Tudo sobre fluxos de trabalho de Aprovação

Tudo sobre fluxos de trabalho de Aprovação

Importante :  Este artigo foi traduzido por um sistema de tradução automática, leia o aviso de isenção de responsabilidade. Para sua referência, veja a versão em inglês deste artigo aqui.

Fluxos de trabalho do SharePoint podem ajudá-lo a automatizar processos de negócios, tornando-as mais consistente e mais eficiente. O SharePoint aprovação de fluxo de trabalho permite que você rotear documentos e outros itens armazenados no SharePoint para uma ou mais pessoas para aprovação.

Para obter mais informações, consulte sobre os fluxos de trabalho incluídos com o SharePoint.

Importante :  Por padrão, o fluxo de trabalho Aprovação não é ativado ou listado na caixa de lista Selecionar um modelo de fluxo de trabalho do formulário de associação. Para disponibilizá-lo para uso, um administrador de site deve ativá-lo no nível de conjunto de sites.

Se tudo o que você precisa fazer é concluir uma tarefa de fluxo de trabalho de aprovação    Basta rolar para baixo para o segmento Concluir e expandi-la. Você talvez não precise qualquer um dos outros segmentos por agora.

Comparação entre processo manual e fluxo de trabalho automatizado

Os fluxos de trabalho do SharePoint representam:

  • Eficiência e consistência    Um fluxo de trabalho de aprovação automaticamente direciona o documento ou item, atribui tarefas de revisão e rastreia seu andamento e envia lembretes e notificações quando necessário. Monitoramento e ajustada de uma página de status central a atividade de fluxo de trabalho e o histórico de eventos em uma execução de fluxo de trabalho é mantido por 60 dias após a conclusão.

  • Menos trabalho para você    Um fluxo de trabalho de aprovação salva você e seus colegas tempo e aborrecimentos e ao mesmo tempo, otimiza e padroniza o processo de aprovação.

Este diagrama representa uma versão muito simples do fluxo de trabalho de Aprovação:

diagrama de fluxo de trabalho de aprovação simples

As informações deste artigo são apresentadas em dez segmentos expansíveis.

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Se tudo o que você precisa fazer é concluir uma tarefa de fluxo de trabalho de aprovação    Basta rolar para baixo para o segmento Concluir e expandi-la. Você talvez não precise qualquer um dos outros segmentos por agora.

Se você quiser adicionar, iniciar, monitorar e manter fluxos de trabalho    Se você ainda não esteja familiarizado com essas tarefas, você talvez seja útil progredir neste artigo, segmento por segmento, a primeira vez que você crie e adicionar um fluxo de trabalho. Quando estiver familiarizado com as informações e o layout de artigo, você poderá ir direto para o segmento que necessárias em qualquer visitas.

Aprovação de conteúdo e aprovação para publicação    Talvez você tenha listas ou bibliotecas nas quais deseje que novos itens e/ou novas versões de itens atuais sejam revisados para verificar a exatidão do conteúdo ou a adequação do formato e do estilo antes de ficarem visíveis para todos os que têm acesso à lista. Esse tipo de processo de revisão é chamado de aprovação de conteúdo. Você pode usar um fluxo de trabalho de Aprovação para controlar a aprovação do conteúdo de uma lista ou biblioteca. (Existe também um fluxo de trabalho muito semelhante, Aprovação para Publicação, criado especialmente para uso em sites do SharePoint que publicam páginas da Web na Internet.)

Uma palavra sobre como imprimir este artigo    Este é um artigo extenso. Se você deseja imprimir apenas segmentos selecionados, certifique-se de que apenas estes segmentos estejam expandidos durante a impressão. (Além disso, se deseja incluir todos os elementos gráficos na cópia impressa, imprima na orientação paisagem, não na orientação retrato.)

Sobre a pesquisa    Antes de pesquisar qualquer texto ou termo neste artigo, certifique-se de que todos os segmentos nos quais deseja pesquisar estejam expandidos.

Um fluxo de trabalho de Aprovação é um recurso do SharePoint que roteia um documento ou outro item armazenado em uma lista ou biblioteca do SharePoint para uma ou mais pessoas darem sua aprovação ou rejeição. O fluxo de trabalho automatiza, simplifica e padroniza o processo inteiro.

Diagrama de fluxo de trabalho de Aprovação simples

O fluxo de trabalho de Aprovação básico incluído com os produtos do SharePoint funciona como um modelo. Usando esse modelo, você pode adicionar vários fluxos de trabalho de Aprovação aos seus sites. Cada fluxo adicionado é uma versão exclusiva do fluxo de trabalho de Aprovação básico, cada uma com sua maneira especializada de operar, baseada nas configurações que você especifica ao adicioná-lo.

Seções deste segmento

  1. O que um fluxo de trabalho de aprovação pode fazer por mim?

  2. O que um fluxo de trabalho de aprovação não pode fazer?

  3. Quem pode usar esse tipo de fluxo de trabalho?

  4. Como você planejar, adicionar, executar e manter este tipo de fluxo de trabalho?

1. O que um fluxo de trabalho de Aprovação pode fazer?

  • Ao adicionar um fluxo de trabalho de Aprovação pela primeira vez à sua lista, à sua biblioteca ou ao seu conjunto de sites, você pode especificar quantos participantes deverão ser incluídos e indicar se as tarefas deles serão atribuídas uma após a outra (em série) ou todas de uma vez (em paralelo). É possível até decidir se as tarefas dos participantes deverão ser divididas em dois ou mais estágios separados, além de especificar uma data de conclusão final e/ou o tempo concedido para que cada tarefa seja concluída. E cada vez que iniciar o fluxo de trabalho manualmente em um item, você poderá modificar qualquer uma dessas configurações.

  • O fluxo de trabalho atribui uma tarefa a cada participante especificado. Cada participante escolhe entre diversas respostas possíveis: aprovar ou rejeitar o item, solicitar uma alteração no item, reatribuir a tarefa, ou cancelar ou excluir a tarefa.

  • Enquanto o fluxo de trabalho está sendo executado, é possível monitorar o progresso e fazer ajustes (se necessário) a partir da página única e central Status do Fluxo de Trabalho.

  • Nos 60 dias após a conclusão do fluxo de trabalho, a lista de todos os eventos do fluxo de trabalho ocorridos no curso desta execução (ou instância) do fluxo de trabalho continua disponível na página Status do Fluxo de Trabalho para referência informal.

Você também pode usar um fluxo de trabalho de aprovação para gerenciar um processo de aprovação de conteúdo para uma lista ou biblioteca. Para obter mais informações, consulte o segmento controlar deste artigo.

2. O que um fluxo de trabalho de Aprovação não pode fazer?

Em geral, os participantes de um fluxo de trabalho de Aprovação não têm permissão de fazer alterações no item que está sendo revisado. Em vez disso, eles podem solicitar que sejam feitas alterações no item no decurso da instância do fluxo de trabalho. Caso você queira adicionar um fluxo de trabalho em que os participantes inserem comentários e alterações controladas no próprio item, consulte o artigo sobre os fluxos de trabalho Coletar Comentários na seção Consulte também.

Além disso, os fluxos de trabalho de aprovação não são projetados para coletar assinaturas. Se você quiser usar um fluxo de trabalho coletar assinaturas em um documento do Microsoft Word, uma pasta de trabalho do Microsoft Excel ou um formulário do Microsoft InfoPath, consulte o artigotudo sobre fluxos de trabalho coletar assinaturas, na seção Consulte também.

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3. Quem pode usar este tipo de fluxo de trabalho?

Para adicionar um fluxo de trabalho    Por padrão, você deve ter a permissão Gerenciar listas para Adicionar um fluxo de trabalho. (Grupo Proprietários tem a permissão Gerenciar listas por padrão; grupo membros e grupo visitantes não).

Para iniciar um fluxo de trabalho    Também por padrão, você deve ter a permissão Editar itens para Iniciar um fluxo de trabalho já foi adicionado. (O grupo de membros e o grupo de proprietários têm a permissão Editar itens por padrão; grupo visitantes não).

Como alternativa, os Proprietários podem optar por configurar fluxos de trabalho específicos para que estes possam ser iniciados somente pelos membros do grupo Proprietários. (Para fazer isso, marque a caixa de seleção Exigir as Permissões Gerenciar Listas para iniciar o fluxo de trabalho, na primeira página do formulário de associação.)

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4. Como planejar, adicionar, executar e manter este tipo de fluxo de trabalho?

Estes são os estágios básicos:

  • ANTES que o fluxo de trabalho seja executado (planejar, adicionar, Iniciar)   
    antes de adicionar um fluxo de trabalho, você planeja onde você deseja adicionar a ele (para uma única lista ou biblioteca, ou para o conjunto de sites inteiro) e os detalhes de como funciona. Depois de adicionado e configurado o fluxo de trabalho, qualquer pessoa com as permissões necessárias poderá iniciar o fluxo de trabalho em um item específico. O fluxo de trabalho também pode ser definido para ser executada automaticamente. Executa automática pode ser ativada com base em um ou ambos dos dois eventos de disparo: quando qualquer item é adicionado ou criado em uma lista ou biblioteca, ou quando qualquer item em uma lista ou biblioteca é alterado.

  • ENQUANTO o fluxo de trabalho é executado (Concluir, monitorar, ajustar)   
    enquanto o fluxo de trabalho é executado, os participantes individuais concluem as tarefas atribuídas. Lembretes automáticas são enviados para os participantes que não atenda aos prazos de tarefa. Enquanto isso, é possível monitorar o progresso do fluxo de trabalho de uma página de Status do fluxo de trabalho central para essa instância específica do fluxo de trabalho. Ajustes para o fluxo de trabalho enquanto ele é executado podem ser feitas na mesma página; e, se necessário, o fluxo de trabalho pode ser cancelado ou terminou de lá.

  • Após a execução do fluxo de trabalho (revisão, relatório, alterar)   
    quando o fluxo de trabalho for concluído, todo o histórico de execução (ou instância) pode ser examinado por até 60 dias na página Status do fluxo de trabalho. Na mesma página, relatórios estatísticos sobre o desempenho desta versão de fluxo de trabalho podem ser criados. Finalmente, se já houver algo que você deseja alterar a maneira como as funções de fluxo de trabalho, você pode abrir e editar o formulário de associação que você concluiu quando você primeiro adicionou o fluxo de trabalho.

O fluxograma a seguir ilustra essas etapas a partir da perspectiva de quem está adicionando um novo fluxo de trabalho.

Processo de Fluxo de Trabalho

Neste segmento, identificamos as decisões que você precisa tomar e as informações que precisa reunir antes de adicionar uma versão do fluxo de trabalho de Aprovação.

Se você já estiver familiarizado com como adicionar esse tipo de fluxo de trabalho e só precisará de um lembrete sobre as etapas específicas, você pode ir direto para o segmento Adicionar apropriado (lista/biblioteca ou conjunto de sites) deste artigo.

Seções deste segmento

  1. Modelos e versões

  2. Introdução ao formulário de associação

  3. Doze perguntas a serem respondidas

1. Modelos e versões

Os fluxos de trabalho incluídos nos produtos do SharePoint funcionam como modelos mestres nos quais os fluxos de trabalho específicos e individuais adicionados às suas listas, bibliotecas e conjunto de sites se baseiam.

Cada vez que adiciona um fluxo de trabalho de Aprovação, por exemplo, na verdade você está adicionando uma versão do modelo geral do fluxo de trabalho de Aprovação. Você atribui a cada versão um nome e configurações próprias, especificados no formulário de associação quando essa versão é adicionada. Dessa forma, é possível adicionar vários fluxos de trabalho, todos eles versões baseadas no modelo mestre do fluxo de trabalho de Aprovação, mas cada um nomeado e adaptado ao uso específico que será feito dele.

Nesta ilustração, foram adicionados três fluxos de trabalho baseados no modelo de Aprovação — um para todos os tipos de conteúdo em uma única biblioteca, outro para um único tipo de conteúdo em uma única biblioteca e o terceiro para um único tipo de conteúdo em um conjunto de sites inteiro.

Três fluxos de trabalho baseados no modelo Aprovação

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2. Introdução ao formulário de associação

Sempre que adicionar uma nova versão de fluxo de trabalho baseada em um dos modelos de fluxo de trabalho incluídos, preencha um formulário de associação para especificar como deseja que a sua nova versão funcione.

Na seção seguinte, há uma lista de perguntas que ajudarão você a preencher o formulário de associação. Mas antes reserve um tempo para analisar o formulário e seus campos.

Primeira página do formulário de associação

Primeiro formulário de inicialização

Segunda página do formulário de associação

Formulário para inserir informações específicas à execução

Os campos desta segunda página que estão no trecho marcado em vermelho também aparecem no formulário de inicialização, que é apresentado cada vez que o fluxo de trabalho é iniciado manualmente, e podem ser editados lá para essa única execução.

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3. Doze perguntas para responder

Assim que tiver a resposta a todas as perguntas desta seção, você estará pronto para adicionar seu fluxo de trabalho.

  1. Este é o tipo de fluxo de trabalho certo?

  2. Uma lista ou biblioteca ou conjunto de sites inteiro? e um tipo de conteúdo ou todos os tipos de conteúdo?

  3. O que é um bom nome?

  4. Listas de tarefas e listas de histórico: existentes ou novas?

  5. Como (e por quem) pode este fluxo de trabalho ser iniciado?

  6. Tipos de conteúdo que herdam deste também recebem este fluxo de trabalho?

  7. Participantes: Quais pessoas e em que ordem?

  8. Quais informações adicionais os participantes precisam?

  9. Quando é o vencimento das tarefas?

  10. Quando termina este fluxo de trabalho?

  11. Quem precisa ser notificado?

  12. Este fluxo de trabalho controlará a aprovação de conteúdo?

1. Este é o fluxo de trabalho certo?

Há vários modelos de fluxo de trabalho que têm a palavra "Aprovação" em seus nomes. Este artigo aborda o modelo de fluxo de trabalho que será exibido no menu como aprovação – SharePoint 2013. Se você não tiver certeza de que esse tipo de fluxo de trabalho é a melhor opção para você, consulte o segmento Saiba neste artigo. Para obter mais informações sobre os outros modelos de fluxo de trabalho que estão disponíveis, consulte o artigo sobre os fluxos de trabalho incluídos com o SharePoint, na seção Consulte também.

