dias).

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11. Quando termina este fluxo de trabalho?

Para evitar desperdício de tempo com revisões desnecessárias, é possível optar por cancelar o fluxo de trabalho imediatamente caso qualquer alteração seja feita no item.

Ao selecionar esta opção, os participantes poderão fazer comentários somente nos formulários de tarefas. Ou seja, eles não poderão inserir alterações controladas e comentários no próprio item, pois isso alteraria o item, o que por sua vez acabaria cancelando o fluxo de trabalho. Ao selecionar esta opção, certifique-se de incluir uma observação no campo Solicitação, instruindo os participantes a não fazer alterações diretamente no item a ser revisado.

Observação :  Um fluxo de trabalho não pode ser iniciado em um item atualmente com check-out. Após o início do fluxo de trabalho, é possível fazer o check-out do item a ser revisado para protegê-lo de alterações. (Enquanto o item está com check-out, no entanto, nenhum outro fluxo de trabalho pode ser iniciado nele.)

Início do segmento

12. Quem deve ser notificado?

No campo CC, na segunda página do formulário de associação, é possível inserir os nomes ou os endereços de todos aqueles que deverão ser notificados cada vez que este fluxo de trabalho for iniciado ou concluído.

  • Inserir um nome aqui não resulta na atribuição de uma tarefa de fluxo de trabalho a esta pessoa.

  • Quando o fluxo de trabalho é iniciado manualmente, a pessoa que o iniciou recebe as notificações de inicialização e conclusão sem precisar estar especificada neste campo.

  • Quando o fluxo de trabalho é iniciado automaticamente, a pessoa que o originou recebe as notificações de inicialização e conclusão sem precisar estar especificada neste campo.

O que fazer a seguir?

Se você estiver pronto para adicionar seu novo fluxo de trabalho coletar comentários à sua lista, biblioteca ou conjunto de sites, vá para o segmento adicionar apropriado (lista/biblioteca ou conjunto de sites) deste artigo.

Início do segmento | Início do artigo

Ícone conceitual da seção Adicionar

ADICIONAR um fluxo de trabalho Coletar Comentários (para somente uma lista ou biblioteca)

Adicionar um fluxo de trabalho Coletar Comentários
(para somente uma lista ou biblioteca)

Se você ainda não estiver familiarizado com a adição de fluxos de trabalho, você talvez seja útil antes de prosseguir com as etapas deste segmento, verifique os segmentos Saiba, Permitire Planejar anteriores neste artigo.

Seções deste segmento

  1. Antes de começar

  2. Adicionar o fluxo de trabalho

1. Antes de começar

Duas questões devem estar em ordem antes de você adicionar um fluxo de trabalho:

Email    Para que o fluxo de trabalho envie notificações e lembretes, o email deverá estar habilitado para o seu site do SharePoint. Caso não esteja certo se isso já foi feito, consulte o administrador do SharePoint.

Permissões    As configurações padrão exigem que você tenha a permissão Gerenciar listas para adicionar fluxos de trabalho para listas, bibliotecas, ou conjuntos de sites. (Grupo Proprietários tem a permissão Gerenciar listas por padrão; grupo membros e os grupos de visitantes não. Para obter mais informações sobre permissões, consulte o segmento Saiba deste artigo.)

Início do segmento

2. Adicionar o fluxo de trabalho

Siga as seguintes etapas:

  1. Abra a lista ou biblioteca à qual deseja adicionar o fluxo de trabalho.

  2. Na faixa de opções, clique na guia Lista ou Biblioteca.

    Observação : O nome da guia pode variar com o tipo de lista ou de biblioteca. Por exemplo, em uma lista de calendário esta guia é denominada Calendário.

  3. No grupo Configurações, clique em Configurações do Fluxo de Trabalho.

  4. Na página Configurações de fluxo de trabalho, especifique um único tipo de conteúdo do fluxo de trabalho para executar em ou todos (para todos os tipos de conteúdo) e clique em Adicionar um fluxo de trabalho.
    Página Adicionar Fluxo de Trabalho com Todos os tipos de conteúdo e Adicionar um Fluxo de trabalho ativados

  5. Preencha a primeira página do formulário de associação.
    (As instruções são exibidas logo após a ilustração.)

primeira página do formulário de associação com textos explicativos numerados

texto explicativo n° 1

Tipo de conteúdo

Mantenha a seleção padrão como Tudo, ou selecione um tipo de conteúdo específico.

Texto explicativo n° 2

Fluxo de trabalho

Selecione o modelo Coletar Comentários – SharePoint 2013.

Observação :  Se o modelo Coletar Comentários – SharePoint 2013 não aparecer na lista, entre em contato com o seu administrador de SharePoint para descobrir como ativá-lo para o seu conjunto de sites ou espaço de trabalho.

Texto explicativo n° 3

Nome

Digite um nome para o fluxo de trabalho. O nome identificará o fluxo de trabalho entre os usuários desta lista ou biblioteca.

Para obter sugestões sobre como nomear seu fluxo de trabalho, consulte o segmento Planejar deste artigo.

Texto explicativo n° 4

Lista de tarefas

Selecione uma lista de tarefas a ser usada com esse fluxo de trabalho. É possível selecionar uma lista de tarefas existente ou clicar em Tarefa (novas) para criar uma nova lista.

Para obter informações sobre os motivos de criar uma nova lista de tarefas (em vez de escolher uma existente), consulte o segmento Planejar deste artigo.

Texto explicativo n° 5

Lista de histórico

Selecione uma lista de histórico a ser usada com este fluxo de trabalho. É possível selecionar uma lista de histórico existente ou clicar em Nova lista de histórico para criar uma nova lista.

Para obter informações sobre os motivos de criar uma nova lista de histórico (em vez de escolher uma existente), consulte o segmento Planejar deste artigo.

texto explicativo n° 6

Opções de início

Especifique de que forma ou formas o fluxo de trabalho pode ser iniciado.

Para obter informações sobre as diferentes opções, consulte o segmento Planejar deste artigo.

  1. Quando todas as configurações deste formulário estiverem conforme desejado, clique em Avançar.

  2. Preencha a segunda página do formulário de associação.
    (As instruções são exibidas logo após a ilustração.)

    Observação : Os produtos do SharePointapresentam a você as primeiras de várias opções nesta segunda página do formulário de associação — números de um a sete na ilustração a seguir, de Atribuir a até CC — cada vez que você inicia o fluxo de trabalho manualmente, para que você possa fazer alterações nessas opções só para essa instância específica.

Segunda página do formulário de associação com textos explicativos numerados

texto explicativo n° 1

Atribuir a

Insira os nomes ou os endereços das pessoas para as quais você deseja que o fluxo de trabalho atribua tarefas.

  • Se as tarefas forem atribuídas uma de cada vez (em série)   
    insira os nomes ou endereços na ordem em que deseja que as tarefas sejam atribuídas.

  • Caso todas as tarefas venham a ser atribuídas ao mesmo tempo (em paralelo)   
    A ordem dos nomes ou endereços não faz diferença.

  • Se você estiver atribuindo uma tarefa a alguém fora da sua organização do SharePoint   
    para obter mais informações sobre como incluir participantes externos, consulte o segmento Concluir deste artigo.

Texto explicativo n° 2

Ordem

Especifique se as tarefas devem ser atribuídas uma de cada vez (em série) ou todas de uma vez (em paralelo).

Para obter mais informações sobre o uso de estágios seriais e paralelos, consulte o segmento Planejar deste artigo.

Texto explicativo n° 3

Adicionar um novo estágio

Adicione os estágios que desejar, além deste primeiro que você acaba de configurar.

  • Para excluir um estágio inteiro, clique no campo Atribuir a deste estágio e, em seguida, pressione CTRL+DELETE.

Para obter mais informações sobre o uso de vários estágios, consulte o segmento Planejar deste artigo.

Texto explicativo n° 4

Expandir grupos

  • Para que uma tarefa seja atribuída a cada membro de cada grupo que você inserir no campo Atribuir a, marque esta caixa de seleção. (Cada membro do grupo receberá uma notificação da tarefa, e cada membro terá sua própria tarefa para concluir.)

  • Ter apenas umatarefa atribuída a cada inteiro de grupo que você pode inserir no atribuir ao campo, desmarque essa caixa de seleção. (Cada membro do grupo receberão uma notificação de tarefa, mas qualquer membro pode reivindicar e concluir a tarefa única nome todo o grupo. Você encontrará instruções de como declarar uma tarefa de grupo no segmento Concluir deste artigo.)

Texto explicativo n° 5

Solicitação

Qualquer texto inserido aqui será inserido em cada notificação de tarefa enviada pelo fluxo de trabalho. Não se esqueça de incluir instruções ou recursos adicionais que os participantes possam precisar, incluindo:

  • Pessoa de contato para dúvidas e problemas

  • Se os comentários podem ser enviados somente no formulário de tarefas ou também no próprio item. (E se no item, se os revisores podem fazer check-out do documento ou devem deixá-lo check-in).
    Para obter mais informações, consulte o segmento Permitir deste artigo.

  • Se aplicável, inclua uma observação sobre como declarar tarefas únicas atribuídas a toda grupos ou distribuição listas.
    Você encontrará instruções de como declarar uma tarefa de grupo no segmento Concluir deste artigo.

texto explicativo n° 6

Datas de conclusão e duração das tarefas

Especifique a data de vencimento final para todo o fluxo de trabalho e/ou o número de dias, semanas ou meses permitido para a conclusão de cada tarefa a partir do momento que é atribuída.

  • Se houver a intenção de iniciar este fluxo de trabalho automaticamente, é recomendável deixar o campo Data de Conclusão para Todas as Tarefas vazio e usar somente os dois campos de duração para controlar a data de conclusão. Você sempre poderá fornecer uma data de conclusão precisa no formulário de inicialização na eventualidade de iniciar o fluxo de trabalho manualmente.

Para obter mais informações sobre quando usar conclusão datas e quando usar as durações de tarefas, consulte o segmento Planejar deste artigo.

texto explicativo n° 7

CC

Insira os nomes ou os endereços das pessoas que deverão ser notificadas cada vez que o fluxo de trabalho se inicia ou termina.

  • Inserir um nome aqui 't resultado na atribuição de uma tarefa de fluxo de trabalho.

  • Quando o fluxo de trabalho é iniciado manualmente, a pessoa que o iniciou recebe as notificações de inicialização e conclusão sem precisar estar especificada neste campo.

  • Quando o fluxo de trabalho é iniciado automaticamente, a pessoa que o originou recebe as notificações de inicialização e conclusão sem precisar estar especificada neste campo.

