Trocar (copiar, importar, exportar) dados entre o Excel e o Access

Importante :  Este artigo foi traduzido por um sistema de tradução automática, leia o aviso de isenção de responsabilidade. Para sua referência, veja a versão em inglês deste artigo aqui.

Existem várias maneiras de trocar dados entre o Microsoft Office Access e o Microsoft Office Excel.

  • Para trazer dados do Access para o Excel, você pode copiar dados de uma folha de dados do Access e colá-los em uma planilha do Excel, conectar-se a um banco de dados do Access em uma planilha do Excel ou exportar dados do Access para uma planilha do Excel.

  • Para trazer dados do Excel para o Access, você pode copiar dados de uma planilha do Excel e colá-los em uma folha de dados do Access, importar uma planilha do Excel para uma tabela do Access ou vincular-se a uma planilha do Excel a partir de uma tabela do Access.

    Observações : 

    • A palavra "importar" tem dois significados diferentes entre o Excel e o Access. No Excel, quando você importa, faz uma conexão permanente com dados que podem ser atualizados. No Access, quando você importa, traz os dados ao Access uma vez, mas sem uma conexão de dados permanente.

    • Não é possível salvar a pasta de trabalho do Excel como um banco de dados do Access. Nem o Excel nem o Access fornecem funcionalidade para criar um banco de dados do Access a partir de dados do Excel.

O que você deseja fazer?

Trabalhar com dados do Access no Excel

Trabalhar com dados do Excel no Access

Trabalhar com dados do Access no Excel

Você pode desejar trabalhar com os dados do Access em uma planilha do Excel, a fim de se beneficiar das vantagens que os recursos de análise e gráfico de dados oferecem, da flexibilidade no gerenciamento e layout dos dados ou das muitas funções não disponíveis no Access.

Copiar dados do Access para o Excel

Do Access, você pode copiar os dados de um modo de exibição de folha de dados e, em seguida, colá-los em uma planilha do Excel.

  1. Inicie o Access e, em seguida, abra a tabela, consulta ou formulário que contém os registros que você deseja copiar.

  2. Na guia Início, clique em Modo de Exibição e, em seguida, clique em Modo Folha de Dados.

  3. Selecione os registros que você deseja copiar.

    Se você desejar selecionar colunas específicas, arraste-as pelos cabeçalhos de coluna adjacentes.

  4. Na guia Página Inicial, no grupo Área de Transferência, clique em Copiar Imagem do botão .

    imagem da faixa de opções do excel

    Atalho de teclado  Você também pode pressionar CTRL+C.

  5. Inicie o Excel e, em seguida, abra a planilha para a qual deseja colar os dados.

  6. Clique no canto superior esquerdo da área da planilha onde você deseja que o primeiro nome de campo seja exibido.

    Para garantir que os registros copiados não substituam registros existentes, certifique-se de que a planilha não tem dados abaixo ou à direita da célula em que você clicar.

  7. Na guia Página Inicial, no grupo Área de Transferência, clique em Colar Imagem do botão .

    Atalho de teclado  Você também pode pressionar Ctrl+V.

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Exportar dados do Access para o Excel

Ao utilizar o Assistente para Exportação no Access, você pode exportar o objeto de banco de dados do Access, como uma tabela, consulta ou formulário, ou registros selecionados em um modo de exibição para uma planilha do Excel. Quando executar uma operação de exportação, você pode salvar os detalhes para uso futuro e até mesmo programar para que a operação seja executada automaticamente em intervalos especificados.

Os cenários a seguir são comuns aos dados de exportação do Access para o Excel:

  • Seu departamento ou grupo de trabalho usa o Access e o Excel para trabalhar com dados. Você armazena os dados em bancos de dados do Access, mas usa o Excel para analisar os dados e distribuir os resultados da análise. Sua equipe exporta os dados para o Excel quando necessário, mas você deseja tornar esse processo mais eficiente.