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2. Uma única lista ou biblioteca ou todo o conjunto de sites? (e) Um tipo de conteúdo ou todos os tipos de conteúdo?

Você pode disponibilizar sua nova versão do fluxo de trabalho de aprovação em uma única lista ou biblioteca só, ou você pode disponibilizá-lo em todo o conjunto de sites inteiro.

  • Ao adicionar o fluxo de trabalho para uma única lista ou biblioteca, você pode configurá-lo para ser executado tanto em todos os tipos de conteúdo como apenas em um único tipo de conteúdo.

  • Mas ao adicionar o fluxo de trabalho para todo o conjunto de sites, você deve configurá-lo para ser executado apenas em um único tipo de conteúdo de site.

Mapa de conjunto de sites com explicação sobre três maneiras de adicionar

O que é um tipo de conteúdo?

Cada documento ou outro item armazenados em uma biblioteca ou lista do SharePoint pertence a um ou outro tipo de conteúdo. Um tipo de conteúdo pode ser tão básico e genérico como documento ou Planilha do Excelou como altamente especializado como Contrato Legal ou Especificações de Design. Alguns tipos de conteúdo estão disponíveis em produtos do SharePoint por padrão, mas você pode personalizá-los e adicionar outros que você mesmo cria.

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3. Qual é um bom nome?

Dê um nome para a sua versão de fluxo de trabalho que:

  • Indique claramente para que ele serve.

  • Distingue-o claramente de outros fluxos de trabalho.

Exemplo

Imagine que você é membro de um grupo de editores. O grupo deseja usar dois fluxos de trabalho de Aprovação diferentes para gerenciar envios de documentos provenientes de colaboradores externos:

  • Você executará o primeiro fluxo de trabalho em cada documento enviado para decidir se ele será ou não aceito para o processo de edição.

  • Depois de aceitar e editar um documento enviado, você executará o segundo fluxo de trabalho no rascunho editado para decidir se ele será ou não aceito como final.

Você poderia denominar o primeiro fluxo de trabalho Denominado aprovação e o segundo, Aprovação Final de rascunho.

Dica : Como sempre, é recomendável estabelecer convenções de nome consistentes e assegurar-se de que todos os envolvidos com os fluxos de trabalho estejam familiarizados com essas convenções.

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4. Listas de tarefa e listas de histórico: existentes ou novas?

Você pode fazer com que o seu fluxo de trabalho use a lista de Tarefa e a lista de Histórico padrão do site ou use outras listas existentes, ou pode solicitar novas listas somente para este fluxo de trabalho.

  • Caso o site tenha numerosos fluxos de trabalho ou caso alguns fluxos envolvam numerosas tarefas, poderá ser conveniente solicitar novas listas para cada fluxo de trabalho. (O gerenciamento de listas muito longas pode reduzir o desempenho. É mais rápido e fácil para o sistema fazer a manutenção de várias listas curtas do que a de uma lista muito longa.)

  • Caso as tarefas e o histórico do fluxo de trabalho contenham dados reservados ou confidenciais que precisem ficar separados da lista de tarefas geral, você definitivamente deverá indicar que deseja novas listas separadas para o fluxo de trabalho. (Após adicionar o fluxo, verifique se foram definidas permissões apropriadas para as novas listas.)

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05. Como (e por quem) este fluxo de trabalho pode ser iniciado?

Um fluxo de trabalho pode ser configurado para ser iniciado apenas manualmente, apenas automaticamente ou de qualquer uma dessas formas:

  • Quando você inicia um fluxo de trabalho de Aprovação manualmente em um documento ou item específico, outro formulário, o formulário de inicialização, é apresentado. O formulário de inicialização contém a maioria das configurações da segunda página do formulário de associação. Assim, se a pessoa que iniciar o fluxo de trabalho quiser alterar qualquer uma dessas configurações (somente para a instância atual), ela poderá fazer isso antes de clicar em Iniciar.

  • Com um início automático, naturalmente, não há oportunidade de apresentar um formulário de inicialização, de modo que as configurações padrão especificadas no formulário de associação são usadas sem mudanças.

As ilustrações seguintes mostram a diferença entre inícios manuais e automáticos.

comparação de formulários para inícios manuais e automáticos

Quaisquer alterações feitas no formulário de inicialização são aplicadas somente durante a instância atual do fluxo de trabalho. Para alterar as configurações padrãopermanente, do fluxo de trabalho, você editar o formulário de associação original, conforme explicado no segmento Alterar deste artigo.

Inícios manuais

Se você permitir inícios manuais, qualquer pessoa que tiver as permissões necessárias poderá iniciar o fluxo de trabalho em qualquer item qualificado a qualquer momento.

As vantagens de um início manual são que você e seus colegas podem executar o fluxo de trabalho somente quando e se optarem por isso, e cada vez que o executarem vocês terão a chance de alterar algumas configurações usando o formulário de inicialização.

Um exemplo rápido    Se você quiser executar o fluxo de trabalho somente nos itens criados por um autor de fora da equipe, inicie-o apenas manualmente para evitar que ele seja executado automaticamente nos itens criados por você e seus colegas. (Uma solução alternativa: mantenha uma lista ou biblioteca para os itens de autores da equipe e uma lista ou biblioteca separada para os itens de todos os outros autores. Dessa forma, você poderá executar o fluxo de trabalho automaticamente, mas apenas na lista de autores externos.)

A principal desvantagem dos inícios manuais é que alguém precisa se lembrar de executar o fluxo de trabalho sempre que for a ocasião apropriada.

Inícios automáticos

Você pode configurar o fluxo de trabalho para ser iniciado automaticamente por qualquer um dos seguintes eventos:

  • Alguém tenta publicar uma versão principal de um item.

  • Um novo item é criado ou carregado na lista ou biblioteca.

  • Um item já armazenado na lista ou biblioteca é alterado.

A vantagem do início automático é que ninguém precisa se lembrar de iniciar o fluxo de trabalho. Ele é executado toda vez que ocorre um evento de disparo.

Um exemplo rápido    Caso seja responsável pela exatidão e adequação dos itens em uma lista, você pode adicionar um fluxo de trabalho de Aprovação a essa lista e especificar a si mesmo como o único participante. Você pode configurar o fluxo de trabalho para ser iniciado automaticamente cada vez que um item da lista for alterado e cada vez que um novo item for adicionado. Dessa forma, você estará sempre atualizado.

Duas desvantagens dos inícios automáticos:

  • Não é possível impedir que o fluxo de trabalho seja executado sempre que ocorrer um evento disparador.

  • Não é possível alterar nenhuma configuração no começo da instância individual.

Para obter mais informações sobre como executar o fluxo de trabalho de aprovação automaticamente sempre que alguém tenta publicar uma versão principal de um item, consulte o segmento controlar deste artigo.

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06. Os tipos de conteúdo que herdam deste também recebem este fluxo de trabalho?

Somente ao adicionar um fluxo de trabalho a um tipo de conteúdo para o conjunto de sites inteiro é que você tem a opção de também adicionar o fluxo a todos os outros tipos de conteúdo do conjunto de sites que herdam do tipo ao qual o fluxo de trabalho está sendo adicionado.

Observações

  • A operação que executa todas as adições extras pode levar muito tempo para ser concluída.

  • Se a herança tiver sido desfeita para qualquer site ou subsite onde você deseja que o fluxo de trabalho seja adicionado aos tipos de conteúdo herdeiros, verifique se você é membro do grupo Proprietários em cada um desses sites ou subsites antes de realizar essa operação.

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07. Participantes: que pessoas, em que ordem?

Você terá que fornecer o nome ou o endereço de email de cada pessoa que for designada para tarefas de revisão.

Um estágio ou vários estágios?    Você pode escolher ter apenas um estágio de tarefas de revisão ou ter vários estágios. Se você tiver mais de um estágio, os estágios serão executados após o outro.

Paralela revisões ou revisões seriais?    Para os participantes em qualquer um estágio, você pode escolher para ter suas tarefas de revisão atribuídas todas ao mesmo tempo (em paralelo) ou ter suas tarefas de revisão atribuídas um após o outro (em série) na ordem em que você indicar. A opção serial pode ser útil se, por exemplo, você configurar o fluxo de trabalho para terminar após a primeira rejeição — ou se você desejar que os participantes ainda mais adiantado para poder examinar comentários dos participantes anteriores como parte do contexto de suas revisões.

Exemplo

Este cenário simples ilustra algumas das vantagens de ter vários estágios e revisões em série:

Imagine que Fernando adicione um novo fluxo de trabalho de Aprovação. Ele quer que seus colegas Ana e Pedro revisem cada item primeiro, antes que ele próprio o faça. Também quer que o fluxo de trabalho termine antes de sua própria revisão se Ana ou Pedro rejeitarem o item. Fernando pode configurar isso de duas maneiras:

  • Usando uma revisão serial    Fernando configura uma revisão serial único estágio no qual Anna e Sílvio são os dois primeiros participantes e ele é o terceiro; e ele seleciona a opção terminar na primeira rejeição.
    Nessa disposição, Ana deverá aprovar o item antes da tarefa de Sílvio está atribuída e, em seguida, Sílvio deverá aprovar o item antes da tarefa de Fernando é atribuída. Se Ana rejeitar o item, Sílvio nem Fernando será atribuído uma tarefa; e se Ana aprova, mas Sílvio rejeita, e em seguida, o fluxo de trabalho ainda termina antes de tarefa de revisão de Fernando nunca é atribuída.
    Aqui está como Fernando configura sua revisão serial único estágio.
    Formulário com a configuração de estágio em série destacada
    Opção Terminar na Primeira Rejeição selecionada

  • Usando dois estágios    Se Fernando deseja Anna e Sílvio deverão ser atribuídas suas revisões ao mesmo tempo, para que Sílvio não tem de esperar Ana concluir antes que ela possa começar, ele pode configurar dois estágios do fluxo de trabalho: o primeiro um estágio paralelo para Ana e Sílvio revisões e o segundo estágio de um separado para apenas seu próprio revisão. Novamente, ele seleciona a opção terminar na primeira rejeição. O segundo estágio não iniciará até que a primeira etapa é concluída; novamente, se Ana ou Sílvio rejeitar o item, tarefa de revisão de Fernando nunca será atribuída.
    Aqui está como Fernando configura sua revisão paralela dois estágios.
    Formulário com a configuração de estágio em paralelo destacada
    Opção Terminar na Primeira Rejeição selecionada

Eis aqui diagramas das duas soluções:

Fluxo de trabalho em série e fluxo de trabalho com dois estágios lado a lado

Participantes externos    Não há um processo especial para os participantes que não sejam membros da sua organização do SharePoint, incluindo. Esse processo, um membro do site atua como um proxy para participante externo.

Eis um diagrama desse processo:

Fluxograma de processo para incluir participante externo

Atribuir uma tarefa para cada grupo inteiro ou uma para cada membro do grupo?    Se você incluir uma lista de distribuição ou endereço do grupo entre seus participantes do fluxo de trabalho, você pode ter o fluxo de trabalho atribuir uma tarefaa cada membro do grupo, ou atribuir somente uma tarefa em todo o grupo (mas ainda enviar uma notificação de que única tarefa a cada membro). Quando apenas uma tarefa é atribuída ao grupo inteiro, qualquer membro do grupo pode reivindicar e concluir essa tarefa única. (Você encontrará instruções de como declarar uma tarefa de grupo no segmento Concluir deste artigo.)

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08. De que informações adicionais os participantes precisam?

No formulário de associação, há um campo de texto onde você pode fornecer instruções, detalhes sobre requisitos, recursos e assim por diante.

Convém incluir dois detalhes:

  • Informações de contato, caso os participantes tenham dificuldades ou dúvidas.

  • Se o fluxo de trabalho que você irá atribuir somente uma única tarefa para cada lista de distribuição ou grupo, mencione aqui que um único membro de cada grupo de tal deve declarar tarefa antes de concluir a ele. Dessa maneira, outros membros do grupo não percam tempo, começando a mesma tarefa. Você encontrará os detalhes sobre como declarar uma tarefa de grupo no segmento Concluir deste artigo

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09. Até quando as tarefas devem ser concluídas?

Você pode indicar até quando as tarefas do fluxo de trabalho deverão ser concluídas usando um destes métodos ou ambos:

Pela data do calendário    Você pode especificar uma data de calendário que indica quando todas as tarefas deverão estar concluídas.

  • Se você configurar o seu fluxo de trabalho seja iniciado automaticamente, você geralmente não deve usar esta opção. Isso ocorre porque a data de valor que você especificar não se ajusta automaticamente em relação a data atual sempre que o fluxo de trabalho é iniciado automaticamente.

Pela duração da tarefa    Você pode especificar um número de dias, semanas ou meses concedidos para a conclusão de cada tarefa, começando no momento em que a tarefa é atribuída.

  • Uma data de conclusão do calendário prevalece sobre uma duração de tarefa especificada. Ou seja: se hoje é dia 10 de junho e eu estou designado para uma tarefa que tem três dias de duração, mas também tem a data de conclusão do calendário assinalada como 11 de junho, a tarefa deverá ser concluída até 11 de junho (a data de conclusão do calendário) e não até 13 de junho (o término da duração de três dias).

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10. Quando este fluxo de trabalho termina?

Para evitar perder tempo com revisões desnecessárias, você pode optar por fazer com que o fluxo de trabalho termine imediatamente (antes da data de conclusão especificada ou calculada) quando um de dois eventos ocorrer:

  • Qualquer participante rejeitar o item.

  • O item for alterado de qualquer maneira.

Observação :  Não é possível iniciar um fluxo de trabalho em um item que está com check-out. Contudo, uma vez iniciado o fluxo de trabalho, é possível fazer check-out do item para revisão a fim de evitar que ele sofra alterações. (Porém, até que seja feito check-in desse item novamente, nenhum outro fluxo de trabalho poderá ser iniciado nele.)