Texto explicativo n° 8

Finalizando o fluxo de trabalho

Para parar e cancelar o fluxo de trabalho antes que seja feita qualquer alteração no item que está sendo revisado, selecione esta opção.

Lembre-se de que quando você seleciona esta opção, os revisores não podem adicionar alterações controladas e comentários no item sem finalizar o fluxo de trabalho.

  1. Quando todas as configurações desta página estiverem conforme desejado, clique em Salvar para criar o fluxo de trabalho.

Os produtos SharePoint criam a sua nova versão de fluxo de trabalho.

O que fazer a seguir?

Se você estiver pronto, vá para o segmento Iniciar deste artigo e comece a primeira instância para testar seu novo fluxo de trabalho.

Início do segmento | Início do artigo

Ícone conceitual da seção Adicionar

ADICIONAR um fluxo de trabalho Coletar Comentários (a um conjuntos de sites inteiro)

Adicionar um fluxo de trabalho Coletar Comentários
(a um conjuntos de sites inteiro)

Se você ainda não estiver familiarizado com a adição de fluxos de trabalho, você talvez seja útil antes de prosseguir com as etapas deste segmento, verifique os segmentos Saiba, Permitire Planejar anteriores neste artigo.

Seções deste segmento

  1. Antes de começar

  2. Adicionar o fluxo de trabalho

1. Antes de começar

Duas questões devem estar em ordem antes de você adicionar um fluxo de trabalho:

Email em ordem do fluxo de trabalho enviar notificações por email e lembretes, email deve estar habilitada para seu site. Se você não tiver certeza de que isso já foi feito, verifique com o administrador do SharePoint.

Permissões    Configurações padrão do SharePoint exigem que você tenha a permissão Gerenciar listas para adicionar fluxos de trabalho para listas, bibliotecas, ou conjuntos de sites. (Grupo Proprietários tem a permissão Gerenciar listas por padrão; grupo membros e os grupos de visitantes não. Para obter mais informações sobre permissões, consulte o segmento Saiba deste artigo.)

Início do segmento

2. Adicionar o fluxo de trabalho

Siga as seguintes etapas:

  1. Vá para a home page do conjunto de sites (e não para a home page de um site ou subsite dentro do conjunto de sites).

  2. Clique no ícone de configurações botão Configurações do Site Público do SharePoint Online e clique em Configurações do Site.

  3. Na página Configurações do Site, em Galerias de Web Designer, clique em Tipos de conteúdo de site.

  4. Na página Tipos de Conteúdo de Site, clique no nome do tipo de conteúdo de site ao qual você deseja adicionar um fluxo de trabalho.

    Observação :  Um fluxo de trabalho adicionado ao conjunto de sites inteiro deverá ser adicionado somente para os itens de um único tipo de conteúdo.

    tipos de conteúdo de documento com um tipo destacado

    1. Na página para o tipo de conteúdo selecionado, em configurações, clique em Configurações de fluxo de trabalho.
      link configurações de fluxo de trabalho na seção configurações

    2. Na página Configurações de fluxo de trabalho, clique no link Adicionar um fluxo de trabalho.
      Link Adicionar um fluxo de trabalho

    3. Preencha a primeira página do formulário de associação.
      (As instruções são exibidas logo após a ilustração.)

primeira página do formulário de associação com textos explicativos numerados

texto explicativo n° 1

Fluxo de trabalho

Selecione o modelo Aprovação – SharePoint 2013.

Observação :  Se o modelo Aprovação – SharePoint 2013 não aparecer na lista, contate o administrador do SharePoint para saber como ativá-lo para seu conjunto de sites ou espaço de trabalho.

Texto explicativo n° 2

Nome

Digite um nome para o fluxo de trabalho. O nome identificará o fluxo de trabalho entre os usuários deste conjunto de sites.

Para obter sugestões sobre como nomear seu fluxo de trabalho, consulte o segmento Planejar deste artigo.

Texto explicativo n° 3

Lista de tarefas

Selecione uma lista de tarefas a ser usada com esse fluxo de trabalho. É possível selecionar uma lista de tarefas existente ou clicar em Tarefa (novas) para criar uma nova lista.

Para obter informações sobre os motivos de criar uma nova lista de tarefas (em vez de escolher uma existente), consulte o segmento Planejar deste artigo.

Texto explicativo n° 4

Lista de histórico

Selecione uma lista de histórico a ser usada com este fluxo de trabalho. É possível selecionar uma lista de histórico existente ou clicar em Nova lista de histórico para criar uma nova lista.

Para obter informações sobre os motivos de criar uma nova lista de histórico (em vez de escolher uma existente), consulte o segmento Planejar deste artigo.

Texto explicativo n° 5

Opções de início

Especifique de que forma ou formas o fluxo de trabalho pode ser iniciado.

Para obter informações sobre as diferentes opções, consulte o segmento Planejar deste artigo.

texto explicativo n° 6

Atualizar tipos de conteúdo de lista e site?

Especifique se este fluxo de trabalho deve ser adicionado (ou associado) a todos os outros tipos de conteúdo de lista e site herdados deste tipo de conteúdo.

  • A operação que executa todas as adições extras pode levar muito tempo para ser concluída.

  • Se a herança tiver sido quebrada para que qualquer site ou subsite ao qual você deseja que este fluxo de trabalho seja adicionado herdem os tipos de conteúdo, certifique-se de que você é membro do grupo Proprietários em cada um destes sites ou subsites antes de executar esta operação.

  1. Quando todas as configurações desta página estiverem conforme desejado, clique em Avançar.

  2. Preencha a segunda página do formulário de associação.
    (As instruções são exibidas logo após a ilustração.)

    Observação :  Os produtos do SharePointapresentam a você as primeiras de várias opções nesta segunda página do formulário de associação, de  — números de um a sete na ilustração a seguir, de Revisores até CC — cada vez que você iniciar o fluxo de trabalho manualmente, de forma que você possa fazer alterações nessas opções só para essa instância específica.

Segunda página do formulário de associação com textos explicativos numerados

texto explicativo n° 1

Atribuir a

Insira os nomes ou os endereços das pessoas para as quais você deseja que o fluxo de trabalho atribua tarefas.

  • Se as tarefas forem atribuídas uma de cada vez (em série)   
    insira os nomes ou endereços na ordem em que deseja que as tarefas sejam atribuídas.

  • Caso todas as tarefas venham a ser atribuídas ao mesmo tempo (em paralelo)   
    A ordem dos nomes ou endereços não faz diferença.

  • Se você estiver atribuindo uma tarefa a alguém fora da sua organização do SharePoint   
    para obter mais informações sobre como incluir participantes externos, consulte o segmento Concluir deste artigo.

Texto explicativo n° 2

Ordem

Especifique se as tarefas deste estágio devem ser atribuídas uma de cada vez (em série) ou todas de uma vez (em paralelo).

Para obter mais informações sobre o uso de estágios seriais e paralelos, consulte o segmento Planejar deste artigo.

Texto explicativo n° 3

Adicionar um novo estágio

Adicione os estágios que desejar, além deste primeiro que você acaba de configurar.

  • Para excluir um estágio inteiro, clique no campo Atribuir a deste estágio e, em seguida, pressione CTRL+DELETE.

Para obter mais informações sobre o uso de vários estágios, consulte o segmento Planejar deste artigo.

Texto explicativo n° 4

Expandir grupos

  • Para que uma tarefa seja atribuída a cada membro de cada grupo que você inserir no campo Atribuir a, marque esta caixa de seleção. (Cada membro do grupo receberá uma notificação da tarefa, e cada membro terá sua própria tarefa para concluir.)

  • Ter apenas uma tarefa atribuída a cadatodo grupo que você pode inserir no campo atribuir a, desmarque essa caixa de seleção. (Cada membro do grupo receberão uma notificação de tarefa, mas qualquer membro pode reivindicar e concluir a tarefa única nome todo o grupo. Você encontrará instruções de como declarar uma tarefa de grupo no segmento Concluir deste artigo.)

Texto explicativo n° 5

Solicitação

Qualquer texto inserido aqui será inserido em cada notificação de tarefa enviada pelo fluxo de trabalho. Não se esqueça de incluir instruções ou recursos adicionais que os participantes possam precisar, incluindo:

  • Pessoa de contato para dúvidas e problemas

  • Se os comentários podem ser enviados somente no formulário de tarefas ou também no próprio item. (E se no item, se os revisores podem fazer check-out do documento ou devem deixá-lo check-in).
    Para obter mais informações, consulte o segmento Permitir deste artigo.

  • Se aplicável, inclua uma observação sobre como declarar tarefas únicas atribuídas a toda grupos ou distribuição listas.
    Você encontrará instruções de como declarar uma tarefa de grupo no segmento Concluir deste artigo.

texto explicativo n° 6

Datas de conclusão e duração das tarefas

Especifique a data de vencimento final para todo o fluxo de trabalho e/ou o número de dias, semanas ou meses permitido para a conclusão de cada tarefa a partir do momento que é atribuída.

  • Se houver a intenção de iniciar este fluxo de trabalho automaticamente, é recomendável deixar o campo Data de Conclusão para Todas as Tarefas vazio e usar somente os dois campos de duração para controlar a data de conclusão. Você sempre poderá fornecer uma data de conclusão precisa no formulário de inicialização na eventualidade de iniciar o fluxo de trabalho manualmente.

Para obter mais informações sobre quando usar conclusão datas e quando usar as durações de tarefas, consulte o segmento Planejar deste artigo.

texto explicativo n° 7

CC

Insira os nomes ou os endereços das pessoas que deverão ser notificadas cada vez que o fluxo de trabalho se inicia ou termina.

  • Inserir um nome aqui 't resultado na atribuição de uma tarefa de fluxo de trabalho.

  • Quando o fluxo de trabalho é iniciado manualmente, a pessoa que o inicia recebe as notificações de início e parada sem precisar estar especificada neste campo.

  • Quando o fluxo de trabalho é iniciado automaticamente, a pessoa que o adicionou originalmente recebe as notificações de início e parada sem precisar estar especificada neste campo.

Texto explicativo n° 8

Finalizando o fluxo de trabalho

Para parar e cancelar o fluxo de trabalho antes que seja feita qualquer alteração no item que está sendo revisado, selecione esta opção.

Lembre-se de que quando você seleciona esta opção, os revisores não podem adicionar alterações controladas e comentários no item sem finalizar o fluxo de trabalho.

  1. Quando todas as configurações desta página estiverem conforme desejado, clique em Salvar para criar o fluxo de trabalho.

Os produtos SharePoint criam a sua nova versão de fluxo de trabalho.

O que fazer a seguir?