  • Você já tem bastante experiência no uso do Access, mas seu gerente prefere visualizar os relatórios no Excel. Em intervalos regulares, você copia os dados para o Excel, mas deseja automatizar esse processo para economizar seu tempo.

Para obter mais informações sobre como exportar dados do Access para o Excel, consulte o sistema de Ajuda do Access.

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Conectar-se aos dados do Access a partir do Excel

Para transferir ao Excel dados do Access que podem ser atualizados, você pode criar uma conexão, freqüentemente armazenada em um arquivo de conexão de dados do Office (extensão.odc), para o banco de dados do Access e recuperar todos os dados a partir de uma tabela ou consulta. A principal vantagem de conectar-se aos dados do Access em vez de importá-los é que você pode analisar periodicamente esses dados no Excel sem copiar ou exportar repetidamente os dados do Access. Após conectar-se aos dados, você também pode atualizar automaticamente as pastas de trabalho do Excel a partir do banco de dados original do Access sempre que o banco de dados for atualizado com novas informações. Por exemplo, pode atualizar um relatório de orçamento de resumo do Excel que é distribuído mensalmente, de forma que contenha os dados do mês atual.

  1. Clique na célula onde você deseja pôr os dados do banco de dados do Access.

  2. Na guia Dados, no grupo Obter Dados Externos, clique em Do Access.

    imagem da faixa de opções do excel

  3. Na lista Examinar, localize e clique duas vezes no banco de dados do Access que deseja importar.

    Na caixa de diálogo Selecionar Tabela, clique na tabela ou consulta que deseja importar e, em seguida, clique em OK.

  4. Na caixa de diálogo Importar Dados, siga estes procedimentos:

    • Em Selecione o modo como deseja exibir estes dados, execute um dos seguintes procedimentos:

      • Para visualizar os dados como uma tabela, selecione Tabela.

      • Para exibir os dados como um relatório de tabela dinâmica, selecione relatório de tabela dinâmica.

      • Para exibir os dados como um relatório de tabela dinâmica e gráfico dinâmico, selecione relatório de tabela dinâmica e gráfico dinâmico.

    • Outra opção é clicar em Propriedades para definir as opções de atualização, formatação e layout para os dados importados e, em seguida, clicar em OK.

    • Em Onde você deseja colocar os dados?, execute um dos seguintes procedimentos:

      • Para retornar os dados ao local selecionado, clique em Planilha existente.

      • Para retornar os dados para o canto superior esquerdo da nova planilha, clique em Nova planilha.

  5. Clique em OK.

    O Excel colocará o intervalo de dados externos no local que você especificar.

Para obter mais informações sobre como se conectar a dados, consulte conectar-se a dados externos (Importar).

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Trabalhar com dados do Excel no Access

Você pode desejar trabalhar com os dados do Excel em um banco de dados do Access, a fim de aproveitar os recursos de gerenciamento de dados, segurança ou multiusuários do Access. Embora haja muitos recursos úteis no Access, há dois recursos que os usuários podem considerar particularmente úteis para seus dados de Excel:

  • Relatórios    Se estiver familiarizado com a criação de relatórios do Access e desejar resumir e organizar seus dados do Excel nesse tipo de relatório, você poderá criar um relatório no Access. Por exemplo, você pode criar relatórios mais flexíveis, como relatórios de grupo ou resumo, rótulos impressos e relatórios gráficos.

  • Formulários    Se deseja utilizar um formulário para localizar ou exibir dados no Excel, você pode criar um formulário do Access. Por exemplo, é possível criar um formulário do Access para exibir campos em uma ordem diferente daquela das colunas na sua planilha ou para visualizar mais facilmente na tela uma linha muito longa de dados.

Para obter mais informações sobre como trabalhar com formulários e relatórios do Access, consulte o sistema de Ajuda do Access.

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Copiar dados do Excel para o Access

Do Excel, você pode copiar os dados em um modo de exibição de planilha e, em seguida, colá-los em uma folha de dados do Access.