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11. Quem precisa ser notificado?

No campo CC, na segunda página do formulário de associação, você pode inserir os nomes ou endereços de todas as pessoas que deverão ser notificadas cada vez que o fluxo de trabalho for iniciado ou terminado.

  • A inserção de um nome aqui não resulta na atribuição de uma tarefa do fluxo de trabalho a essa pessoa.

  • Quando o fluxo de trabalho é iniciado manualmente, a pessoa que o inicia recebe as notificações de início e término sem precisar ser especificada neste campo.

  • Quando o fluxo de trabalho é iniciado automaticamente, a pessoa que o adicionou originalmente recebe as notificações de início e término sem precisar ser especificada neste campo.

Início do segmento

12. Este fluxo de trabalho controlará a aprovação de conteúdo?

Talvez você tenha listas ou bibliotecas nas quais deseje que novos itens e/ou novas versões de itens atuais sejam revisados para verificar a exatidão do conteúdo ou a adequação do formato e do estilo antes de ficarem visíveis para todos os que têm acesso à lista. Esse tipo de processo de revisão é chamado de aprovação de conteúdo.

Em produtos do SharePoint, você pode usar um fluxo de trabalho de aprovação para tornar o processo de aprovação de conteúdo ainda mais fácil e mais eficiente. Para obter mais informações, consulte o segmento controlar a aprovação de conteúdo deste artigo.

O que fazer a seguir?

Se você estiver pronto para adicionar seu novo fluxo de trabalho de aprovação à sua lista, biblioteca ou conjunto de sites, vá para o segmento adicionar apropriado (lista/biblioteca ou conjunto de sites) deste artigo.

Talvez você tenha listas e bibliotecas nas quais deseje que novos itens e/ou novas versões de itens atuais sejam revisados para verificar a exatidão do conteúdo ou a adequação do formato e do estilo antes de ficarem visíveis para todos os que têm acesso à lista. Esse tipo de processo de revisão é chamado de aprovação de conteúdo.

Nos produtos do SharePoint, é possível controlar a aprovação de conteúdo manualmente, sem um fluxo de trabalho, mas um fluxo de trabalho de Aprovação do SharePoint torna o processo mais fácil e eficiente.

Caso você ainda não esteja familiarizado com os recursos de controle de versão e aprovação de conteúdo dos produtos do SharePoint, recomendamos ler antes os seguintes artigos:

Há duas maneiras pelas quais um fluxo de trabalho de Aprovação pode controlar o processo de aprovação de conteúdo, cada uma associada a um único controle nos formulários de associação que você preenche ao adicionar o fluxo de trabalho pela primeira vez. Você pode usar seu fluxo de trabalho para qualquer um desses cenários ou ambos.

Controle de publicação de versões principais

Na área Opções de Início da primeira página do formulário de associação, encontra-se a opção Inicie este fluxo de trabalho para aprovar a publicação de uma versão principal de um item. Algumas observações:

  • Essa opção só estará disponível para um fluxo de trabalho de Aprovação que seja executado em todos os tipos de conteúdo de uma única lista ou biblioteca, e não para qualquer fluxo de trabalho que seja executado somente nos itens de um único tipo de conteúdo.

  • Para que essa opção esteja disponível, a aprovação de conteúdo deverá estar habilitada para a lista ou biblioteca na página Configurações da Versão, e a opção Criar versões principais e secundárias (rascunho) deverá estar selecionada nessa mesma página.

  • Se você selecionar essa opção, as duas opções que se seguem a ela não ficarão mais disponíveis: Iniciar este fluxo de trabalho quando um novo item for criado e Iniciar este fluxo de trabalho quando um item for alterado.

  • Se você selecionar essa opção, o fluxo de trabalho será executado automaticamente em um item somente quando alguém tentar publicar uma versão principal desse item.

  • Em qualquer lista ou biblioteca, só pode haver um fluxo de trabalho de Aprovação usado para aprovar a publicação de versões principais. Se tentar designar um segundo fluxo de trabalho para essa função na mesma lista ou biblioteca, você será instruído a optar por um deles.

Controle não baseado no controle de versão

Na área Habilitar Aprovação de Conteúdo da segunda página do formulário de associação, encontra-se a opção Atualize o status de aprovação após a conclusão do fluxo de trabalho (use este fluxo de trabalho para controlar a aprovação do conteúdo).

Essa opção estará disponível no formulário quer a aprovação de conteúdo seja ou não exigida na lista ou biblioteca. De qualquer forma, o valor no campo Aprovação correspondente ao item será atualizado com base no resultado do fluxo de trabalho.

Usando essa opção, você pode:

  • Sempre executar o fluxo de trabalho manualmente ou

  • Selecionar uma ou mais das opções de início automático na primeira página do formulário de associação ou

  • Permitir inícios manuais e automáticos

Controle de conteúdo para publicação de sites na Web

O controle de conteúdo é um processo especializado em sites que publicam páginas na Web. Sendo assim, há um fluxo de trabalho de Aprovação para Publicação especializado para uso em sites de publicação, além de um modelo de site (denominado Site de Publicação com Fluxo de Trabalho) que inclui uma versão desse fluxo de trabalho já personalizada para o uso na publicação na Web.

O que fazer a seguir?

Se você estiver pronto para adicionar seu novo fluxo de trabalho de aprovação à sua lista, biblioteca ou conjunto de sites, vá para o segmento adicionar apropriado (lista/biblioteca ou conjunto de sites) deste artigo.

Se você ainda não estiver familiarizado com a adição de fluxos de trabalho, talvez seja útil para revisar o segmento Saiba e o segmento Planejar deste artigo antes de prosseguir com as etapas deste segmento.

Seções deste segmento

  1. Antes de começar

  2. Adicionar o fluxo de trabalho

1. Antes de começar

Duas questões devem estar em ordem antes de você adicionar um fluxo de trabalho:

Email    Para que o fluxo de trabalho envie notificações e lembretes, o email deverá estar habilitado para o seu site do SharePoint. Caso não esteja certo se isso já foi feito, consulte o administrador do SharePoint.

Permissões    Configurações padrão do SharePoint exigem que você tenha a permissão Gerenciar listas para adicionar fluxos de trabalho para listas, bibliotecas, ou conjuntos de sites. (Grupo Proprietários tem a permissão Gerenciar listas por padrão; grupo membros e os grupos de visitantes não. Para obter mais informações sobre permissões, consulte o segmento Saiba deste artigo.)

Início do segmento

2. Adicionar o fluxo de trabalho

Siga as seguintes etapas:

  1. Abra a lista ou biblioteca à qual deseja adicionar o fluxo de trabalho.

  2. Na faixa de opções, clique na guia Lista ou Biblioteca.

    Observação : O nome da guia pode variar com o tipo de lista ou de biblioteca. Por exemplo, em uma lista de calendários, a guia é denominada Calendário.

  3. No grupo Configurações, clique em Configurações do Fluxo de Trabalho.

  4. Na página Configurações do Fluxo de Trabalho, em Mostrar associações do fluxo de trabalho deste tipo, especifique se você deseja que o fluxo de trabalho execute o documento, lista ou uma pasta e clique em Adicionar um fluxo de trabalho.

  5. Preencha a primeira página do formulário de associação.
    (Instruções depois da ilustração.)

Informações básicas para adicionar um fluxo de trabalho com explicações sobre as seções

texto explicativo n° 1

Tipo de conteúdo

Mantenha a seleção padrão como Tudo, ou selecione um tipo de conteúdo específico.

Texto explicativo n° 2

Modelo

Selecione o modelo Aprovação – SharePoint 2013.

Observação :  Se o modelo Aprovação – SharePoint 2013 não aparecer na lista, contate o administrador do SharePoint para saber como ativá-lo para seu conjunto de sites ou espaço de trabalho.

Texto explicativo n° 3

Nome

Digite um nome para o fluxo de trabalho. O nome identificará o fluxo de trabalho entre os usuários desta lista ou biblioteca.

Para obter sugestões sobre como nomear seu fluxo de trabalho, consulte o segmento Planejar deste artigo.

Texto explicativo n° 4

Lista de tarefas

Selecione uma lista de tarefas a ser usada com este fluxo de trabalho. Você pode selecionar uma lista existente ou clicar em Nova lista de tarefas para criar uma nova lista.

Para obter informações sobre os motivos de criar uma nova lista de tarefas (em vez de escolher uma existente), consulte o segmento Planejar deste artigo.

Texto explicativo n° 5

Lista de histórico

Selecione uma lista de histórico a ser usada com este fluxo de trabalho. Você pode selecionar uma lista existente ou clicar em Nova lista de histórico para criar uma nova lista.

Para obter informações sobre os motivos de criar uma nova lista de histórico (em vez de escolher uma existente), consulte o segmento Planejar deste artigo.

texto explicativo n° 6

Opções de início

Especifique de que forma ou formas o fluxo de trabalho pode ser iniciado.

Para obter informações sobre como selecionar opções de início, consulte o segmento Planejar deste artigo.

Para obter informações sobre como usar o fluxo de trabalho para controlar a aprovação de conteúdo, inclusive a publicação de versões principais, consulte o segmento controlar deste artigo.

  • Observe que a opção Iniciar este fluxo de trabalho para aprovar a publicação de uma versão principal de um item  não são exibidas se você estiver adicionando o fluxo de trabalho para um único tipo de conteúdo.

  • Observe também que, se você selecionar Inicie este fluxo de trabalho para aprovar a publicação de uma versão principal de um item, as duas caixas de seleção que se seguem ficarão indisponíveis.

  1. Quando todas as configurações deste formulário estiverem conforme desejado, clique em Avançar.

  2. Preencha a segunda página do formulário de associação.
    (As instruções são exibidas logo após a ilustração.)

    Observação : Os produtos do SharePointapresenta a você as primeiras de várias opções nesta segunda página do formulário de associação  - números de um a sete na ilustração a seguir, de Aprovadores até CC - cada vez que você inicia o fluxo de trabalho manualmente, para que você possa fazer alterações nessas opções só para essa instância específica.

Valores padrão da adição de um fluxo de trabalho com campos destacados

texto explicativo n° 1

Atribuir a

Insira os nomes ou endereços das pessoas às quais o fluxo de trabalho deverá atribuir tarefas.

  • Se as tarefas forem atribuídas uma de cada vez (em série)   
    insira os nomes ou endereços na ordem em que as tarefas devem ser atribuídas.

  • Caso todas as tarefas venham a ser atribuídas ao mesmo tempo (em paralelo)   
    A ordem dos nomes ou endereços não faz diferença.

  • Se você estiver atribuindo uma tarefa a alguém fora da sua organização do SharePoint   
    para obter mais informações sobre como incluir participantes externos, consulte o segmento Concluir deste artigo.

Texto explicativo n° 2

Ordem

Especifique se as tarefas devem ser atribuídas uma de cada vez (em série) ou todas de uma vez (em paralelo).

Para obter mais informações sobre como usar ordens de seriais e paralelos, consulte o segmento Planejar deste artigo.

Texto explicativo n° 3

Adicionar um novo estágio

Adicione outros estágios desejados além do primeiro que você acabou de configurar.

  • Para excluir um estágio inteiro, clique no campo Atribuir a correspondente ao estágio e pressione CTRL+DELETE.

Para obter mais informações sobre o uso de vários estágios, consulte o segmento Planejar deste artigo.

Texto explicativo n° 4

Expandir grupos

  • Para que uma tarefa seja atribuída a cada membro de cada grupo que você inserir no campo Atribuir a, marque esta caixa de seleção. (Cada membro do grupo receberá uma notificação da tarefa, e cada membro terá sua própria tarefa para concluir.)

  • Para ter apenas uma tarefa atribuída a cada inteiro grupo que você pode inserir no campo atribuir a, desmarque esta caixa de seleção. (Cada membro do grupo receberão uma notificação de tarefa, mas qualquer membro pode reivindicar e concluir a tarefa única nome todo o grupo. Você encontrará instruções de como declarar uma tarefa de grupo no segmento Concluir deste artigo.)

Texto explicativo n° 5

Solicitação

Qualquer texto que você inserir aqui será incluído em cada notificação de tarefa enviada pelo fluxo de trabalho. Não se esqueça de acrescentar qualquer instrução ou recurso adicional de que os participantes possam precisar, inclusive:

  • Informações de contato.

  • Se for apropriado, uma nota sobre tarefas únicas atribuídas a grupos ou distribuição inteiro listas. (Você encontrará instruções de como declarar uma tarefa de grupo no segmento Concluir deste artigo.)

texto explicativo n° 6

Datas de conclusão e duração das tarefas

Especifique uma data de conclusão final para o fluxo de trabalho inteiro e/ou especifique o número de dias, semanas ou meses concedidos para a conclusão de cada tarefa a partir do momento em que ela é atribuída.

  • Caso este fluxo de trabalho venha a ser iniciado automaticamente, geralmente é bom deixar o campo Data de Conclusão para Todas as Tarefas vazio e usar os dois campos de duração para controlar a data de conclusão. Você sempre poderá informar uma data de conclusão exata no formulário de inicialização se e quando iniciar o fluxo de trabalho manualmente.

Para obter mais informações sobre quando usar conclusão datas e quando usar as durações de tarefas, consulte o segmento Planejar deste artigo.

texto explicativo n° 7

CC

Insira os nomes ou os endereços das pessoas que deverão ser notificadas cada vez que o fluxo de trabalho se inicia ou termina.

  • Inserir um nome aqui não resulta na atribuição de uma tarefa de fluxo de trabalho.

  • Quando o fluxo de trabalho é iniciado manualmente, a pessoa que o iniciou recebe as notificações de inicialização e conclusão sem precisar estar especificada neste campo.

  • Quando o fluxo de trabalho é iniciado automaticamente, a pessoa que o originou recebe as notificações de inicialização e conclusão sem precisar estar especificada neste campo.

Texto explicativo n° 8

Finalizando o fluxo de trabalho

Selecione uma dessas opções, ambas as opções ou nenhuma delas.