Se você estiver pronto, vá para o segmento Iniciar deste artigo e comece a primeira instância para testar seu novo fluxo de trabalho.

Início do segmento | Início do artigo

ícone conceitual da seção iniciar

INICIAR um fluxo de trabalho Coletar Comentários

Iniciar um fluxo de trabalho Coletar Comentários

É possível configurar um fluxo de trabalho para ser iniciado apenas manualmente, apenas automaticamente ou de ambas as formas:

  • Manualmente a qualquer momento, por qualquer pessoa que tenha as permissões necessárias.

  • Automaticamente sempre que ocorrer um evento de disparo especificado — ou seja, sempre que um item é adicionado à lista ou biblioteca e/ou sempre que um item já está na lista é alterado de qualquer maneira.
    (O evento de disparo ou eventos são especificados na primeira página do formulário de associação, durante a adição de original e a configuração do fluxo de trabalho. Para obter mais informações, consulte o segmento Planejar deste artigo.)

Observação : Um fluxo de trabalho não pode ser iniciado em um item atualmente com check-out. (É possível fazer o check-out do item após o início do fluxo de trabalho; mas, depois disso, nenhum outro fluxo de trabalho pode ser iniciado neste item até que o seu check-in seja feito novamente.)

Seções deste segmento

  1. Iniciar o fluxo de trabalho automaticamente

  2. Iniciar o fluxo de trabalho manualmente

  3. Iniciar manualmente a partir da lista ou biblioteca

  4. Iniciar manualmente a partir de um programa do Microsoft Office

1. Iniciar o fluxo de trabalho automaticamente

Se o fluxo de trabalho for configurado para ser iniciado automaticamente, cada vez que ocorrer um evento disparador, o fluxo será executado no item que o disparou.

Ao ser iniciado, o fluxo de trabalho atribui a(s) primeira(s) tarefa(s) e envia uma notificação de tarefa para cada pessoa atribuída. Enquanto isso, ele também envia notificações de início (distintas das notificações de tarefa) à pessoa que o adicionou originalmente e a todos listados no campo CC da segunda página do formulário de associação.

Observação : Quando um novo fluxo de trabalho que iniciará automaticamente é adicionado, o campo Data de conclusão para todas as tarefas (na segunda página do formulário de associação) deve geralmente ser deixado em branco, porque qualquer data explícita valor presente especificado não se ajusta automaticamente em relação a data em que o fluxo de trabalho é iniciado cada vez. Para obter mais informações, consulte o segmento Planejar deste artigo.

Início do segmento

2. Iniciar o fluxo de trabalho manualmente

Uma observação sobre permissões    Normalmente, você deve ter a permissão Editar itens para iniciar um fluxo de trabalho. (Por padrão, o grupo de membros e grupo Proprietários têm essa permissão, mas não o grupo de visitantes. Entretanto, um proprietário pode também escolher, numa base de fluxo de trabalho por fluxo de trabalho, para exigir a permissão Gerenciar listas para as pessoas que iniciar o fluxo de trabalho. Ao escolher essa opção, proprietários essencialmente podem especificar que somente eles e outros proprietários podem iniciar um fluxo de trabalho específico. Para obter mais detalhes, consulte o segmento Saiba deste artigo.)

Dois locais a partir dos quais se iniciar

É possível iniciar um fluxo de trabalho manualmente a partir de dois locais:

  • Na lista ou biblioteca onde o item está armazenado

  • De dentro do próprio itemaberta no programa do Microsoft Office no qual ele foi criado. (Observe que isso deve ser o programa completo, instalado e não é uma versão de aplicativo web).

As duas seções restantes deste segmento fornecem instruções para ambos os métodos.

Início do segmento

3. Iniciar manualmente a partir da lista ou biblioteca

  1. Acesse a lista ou biblioteca onde o item em que você deseja executar o fluxo de trabalho está armazenado.

  2. Clique no ícone na frente do nome do ícone para selecioná-lo e, em seguida, na guia Arquivos da faixa de opções, no grupo Fluxos de Trabalho, clique em Fluxos de Trabalho.

  3. Em fluxos de trabalho: página nome do Item , em Iniciar um novo fluxo de trabalho, clique em fluxo de trabalho que você deseja executar.
    Link para iniciar um fluxo de trabalho

  4. No formulário de inicialização, faça todas as alterações que você deseja aplicar a essa instância específica do fluxo de trabalho.

    Observação : As alterações feitas aqui, no formulário de inicialização, são usadas apenas durante a instância atual do fluxo de trabalho. Se você quiser fazer alterações que serão aplicadas a cada vez que o fluxo de trabalho é executado, ou se você quiser alterar as configurações de fluxo de trabalho que não aparecem neste formulário, consulte o segmento Alterar deste artigo.

Formulário de inicialização com textos explicativos numerados

texto explicativo n° 1

Atribuir a

Faça qualquer alteração na lista de pessoas às quais você deseja que o fluxo de trabalho atribua tarefas.

  • Se as tarefas forem atribuídas uma de cada vez   
    insira os nomes ou endereços na ordem em que as tarefas devem ser atribuídas.

  • Se todas as tarefas forem atribuídas ao mesmo tempo   
    A ordem dos nomes ou endereços não importa.

  • Se você estiver atribuindo uma tarefa a alguém fora da sua organização do SharePoint   
    para obter mais informações sobre como incluir participantes externos, consulte o segmento Concluir deste artigo.

Texto explicativo n° 2

Ordem

Certifique-se de que as especificações referentes à atribuição de tarefas de cada segmento uma de cada vez (em série) ou todas de uma vez (em paralelo) estão conforme desejadas.

Para obter mais informações sobre o uso de estágios seriais e paralelos, consulte o segmento Planejar deste artigo.

Texto explicativo n° 3

Adicionar um novo estágio

Adicione os estágios que desejar, além dos que já estão configurados atualmente.

  • Para excluir um estágio inteiro, clique no campo Atribuir a deste estágio e, em seguida, pressione CTRL+DELETE.

Para obter mais informações sobre o uso de vários estágios, consulte o segmento Planejar deste artigo.

Texto explicativo n° 4

Expandir grupos

  • Para que uma tarefa seja atribuída a cada membro de cada grupo que você inserir no campo Atribuir a, marque esta caixa de seleção. (Cada membro do grupo receberá uma notificação da tarefa, e cada membro terá sua própria tarefa para concluir.)

  • Para ter apenas uma tarefa atribuída a cada inteiro grupo que você pode inserir no campo atribuir a, desmarque esta caixa de seleção. (Cada membro do grupo receberão uma notificação de tarefa, mas qualquer membro pode reivindicar e concluir a tarefa única nome todo o grupo. Você encontrará instruções de como declarar uma tarefa de grupo no segmento Concluir deste artigo.)

Texto explicativo n° 5

Solicitação

Qualquer texto inserido aqui será inserido em cada notificação de tarefa enviada pelo fluxo de trabalho. Não se esqueça de incluir instruções ou recursos adicionais que os participantes possam precisar, incluindo:

  • Pessoa de contato para dúvidas e problemas

  • Se os comentários podem ser enviados somente no formulário de tarefas ou também no próprio item. (E se no item, se os revisores podem fazer check-out do documento ou devem deixá-lo check-in).
    Para obter mais informações, consulte o segmento Permitir deste artigo.

  • Se aplicável, inclua uma observação sobre como declarar tarefas únicas atribuídas a toda grupos ou distribuição listas.
    Você encontrará instruções de como declarar uma tarefa de grupo no segmento Concluir deste artigo.

texto explicativo n° 6

Datas de conclusão e duração das tarefas

Especifique uma data de conclusão final para o fluxo de trabalho inteiro e/ou especifique o número de dias, semanas ou meses concedidos para a conclusão de cada tarefa a partir do momento em que ela é atribuída.

Para obter mais informações sobre quando usar conclusão datas e quando usar as durações de tarefas, consulte o segmento Planejar deste artigo.

texto explicativo n° 7

CC

Adicione ou remova o que você quiser. Lembre-se de que:

  • Inserir um nome aqui 't resultado na atribuição de uma tarefa de fluxo de trabalho.

  • Quando o fluxo de trabalho é iniciado manualmente, a pessoa que o inicia recebe as notificações de início e parada sem precisar estar especificada neste campo.

  • Quando o fluxo de trabalho é iniciado automaticamente, a pessoa que o adicionou originalmente recebe as notificações de início e parada sem precisar estar especificada neste campo.

  1. Quando todas as configurações do formulário de inicialização estiverem conforme desejado, clique em Iniciar para iniciar o fluxo de trabalho.

O fluxo de trabalho atribui a(s) primeira(s) tarefa(s) e, enquanto isso, envia notificações de início para você e para todos listados no campo CC do formulário de inicialização.

Início do segmento

4. Iniciar manualmente a partir de um programa do Microsoft Office

  1. Abra o item no programa do Office instalado no computador.

  2. No item aberto, clique na guia Arquivo, clique em Salvar & Enviar, e clique no fluxo de trabalho que você deseja executar no item.

  3. Se você vir a seguinte mensagem, dizendo que o fluxo de trabalho precisa do arquivo para fazer check-in, clique no botão Check-in.

  4. Clique no botão grande Iniciar Fluxo de Trabalho.

  5. Na página Alterar um Fluxo de Trabalho, no formulário de inicialização, faça qualquer alteração que deseja aplicar a esta instância específica do fluxo de trabalho.

    Observação : As alterações feitas aqui, no formulário de inicialização, são usadas apenas durante a instância atual do fluxo de trabalho. Se você quiser fazer alterações que serão aplicadas a cada vez que o fluxo de trabalho é executado, ou se você quiser alterar as configurações de fluxo de trabalho que não aparecem neste formulário, consulte o segmento Alterar deste artigo.

    Formulário de inicialização com textos explicativos numerados

texto explicativo n° 1

Atribuir a

Faça qualquer alteração na lista de pessoas às quais você deseja que o fluxo de trabalho atribua tarefas.

  • Se as tarefas forem atribuídas uma de cada vez   
    insira os nomes ou endereços na ordem em que as tarefas devem ser atribuídas.

  • Se todas as tarefas forem atribuídas ao mesmo tempo   
    A ordem dos nomes ou endereços não importa.

  • Se você estiver atribuindo uma tarefa a alguém fora da sua organização do SharePoint   
    para obter mais informações sobre como incluir participantes externos, consulte o segmento Concluir deste artigo.

Texto explicativo n° 2

Ordem

Certifique-se de que as especificações referentes à atribuição de tarefas de cada segmento uma de cada vez (em série) ou todas de uma vez (em paralelo) estão conforme desejadas.