Para obter mais informações sobre essas opções, consulte o segmento Planejar deste artigo.

Texto explicativo n° 9

Habilitar aprovação de conteúdo

Marque esta caixa de seleção se for usar este fluxo de trabalho para gerenciar a aprovação de conteúdo.

Para obter mais informações sobre como usar o fluxo de trabalho para controlar a aprovação de conteúdo, inclusive a publicação de versões principais, consulte o segmento controlar deste artigo.

  1. Quando todas as configurações desta página estiverem conforme desejado, clique em Salvar para criar o fluxo de trabalho.

Os produtos SharePoint criam a sua nova versão de fluxo de trabalho.

Se você ainda não estiver familiarizado com a adição de fluxos de trabalho, talvez seja útil para revisar o segmento Saiba e o segmento Planejar deste artigo antes de prosseguir com as etapas deste segmento.

Seções deste segmento

  1. Antes de começar

  2. Adicionar o fluxo de trabalho

1. Antes de começar

Duas questões devem estar em ordem antes de você adicionar um fluxo de trabalho:

Email    Para que o fluxo de trabalho envie notificações e lembretes, o email deverá estar habilitado para o seu site. Caso não esteja certo se isso já foi feito, consulte o administrador do SharePoint.

Permissões    Configurações padrão do SharePoint exigem que você tenha a permissão Gerenciar listas para adicionar fluxos de trabalho para listas, bibliotecas, ou conjuntos de sites. (Grupo Proprietários tem a permissão Gerenciar listas por padrão; grupo membros e os grupos de visitantes não. Para obter mais informações sobre permissões, consulte o segmento Saiba deste artigo.)

Início do segmento

2. Adicionar o fluxo de trabalho

Siga as seguintes etapas:

  1. Vá para a home page do conjunto de sites (e não para a home page de um site ou subsite dentro do conjunto de sites).

  2. Clique no ícone de configurações botão Configurações do Site Público do SharePoint Online e clique em configurações do Site.

  3. Na página Configurações do Site, em Galerias de Web Designer, clique em Tipos de Conteúdo do Site.

  4. Na página Tipos de Conteúdo de Site, clique no nome do tipo de conteúdo de site ao qual você deseja adicionar um fluxo de trabalho.

    Observação :  Um fluxo de trabalho adicionado ao conjunto de sites inteiro deverá ser adicionado somente para os itens de um único tipo de conteúdo.

    tipos de conteúdo de documento com um tipo destacado

    1. Na página para o tipo de conteúdo selecionado, em configurações, clique em Configurações de fluxo de trabalho.
      link configurações de fluxo de trabalho na seção configurações

    2. Na página Configurações de fluxo de trabalho, clique no link Adicionar um fluxo de trabalho.
      Link Adicionar um fluxo de trabalho

    3. Preencha a primeira página do formulário de associação.
      (As instruções são exibidas logo após a ilustração.)

Página de configuração do fluxo de trabalho

texto explicativo n° 1

Modelo

Selecione o modelo Aprovação – SharePoint 2013.

Observação :  Se o modelo Aprovação – SharePoint 2013 não aparecer na lista, contate o administrador do SharePoint para saber como ativá-lo para seu conjunto de sites ou espaço de trabalho.

Texto explicativo n° 2

Nome

Digite um nome para o fluxo de trabalho. O nome identificará o fluxo de trabalho entre os usuários deste conjunto de sites.

Para obter sugestões sobre como nomear seu fluxo de trabalho, consulte o segmento Planejar deste artigo.

Texto explicativo n° 3

Lista de tarefas

Selecione uma lista de tarefas a ser usada com este fluxo de trabalho. Você pode selecionar uma lista existente ou clicar em Nova lista de tarefas para criar uma nova lista.

Para obter informações sobre os motivos de criar uma nova lista de tarefas (em vez de escolher uma existente), consulte o segmento Planejar deste artigo.

Texto explicativo n° 4

Lista de histórico

Selecione uma lista de histórico a ser usada com este fluxo de trabalho. Você pode selecionar uma lista existente ou clicar em Nova lista de histórico para criar uma nova lista.

Para obter informações sobre os motivos de criar uma nova lista de histórico (em vez de escolher uma existente), consulte o segmento Planejar deste artigo.

Texto explicativo n° 5

Opções de início

Especifique de que forma ou formas o fluxo de trabalho pode ser iniciado.

Para obter informações sobre como selecionar opções de início, consulte o segmento Planejar deste artigo.

texto explicativo n° 6

Adicionar este fluxo de trabalho a tipos de conteúdo filho?

Especifique se este fluxo de trabalho deve ser adicionado (ou associado) a todos os outros tipos de conteúdo de lista e site herdados deste tipo de conteúdo.

  • A operação que executa todas as adições extras pode levar muito tempo para ser concluída.

  • Se a herança tiver sido desfeita para qualquer site ou subsite onde você deseja que o fluxo de trabalho seja adicionado aos tipos de conteúdo herdeiros, verifique se você é membro do grupo Proprietários em cada um desses sites ou subsites antes de realizar essa operação.

  1. Quando todas as configurações desta página estiverem conforme desejado, clique em Avançar.

  2. Preencha a segunda página do formulário de associação.
    (As instruções são exibidas logo após a ilustração.)

    Observação : Os produtos do SharePointapresenta a você as primeiras de várias opções nesta segunda página do formulário de associação  - números de um a sete na ilustração a seguir, de Aprovadores até CC - cada vez que você inicia o fluxo de trabalho manualmente, para que você possa fazer alterações nessas opções só para essa instância específica.

Valores padrão da adição de um fluxo de trabalho com campos destacados

texto explicativo n° 1

Atribuir a

Insira os nomes ou os endereços das pessoas para as quais você deseja que o fluxo de trabalho atribua tarefas.

  • Se as tarefas forem atribuídas uma de cada vez (em série)   
    insira os nomes ou endereços na ordem em que deseja que as tarefas sejam atribuídas.

  • Caso todas as tarefas venham a ser atribuídas ao mesmo tempo (em paralelo)   
    A ordem dos nomes ou endereços não faz diferença.

  • Se você estiver atribuindo uma tarefa a alguém fora da sua organização do SharePoint   
    para obter mais informações sobre como incluir participantes externos, consulte o segmento Concluir deste artigo.

Texto explicativo n° 2

Ordem

Especifique se as tarefas devem ser atribuídas uma de cada vez (em série) ou todas de uma vez (em paralelo).

Para obter mais informações sobre como usar ordens de seriais e paralelos, consulte o segmento Planejar deste artigo.

Texto explicativo n° 3

Adicionar um novo estágio

Adicione outros estágios desejados além do primeiro que você acabou de configurar.

  • Para excluir um estágio inteiro, clique no campo Atribuir a correspondente ao estágio e pressione CTRL+DELETE.

Para obter mais informações sobre o uso de vários estágios, consulte o segmento Planejar deste artigo.

Texto explicativo n° 4

Expandir grupos

  • Para que uma tarefa seja atribuída a cada membro de cada grupo que você inserir no campo Atribuir a, marque esta caixa de seleção. (Cada membro do grupo receberá uma notificação da tarefa, e cada membro terá sua própria tarefa para concluir.)

  • Ter apenas uma tarefa atribuída a cadatodo grupo que você pode inserir no campo atribuir a, desmarque essa caixa de seleção. (Cada membro do grupo receberão uma notificação de tarefa, mas qualquer membro pode reivindicar e concluir a tarefa única nome todo o grupo. Você encontrará as instruções de como declarar uma tarefa de grupo no segmento Concluir deste artigo.)

Texto explicativo n° 5

Solicitação

Qualquer texto que você inserir aqui será incluído em cada notificação de tarefa enviada pelo fluxo de trabalho. Não se esqueça de acrescentar qualquer instrução ou recurso adicional de que os participantes possam precisar, inclusive:

  • Informações de contato.

  • Se for apropriado, uma nota sobre tarefas únicas atribuídas a grupos ou distribuição inteiro listas. (Você encontrará instruções de como declarar uma tarefa de grupo no segmento Concluir deste artigo.)

texto explicativo n° 6

Datas de conclusão e duração das tarefas

Especifique uma data de conclusão final para o fluxo de trabalho inteiro e/ou especifique o número de dias, semanas ou meses concedidos para a conclusão de cada tarefa a partir do momento em que ela é atribuída.

  • Caso este fluxo de trabalho venha a ser iniciado automaticamente, geralmente é bom deixar o campo Data de Conclusão para Todas as Tarefas vazio e usar os dois campos de duração para controlar a data de conclusão. Você sempre poderá informar uma data de conclusão exata no formulário de inicialização se e quando iniciar o fluxo de trabalho manualmente.

Para obter mais informações sobre quando usar conclusão datas e quando usar as durações de tarefas, consulte o segmento Planejar deste artigo.

texto explicativo n° 7

CC

Insira os nomes ou os endereços das pessoas que deverão ser notificadas cada vez que o fluxo de trabalho se inicia ou termina.

  • Inserir um nome aqui não resulta na atribuição de uma tarefa de fluxo de trabalho.

  • Quando o fluxo de trabalho é iniciado manualmente, a pessoa que o iniciou recebe as notificações de inicialização e conclusão sem precisar estar especificada neste campo.

  • Quando o fluxo de trabalho é iniciado automaticamente, a pessoa que o originou recebe as notificações de inicialização e conclusão sem precisar estar especificada neste campo.

Texto explicativo n° 8

Finalizando o fluxo de trabalho

Selecione uma dessas opções, ambas as opções ou nenhuma delas.

Para obter mais informações sobre essas opções, consulte o segmento Planejar deste artigo.

Texto explicativo n° 9

Habilitar aprovação de conteúdo

Marque esta caixa de seleção se for usar este fluxo de trabalho para gerenciar a aprovação de conteúdo.

Para obter mais informações sobre como usar o fluxo de trabalho para controlar a aprovação de conteúdo, inclusive a publicação de versões principais, consulte o segmento controlar deste artigo.

  1. Quando todas as configurações desta página estiverem conforme desejado, clique em Salvar para criar o fluxo de trabalho.

Os produtos SharePoint criam a sua nova versão de fluxo de trabalho.

O que fazer a seguir?

Se você estiver pronto, vá para o segmento Iniciar deste artigo e comece a primeira instância para testar seu novo fluxo de trabalho.

Um fluxo de trabalho pode ser configurado para ser iniciado apenas manualmente, apenas automaticamente ou de qualquer uma dessas formas:

  • Manualmente a qualquer momento, por qualquer pessoa que tenha as permissões necessárias.

  • Automaticamente sempre que ocorrer um evento de disparo especificado. Isto é, quando um item é adicionado à lista ou biblioteca, e/ou quando um item na lista é alterado de qualquer maneira, e/ou quando alguém tenta publicar uma versão principal de um item).
    (O evento de disparo ou eventos são especificados na primeira página do formulário de associação, durante a associação original e a configuração do fluxo de trabalho. Para obter mais informações, consulte o segmento Planejar deste artigo.)

Observação :  Não é possível iniciar um fluxo de trabalho em um item que está com check-out. Contudo, uma vez iniciado o fluxo de trabalho, é possível fazer check-out do item para revisão a fim de evitar que ele sofra alterações. (Porém, até que seja feito check-in desse item novamente, nenhum outro fluxo de trabalho poderá ser iniciado nele.)

Seções deste segmento

  1. Iniciar o fluxo de trabalho automaticamente

  2. Iniciar o fluxo de trabalho manualmente

  3. Iniciar manualmente a partir da lista ou biblioteca

  4. Iniciar manualmente a partir de um programa do Microsoft Office

1. Iniciar o fluxo de trabalho automaticamente

Se o fluxo de trabalho for configurado para ser iniciado automaticamente, cada vez que ocorrer um evento disparador, o fluxo será executado no item que o disparou.

Ao ser iniciado, o fluxo de trabalho atribui a primeira ou as primeiras tarefas e envia uma notificação de tarefa a cada participante. Nesse meio-tempo, ele também envia notificações de início (que são diferentes das notificações de tarefa) à pessoa que adicionou o fluxo de trabalho originalmente e a todos os que estão listados no campo CC da segunda página do formulário de associação.

Observação : Quando um novo fluxo de trabalho que iniciará automaticamente é adicionado, o campo Data de conclusão para todas as tarefas na segunda página do formulário de associação deve geralmente ser deixado em branco, porque qualquer valor de data explícita especificada ali won't se ajusta automaticamente em relação a data em que o fluxo de trabalho é iniciado cada vez. Para obter mais informações, consulte o segmento Planejar deste artigo.

Início do segmento

2. Iniciar o fluxo de trabalho manualmente

Uma observação sobre permissões    Normalmente, você deve ter a permissão Editar itens para iniciar um fluxo de trabalho. (Por padrão, o grupo de membros e grupo Proprietários têm essa permissão, mas não o grupo de visitantes. Entretanto, um proprietário pode também escolher, numa base de fluxo de trabalho por fluxo de trabalho, para exigir a permissão Gerenciar listas para as pessoas que iniciar o fluxo de trabalho. Ao escolher essa opção, proprietários essencialmente podem especificar que somente eles e outros proprietários podem iniciar um fluxo de trabalho específico. Para obter mais detalhes, consulte o segmento Saiba deste artigo.)

Dois locais a partir dos quais se iniciar

É possível iniciar um fluxo de trabalho manualmente a partir de dois locais:

  • Na lista ou biblioteca onde o item está armazenado

  • De dentro do próprio itemaberta no programa do Microsoft Office no qual ele foi criado. (Observe que isso deve ser o programa instalado e não uma versão do aplicativo web).

As duas seções restantes deste segmento fornecem instruções para ambos os métodos.

Início do segmento

3. Iniciar manualmente a partir da lista ou biblioteca

  1. Acesse a lista ou biblioteca onde o item em que você deseja executar o fluxo de trabalho está armazenado.

  2. Clique nas reticências ao lado do nome do item e na caixa de diálogo clique na reticências para abrir o menu do item e clique em Fluxos de Trabalho no menu suspenso.

  3. Em fluxos de trabalho: página nome do Item , em Iniciar um novo fluxo de trabalho, clique em fluxo de trabalho que você deseja executar.
    Link para iniciar um fluxo de trabalho

  4. Na página Alterar um Fluxo de Trabalho, no formulário de inicialização, faça qualquer alteração que deseja aplicar a esta instância específica do fluxo de trabalho.

    Observação : As alterações feitas aqui, no formulário de inicialização, são usadas apenas durante a instância atual do fluxo de trabalho. Se você quiser fazer alterações que serão aplicadas a cada vez que o fluxo de trabalho é executado, ou se você quiser alterar as configurações de fluxo de trabalho que não aparecem neste formulário, consulte o segmento Alterar deste artigo.

Formulário de inicialização

texto explicativo n° 1

Atribuir a

Faça qualquer alteração na lista de pessoas às quais você deseja que o fluxo de trabalho atribua tarefas.

  • Se as tarefas forem atribuídas uma de cada vez   
    insira os nomes ou endereços na ordem em que as tarefas devem ser atribuídas.

  • Se todas as tarefas forem atribuídas ao mesmo tempo   
    A ordem dos nomes ou endereços não importa.

  • Se você estiver atribuindo uma tarefa a alguém fora da sua organização do SharePoint   
    para obter mais informações sobre como incluir participantes externos, consulte o segmento Concluir deste artigo

Texto explicativo n° 2

Ordem

Verifique se as especificações que indicam se as tarefas devem ser atribuídas uma de cada vez (em série) ou todas de uma vez (em paralelo) estão satisfatórias.

Para obter mais informações sobre como usar ordens de seriais e paralelos, consulte o segmento Planejar deste artigo.

Texto explicativo n° 3

Adicionar um novo estágio

Adicione os estágios que você deseja usar além dos que já estão configurados.

  • Para excluir um estágio inteiro, clique no campo Atribuir a correspondente ao estágio e pressione CTRL+DELETE.

Para obter mais informações sobre o uso de vários estágios, consulte o segmento Planejar deste artigo.

Texto explicativo n° 4

Expandir grupos

  • Para que uma tarefa seja atribuída acada membro de cada grupo que você inserir no campo Atribuir a, marque esta caixa de seleção. (Cada membro do grupo receberá a notificação da tarefa, e cada membro terá sua própria tarefa para concluir.)

  • Para ter apenas uma tarefa atribuída a cada inteiro grupo que você pode inserir no campo atribuir a, desmarque esta caixa de seleção. (Cada membro do grupo receberão uma notificação de tarefa, mas qualquer membro pode reivindicar e concluir a tarefa única nome todo o grupo. Você encontrará as instruções de como declarar uma tarefa de grupo no segmento Concluir deste artigo.)

Texto explicativo n° 5

Solicitação

Qualquer texto que você inserir aqui será incluído em cada notificação de tarefa enviada pelo fluxo de trabalho. Não se esqueça de acrescentar qualquer instrução ou recurso adicional de que os participantes possam precisar, inclusive:

  • Informações de contato para dúvidas e problemas.

  • Se aplicável, inclua uma observação sobre tarefas únicas atribuídas a grupos ou distribuição inteiro listas (você encontrará instruções de como declarar uma tarefa de grupo no segmento Concluir deste artigo.)

texto explicativo n° 6

Datas de conclusão e duração das tarefas

Especifique uma data de conclusão final para o fluxo de trabalho inteiro e/ou especifique o número de dias, semanas ou meses concedidos para a conclusão de cada tarefa a partir do momento em que ela é atribuída.

Para obter mais informações sobre quando usar conclusão datas e quando usar as durações de tarefas, consulte o segmento Planejar deste artigo.

texto explicativo n° 7

CC

Adicione ou remova o que você quiser. Lembre-se de que:

  • Inserir um nome aqui não resulta na atribuição de uma tarefa de fluxo de trabalho.

  • Como está iniciando o fluxo de trabalho manualmente, você receberá as notificações de início e interrupção esteja ou não listado neste campo.

  1. Quando todas as configurações do formulário de inicialização estiverem conforme desejado, clique em Iniciar para iniciar o fluxo de trabalho.

O fluxo de trabalho atribui a(s) primeira(s) tarefa(s) e, enquanto isso, envia notificações de início para você e para todos listados no campo CC do formulário de inicialização.

Início do segmento

4. Iniciar manualmente a partir de um programa do Microsoft Office

  1. Abra o item no programa do Office instalado no computador.

  2. No item aberto, clique na guia Arquivo, clique em Salvar & Enviar, e clique no fluxo de trabalho que você deseja executar no item.

  3. Se você vir a seguinte mensagem, dizendo que o fluxo de trabalho precisa do arquivo para fazer check-in, clique no botão Check-in.

  4. Clique no botão grande Iniciar Fluxo de Trabalho.

  5. Na página Alterar um Fluxo de Trabalho, no formulário de inicialização, faça qualquer alteração que deseja aplicar a esta instância específica do fluxo de trabalho.

    Observação :  As alterações feitas aqui, no formulário de inicialização, são usadas somente durante a instância atual do fluxo de trabalho. Se você deseja fazer alterações para que sejam aplicadas cada vez que o fluxo de trabalho for executado, ou se você deseja alterar as configurações de fluxo de trabalho que não aparecem neste formulário, consulte o segmento ALTERAR deste artigo.

    Formulário de inicialização

texto explicativo n° 1

Atribuir a

Faça qualquer alteração na lista de pessoas às quais você deseja que o fluxo de trabalho atribua tarefas.

  • Se as tarefas forem atribuídas uma de cada vez (em série)   
    insira os nomes ou endereços na ordem em que as tarefas devem ser atribuídas.

  • Caso todas as tarefas venham a ser atribuídas ao mesmo tempo (em paralelo)   
    A ordem dos nomes ou endereços não faz diferença.

  • Se você estiver atribuindo uma tarefa a alguém fora da sua organização do SharePoint   
    para obter mais informações sobre como incluir participantes externos, consulte o segmento Concluir deste artigo.

Texto explicativo n° 2

Ordem

Verifique se as especificações que indicam se as tarefas devem ser atribuídas uma de cada vez (em série) ou todas de uma vez (em paralelo) estão satisfatórias.

Para obter mais informações sobre como usar ordens de seriais e paralelos, consulte o segmento Planejar deste artigo.

Texto explicativo n° 3

Adicionar um novo estágio

Adicione os estágios que você deseja usar além dos que já estão configurados.

  • Para excluir um estágio inteiro, clique no campo Atribuir a correspondente ao estágio e pressione CTRL+DELETE.

Para obter mais informações sobre o uso de vários estágios, consulte o segmento Planejar deste artigo.

Texto explicativo n° 4

Expandir grupos

  • Para que uma tarefa seja atribuída acada membro de cada grupo que você inserir no campo Atribuir a, marque esta caixa de seleção. (Cada membro do grupo receberá a notificação da tarefa, e cada membro terá sua própria tarefa para concluir.)

  • Para ter apenas uma tarefa atribuída a cada inteiro grupo que você pode inserir no campo atribuir a, desmarque esta caixa de seleção. (Cada membro do grupo receberão uma notificação de tarefa, mas qualquer membro pode reivindicar e concluir a tarefa única nome todo o grupo. Você encontrará as instruções de como declarar uma tarefa de grupo no segmento Concluir deste artigo.)

Texto explicativo n° 5

Solicitação

Qualquer texto que você inserir aqui será incluído em cada notificação de tarefa enviada pelo fluxo de trabalho. Não se esqueça de acrescentar qualquer instrução ou recurso adicional de que os participantes possam precisar, inclusive:

  • Informações de contato para dúvidas e problemas.

  • Se aplicável, inclua uma observação sobre tarefas únicas atribuídas a toda grupos ou distribuição listas. (Você encontrará as instruções de como declarar uma tarefa de grupo no segmento Concluir deste artigo.)

texto explicativo n° 6

Datas de conclusão e duração das tarefas

Especifique uma data de conclusão final para o fluxo de trabalho inteiro e/ou especifique o número de dias, semanas ou meses concedidos para a conclusão de cada tarefa a partir do momento em que ela é atribuída.

Para obter mais informações sobre quando usar conclusão datas e quando usar as durações de tarefas, consulte o segmento Planejar deste artigo.

texto explicativo n° 7

CC

Adicione ou remova o que você quiser. Lembre-se de que:

  • Inserir um nome aqui não resulta na atribuição de uma tarefa de fluxo de trabalho.

  • Como está iniciando o fluxo de trabalho manualmente, você receberá as notificações de início e interrupção esteja ou não listado neste campo.

  1. Quando as configurações do formulário de inicialização estiverem conforme desejado, clique em Iniciar para iniciar o fluxo de trabalho.

O fluxo de trabalho atribui a(s) primeira(s) tarefa(s) e, enquanto isso, envia notificações de início para você e para todos listados no campo CC do formulário de inicialização.

O que fazer a seguir?

  • Se esta for a primeira vez que este fluxo de trabalho foi executado, os outros participantes podem precisa informações e a assistência para concluir as tarefas atribuídas. (Eles podem encontrar o segmento Concluir deste artigo úteis).

  • Além disso, é uma boa ideia verificar se os participantes estão recebendo as notificações por email e, particularmente, confirmar que as notificações não estão sendo bloqueadas por filtros de lixo eletrônico.

  • E é claro, você pode ter uma ou mais tarefas de fluxo de trabalho para ser concluída por conta própria. Vá para o segmento Concluir deste artigo para obter os detalhes sobre como conclui-los.

  • Para obter informações sobre como você pode acompanhar o progresso da instância atual do fluxo de trabalho, vá para o segmento monitorar deste artigo.

Se esta é a primeira vez que uma tarefa é atribuída a você em um fluxo de trabalho de Aprovação, poderá ser útil ler todo este segmento do artigo antes de realizar sua tarefa. Dessa forma, você estará ciente de todas as opções que podem estar disponíveis.

Observação : Se você sabe que uma tarefa de fluxo de trabalho foi atribuída a você, mas a mensagem de notificação não apareceu na sua Caixa de Entrada de email, verifique se a notificação não foi extraviada pelo seu filtro de lixo eletrônico. Se ela tiver sido extraviada, ajuste as configurações do filtro devidamente.

Em primeiro lugar, certifique-se de que você tem o artigo correto

Os diferentes tipos de fluxo de trabalho requerem diferentes ações de tarefa.

Portanto, antes de começar, confirme se a tarefa atribuída a você é mesmo uma tarefa de fluxo de trabalho de Aprovação, e não de outro tipo de fluxo de trabalho.

Procure o texto Please aprovar em qualquer um dos seguintes locais:

  • Na linha assunto da notificação de tarefa
    Notificação de tarefa com texto Aprove destacado

  • Na barra de mensagens do item a ser revisado
    Item a ser revisado com texto Aprove destacado

  • No título da tarefa na página Status do fluxo de trabalho do
    Tarefa na lista da página Status do Fluxo de Trabalho com texto Aprove destacado

Se você não vir o texto Please aprovar nesses locais, verifique com a pessoa que iniciado ou adicionou o fluxo de trabalho para descobrir qual modelo de fluxo de trabalho se baseia originalmente — ou se é um fluxo de trabalho personalizado. Você encontrará links para artigos sobre como usar outros tipos de fluxos de trabalho incluídos com produtos do SharePoint na seção Consulte também deste artigo.

Caso a sua tarefa seja mesmo uma tarefa de Aprovação, prossiga com a leitura.

Seções deste segmento

  1. Uma visão geral do processo

  2. Acessar o item e o formulário de tarefas a partir da mensagem de notificação de tarefa

  3. Acessar o item e o formulário da tarefa da lista ou biblioteca

  4. Revisar o item

  5. Preencher e submeter o formulário de tarefas

  6. Notificações vencidas

  7. Reivindicar e concluir uma tarefa de grupo (opcional)

  8. Solicitar uma alteração no item (opcional)

  9. Reatribuir uma tarefa de aprovação a outra pessoa (opcional)

  10. Concluir uma tarefa em nome de um participante externo (opcional)

1. Visão geral do processo

Quando uma tarefa de fluxo de trabalho é atribuída a você, normalmente há três maneiras por uma das quais é possível ficar a par disso:

  • Você recebe um email de notificação de tarefa.

  • Você abre um documento do Microsoft Office e vê uma barra de mensagens informando que uma tarefa relacionada foi atribuída a você.

  • Você verifica o site do SharePoint e descobre que uma ou mais tarefas foram atribuídas a você.

Quando descobre que foi designado para uma tarefa de fluxo de trabalho de Aprovação, normalmente você faz duas coisas:

  • Revisa o item    Descobre se pode ou não aprovar o item no estado em que se encontra.

  • Conclui sua tarefa    Usa o formulário da tarefa para enviar os resultados da sua revisão.

Muitas vezes, portanto, os três itens seguintes estão relacionados com o cumprimento da sua tarefa:

  • A mensagem de notificação (a qual você recebe por email)

  • O item enviado para sua aprovação (que você abre e revisa)

  • O formulário de tarefas (o qual você abre, preenche e envia)

Esta é a aparência destes três itens.

Mensagem de notificação da tarefa, item para revisão e formulário da tarefa

Observação : O botão Abrir esta Tarefa, na Faixa de Opções da mensagem de notificação de tarefa, aparece somente quando a mensagem é aberta na versão completa instalada do Outlook, não quando é aberta no aplicativo Web Outlook Web Access.

Início do segmento

2. Acessar o item e o formulário da tarefa pela mensagem de notificação da tarefa

Siga estas etapas:

  1. Na mensagem de notificação da tarefa, nas instruções de Para concluir esta tarefa, clique no link para o item.

  2. No item aberto, clique no botão Abrir esta tarefa da barra de mensagens.

acessando o item e o formulário da tarefa pela mensagem de notificação da tarefa

Observação : O botão Abrir esta Tarefa, na Faixa de Opções da mensagem de notificação de tarefa, aparece somente quando a mensagem é aberta na versão completa instalada do Outlook, não quando é aberta no aplicativo Web Outlook Web Access.