Para obter mais informações sobre o uso de estágios seriais e paralelos, consulte o segmento Planejar deste artigo.

Texto explicativo n° 3

Adicionar um novo estágio

Adicione os estágios que desejar, além dos que já estão configurados atualmente.

  • Para excluir um estágio inteiro, clique no campo Atribuir a deste estágio e, em seguida, pressione CTRL+DELETE.

Para obter mais informações sobre o uso de vários estágios, consulte o segmento Planejar deste artigo.

Texto explicativo n° 4

Expandir grupos

  • Para que uma tarefa seja atribuída a cada membro de cada grupo que você inserir no campo Atribuir a, marque esta caixa de seleção. (Cada membro do grupo receberá uma notificação da tarefa, e cada membro terá sua própria tarefa para concluir.)

  • Para ter apenas uma tarefa atribuída a cada inteiro grupo que você pode inserir no campo atribuir a, desmarque esta caixa de seleção. (Cada membro do grupo receberão uma notificação de tarefa, mas qualquer membro pode reivindicar e concluir a tarefa única nome todo o grupo. Você encontrará instruções de como declarar uma tarefa de grupo no segmento Concluir deste artigo.)

Texto explicativo n° 5

Solicitação

Qualquer texto inserido aqui será inserido em cada notificação de tarefa enviada pelo fluxo de trabalho. Não se esqueça de incluir instruções ou recursos adicionais que os participantes possam precisar, incluindo:

  • Pessoa de contato para dúvidas e problemas

  • Se os comentários podem ser enviados somente no formulário de tarefas ou também no próprio item. (E se no item, se os revisores podem fazer check-out do documento ou devem deixá-lo check-in).
    Para obter mais informações, consulte o segmento Permitir deste artigo.

Se aplicável, inclua uma observação sobre como declarar tarefas únicas atribuídas a toda grupos ou distribuição listas.
Você encontrará instruções de como declarar uma tarefa de grupo no segmento Concluir deste artigo.

texto explicativo n° 6

Datas de conclusão e duração das tarefas

Especifique uma data de conclusão final para o fluxo de trabalho inteiro e/ou especifique o número de dias, semanas ou meses concedidos para a conclusão de cada tarefa a partir do momento em que ela é atribuída.

Para obter mais informações sobre quando usar conclusão datas e quando usar as durações de tarefas, consulte o segmento Planejar deste artigo.

texto explicativo n° 7

CC

Adicione ou remova o que você quiser. Lembre-se de que:

  • Inserir um nome aqui 't resultado na atribuição de uma tarefa de fluxo de trabalho.

  • Quando o fluxo de trabalho é iniciado manualmente, a pessoa que o inicia recebe as notificações de início e parada sem precisar estar especificada neste campo.

  • Quando o fluxo de trabalho é iniciado automaticamente, a pessoa que o adicionou originalmente recebe as notificações de início e parada sem precisar estar especificada neste campo.

  1. Quando as configurações do formulário de inicialização estiverem conforme desejado, clique em Iniciar para iniciar o fluxo de trabalho.

O fluxo de trabalho atribui a(s) primeira(s) tarefa(s) e, enquanto isso, envia notificações de início para você e para todos listados no campo CC do formulário de inicialização.

O que fazer a seguir?

  • Se esta for a primeira vez que este fluxo de trabalho foi executado, os outros participantes precisarão informações e a assistência para concluir as tarefas atribuídas? (Eles podem encontrar o segmento Concluir deste artigo úteis).

  • Além disso, é recomendável verificar se os participantes estão recebendo as notificações de email e, principalmente, se as notificações não estão sendo extraviadas pelos filtros de lixo eletrônico.

  • E é claro, você pode ter uma ou mais tarefas de fluxo de trabalho para ser concluída por conta própria. Vá para o segmento Concluir deste artigo para obter os detalhes.

  • Enquanto isso, para saber como você pode manter controlar o andamento da instância atual do fluxo de trabalho, vá para o segmento monitorar deste artigo.

Início do segmento | Início do artigo

Ícone conceitual da seção Concluir

CONCLUIR uma tarefa de fluxo de trabalho Coletar Comentários

Concluir uma tarefa de fluxo de trabalho Coletar Comentários

Se esta é a primeira vez que uma tarefa de fluxo de trabalho Coletar Comentários foi atribuída a você, talvez seja útil revisar todo este segmento do artigo antes de concluir sua tarefa. Deste modo, você ficará ciente de todas as opções que podem estar abertas para você.

Observação : Se você sabe que uma tarefa de fluxo de trabalho foi atribuída a você, mas a mensagem de notificação não apareceu na sua Caixa de Entrada de email, verifique se a notificação não foi extraviada pelo seu filtro de lixo eletrônico. Se ela tiver sido extraviada, ajuste as configurações do filtro devidamente.

Em primeiro lugar, certifique-se de que você tem o artigo correto

Os diferentes tipos de fluxo de trabalho requerem diferentes ações de tarefa.

Então antes de começar, certifique-se de que a tarefa que foi atribuída a você é realmente uma tarefa de fluxo de trabalho Coletar Comentários, não uma tarefa de outro tipo de fluxo de trabalho.

Procure o texto Please revisar em qualquer um dos seguintes locais:

  • Na linha assunto da notificação de tarefa
    Aprovar texto na linha Assunto da notificação de tarefa

  • Na barra de mensagens do item a ser revisado
    Aprovar texto na barra de mensagens do item

  • No título da tarefa na página Status do fluxo de trabalho do
    Revisar texto em nome tarefa na Página de Status

Se você não vir o texto por favor revise nesses locais, verifique com a pessoa que iniciado ou adicionou o fluxo de trabalho para descobrir qual modelo de fluxo de trabalho se baseia originalmente — ou se é um fluxo de trabalho personalizado. Você encontrará links para artigos sobre como usar outros tipos de fluxos de trabalho incluídos com produtos do SharePoint na seção Consulte também deste artigo.

Mas se a sua tarefa é uma tarefa de fluxo de trabalho Coletar Comentários, continue lendo!

Seções deste segmento

  1. Uma visão geral do processo

  2. Acessar o item e o formulário de tarefas a partir da mensagem de notificação de tarefa

  3. Acessar o item e o formulário da tarefa da lista ou biblioteca

  4. Revisar o item

  5. Preencher e submeter o formulário de tarefas

  6. Notificações vencidas

  7. Declarar uma tarefa de grupo antes de concluí-la (opcional)

  8. Solicitar uma alteração no item (opcional)

  9. Reatribuir uma tarefa a outra pessoa (opcional)

  10. Concluir uma tarefa em nome de um participante externo (opcional)

1. Visão geral do processo

Quando uma tarefa de fluxo de trabalho é atribuída a você, normalmente há três maneiras por uma das quais é possível ficar a par disso:

  • Você recebe um email de notificação de tarefa.

  • Você abre um documento do Microsoft Office e vê uma barra de mensagens informando que uma tarefa relacionada foi atribuída a você.

  • Você verifica o site do SharePoint e descobre que uma ou mais tarefas foram atribuídas a você.

Ao descobrir que uma tarefa de fluxo de trabalho Coletar Comentários foi atribuída a você, é preciso executar duas ações:

  • Revisar o item    Você deve abrir e revisar o item.

  • Concluir a tarefa    Você deve usar o formulário de tarefas para submeter os resultados da sua revisão.

Muitas vezes, portanto, os três itens seguintes estão relacionados com o cumprimento da sua tarefa:

  • A mensagem de notificação (a qual você recebe por email)

  • O item submetido para sua revisão (o qual você abre e revisa)

  • O formulário de tarefas (o qual você abre, preenche e envia)

Esta é a aparência destes três itens.

Mensagem de notificação da tarefa, item para revisão e formulário da tarefa

Observação : O botão Abrir esta Tarefa, localizado na Faixa de Opções da mensagem de notificação de tarefa, é exibido apenas quando a mensagem é aberta na versão completa instalada do Outlook, e não quando ela é aberta no aplicativo Outlook Web Access.

Início do segmento

2. Acessar o item e o formulário da tarefa pela mensagem de notificação da tarefa

Siga estas etapas:

  1. Na mensagem de notificação da tarefa, nas instruções de Para concluir esta tarefa, clique no link para o item.

  2. No item aberto, clique no botão Abrir esta tarefa da barra de mensagens.

acessando o item e o formulário da tarefa pela mensagem de notificação da tarefa

Observação : O botão Abrir esta Tarefa, localizado na Faixa de Opções da mensagem de notificação de tarefa, é exibido apenas quando a mensagem é aberta na versão completa instalada do Outlook, e não quando ela é aberta no aplicativo Outlook Web Access.

Início do segmento

3. Acessar o item e o formulário da tarefa pela lista ou biblioteca

Siga estas etapas:

  1. Na lista ou biblioteca onde o item a ser revisado está armazenado, clique no link Em Andamento associado ao item e ao fluxo de trabalho.

  2. Na página Status do Fluxo de Trabalho, clique no título da tarefa.

  3. No formulário da tarefa, na barra da mensagem Esta tarefa de fluxo de trabalho aplica-se a, clique no link para o item.

Acessando o item e o formulário da tarefa pela lista ou biblioteca

Início do segmento

4. Revisar o item

Neste exemplo, o item é um documento do Microsoft Word.

Dica : Se esta for uma tarefa de grupo — ou seja, uma única tarefa atribuída a uma lista de distribuição ou grupo inteira para que um membro do grupo único possa concluir a tarefa para todo o grupo — é uma boa ideia reivindicar na tarefa antes de você revisa o item. Dessa maneira, você reduzir a chance que outro membro do grupo também examinará o artigo. Para obter instruções, consulte a seção 7 deste segmento, declarar uma tarefa de grupo antes de concluí-la.

Item a ser revisado com duas barras de mensagens amarelas

Observe as duas barras de mensagens amarelas no alto do documento:

Servidor leitura-    Somente este documento é aberto no modo somente leitura — ou seja, você pode ler o documento, mas você não pode fazer qualquer alteração nele.

A pessoa que está executando o fluxo de trabalho tem a opção de permitir comentários somente no formulário de tarefas ou ainda de permitir alterações controladas e comentários no próprio item. Se você não tiver certeza se deve trabalhar no próprio item, verifique com a pessoa que iniciou o fluxo de trabalho ou o adicionou originalmente. Se você deve inserir alterações controladas e comentários, clique no botão Editar Documento.

Alguns itens a serem verificados:

  • Certifique-se de averiguar se você deve fazer o check-out do documento antes de inserir alterações controladas e comentários ou se deve deixá-lo com check-in para que vários revisores possam trabalhar nele simultaneamente.