Início do segmento

3. Acessar o item e o formulário da tarefa pela lista ou biblioteca

Siga estas etapas:

  1. Na lista ou biblioteca onde o item a ser revisado está armazenado, clique no link Em Andamento associado ao item e ao fluxo de trabalho.

  2. Na página Status do Fluxo de Trabalho, clique no título da tarefa.

  3. No formulário da tarefa, na barra da mensagem Esta tarefa de fluxo de trabalho aplica-se a, clique no link para o item.

Acessando o item e o formulário da tarefa pela lista ou biblioteca

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4. Revisar o item

Neste exemplo, o item é um documento do Microsoft Word.

Dica : Se esta for uma tarefa de grupo — ou seja, uma única tarefa atribuída a uma lista de distribuição ou grupo inteira para que um membro do grupo único possa concluir a tarefa para todo o grupo — é uma boa ideia reivindicar na tarefa antes de você revisa o item. Dessa maneira, você reduzir a chance que outro membro do grupo também examinará o artigo. Para obter instruções, consulte a seção 7 deste segmento, declarar e concluir uma tarefa de grupo.

Item para revisão aberto mostrando barras amarelas

Observe as duas barras de mensagens amarelas no alto do documento:

  • Servidor somente leitura    Este documento é aberto no modo somente leitura — ou seja, você pode ler o documento, mas você não pode fazer qualquer alteração nele.
    (Observe que ao concluir uma tarefa de fluxo de trabalho de aprovação, você não geralmente fizer alterações diretamente no próprio item. Em vez disso, você use o formulário de tarefas para registrar todas as suas respostas.)

  • Tarefa de fluxo de trabalho    Quando você estiver pronto para registrar sua resposta no formulário de tarefas, clique no botão Abrir esta tarefa.

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5. Preencher e enviar o formulário da tarefa

O formulário de uma tarefa de fluxo de trabalho de Aprovação tem mais ou menos esta aparência:

Formulário de tarefa de fluxo de trabalho

Observe que os dois primeiros itens (Excluir Item e essa tarefa de fluxo de trabalho se aplica a título do Item) não aparecem no formulário de tarefas quando ele é aberto em dentro o item para revisão.

texto explicativo n° 1

Excluir Item

Para excluir esta tarefa da instância atual do fluxo de trabalho, clique nesse botão.

  • A exclusão da tarefa não resulta na exclusão do item a ser revisado.

  • Se você excluir a tarefa, essa ação funcionará como (e será registrada no histórico como) uma rejeição do documento. Assim, se o fluxo de trabalho estiver configurado para terminar na primeira rejeição, a exclusão da tarefa terminará o fluxo de trabalho.

  • Uma tarefa excluída não aparecerá mais na área Tarefas da página Status do Fluxo de Trabalho. (Porém, a exclusão e a consequente rejeição automática ainda estarão gravadas na área Histórico da página.)

    Observação :  Caso você não tenha iniciado essa instância do fluxo de trabalho, é bom conferir com a pessoa que a iniciou antes de excluir a tarefa.

Texto explicativo n° 2

Este fluxo de trabalho se aplica a título do Item

Para abrir o item para revisão, clique no link aqui.

Texto explicativo n° 3

Status, solicitada por, comentários consolidados, conclusão data

Você não pode editar nem alterar as entradas desses quatro campos, mas as informações contidas neles podem ser úteis.

Observe que a caixa Comentários Consolidados contém não só instruções adicionais sobre como concluir a tarefa, mas também todos os comentários enviados pelos participantes que já concluíram as respectivas tarefas na mesma instância do fluxo de trabalho.

Da mesma forma, depois que você enviar o seu formulário, os comentários que incluir na caixa Comentários (4) também aparecerão na caixa Comentários Consolidados para os participantes subsequentes.

Texto explicativo n° 4

Comentários

Qualquer texto inserido aqui será registrado no Histórico do Fluxo de Trabalho e também será exibido no campo Comentários Consolidados (3) para os participantes subsequentes.

Texto explicativo n° 5

Aprovar

Para aprovar o item, primeiro digite os comentários com que deseja contribuir no campo Comentários (4) e depois clique neste botão.

texto explicativo n° 6

Rejeitar

Para rejeitar o item, primeiro digite os comentários que você deseja contribuir nocomentários campo (4) e depois clique neste botão.

texto explicativo n° 7

Cancelar

Para fechar o formulário de tarefa sem salvar as alterações ou respostas, clique neste botão. A tarefa continuará incompleta e atribuída a você.

Texto explicativo n° 8

Solicitar alteração

Para solicitar uma alteração no item que está revisando, clique neste botão.

Para ver uma ilustração do formulário onde você deverá inserir os detalhes da solicitação e para obter mais instruções, vá para a seção 8 deste segmento, a solicitação de uma alteração no item.

Observação : Esta opção poderá estar desativada para algumas tarefas de fluxo de trabalho.

Texto explicativo n° 9

Reatribuir tarefa

Para reatribuir a tarefa de Aprovação a outra pessoa, clique neste botão.

Para ver uma ilustração da página onde você deverá inserir os detalhes da reatribuição e para obter mais instruções, vá para a seção 7 deste segmento, Reatribuir a tarefa de aprovação a outra pessoa.

Observação : Esta opção poderá estar desativada para algumas tarefas de fluxo de trabalho.

Início do segmento

6. Notificações de prazo vencido

Se o prazo de conclusão de uma tarefa ou de uma instância inteira de fluxo de trabalho estiver vencido, serão enviadas notificações automaticamente para:

  • A pessoa a quem a tarefa está atribuída

  • A pessoa que iniciou o fluxo de trabalho (ou, se o início tiver sido automático, para a pessoa que adicionou o fluxo de trabalho originalmente)

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7. Reivindicar e concluir uma tarefa de grupo (opcional)

Se apenas uma única tarefa for atribuída a um grupo inteiro ao qual você pertence, então qualquer membro do grupo poderá declarar e concluir esta única tarefa em nome de todo o grupo.

Reivindique a tarefa antes de revisar o item. Assim que você reivindicar a tarefa, ela será atribuída a você e nenhum outro membro do grupo poderá concluí-la. (Dessa forma, apenas uma pessoa fará o trabalho necessário.)

  1. Na página Status do Fluxo de Trabalho, aponte para o nome da tarefa atribuída ao grupo até aparecer uma seta.

  2. Clique na seta, clique em Editar Item e, em seguida, no formulário de tarefas, clique no botão de Declarar tarefa.
    como reivindicar uma tarefa de grupo

Quando a página Status do Fluxo de Trabalho for atualizada, você verá que a tarefa não está mais atribuída ao grupo, mas especificamente a você.

Mais tarde, se quiser liberar a tarefa para o grupo novamente sem concluí-la, use as mesmas etapas para retornar ao formulário da tarefa, mas desta vez clique no botão Liberar Tarefa.

Botão Liberar Tarefa no formulário da tarefa

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8. Solicitar uma alteração no item (opcional)

Antes de começar este processo, observe que o fluxo de trabalho poderá estar configurado para terminar imediatamente se qualquer alteração for feita no item. Pode ser recomendável contatar a pessoa que iniciou ou originalmente adicionou o fluxo de trabalho e verificar se não há problema em fazer uma alteração e terminar o fluxo de trabalho nesse ponto.

Vamos demonstrar a opção de solicitar alteração no cenário a seguir:

Primeiro, imagine que seu nome seja Fernando.

Depois, imagine que uma colega chamada Ana iniciou um fluxo de trabalho de Aprovação em um documento criado por ela.

Ao revisar o novo documento de Ana, você acha que a Introdução ficou longa demais.

Você clica no botão Solicitar Alteração, na parte inferior do formulário da tarefa de fluxo de trabalho, e preenche este formulário.

Formulário para solicitar uma alteração em um item

texto explicativo n° 1

Solicitar alteração de

Insira o nome ou o endereço de email da pessoa a quem você está solicitando a alteração.

(Para enviar sua solicitação à pessoa que iniciou esta execução do fluxo de trabalho — ou, caso o fluxo tenha iniciado automaticamente, à pessoa que adicionou esse fluxo de trabalho de Aprovação originalmente —, você também pode deixar esse campo em branco.)

Texto explicativo n° 2

Nova solicitação

Descreva a alteração que você quer que seja feita e forneça as informações necessárias à pessoa que a implementará. (O texto inserido aqui será adicionado à área Comentários Consolidados.)

Texto explicativo n° 3

Nova duração

Execute uma destas três ações:

  • Para manter a data de conclusão existente    Deixe este campo em branco.

  • Para remover a data de conclusão inteiramente    Digite o número 0.

  • Para especificar uma nova data de conclusão    Digite um número aqui e, em seguida, especifique as unidades de duração no campo seguinte. Juntas, as duas entradas identificam o período anterior ao vencimento da tarefa alterada.

Texto explicativo n° 4

Novas unidades de duração

Se você estiver especificando uma nova duração de tarefa, use este campo junto com o campo Nova duração para identificar o período antes que a tarefa deva ser concluída. (Por exemplo: 3 dias ou 1 mês ou 2 semanas.)

Quando você tem todas as entradas de formulário a maneira que você deseja que eles, clique em Enviar e a tarefa atual está marcadaconcluída. (Mas não terminar ainda. Você vai ser atribuído uma tarefa de aprovação novamente após Anna conclui a tarefa de alteração).

Ana recebe então a seguinte notificação por email:

notificação enviada quando é solicitada uma alteração em um item

Ana pode dizer, só de olhar para a linha Assunto (número 1 na ilustração), que essa não é uma notificação de Aprovação comum, mas sim uma solicitação para alterar alguma coisa no item. Ela encontra as informações sobre a alteração específica solicitada no texto Alteração Solicitada de (número 2).

Ana faz check-out no item, implementa e salva as alterações solicitadas e torna a fazer check-in no item.

Depois ela vai até a página Status do Fluxo de Trabalho e abre a tarefa de solicitação de alteração na área Tarefas.


formulário enviado quando a alteração solicitada é concluída

Ana adiciona as informações que julga necessárias no campo Comentários e clica em Enviar Resposta. O fluxo de trabalho realiza duas ações:

  • Marca a tarefa de solicitação de alteração de Anna como concluída.

  • Atribui a você uma nova tarefa de aprovação (com os comentários de Ana adicionados ao campo Comentários Consolidados) e envia uma notificação sobre ela.

Agora você pode prosseguir e concluir sua revisão do item alterado.

Todas essas ações são registradas e ficam visíveis na seção Histórico do Fluxo de Trabalho da página Status do Fluxo de Trabalho, como mostra a ilustração a seguir.

Histórico do Fluxo de Trabalho mostrando as ações a partir da solicitação de alteração

Eis um diagrama do processo inteiro.

Fluxograma da solicitação de alteração

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9. Reatribuir uma tarefa de Aprovação a outra pessoa (opcional)

Se desejar que outra pessoa conclua uma tarefa de fluxo de trabalho atribuída a você, clique no botão Reatribuir Tarefa do formulário de fluxo de trabalho.

O formulário é exibido.

Formulário de reatribuição de tarefa

texto explicativo n° 1

Reatribuir tarefa a

Insira o nome ou o endereço da pessoa para quem você deseja atribuir esta tarefa.

Para atribuir esta tarefa para a pessoa que iniciou o fluxo de trabalho  — ou, se o fluxo de trabalho foi iniciado automaticamente pela pessoa que o adicionou originalmente  —, deixe este campo em branco.

Texto explicativo n° 2

Nova solicitação

Forneça todas as informações que a pessoa para quem você está atribuindo esta tarefa precisará para concluir a tarefa. (Qualquer texto inserido aqui será adicionado na área Comentários Consolidados.)

Texto explicativo n° 3

Nova duração

Execute uma destas três ações:

  • Para manter a data de conclusão existente    Deixe este campo em branco.

  • Para remover a data de conclusão inteiramente    Digite o número 0.

  • Para especificar uma nova data de conclusão    Digite um número aqui e, em seguida, especifique as unidades de duração no campo seguinte. Juntas, as duas entradas identificam o período anterior ao vencimento da tarefa alterada.

Texto explicativo n° 4

Novas unidades de duração

Se você estiver especificando uma nova duração de tarefa, use este campo junto com o campo Nova duração para identificar o período antes que a tarefa deva ser concluída. (Por exemplo: 3 dias ou 1 mês ou 2 semanas.)

Quando o formulário for concluído, clique em Enviar. Sua tarefa é marcada como concluída, uma nova tarefa é atribuída ao responsável agora para a tarefa e uma notificação de tarefa é enviada.

Qualquer nova informação fornecida por você será incluída no texto Delegado por da nova notificação de tarefa (número 1 da ilustração a seguir).

Notificação de tarefa reatribuída

Enquanto isso, todas as alterações são controladas e visíveis nas seções Tarefas e Histórico da página Status do Fluxo de Trabalho, como é mostrado aqui.

Áreas Tarefas e Histórico da página Status do Fluxo de Trabalho para uma tarefa reatribuída

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10. Concluir uma tarefa em nome de um participante externo (opcional)

Há um processo especial para incluir participantes que não são membros da organização do SharePoint. Nesse processo, um membro do site atua como proxy do participante externo:

  1. Inclua o endereço de email do participante externo no estágio apropriado de Atribuir a, na segunda página do formulário de associação.

  2. Na prática, o fluxo de trabalho atribui a tarefa do participante externo ao membro do site que inicia o fluxo — ou, caso o fluxo seja iniciado automaticamente, ao membro que o adicionou originalmente. Essa pessoa a quem a tarefa é realmente atribuída atua como proxy do participante externo.

  3. Esse membro do site recebe uma notificação de tarefa, com instruções para enviar uma cópia do item para revisão ao participante externo. (O participante externo recebe uma cópia da notificação de tarefa, que pode funcionar como um alerta.)

  4. O membro do site a quem a tarefa é realmente atribuída envia uma cópia do item ao participante externo.

  5. O participante externo revisa o item e envia sua resposta de volta para o membro do site.

  6. Quando a resposta do participante externo chega, o membro do site conclui a tarefa em nome do participante externo.

Eis um diagrama do processo:

Fluxograma de processo para incluir participante externo

O local central de onde é possível monitorar, ajustar ou parar um fluxo de trabalho em andamento é a página Status do Fluxo de Trabalho da respectiva instância do fluxo de trabalho.