  • Certifique-se de que você ativa o controle de alteração antes de inserir as alterações ou comentários. Para obter mais informações, consulte o segmento Permitir deste artigo.

  • Certifique-se de salvar suas alterações no servidor ao terminar de trabalhar no item. Se você tiver feito o check-out do item, faça o check-in novamente.

Fluxo de trabalho    Tarefa quando você estiver pronto para concluir e submeter o formulário de tarefas, clique no botão Abrir esta tarefa.

Início do segmento

5. Preencher e submeter o formulário de tarefa

O formulário de tarefas de uma tarefa de fluxo de trabalho Coletar Comentários tem a aparência a seguir.

Formulário de fluxo de trabalho Coletar Comentários com texto explicativo sobre os campos

Observe que controla os dois primeiros (Excluir Item e essa tarefa de fluxo de trabalho se aplica a título do Item) não aparecem no formulário de tarefas quando ele é aberto em dentro o item para revisão.

texto explicativo n° 1

Excluir Item

Para excluir esta tarefa da instância atual do fluxo de trabalho, clique neste link.

  • Excluir a tarefa não exclui o item a ser revisado.

  • Uma tarefa excluída não será mais exibida na área Tarefas da página Status do Fluxo de Trabalho. (No entanto, a exclusão permanece registrada na área Histórico da página.)

Observação :  Se você não iniciou esta instância do fluxo de trabalho, é recomendável verificar com a pessoa que a iniciou antes de excluir a tarefa.

Texto explicativo n° 2

Este fluxo de trabalho se aplica a título do Item

Para abrir o item para revisão, clique no link aqui.

Texto explicativo n° 3

Status, solicitada por, comentários consolidados, conclusão data

Não é possível editar ou alterar as entradas nestes quatro campos, mas talvez você considere as informações destes campos úteis.

Observe que a caixa Comentários Consolidados contém não só instruções adicionais sobre como concluir sua tarefa, mas também todos os comentários submetidos no formulário pelos participantes que já concluíram suas tarefas nesta mesma instância do fluxo de trabalho.

Desta mesma maneira, depois de submeter o seu próprio formulário, qualquer texto que você incluir na caixa Comentários (4) também será exibido na caixa Comentários Consolidados para os participantes subsequentes.

Texto explicativo n° 4

Comentários

Digite ou cole seus comentários aqui.

Qualquer texto inserido aqui será registrado no Histórico do Fluxo de Trabalho e também será exibido no campo Comentários Consolidados (3) para os participantes subsequentes.

Texto explicativo n° 5

Enviar Comentários

Quando você tiver digitado quaisquer comentários com os quais deseja contribuir no campo Comentários (4) e/ou inserido quaisquer alterações controladas e comentários no próprio item, clique neste botão para enviar seus comentários e concluir sua tarefa.

Observação : Antes de fazer as alterações no itemperatura em si, certifique-se de que você 're deve para fazer isso. Para obter mais informações, consulte seção 4deste segmento, revisar o item.

texto explicativo n° 6

Cancelar

Para fechar o formulário de tarefa sem salvar as alterações ou respostas, clique neste botão. A tarefa continuará incompleta e atribuída a você.

texto explicativo n° 7

Solicitar alteração

Para solicitar uma alteração no item que está revisando, clique neste botão.

Para ver uma ilustração do formulário onde você deverá inserir os detalhes da solicitação e para obter mais instruções, vá para a seção 8 deste segmento, a solicitação de uma alteração no item.

Observação : Esta opção poderá estar desativada para algumas tarefas de fluxo de trabalho.

Texto explicativo n° 8

Reatribuir tarefa

Para reatribuir esta tarefa para outra pessoa, clique neste botão.

Para ver uma ilustração da página onde você deverá inserir os detalhes da reatribuição e para obter mais instruções, vá para a seção 9 deste segmento, Reatribuir sua tarefa para outra pessoa.

Observação : Esta opção poderá estar desativada para algumas tarefas de fluxo de trabalho.

Início do segmento

6. Notificações de prazo vencido

Se o prazo de conclusão de uma tarefa ou de uma instância inteira de fluxo de trabalho estiver vencido, serão enviadas notificações automaticamente para:

  • A pessoa a quem a tarefa é atribuída.

  • A pessoa que iniciou o fluxo de trabalho (ou, se a inicialização era automática, a pessoa que originalmente adicionou o fluxo de trabalho).

Início do segmento

7. Declarar uma tarefa de grupo antes de concluí-la (opcional)

Se apenas uma única tarefa for atribuída a um grupo inteiro ao qual você pertence, então qualquer membro do grupo poderá declarar e concluir esta única tarefa em nome de todo o grupo.

Reivindique a tarefa antes de revisar o item. Assim que você reivindicar a tarefa, ela será atribuída a você e nenhum outro membro do grupo poderá concluí-la. (Dessa forma, apenas uma pessoa fará o trabalho necessário.)

  1. Na página Status do Fluxo de Trabalho, aponte para o nome da tarefa atribuída ao seu grupo até que uma seta seja exibida.

  2. Clique na seta, clique em Editar Item e, em seguida, no formulário de tarefas, clique no botão de Declarar tarefa.
    como reivindicar uma tarefa de grupo

Quando a página Status do Fluxo de Trabalho é atualizada, é possível ver que a tarefa não está mais atribuída ao grupo, mas sim especificamente a você.

Mais tarde, se você quiser liberar a tarefa para o grupo novamente sem conclui-la, use as mesmas etapas para retornar ao formulário de tarefa, desta vez clicando no botão Liberar Tarefa.

Botão Liberar Tarefa no formulário da tarefa

Voltar para revisar o item

8. Solicitar uma alteração no item (opcional)

Antes de começar este processo, observe que é possível que o fluxo de trabalho esteja configurado para encerrar imediatamente caso qualquer alteração seja feita no item. É recomendável verificar com a pessoa que iniciou ou adicionou originalmente o fluxo de trabalho para garantir que não há problema algum em fazer alterações no item e encerrar o fluxo de trabalho nesse momento.

Vamos demonstrar a opção de solicitar alteração no cenário a seguir:

Primeiro, imagine que seu nome seja Fernando.

Em seguida, imagine que uma colega de trabalho chamada Anna iniciou um fluxo de trabalho Coletar Comentários em um documento que ela criou.

Ao revisar o novo documento de Ana, você acha que a Introdução ficou longa demais.

Você clica no botão Solicitar Alteração, na parte inferior do formulário da tarefa de fluxo de trabalho, e preenche este formulário.

Formulário para solicitar uma alteração em um item

texto explicativo n° 1

Solicitar alteração de

Insira o nome ou o endereço de email da pessoa de quem você está solicitando a alteração.

(Para enviar sua solicitação para a pessoa que iniciou esta execução do fluxo de trabalho  — ou para a pessoa que originalmente adicionou este fluxo de trabalho Coletar Comentários, caso o fluxo de trabalho tenha sido iniciado automaticamente  — você também pode deixar este campo em branco.)

Texto explicativo n° 2

Nova solicitação

Descreva a alteração desejada e forneça todas as informações necessárias à pessoa que fará a alteração.

(Qualquer texto inserido aqui será adicionado na área Comentários Consolidados.)

Texto explicativo n° 3

Nova duração

Execute uma destas três ações:

  • Para manter a data de conclusão    data deixe este campo em branco.

  • Para remover a data de conclusão    completamente digite o número 0.

  • Para especificar uma nova data    data digite aqui um número e, em seguida, especifique as unidades de duração no campo a seguir. As duas entradas juntas, identificam o período antes que a tarefa de alteração vence.

Texto explicativo n° 4

Novas unidades de duração

Se você estiver especificando uma nova duração de tarefa, use este campo junto com o campo Nova duração para identificar o período antes que a tarefa deva ser concluída. (Por exemplo: 3 dias ou 1 mês ou 2 semanas.)

Quando você tem todas as entradas de formulário a maneira que você deseja que eles, clique em Enviar e a tarefa atual está marcadaconcluída. (Mas não terminar ainda. Você vai ser atribuído uma tarefa de revisão novamente após Anna conclui a tarefa de alteração.)

Ana recebe então a seguinte notificação por email:

notificação enviada quando é solicitada uma alteração em um item

Anna pode perceber, olhando rapidamente para a linha Assunto (número 1 da ilustração), que não se trata de uma notificação Coletar Comentários comum, mas sim de uma solicitação para alterar algum detalhe do item. Ela pode encontrar as informações sobre a alteração específica solicitada no texto Alteração Solicitada por (número 2).

Anna faz o check-out do item, faz as alterações solicitadas (ou não) e, em seguida, salva as alterações (se houver) e faz o check-in do item novamente. (Lembre-se de que se o fluxo de trabalho estiver configurado para encerrar assim que qualquer alteração seja feita no item, esta ação resultará no encerramento do fluxo de trabalho.)

Anna, então, vai para a página Status de Fluxo de Trabalho e abre o seu formulário de tarefa de solicitação de alteração a partir daquela área Tarefas.


formulário enviado quando a alteração solicitada é concluída

Ana adiciona as informações que julga necessárias no campo Comentários e clica em Enviar Resposta. O fluxo de trabalho realiza duas ações:

  • Marca a tarefa de solicitação de alteração de Anna como concluída.

  • Atribui uma nova tarefa de revisão a você (com os comentários de Anna adicionados na área Comentários Consolidados) e envia a você uma notificação a respeito desta tarefa.

Agora você pode prosseguir e concluir sua revisão do item alterado.

Todas essas ações são registradas e ficam visíveis na seção Histórico do Fluxo de Trabalho da página Status do Fluxo de Trabalho, como mostra a ilustração a seguir.

Histórico do Fluxo de Trabalho mostrando as ações a partir da solicitação de alteração

Eis um diagrama do processo inteiro.

Fluxograma da solicitação de alteração

Início do segmento

9. Reatribuir uma tarefa a outra pessoa (opcional)

Se desejar que outra pessoa conclua uma tarefa de fluxo de trabalho atribuída a você, clique no botão Reatribuir Tarefa do formulário de fluxo de trabalho.

O formulário é exibido.

Formulário de reatribuição de tarefa

texto explicativo n° 1

Reatribuir tarefa a

Insira o nome ou o endereço da pessoa para quem você deseja atribuir esta tarefa.

Para atribuir esta tarefa para a pessoa que iniciou o fluxo de trabalho  — ou, se o fluxo de trabalho foi iniciado automaticamente pela pessoa que o adicionou originalmente  —, deixe este campo em branco.

Texto explicativo n° 2

Nova solicitação

Forneça todas as informações que a pessoa para quem você está atribuindo esta tarefa precisará para concluir a tarefa. (Qualquer texto inserido aqui será adicionado na área Comentários Consolidados.)

Texto explicativo n° 3

Nova duração

Execute uma destas três ações:

  • Para manter a data de conclusão    data deixe este campo em branco.

  • Para remover a data de conclusão    completamente digite o número 0.

  • Para especificar uma nova data    data digite aqui um número e, em seguida, especifique as unidades de duração no campo a seguir. As duas entradas juntas, identificam o período antes que a tarefa de alteração vence.

Texto explicativo n° 4

Novas unidades de duração

Se você estiver especificando uma nova duração de tarefa, use este campo junto com o campo Nova duração para identificar o período antes que a tarefa deva ser concluída. (Por exemplo: 3 dias ou 1 mês ou 2 semanas.)

Quando o formulário for concluído, clique em Enviar. Sua tarefa é marcada como concluída, uma nova tarefa é atribuída ao responsável agora para a tarefa e uma notificação de tarefa é enviada.

Qualquer nova informação fornecida por você será incluída no texto Delegado por da nova notificação de tarefa (número 1 da ilustração a seguir).

Notificação de tarefa reatribuída

Enquanto isso, todas as alterações são controladas e visíveis nas seções Tarefas e Histórico da página Status do Fluxo de Trabalho, como é mostrado aqui.

Áreas Tarefas e Histórico da página Status do Fluxo de Trabalho para uma tarefa reatribuída

Início do segmento

10. Concluir uma tarefa em nome de um participante de fora (opcional)

Existe um processo especial para a inclusão de participantes que não são membros da sua organização do SharePoint. Neste processo, um membro do site atua como um proxy do participante de fora:

  1. Insira o endereço de email do participante de fora no estágio Atribuir a adequado na segunda página do formulário de associação.

  2. O fluxo de trabalho atribui de fato a tarefa do participante de fora para o membro do site que iniciou o fluxo de trabalho  — ou para o membro que adicionou originalmente o fluxo de trabalho, caso este fluxo de trabalho tenha sido iniciado automaticamente. Esta pessoa para quem a tarefa é atribuída de fato atua como o proxy do participante de fora.

  3. Esse membro do site recebe uma notificação de tarefa, com instruções para enviar uma cópia do item para revisão ao participante externo. (O participante externo recebe uma cópia da notificação de tarefa, que pode funcionar como um alerta.)

  4. O membro do site a quem a tarefa é realmente atribuída envia uma cópia do item ao participante externo.

  5. O participante externo revisa o item e envia sua resposta de volta para o membro do site.

  6. Quando a resposta do participante externo chega, o membro do site conclui a tarefa nos produtos do SharePoint em nome do participante externo.

Veja a seguir um diagrama do processo.

Fluxograma de processo para incluir participante externo

Início do segmento | Início do artigo

Ícone da seção Monitorar

MONITORAR, ajustar ou parar um fluxo de trabalho Coletar Comentários em execução

Monitorar, ajustar ou parar um fluxo de trabalho Coletar Comentários em execução

O local central de onde é possível monitorar, ajustar ou parar um fluxo de trabalho em andamento é a página Status do Fluxo de Trabalho da respectiva instância do fluxo de trabalho.

Primeiro vamos mostrar como chegar àquela página e, então, como usar as opções e informações encontradas ali. Por fim, mostraremos duas páginas onde você poderá obter mais informações sobre monitoramento.

Seções deste segmento

  1. Acessar a página Status do fluxo de trabalho

  2. Use a página Status do fluxo de trabalho para monitorar o progresso do fluxo de trabalho

  3. Alterar tarefas ativas (tarefas já atribuídas)

  4. Alterar tarefas futuras (tarefas ainda não atribuídas)

  5. Cancelar ou encerrar este fluxo de trabalho executado

  6. Descubra quais fluxos de trabalho estiver executando em um item

  7. Monitorar fluxos de trabalho para o conjunto de sites inteiro

1. acessar a página Status do fluxo de trabalho

Na lista ou biblioteca onde o item está localizado, clique no link Em Andamento do item e fluxo de trabalho desejados.

Neste exemplo, o item é o documento chamado Rascunho Principal e o fluxo de trabalho é o Aprovação 3.

clicando no link do status do fluxo de trabalho

A página Status do Fluxo de Trabalho é aberta.

Observações : 

  • Se a sua lista ou biblioteca contém um grande número de itens, é possível usar a classificação e/ou a filtragem para localizar mais rapidamente o item procurado. Se você acha que está fazendo a mesma classificação e/ou filtragem repetidamente, talvez seja útil criar uma exibição personalizada que automatiza esta organização específica.

  • Para chegar à página Status do Fluxo de Trabalho, você também pode clicar no link Exibir o status deste fluxo de trabalho de uma notificação de email "iniciado" ou o link Exibir o histórico do fluxo de trabalho de uma notificação de email "concluído" da instância específica na qual esteja interessado.

Início do segmento

2. use a página Status do fluxo de trabalho para monitorar o progresso do fluxo de trabalho

Aqui, logo abaixo da ilustração de cada seção da página Status do Fluxo de Trabalho, é possível encontrar as respostas da seção para as perguntas sobre monitoramento.

Seção Informações sobre o Fluxo de Trabalho

Seção Informações do Fluxo de Trabalho da página Status do Fluxo de Trabalho

Perguntas respondidas:

  • Quem iniciou esta instância do fluxo de trabalho?

  • Quando esta instância foi iniciada?

  • Quando ocorreu a última ação desta instância?

  • Em qual item esta instância está sendo executada?

  • Qual é o status atual desta instância?

Seção Tarefas

Seção Tarefas da página Status do Fluxo de Trabalho

Perguntas respondidas:

  • Quais tarefas já foram criadas e atribuídas e qual é o status atual delas?

  • Quais tarefas já foram concluídas e qual foi o resultado de cada uma dessas tarefas?

  • Qual é a data de conclusão de cada tarefa que já foi criada e atribuída?

As tarefas que foram excluídas e as tarefas que ainda não foram atribuídas não aparecem nesta seção.

Seção Histórico do Fluxo de Trabalho

Seção Histórico do Fluxo de Trabalho da página Status do Fluxo de Trabalho

Perguntas respondidas:

  • Que eventos já ocorreram nesta instância do fluxo de trabalho?

  • Observe que tarefas vencidas e notificações de tarefa vencidas não são exibidas nesta área.

Início do segmento

3. alterar tarefas ativas (tarefas já atribuídas)

Há duas maneira de alterar as tarefas que já foram atribuídas mas ainda não foram concluídas:

  • Alterar uma única tarefa ativa

  • Alterar todas as tarefas ativas

Alterar uma única tarefa ativa

Permissões para fazer qualquer alteração em uma única tarefa atribuída a alguém diferente por conta própria, você deve ter a permissão Gerenciar listas. (Grupo Proprietários tem a permissão Gerenciar listas por padrão; grupo membros e os grupos de visitantes não. Portanto é possível, por exemplo, para ter permissões que permitem que você iniciar um fluxo de trabalho, mas não para fazer alterações em tarefas do outro participante.)

Se você tiver as permissões necessárias:

  1. Na página Status do fluxo de trabalho, clique no título da tarefa na lista de tarefas.
    Clicando no título da tarefa na lista

  2. Use o formulário de tarefas para concluir, excluir ou reatribuir a tarefa ou para solicitar uma alteração no item.

Para obter instruções mais detalhadas sobre como usar o formulário de tarefas, consulte o segmento Concluir deste artigo.

Alterar todas as tarefas ativas

Permissões de todos os quatro dos links de comando na ilustração a seguir aparecem na página Status do fluxo de trabalho de qualquer pessoa que tenha a permissão Gerenciar listas. Os três primeiros links aparecem na página da pessoa que iniciou a instância de fluxo de trabalho, mas olinkencerrar este fluxo de trabalho't exibido a menos que essa pessoa também tem a permissão Gerenciar listas. (Novamente, o grupo de proprietários tem a permissão Gerenciar listas por padrão; grupo membros e os grupos de visitantes não).

  1. Na página Status do Fluxo de Trabalho, na área logo abaixo da Visualização do Fluxo de Trabalho, clique no link Atualizar tarefas ativas de Coletar Comentários.

  2. Faça as alterações desejadas no formulário exibido e clique em OK.

    • Mensagens que refletem suas alterações são enviadas às pessoas designadas para tarefas nesta execução do fluxo de trabalho.

    • Tarefas já concluídas ou excluído e tarefas ainda não foram atribuídas, sãon't afetadas pelas alterações feitas neste formulário.

    • Se você quiser fazer alterações em tarefas ainda não atribuídas, consulte a seção seguinte deste segmento, alterar tarefas futuras.

      Formulário para alteração de tarefas ativas

texto explicativo n° 1

Duração por tarefa, unidades de duração

Para manter a data de conclusão    deixe Duração por tarefa em branco de data e não modifique Unidades de duração.

Para remover a data de conclusão e não há    nenhuma digite o número 0 em Duração por tarefa.

Para mover a data de conclusão estendendo a duração    duração usar ambos os campos de duração para especificar o número e o tipo de unidades pelo qual você deseja estendem a duração.

Texto explicativo n° 2

Solicitação

Texto para alterar a solicitação    faça as alterações desejadas na caixa de texto.

  1. Quando todos os campos do formulário estiverem definidos satisfatoriamente, clique em OK.

Todas as tarefas ativas na instância atual estão atualizadas.

Início do segmento

4. alterar tarefas futuras (tarefas ainda não atribuídas)

Permissões de todos os quatro dos links de comando na ilustração a seguir aparecem na página Status do fluxo de trabalho de qualquer pessoa que tenha a permissão Gerenciar listas. Os três primeiros links aparecem na página da pessoa que iniciou a instância de fluxo de trabalho, mas ode linkencerrar este fluxo de trabalhonão for exibida, a menos que essa pessoa também tem a permissão Gerenciar listas. (Novamente, o grupo de proprietários tem a permissão Gerenciar listas por padrão; grupo membros e os grupos de visitantes não).

  1. Na página Status do Fluxo de Trabalho, na área logo abaixo da Visualização do Fluxo de Trabalho, clique no link Adicionar ou atualizar revisores do Coletar Comentários link.

  2. Faça as alterações desejadas no formulário exibido e clique em Atualizar.

    Observação :  As tarefas já criadas e atribuídas não são afetadas pelas alterações que você faz nesse formulário.

Formulário para alteração de tarefas futuras

texto explicativo n° 1

Participantes, ordem, expandir grupos

  • Para adicionar ou remover participantes, ou para alterar a ordem das tarefas    Adicionar, remover e/ou reorganize a ordem dos nomes ou endereços nacampoparticipantes.