Primeiro vamos mostrar como chegar àquela página e, então, como usar as opções e informações encontradas ali. Por fim, mostraremos duas páginas onde você poderá obter mais informações sobre monitoramento.

Seções deste segmento

  1. Acessar a página Status do fluxo de trabalho

  2. Use a página Status do fluxo de trabalho para monitorar o progresso do fluxo de trabalho

  3. Alterar tarefas ativas (tarefas já atribuídas)

  4. Alterar tarefas futuras (tarefas ainda não atribuídas)

  5. Cancelar ou terminar esta execução do fluxo de trabalho

  6. Descubra quais fluxos de trabalho estiver executando em um item

  7. Monitorar fluxos de trabalho para o conjunto de sites inteiro

1. Chegar à página Status do Fluxo de Trabalho

Na lista ou biblioteca onde o item está localizado, clique no link Em Andamento do item e fluxo de trabalho desejados.

Neste exemplo, o item é o documento chamado Rascunho Principal e o fluxo de trabalho é o Aprovação 3.

clicando no link do status do fluxo de trabalho

A página Status do Fluxo de Trabalho é aberta.

Observações : 

  • Se a sua lista ou biblioteca contém um grande número de itens, é possível usar a classificação e/ou a filtragem para localizar mais rapidamente o item procurado. Se você acha que está fazendo a mesma classificação e/ou filtragem repetidamente, talvez seja útil criar uma exibição personalizada que automatiza esta organização específica.

  • Para chegar à página Status do Fluxo de Trabalho, você também pode clicar no link Exibir o status deste fluxo de trabalho de uma notificação de email "iniciado" ou o link Exibir o histórico do fluxo de trabalho de uma notificação de email "concluído" da instância específica na qual esteja interessado.

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2. Usar a página Status do Fluxo de Trabalho para monitorar o andamento do fluxo de trabalho.

Aqui, logo abaixo da ilustração de cada seção da página Status do Fluxo de Trabalho, é possível encontrar as respostas da seção para as perguntas sobre monitoramento.

Seção Informações sobre o Fluxo de Trabalho

Seção Informações do Fluxo de Trabalho da página Status do Fluxo de Trabalho

Perguntas respondidas:

  • Quem iniciou esta instância do fluxo de trabalho?

  • Quando esta instância foi iniciada?

  • Quando ocorreu a última ação desta instância?

  • Em qual item esta instância está sendo executada?

  • Qual é o status atual desta instância?

Seção Tarefas

Seção Tarefas da página Status do Fluxo de Trabalho

Perguntas respondidas:

  • Quais tarefas já foram criadas e atribuídas e qual é o status atual delas?

  • Quais tarefas já foram concluídas e qual foi o resultado de cada uma dessas tarefas?

  • Qual é a data de conclusão de cada tarefa que já foi criada e atribuída?

As tarefas que foram excluídas e as tarefas que ainda não foram atribuídas não aparecem nesta seção.

Seção Histórico do Fluxo de Trabalho

Seção Histórico do Fluxo de Trabalho da página Status do Fluxo de Trabalho

Perguntas respondidas:

  • Que eventos já ocorreram nesta instância do fluxo de trabalho?

  • Observe que tarefas vencidas e notificações de tarefa vencidas não são exibidas nesta área.

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3. Alterar tarefas ativas (tarefas já atribuídas)

Há duas maneiras de alterar tarefas que já foram atribuídas, mas ainda não foram concluídas:

  • Alterar uma única tarefa ativa

  • Alterar todas as tarefas ativas

Alterar uma única tarefa ativa

Permissões    Para fazer qualquer alteração em uma única tarefa atribuída a alguém diferente por conta própria, você deve ter a permissão Gerenciar listas. (Grupo Proprietários tem a permissão Gerenciar listas por padrão; grupo membros e os grupos de visitantes não. Portanto é possível, por exemplo, para ter permissões que permitem que você iniciar um fluxo de trabalho, mas não para fazer alterações em tarefas do outro participante.)

Se você tiver as permissões necessárias:

  1. Clique no título da tarefa na lista de tarefas.
    Clicando no título da tarefa na lista

  2. Use o formulário da tarefa para concluir, excluir ou reatribuir a tarefa.

Para obter instruções mais detalhadas sobre como usar o formulário de tarefas, consulte o segmento Concluir deste artigo.

Alterar todas as tarefas ativas

Permissões    Todos os quatro dos links de comando na ilustração a seguir aparecem na página Status do fluxo de trabalho de qualquer pessoa que tenha a permissão Gerenciar listas. Os três primeiros links aparecem na página da pessoa que iniciou a instância de fluxo de trabalho, mas a encerrar este fluxo de trabalho link não aparecer, a menos que essa pessoa também tem a permissão Gerenciar listas. (Novamente, o grupo de proprietários tem a permissão Gerenciar listas por padrão; grupo membros e os grupos de visitantes não).

  1. Na área logo abaixo de Visualização do Fluxo de Trabalho, clique no link Atualizar tarefas ativas para Aprovação.

  2. Faça as alterações desejadas no formulário exibido e clique em OK.

    • Mensagens que refletem suas alterações são enviadas às pessoas designadas para tarefas nesta execução do fluxo de trabalho.

    • As tarefas já concluídas ou excluídas, bem como aquelas que ainda não foram atribuídas, não são afetadas pelas alterações que você faz nesse formulário.

    • Se você quiser fazer alterações em tarefas ainda não atribuídas, consulte a seção a seguir, alterar tarefas futuras.

Formulário para alteração de tarefas ativas

texto explicativo n° 1

Duração por tarefa, unidades de duração

  • Para manter a data de conclusão    Deixe Duração por tarefa em branco e não modifique Unidades de duração.

  • Para remover a data de conclusão e não há nenhum    Digite o número 0 em Duração por tarefa.

  • Para mover a data de conclusão estendendo a duração da tarefa    Use os dois campos de duração para especificar o número e o tipo de unidades pelo qual você deseja estender a duração.

Texto explicativo n° 2

Solicitação

  • Para alterar o texto da solicitação    Faça as alterações desejadas na caixa de texto.

  1. Quando todos os campos do formulário estiverem definidos satisfatoriamente, clique em OK.

Todas as tarefas ativas da instância atual são atualizadas.

Início do segmento

4. Alterar tarefas futuras (tarefas ainda não atribuídas)

Permissões    Todos os quatro dos links de comando na ilustração a seguir aparecem na página Status do fluxo de trabalho de qualquer pessoa que tenha a permissão Gerenciar listas. Os três primeiros links aparecem na página da pessoa que iniciou a instância de fluxo de trabalho, mas a encerrar este fluxo de trabalho agora link não aparecer, a menos que essa pessoa também tem a permissão Gerenciar listas. (Novamente, o grupo de proprietários tem a permissão Gerenciar listas por padrão; grupo membros e os grupos de visitantes não).

  1. Na página Status do Fluxo de Trabalho, na área logo abaixo de Visualização do Fluxo de Trabalho, clique no link Adicionar ou atualizar aprovadores para Aprovação.

  2. Faça as alterações desejadas no formulário exibido e clique em Atualizar.

    Observação :  As tarefas já criadas e atribuídas não são afetadas pelas alterações que você faz nesse formulário.

Formulário para alteração de tarefas futuras

texto explicativo n° 1

Participantes, ordem, expandir grupos

  • Para adicionar ou remover participantes, ou para alterar a ordem das tarefas    Adicionar, remover e/ou reorganize a ordem dos nomes ou endereços nacampoparticipantes.

  • Para remover um estágio inteiro   Clique naAtribuir a campo estágio e pressioneCtrl+Delete.

Observação : Você pode usar a caixa de seleção Expandir grupos para especificar se os grupos de distribuição listados devem ser atribuídos apenas uma tarefa para o grupo inteiro ou uma tarefa por membro.

Para obter mais informações sobre como usar esses campos, consulte o segmento Planejar e o segmento Adicionar apropriado (lista/biblioteca ou Conjunto de sites) deste artigo.

Texto explicativo n° 2

Solicitação

  • Para alterar o texto da solicitação    Faça as alterações que você deseja o texto na caixa.

Texto explicativo n° 3

Data de conclusão para todas as tarefas, duração por tarefa, unidades de duração

  • Para alterar ou remover o calendário data de conclusão    Excluir a data existente e, em seguida, fornecer um novo ou, para remover a específica totalmente de data de conclusão, deixe o campo em branco. (Não digite um zero neste campo. Este campo deve em contêm um valor de data do calendário ou estar vazios.)

  • Para manter a duração existente    Deixe Duração por tarefa em branco e não modifique Unidades de duração.

  • Para remover a duração e não há nenhum    Digite o número 0 em Duração por tarefa.

  • Para estender a duração da tarefa    Use os dois campos de duração para especificar o número e o tipo de unidades pelo qual você deseja estender a duração. (Para obter mais informações sobre a configuração de datas de conclusão e durações, consulte o segmento Planejar deste artigo.)

  1. Quando todos os campos do formulário estiverem definidos satisfatoriamente, clique em OK.

Todas as tarefas futuras da instância atual refletirão suas alterações.

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5. Cancelar ou terminar esta execução do fluxo de trabalho

Há duas maneiras de interromper uma instância de fluxo de trabalho em execução antes que ela seja concluída:

  • Cancelar o fluxo de trabalho    Todas as tarefas são canceladas, porém mantidas na área Tarefas da página Status do Fluxo de Trabalho.

  • Encerrar o fluxo de trabalho    Todas as tarefas são canceladas e são excluídas da área Tarefas da página Status do Fluxo de Trabalho. (Porém, elas ainda são refletidas na área Histórico do Fluxo de Trabalho.)

Seguem as instruções para ambos os métodos.

Cancelar (todas as tarefas são canceladas, porém mantidas na lista Tarefas e no Histórico)

Permissões    Todos os quatro dos links de comando na ilustração a seguir aparecem na página Status do fluxo de trabalho de qualquer pessoa que tenha a permissão Gerenciar listas. Os três primeiros links aparecem na página da pessoa que iniciou a instância de fluxo de trabalho, mas a encerrar o fluxo de trabalho link não aparecer, a menos que essa pessoa também tem a permissão Gerenciar listas. (Novamente, o grupo de proprietários tem a permissão Gerenciar listas por padrão; grupo membros e os grupos de visitantes não).

Se a instância atual de um fluxo de trabalho não for mais necessárias, ela poderá ser interrompida.

  • Na página Status do Fluxo de Trabalho, na área logo abaixo da Visualização de Fluxo de Trabalho, clique no link Cancelar todas as tarefas de Aprovação.

  • Clique em Sim para confirmar.

Link para cancelar todas as tarefas

Todas as tarefas atuais são canceladas, e o fluxo de trabalho termina com um status de cancelado. As tarefas canceladas ainda são listadas na área tarefas e na área de Histórico de fluxo de trabalho.

Terminar (todas as tarefas excluídas da lista de tarefas, mas mantidas no histórico)

Permissões    Todos os quatro dos links de comando na ilustração a seguir aparecem na página Status do fluxo de trabalho de qualquer pessoa que tenha a permissão Gerenciar listas. Os três primeiros links aparecem na página da pessoa que iniciou a instância de fluxo de trabalho, mas a encerrar este fluxo de trabalho link não aparecer, a menos que essa pessoa também tem a permissão Gerenciar listas. (Novamente, o grupo de proprietários tem a permissão Gerenciar listas por padrão; grupo membros e os grupos de visitantes não).

Se ocorrer um erro, ou se o fluxo de trabalho for interrompido e deixar de responder, ele poderá ser terminado.

Na página Status do Fluxo de Trabalho, na área logo abaixo da Visualização do Fluxo de Trabalho, clique em Encerrar este fluxo de trabalho e clique em Sim para confirmar.

Todas as tarefas criadas pelo fluxo de trabalho são canceladas e são excluídas da área de tarefas na página Status do fluxo de trabalho, embora elas ainda estiverem refletidas na área de Histórico de fluxo de trabalho. O fluxo de trabalho termina com um status de Fluxo de trabalho cancelado.

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6. Saber quais fluxos de trabalho estão sendo executados em um item

Na página Fluxos de Trabalho de cada item, você encontrará uma lista dos fluxos de trabalho que estão sendo executados atualmente naquele item.

  1. Vá para a lista ou biblioteca em que o item está armazenado.

  2. Aponte para o nome do item, clique na seta exibida e depois clique em Fluxos de Trabalho no menu suspenso.

  3. Na página Fluxos de Trabalho: Nome do Item, em Fluxos de Trabalho em Execução, você encontra a lista das instâncias que estão em execução no item.

Observação : Observe que várias instâncias de uma versão de fluxo de trabalho único pode 't executar no mesmo item ao mesmo tempo. Por exemplo: dois fluxos de trabalho, ambas com base no modelo aprovação, foram adicionados. Um é denominado aprovação planejar e outra aprovação de orçamento. Em qualquer um item em qualquer momento, uma instância cada de aprovação de plano e aprovação de orçamento pode ser executado, mas não duas instâncias de qualquer fluxo de trabalho.

Início do segmento

7. Monitorar os fluxos de trabalho do conjunto de sites inteiro

Os administradores do conjunto de sites podem ver instantaneamente:

  • Quantos fluxos de trabalho baseados em cada modelo de fluxo de trabalho existem atualmente no conjunto de sites.

  • Se cada modelo de fluxo de trabalho está atualmente ativo ou inativo no conjunto de sites.

  • Quantas instâncias de versões de fluxo de trabalho baseadas em cada modelo de fluxo de trabalho estão sendo executadas atualmente no conjunto de sites.

Veja como:

  1. Abra a home page do conjunto de sites (não a home page de um site ou subsite dentro do conjunto de sites).

  2. Clique no ícone de configurações botão Configurações do Site Público do SharePoint Online e clique em configurações do Site.