  • Para remover um estágio inteiro Clique naAtribuir a deste estágio de campo e pressione CTRL + DELETE.

Observação : Você pode usar ocaixa de seleçãoExpandir grupos para especificar se os grupos de distribuição listados devem ser atribuída apenas uma tarefa para o grupo inteiro ou uma tarefa por membro.

Para obter mais informações sobre como usar esses campos, consulte o segmento Planejar e o segmento adicionar apropriado (lista/biblioteca ou conjunto de sites) deste artigo.

Texto explicativo n° 2

Solicitação

  • Texto para alterar a solicitação    faça as alterações que você deseja o texto na caixa.

Texto explicativo n° 3

Data de conclusão para todas as tarefas, duração por tarefa, unidades de duração

  • Para alterar ou remover a data de conclusão    data excluir a data existente e, em seguida, fornecer um novo ou, para remover a específica totalmente de data de conclusão, deixe o campo em branco. (Aníbal 't digite um zero neste campo. Este campo deve em contêm um valor de data do calendário ou estar vazios.)

  • Para manter a data    de duração deixe Duração por tarefa em branco e não modifique Unidades de duração.

  • Para remover a duração e não há    nenhuma digite o número 0 em Duração por tarefa.

  • Para estender a tarefa de    duração usar ambos os campos de duração para especificar o número e o tipo de unidades pelo qual você deseja estendem a duração. Para obter mais informações sobre a configuração de datas de conclusão e durações, consulte o segmento Planejar deste artigo.

  1. Quando todos os campos do formulário estiverem conforme desejado, clique em OK.

Todas as tarefas futuras desta instância atual refletirão suas alterações.

Início do segmento

5. cancelar ou encerrar este fluxo de trabalho executado

Há duas maneiras de parar uma instância de fluxo de trabalho antes de sua conclusão normal:

  • Cancelar o fluxo de trabalho    Todas as tarefas são canceladas, porém mantidas na área Tarefas da página Status do Fluxo de Trabalho.

  • Encerrar esse fluxo de trabalho    Todas as tarefas são canceladas e excluídas da área Tarefas da página Status do Fluxo de Trabalho. (No entanto, elas continuam refletidas na área Histórico do Fluxo de Trabalho.)

Seguem as instruções para ambos os métodos.

Cancelar (todas as tarefas são canceladas, porém mantidas na lista Tarefas e no Histórico)

Permissões de todos os quatro dos links de comando na ilustração a seguir aparecem na página Status do fluxo de trabalho de qualquer pessoa que tenha a permissão Gerenciar listas. Os três primeiros links aparecem na página da pessoa que iniciou a instância de fluxo de trabalho, mas olinkencerrar este fluxo de trabalho't exibido a menos que essa pessoa também tem a permissão Gerenciar listas. (Novamente, o grupo de proprietários tem a permissão Gerenciar listas por padrão; grupo membros e os grupos de visitantes não).

Se a instância atual de um fluxo de trabalho não for mais necessária ou desejada, poderá ser interrompida.

  • Na página Status do Fluxo de Trabalho, na área logo abaixo da Visualização do Fluxo de Trabalho, clique no link Cancelar todas as tarefas de Coletar Comentários.

Todas as tarefas atuais são canceladas, e o fluxo de trabalho termina com um status de cancelado. As tarefas canceladas ainda são listadas na área tarefas e na área de Histórico de fluxo de trabalho.

Terminar (todas as tarefas excluídas da lista de tarefas, mas mantidas no histórico)

Permissões de todos os quatro dos links de comando na ilustração a seguir aparecem na página Status do fluxo de trabalho de qualquer pessoa que tenha a permissão Gerenciar listas. Os três primeiros links aparecem na página da pessoa que iniciou a instância de fluxo de trabalho, mas olinkencerrar este fluxo de trabalho't exibido a menos que essa pessoa também tem a permissão Gerenciar listas. (Novamente, o grupo de proprietários tem a permissão Gerenciar listas por padrão; grupo membros e os grupos de visitantes não).

Se ocorrer um erro ou se o fluxo de trabalho parar e não responder, ele poderá ser encerrado.

  • Na página Status do Fluxo de Trabalho, na área logo abaixo da Visualização do Fluxo de Trabalho, clique no link Encerrar este fluxo de trabalho.

Todas as tarefas criadas pelo fluxo de trabalho são canceladas e são excluídas da área de tarefas na página Status do fluxo de trabalho, embora elas ainda estiverem refletidas na área de Histórico de fluxo de trabalho. O fluxo de trabalho termina com um status de cancelado.

Início do segmento

6. Saber quais fluxos de trabalho estão sendo executados em um item

Na página Fluxos de Trabalho de cada item, você encontrará uma lista dos fluxos de trabalho que estão sendo executados atualmente naquele item.

  1. Vá para a lista ou biblioteca em que o item está armazenado.

  2. Clique no ícone na frente do nome do ícone para selecioná-lo e, em seguida, na guia Arquivos da faixa de opções, no grupo Fluxos de Trabalho, clique em Fluxos de Trabalho.

  3. Em Fluxos de Trabalho: página Nome do Item, em Fluxos de Trabalho em Execução, você encontrará uma lista das instâncias de fluxo de trabalho que estão sendo executadas no item.

Observação :  Observe que várias instâncias de uma única versão de fluxo de trabalho não podem ser executadas no mesmo item ao mesmo tempo. Dois fluxos de trabalho, ambos baseados no modelo Coletar Comentários, por exemplo, foram adicionados. Um se chama Comentários de Planejamento e outro Comentários de Orçamento. É possível executar, em qualquer um dos itens e uma única vez, uma instância de cada de Comentários de Planejamento e Comentários de Orçamento, mas não duas instâncias de qualquer um dos fluxos de trabalho.

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7. Monitorar os fluxos de trabalho do conjunto de sites inteiro

Os administradores do conjunto de sites podem ver instantaneamente:

  • Quantos fluxos de trabalho baseados em cada modelo de fluxo de trabalho existem atualmente no conjunto de sites.

  • Se cada modelo de fluxo de trabalho está atualmente ativo ou inativo no conjunto de sites.

  • Quantas instâncias de versões de fluxo de trabalho baseadas em cada modelo de fluxo de trabalho estão sendo executadas atualmente no conjunto de sites.

Veja como:

  1. Abra a home page do conjunto de sites (não a home page de um site ou subsite dentro do conjunto de sites).

  2. Clique no ícone de configurações botão Configurações do Site Público do SharePoint Online e clique em Configurações do Site.

  3. Na página Configurações do Site, em Administração do Site, clique em Fluxos de Trabalho.

A página Fluxos de Trabalho se abre, exibindo as informações.

O que fazer a seguir?

Se esta for a primeira vez que esta versão de fluxo de trabalho foi executado, talvez você queira usar as instruções no segmento revisão deste artigo para exibir os eventos da instância e descobrir se as funções de fluxo de trabalho que você deseja que ele.

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Ícone conceitual da seção Revisar

REVISAR os resultados do fluxo de trabalho Coletar Comentários e criar relatórios

Revisar os resultados do fluxo de trabalho Coletar Comentários e criar relatórios

Após a conclusão da sua instância de fluxo de trabalho, é possível revisar os eventos registrados no histórico. (Você pode acessar o registro de qualquer instância por até 60 dias após a conclusão da instância.)

Importante :  Observe que o histórico do fluxo de trabalho é fornecido apenas para referência informal. Ele não pode ser usado para finalidade probatória de auditorias oficiais ou outras legais.

Você também pode executar relatórios sobre o desempenho geral do fluxo de trabalho nas instâncias.

Seções deste segmento

  1. Revisar os eventos da instância mais recente

  2. Acessar o histórico de instância por até 60 dias

  3. Criar relatórios de desempenho do fluxo de trabalho

1. Revisar os eventos da instância mais recente

Desde que um item seja mantido na mesma lista ou biblioteca, e até que o mesmo fluxo de trabalho seja executado novamente neste mesmo item, o histórico da instância mais recente poderá ser acessado a partir da lista ou biblioteca.

Para ver a página Status do Fluxo de Trabalho da instância mais recente de um fluxo de trabalho executado em qualquer item:

  • Na lista ou biblioteca em que o item está localizado, clique no link de status do item e do fluxo de trabalho desejados.

Neste exemplo, o item é o documento intitulado rascunho do discurso e o fluxo de trabalho é Aprovação do novo documento.

clicar no link do status do fluxo de trabalho

Na página Status do Fluxo de Trabalho, a seção Histórico do Fluxo de Trabalho está localizada perto da parte inferior.

Seção Histórico do Fluxo de Trabalho da página Status do Fluxo de Trabalho

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2. Acessar o histórico da instância por até 60 dias

E se você desejar revisar o histórico de uma instância depois de ter executado o mesmo fluxo de trabalho novamente no mesmo item?

Na verdade, você pode fazer isso por até 60 dias, a partir de dois pontos de entrada: a lista ou biblioteca ou a notificação de conclusão do fluxo de trabalho. (Sessenta dias são por quanto tempo os produtos SharePoint retém o histórico de tarefas dos fluxos de trabalho.)

A partir da lista ou biblioteca

  1. Vá para a lista ou biblioteca em que o item está armazenado.

  2. Clique no ícone na frente do nome do ícone para selecioná-lo e, em seguida, na guia Arquivos da faixa de opções, no grupo Fluxos de Trabalho, clique em Fluxos de Trabalho.

  3. Em fluxos de trabalho: página nome do Item , em Fluxos de trabalho concluído, clique no nome ou o status da instância do fluxo de trabalho que você deseja revisar.
    lista fluxos de trabalho concluídos na página fluxos de trabalho de um item
    abre a página Status do fluxo para essa instância.

A partir da notificação de conclusão do fluxo de trabalho

  • Abra a notificação de conclusão do fluxo de trabalho da instância que você deseja revisar e clique no link Exibir o histórico do fluxo de trabalho.

Notificação de conclusão do fluxo de trabalho com link de histórico destacado
abre a página Status do fluxo para essa instância.

Para reter todas as suas notificações de conclusão, talvez você queira criar uma regra do Outlook. Configure a regra para Copiar todas as mensagens recebidas que têm o texto foi concluída na linha de assunto em sua própria pasta separada. (Certifique-se de que sua regra do Outlook cópias mensagens de entrada e não simplesmente Mover , ou eles não também aparecerá na caixa de entrada). Para saber mais sobre como criar regras do Outlook, consulte o artigo Gerenciar mensagens de email com regras.

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3. Criar relatórios de desempenho do fluxo de trabalho

Para saber o desempenho geral de uma das suas versões de fluxo de trabalho  — ao longo do tempo e em várias instâncias  —, é possível criar um dos relatórios predefinidos, ou ambos:

  • Relatório de Duração de Atividade    Use este relatório para ver a média de tempo que cada atividade de um fluxo de trabalho leva para ser concluída, bem como o tempo que cada execução ou instância completa deste fluxo de trabalho leva para ser concluída.

  • Relatório de Cancelamento e Erro    Use este relatório para ver se um fluxo de trabalho está sendo cancelado ou encontrando erros com frequência antes de ser concluído.

Criar os relatórios disponíveis para um fluxo de trabalho

  1. Na lista ou biblioteca, na coluna Status do fluxo de trabalho, clique em qualquer link de informações de status.
    clicando no status do fluxo de trabalho

  2. Na página Status do fluxo de trabalho, em Histórico do fluxo de trabalho, clique em Exibir relatórios de fluxo de trabalho.
    Clicando no link Exibir relatórios de fluxos de trabalho da seção Histórico do Fluxo de Trabalho

  3. Localize o fluxo de trabalho para o qual você deseja exibir um relatório e clique no nome do relatório que você deseja exibir.
    Clicando no link Relatório de Duração de Atividade

  4. Na página Personalizar, manter ou alterar o local onde o arquivo de relatório será criado e clique em Okey.
    clicando em ok no local onde o arquivo deve ser salvo
    o relatório é criado e salva no local especificado.

  5. Quando o relatório for concluído, você pode clicar no link mostrado na ilustração a seguir para visualizá-lo. Caso contrário, clique em Okey para concluir e fechar a caixa de diálogo. (Mais tarde, quando você estiver pronto para exibir o relatório, você encontrará-la no local especificado na etapa anterior.)
    Clicando no link para exibir o relatório

O que fazer a seguir?

Se o seu fluxo de trabalho está funcionando da maneira desejada, você está pronto para começar a usá-lo.

Se houver algo que você deseja alterar sobre como ele funciona, consulte o segmento Alterar deste artigo.

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elemento gráfico conceitual da seção ajustar

ALTERAR, desabilitar ou excluir um fluxo de trabalho Coletar Comentários

Alterar, desabilitar ou excluir um fluxo de trabalho Coletar Comentários

Depois de executar pela primeira vez a instância do seu novo fluxo de trabalho Coletar Comentários, talvez você deseje fazer algumas alterações na configuração do fluxo de trabalho.

Além disso, talvez futuramente você deseje fazer outras alterações na configuração.

Por fim, é possível que em algum momento você queira desabilitar o fluxo de trabalho por um período mais curto ou mais longo, mas não removê-lo . Ou você pode, de fato, optar por removê-lo totalmente.

Seções deste segmento

  1. Alterar configurações permanentes de um fluxo de trabalho

  2. Desabilitar ou remover um fluxo de trabalho

1. Alterar configurações permanentes de um fluxo de trabalho

Para fazer alterações permanentes nas configurações de um fluxo de trabalho existente, é preciso abrir e editar o formulário de associação que foi usado originalmente para adicioná-lo.

Se o fluxo de trabalho é executado em apenas uma lista ou biblioteca

  1. Abra a lista ou biblioteca na qual o fluxo de trabalho é executado.

  2. Na faixa de opções, clique na guia Lista ou Biblioteca.

    Observação : O nome da guia pode variar com o tipo de lista ou de biblioteca. Por exemplo, em uma lista de calendário esta guia é denominada Calendário.

  3. No grupo Configurações, clique em Configurações do Fluxo de Trabalho.

  4. Na página Configurações do Fluxo de Trabalho, em Nome do Fluxo de Trabalho (clique para alterar as configurações), clique no nome do fluxo de trabalho que você deseja alterar as configurações.

    Observação :  Se o fluxo de trabalho Coletar Comentários desejado não aparecer na lista, talvez esteja associado apenas a um tipo de conteúdo. Os fluxos de trabalho que aparecem na lista são controlados pelo controle Mostrar associações de fluxo de trabalho deste tipo localizado logo acima da lista. (Veja a ilustração.) Clique pelas opções de tipo de conteúdo no menu suspenso para descobrir qual exibe o fluxo de trabalho desejado. Quando o fluxo de trabalho desejado aparecer na lista, clique em seu nome.

  5. No mesmo formulário de associação de duas páginas que foi usado para adicionar o fluxo de trabalho, faça as alterações desejadas e salve-as.

    Para obter mais informações sobre os campos e controles de formulário de associação, consulte o segmento Planejar e o segmento adicionar apropriado (lista/biblioteca ou conjunto de sites) deste artigo.

Se o fluxo de trabalho é executado em todas as listas e bibliotecas do conjunto de sites

  1. Abra a home page do conjunto de sites (não a home page de um site ou subsite dentro do conjunto de sites).

  2. Clique no ícone de configurações botão Configurações do Site Público do SharePoint Online e clique em Configurações do Site.

  3. Na página Configurações do Site, em Galerias, clique nos Tipos de Conteúdo de Site.

  4. Na página Tipos de Conteúdo de Site, clique no nome do tipo de conteúdo de site no qual o fluxo de trabalho é executado.

  5. Na página para o tipo de conteúdo selecionado, emcliqueconfigurações, Configurações de fluxo de trabalho.

  6. Na página Configurações do Fluxo de Trabalho, em Nome do Fluxo de Trabalho (clique para alterar as configurações), clique no nome do fluxo de trabalho cujas configurações você deseja alterar.

  7. No mesmo formulário de associação de duas páginas que foi usado para adicionar o fluxo de trabalho, faça as alterações desejadas e salve-as.

    Para obter mais informações sobre os campos e controles de formulário de associação, consulte o segmento Planejar e o segmento adicionar apropriado (lista/biblioteca ou conjunto de sites) deste artigo.

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2. Desabilitar ou remover um fluxo de trabalho

Se o fluxo de trabalho é executado em apenas uma lista ou biblioteca

  1. Abra a lista ou biblioteca na qual o fluxo de trabalho é executado.

  2. Na faixa de opções, clique na guia Lista ou Biblioteca.

    Observação : O nome da guia pode variar com o tipo de lista ou de biblioteca. Por exemplo, em uma lista de calendário esta guia é denominada Calendário.

  3. No grupo Configurações, clique em Configurações do Fluxo de Trabalho.

  4. Na página Configurações de fluxo de trabalho, clique no link Remover um fluxo de trabalho.
    Página Configurações do Fluxo de trabalho com link Remover um fluxo de trabalho ativado

  5. Use o formulário na página Remover fluxos de trabalho para desabilitar, reabilitar ou remover fluxos de trabalho.
    formulário na página remover fluxos de trabalho

Há cinco colunas no formulário:

  • Fluxo de trabalho    Nome do fluxo de trabalho.

  • Instâncias    Número de instâncias do fluxo de trabalho executado atualmente nos itens.

  • Permitir    Opção que permite que o fluxo de trabalho continue operando normalmente.

  • Nenhuma Instância Nova    Opção que permite que qualquer instância de fluxo de trabalho executada atualmente seja concluída, mas desabilita o fluxo de trabalho tornando-o indisponível para executar novas instâncias. (Esta ação é reversível. Para reabilitar o fluxo de trabalho mais tarde, retorne a esta página e selecione Permitir.)

  • Remover    Opção que remove o fluxo de trabalho de lista ou biblioteca completamente. Todas as instâncias em execução são encerradas imediatamente e a coluna deste fluxo de trabalho não é mais exibido na página de lista ou biblioteca. (Esta ação não é 't reversível.)

Início do segmento

Se o fluxo de trabalho é executado em todas as listas e bibliotecas do conjunto de sites

  1. Abra a home page do conjunto de sites (não a home page de um site ou subsite dentro do conjunto de sites).

  2. Clique no ícone de configurações botão Configurações do Site Público do SharePoint Online e clique em Configurações do Site.

  3. Na página Configurações do Site, em Galerias, clique nos Tipos de Conteúdo de Site.

  4. Na página Tipos de Conteúdo de Site, clique no nome do tipo de conteúdo de site no qual o fluxo de trabalho é executado.

  5. Na página para o tipo de conteúdo selecionado, emconfigurações, clique em Configurações de fluxo de trabalho.

  6. Na página Configurações do Fluxo de Trabalho, clique no link Remover um fluxo de trabalho.

  7. Use o formulário na página Remover fluxos de trabalho para desabilitar, reabilitar ou remover fluxos de trabalho.
    formulário na página remover fluxos de trabalho

Há cinco colunas no formulário:

  • Fluxo de trabalho    Nome do fluxo de trabalho.

  • Instâncias    Número de instâncias do fluxo de trabalho executado atualmente nos itens.

  • Permitir    Opção que permite que o fluxo de trabalho continue operando normalmente.

  • Nenhuma Instância Nova    Opção que permite que qualquer instância de fluxo de trabalho executada atualmente seja concluída, mas desabilita o fluxo de trabalho tornando-o indisponível para executar novas instâncias. (Esta ação é reversível. Para reabilitar o fluxo de trabalho mais tarde, retorne a esta página e selecione Permitir.)

  • Remover    Opção que remove o fluxo de trabalho do conjunto de sites completamente. Todas as instâncias em execução são encerradas imediatamente e a coluna deste fluxo de trabalho não é mais exibido na página de lista ou biblioteca. (Esta ação én't reversível.)

O que fazer a seguir?

Se você tiver feito qualquer alteração, execute uma instância de fluxo de trabalho de teste para verificar os efeitos das alterações.

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Personalizar ainda mais

Há diversas maneiras de personalizar ainda mais os fluxos de trabalho incluídos nos produtos SharePoint.

Você pode criar fluxos de trabalho personalizados do zero.

Você pode usar um ou todos esses programas:

  • Microsoft SharePoint Designer 2013    Personalize formulários, ações e comportamentos dos fluxos de trabalho.

  • Microsoft Visual Studio    Crie suas próprias ações de fluxo de trabalho personalizadas.

Para obter mais informações, consulte o sistema de Ajuda do Microsoft Software Developer Network (MSDN).

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Observação : Aviso de Isenção de Tradução Automática: Este artigo foi traduzido por computador, sem intervenção humana. A Microsoft oferece essas traduções automáticas para ajudar as pessoas que não falam inglês a aproveitar os textos escritos sobre produtos, serviços e tecnologias da Microsoft. Como este artigo foi traduzido automaticamente, é possível que contenha erros de vocabulário, sintaxe ou gramática.

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