  3. Na página Configurações do Site, em Administração do Site, clique em Fluxo de Trabalho.

A página Fluxos de Trabalho se abre, exibindo as informações.

O que fazer a seguir?

Se esta for a primeira vez que esta versão de fluxo de trabalho foi executado, talvez você queira usar as instruções no segmento revisão deste artigo para exibir os eventos da instância e descobrir se as funções de fluxo de trabalho que você deseja que ele.

Uma vez concluída a instância do fluxo de trabalho, você pode revisar os eventos registrados no histórico. (O registro de qualquer instância pode ser acessado por até 60 dias após a conclusão da mesma.)

Importante :  Observe que o histórico do fluxo de trabalho é fornecido apenas para fins de referência informal. Não é possível usá-lo para auditorias oficiais nem para qualquer outra finalidade jurídica ou comprobatória.

Você também pode executar relatórios sobre o desempenho geral do fluxo de trabalho nas instâncias.

Seções deste segmento

  1. Revisar os eventos da instância mais recente

  2. Acessar o histórico de instância por até 60 dias

  3. Criar relatórios de desempenho do fluxo de trabalho

1. Revisar os eventos da instância mais recente

Desde que um item seja mantido na mesma lista ou biblioteca, e até que o mesmo fluxo de trabalho seja executado novamente neste mesmo item, o histórico da instância mais recente poderá ser acessado a partir da lista ou biblioteca.

Para ver a página Status do Fluxo de Trabalho da instância mais recente de um fluxo de trabalho executado em qualquer item:

  • Na lista ou biblioteca em que o item está localizado, clique no link de status do item e do fluxo de trabalho desejados.

Neste exemplo, o item é o documento intitulado rascunho do discurso e o fluxo de trabalho é Aprovação do novo documento.

clicar no link do status do fluxo de trabalho

Na página Status do Fluxo de Trabalho, a seção Histórico do Fluxo de Trabalho está localizada perto da parte inferior.

Seção Histórico do Fluxo de Trabalho da página Status do Fluxo de Trabalho

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2. acessar o histórico de instância por até 60 dias

E se você quiser analisar o histórico de uma instância depois de ter executado o mesmo fluxo de trabalho outra vez no mesmo item?

Na verdade, isso pode ser feito por até 60 dias, por qualquer um de dois pontos de entrada: a lista ou biblioteca, ou a notificação de conclusão do fluxo de trabalho.

A partir da lista ou biblioteca

  1. Vá para a lista ou biblioteca em que o item está armazenado.

  2. Aponte para o nome do item, clique na seta exibida e depois clique em Fluxos de Trabalho no menu suspenso.

  3. Em fluxos de trabalho: página nome do Item , em Fluxos de trabalho concluído, clique no nome ou o status da instância do fluxo de trabalho que você deseja revisar.
    lista fluxos de trabalho concluídos na página fluxos de trabalho de um item
    abre a página Status do fluxo para essa instância.

A partir da notificação de conclusão do fluxo de trabalho

  • Abra a notificação de conclusão do fluxo de trabalho da instância que você deseja revisar e clique no link Exibir o histórico do fluxo de trabalho.

Notificação de conclusão do fluxo de trabalho com link de histórico destacado
abre a página Status do fluxo para essa instância.

Para reter todas as suas notificações de conclusão, talvez você queira criar uma regra do Outlook. Configure a regra para Copiar todas as mensagens recebidas que têm o texto foi concluída na linha assunto em sua própria pasta separada. (Certifique-se de que sua regra do Outlook cópias mensagens de entrada e não simplesmente Mover , ou eles não também aparecerá na caixa de entrada).

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3. criar relatórios de desempenho do fluxo de trabalho

Para saber o desempenho geral de uma das suas versões de fluxo de trabalho  — ao longo do tempo e em várias instâncias  —, é possível criar um dos relatórios predefinidos, ou ambos:

  • Relatório de Duração de Atividade    Use este relatório para ver a média de tempo que cada atividade de um fluxo de trabalho leva para ser concluída, bem como o tempo que cada execução ou instância completa deste fluxo de trabalho leva para ser concluída.

  • Relatório de Cancelamento e Erro    Use este relatório para ver se um fluxo de trabalho está sendo cancelado ou encontrando erros com frequência antes de ser concluído.

Criar os relatórios disponíveis para um fluxo de trabalho

  1. Na lista ou biblioteca, na coluna Status do fluxo de trabalho, clique em qualquer link de informações de status.
    clicando no status do fluxo de trabalho

  2. Na página Status do fluxo de trabalho, em Histórico do fluxo de trabalho, clique em Exibir relatórios de fluxo de trabalho.
    Clicando no link Exibir relatórios de fluxos de trabalho da seção Histórico do Fluxo de Trabalho

  3. Localize o fluxo de trabalho para o qual você deseja exibir um relatório e clique no nome do relatório que você deseja exibir.
    Clicando no link Relatório de Duração de Atividade

  4. Na página Personalizar, manter ou alterar o local onde o arquivo de relatório será criado e clique em Okey.
    clicando em ok no local onde o arquivo deve ser salvo
    o relatório é criado e salva no local especificado.

  5. Quando o relatório for concluído, você pode clicar no link mostrado na ilustração a seguir para visualizá-lo. Caso contrário, clique em Okey para concluir e fechar a caixa de diálogo. (Mais tarde, quando você estiver pronto para exibir o relatório, você encontrará-la no local especificado na etapa anterior.)
    Clicando no link para exibir o relatório

O que fazer a seguir?

Se o seu fluxo de trabalho está funcionando da maneira desejada, você está pronto para começar a usá-lo.

Se houver algo que você deseja alterar sobre como ele funciona, consulte o segmento Alterar deste artigo.

Após executar a primeira instância do novo fluxo de trabalho de Aprovação e analisar os resultados, talvez você queira fazer uma ou mais alterações no modo como o fluxo está configurado.

Além disso, talvez você queira fazer outras alterações nas configurações em diversas ocasiões no futuro.

Por fim, em certo ponto, você pode querer desabilitar o fluxo de trabalho por um período mais ou menos longo, mas não removê-lo — ou pode mesmo querer removê-lo completamente.

Seções deste segmento

  1. Alterar configurações permanentes de um fluxo de trabalho

  2. Desabilitar ou remover um fluxo de trabalho

1. Alterar as configurações permanentes de um fluxo de trabalho

Para fazer alterações permanentes nas configurações de um fluxo de trabalho existente, você abre e edita o formulário de associação originalmente utilizado para adicioná-lo.

Se o fluxo de trabalho é executado em apenas uma lista ou biblioteca

  1. Abra a lista ou biblioteca na qual o fluxo de trabalho é executado.

  2. Na faixa de opções, clique na guia Lista ou Biblioteca.

    Observação : O nome da guia pode variar com o tipo de lista ou de biblioteca. Por exemplo, em uma lista de calendários, a guia é denominada Calendário.

  3. No grupo Configurações, clique em Configurações do Fluxo de Trabalho.

  4. Na página Configurações do Fluxo de Trabalho, em Nome do Fluxo de Trabalho (clique para alterar as configurações), clique no nome do fluxo de trabalho que você deseja alterar as configurações.

    Observação :  Se o fluxo de trabalho de Aprovação desejado não aparecer na lista, talvez ele esteja associado a um único tipo de conteúdo. O controle de quais fluxos de trabalho aparecem na lista é feito pelo menu Os fluxos de trabalho estão configurados para execução em itens deste tipo, localizado logo abaixo da lista (veja a ilustração). Clique pelas opções de tipo de conteúdo no menu suspenso para saber qual delas exibe o fluxo de trabalho desejado. Quando este aparecer na lista, clique no nome dele.

  5. Nas mesmas duas páginas do formulário de associação que foram usadas originalmente para adicionar o fluxo de trabalho, faça e salve as alterações desejadas.

    Para obter mais informações sobre os campos e controles de formulário de associação, consulte o segmento Planejar e o segmento adicionar apropriado (lista/biblioteca ou conjunto de sites) deste artigo.

Se o fluxo de trabalho é executado em todas as listas e bibliotecas do conjunto de sites

  1. Abra a home page do conjunto de sites (não a home page de um site ou subsite dentro do conjunto de sites).

  2. Clique no ícone de configurações botão Configurações do Site Público do SharePoint Online e clique em configurações do Site.

  3. Na página Configurações do Site, em Galerias de Web Designer, clique em Tipos de Conteúdo do Site.

  4. Na página tipos de conteúdo de Site, clique no nome do tipo de conteúdo de site no qual o fluxo de trabalho é executado.
    tipos de conteúdo de documento com um tipo destacado

  5. Na página para o tipo de conteúdo selecionado, emcliqueconfigurações, Configurações de fluxo de trabalho.
    link configurações de fluxo de trabalho na seção configurações

  6. Na página Configurações de fluxo de trabalho, em Nome do fluxo de trabalho (clique para alterar as configurações), clique no nome do fluxo de trabalho que você deseja alterar as configurações de.
    link para alterar configurações de fluxo de trabalho

  7. Nas mesmas duas páginas do formulário de associação que foram usadas originalmente para adicionar o fluxo de trabalho, faça e salve as alterações desejadas.

    Para obter mais informações sobre os campos e controles de formulário de associação, consulte o segmento Planejar e o segmento adicionar apropriado (lista/biblioteca ou conjunto de sites) deste artigo.

Início do segmento

2. Desabilitar ou remover um fluxo de trabalho

Se o fluxo de trabalho é executado em apenas uma lista ou biblioteca

  1. Abra a lista ou biblioteca na qual o fluxo de trabalho é executado.

  2. Na faixa de opções, clique na guia Lista ou Biblioteca.

    Observação : O nome da guia pode variar com o tipo de lista ou de biblioteca. Por exemplo, em uma lista de calendários, a guia é denominada Calendário.

  3. No grupo Configurações, clique em Configurações do Fluxo de Trabalho.

  4. Na página Configurações do Fluxo de Trabalho, clique no link Remover, Bloquear ou Restaurar um fluxo de trabalho.

  5. Use o formulário na página Remover fluxos de trabalho para desabilitar, reabilitar ou remover fluxos de trabalho.
    formulário na página remover fluxos de trabalho

Há cinco colunas no formulário:

  • Fluxo de trabalho    Nome do fluxo de trabalho.

  • Instâncias    Número de instâncias do fluxo de trabalho executado atualmente nos itens.

  • Permitir    Opção que permite que o fluxo de trabalho continue operando normalmente.

  • Nenhuma Instância Nova    Opção que permite que qualquer instância de fluxo de trabalho executada atualmente seja concluída, mas desabilita o fluxo de trabalho tornando-o indisponível para executar novas instâncias. (Esta ação é reversível. Para reabilitar o fluxo de trabalho mais tarde, retorne a esta página e selecione Permitir.)

  • Remover    Opção que remove totalmente o fluxo de trabalho da lista ou biblioteca. Todas as instâncias em execução são imediatamente terminadas e a coluna associada a esse fluxo de trabalho deixa de aparecer na página da lista ou biblioteca. (Esta ação não é reversível.)

Se o fluxo de trabalho é executado em todas as listas e bibliotecas do conjunto de sites

  1. Abra a home page do conjunto de sites (não a home page de um site ou subsite dentro do conjunto de sites).

  2. Clique no ícone de configurações botão Configurações do Site Público do SharePoint Online e clique em Configurações do Site.

  3. Na página Configurações do Site, em Galerias, clique em Tipos de Conteúdos do Site.

  4. Na página tipos de conteúdo de Site, clique no nome do tipo de conteúdo de site no qual o fluxo de trabalho é executado.
    tipos de conteúdo de documento com um tipo destacado

  5. Na página para o tipo de conteúdo selecionado, emconfigurações, clique em Configurações de fluxo de trabalho.
    link configurações de fluxo de trabalho na seção configurações

  6. Na página Configurações do Fluxo de Trabalho, clique no link Remover, Bloquear ou Restaurar um fluxo de trabalho.

  7. Use o formulário na página Remover fluxos de trabalho para desabilitar, reabilitar ou remover fluxos de trabalho.
    formulário na página remover fluxos de trabalho

Há cinco colunas no formulário:

  • Fluxo de trabalho    Nome do fluxo de trabalho.

  • Instâncias    Número de instâncias do fluxo de trabalho executado atualmente nos itens.

  • Permitir    Opção que permite que o fluxo de trabalho continue operando normalmente.

  • Nenhuma Instância Nova    Opção que permite que qualquer instância de fluxo de trabalho executada atualmente seja concluída, mas desabilita o fluxo de trabalho tornando-o indisponível para executar novas instâncias. (Esta ação é reversível. Para reabilitar o fluxo de trabalho mais tarde, retorne a esta página e selecione Permitir.)

  • Remover    Opção que remove o fluxo de trabalho do conjunto de sites completamente. Todas as instâncias em execução são encerradas imediatamente e a coluna deste fluxo de trabalho não é mais exibido na página de lista ou biblioteca. (Essa ação não é reversível).

O que fazer a seguir?

Se você tiver feito qualquer alteração, execute uma instância de fluxo de trabalho de teste para verificar os efeitos das alterações.

Personalizar ainda mais

Há diversas maneiras de personalizar ainda mais os fluxos de trabalho incluídos nos produtos SharePoint.

Você pode criar fluxos de trabalho personalizados do zero.

Você pode usar um ou todos esses programas:

  • Microsoft SharePoint Designer 2013    Personalize formulários, ações e comportamentos dos fluxos de trabalho.

  • Microsoft Visual Studio    Crie suas próprias ações de fluxo de trabalho personalizadas.

Para obter mais informações, consulte o sistema de Ajuda do Microsoft Software Developer Network (MSDN).

Observação : Aviso de Isenção de Tradução Automática: Este artigo foi traduzido por computador, sem intervenção humana. A Microsoft oferece essas traduções automáticas para ajudar as pessoas que não falam inglês a aproveitar os textos escritos sobre produtos, serviços e tecnologias da Microsoft. Como este artigo foi traduzido automaticamente, é possível que contenha erros de vocabulário, sintaxe ou gramática.

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