Observação : Se você colar os dados de vários campos de uma planilha para uma folha de dados, certifique-se de que as colunas correspondam à ordem dos dados que deseja copiar. Quando você colar os dados de vários campos para um formulário, o Access cola os dados nos campos com o mesmo nome dos campos originais, independentemente de sua ordem no formulário. Se os dados que deseja copiar tiverem campos que não existam no formulário de destino, o Access pergunta se você deseja colar somente os campos com os nomes correspondentes. Se não houver nomes de campos correspondentes, o Access cola os campos de acordo com a ordem da guia do formulário de destino; no entanto, a ordem pode não ser a que você deseja. Se os nomes dos campos originais forem diferentes dos nomes dos campos no destino, você pode colar os dados em uma folha de dados em vez de em um formulário.

  1. Inicie o Excel e, em seguida, abra a planilha que contém os dados que deseja copiar.

  2. Selecione as linhas que você deseja copiar.

  3. Na guia Página Inicial, no grupo Área de Transferência, clique em Copiar Imagem do botão .

    imagem da faixa de opções do excel

    Atalho de teclado  Você também pode pressionar CTRL+C.

  4. Inicie o Access e, em seguida, abra a tabela, consulta ou formulário no deseja qual colar as linhas.

  5. Na guia Folha de Dados, no grupo Modos de Exibição, clique em Modo de Exibição e em Modo de Folha de Dados.

    imagem da faixa de opções do access

  6. Siga um destes procedimentos:

    • Para substituir registros, selecione os registros e, na guia página inicial, no grupo área de transferência, clique em Colar Imagem do botão .

      imagem da faixa de opções do access

      Atalho de teclado  Você também pode pressionar Ctrl+V.

    • Para acrescentar os dados como novos registros, na guia Início, no grupo Área de Transferência, clique em Colar Acréscimo no menu Editar.

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Importar dados do Excel para o Access

Para armazenar dados do Excel em um banco de dados do Access e, após isso, utilizar e manter os dados no Access, você pode importar os dados. Ao importá-los, o Access os armazena em uma tabela nova ou existente sem alterá-los no Excel. Você pode importar somente uma planilha por vez durante a operação de importação. Para importar dados de várias planilhas, repita a operação de importação para cada planilha.

Estes são os cenários comuns da importação dos dados do Excel para o Access:

  • Você já usa o Excel há bastante tempo mas, de agora em diante, deseja usar o Access para trabalhar com esses dados. Você deseja mover os dados para planilhas do Excel em um ou mais bancos de dados novos do Access.

  • Seu departamento ou grupo de trabalho usa o Access, mas, de vez em quando, você recebe dados no formato do Excel que devem ser mesclados com os bancos de dados do Access. Você deseja importar essas planilhas do Excel para seu banco de dados quando as receber.

  • Você usa o Access para gerenciar os dados, mas os relatórios semanais que recebe do restante da equipe são pastas de trabalho do Excel. Você deseja otimizar o processo de importação para garantir que os dados serão importados a cada semana em um horário específico para seu banco de dados.

Para obter mais informações sobre como importar dados Excel para o Access, consulte o sistema de Ajuda do Access.

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Vincular-se aos dados do Excel a partir do Access

Você pode vincular um intervalo do Excel a um banco de dados do Access como uma tabela. Use esse método para manter o intervalo no Excel e também para que ele esteja disponível no Access. Você pode criar esse tipo de link a partir de um banco de dados do Access, não do Excel.

Ao vincular uma planilha do Excel ou um intervalo nomeado, o Access cria uma nova tabela que é vinculada às células originais. Quaisquer alterações efetuadas nas células originais no Excel serão refletidas na tabela vinculada. No entanto, você não pode editar o conteúdo da tabela correspondente no Access. Se você deseja adicionar, editar ou excluir dados, deve efetuar as alterações no arquivo original.

Estes são os cenários comuns da vinculação a uma planilha do Excel no Access:

  • Você deseja continuar mantendo os dados nas planilhas do Excel, mas deseja utilizar os excelentes recursos de consulta e relatório do Access.

  • O seu departamento ou grupo de trabalho utiliza o Access, mas os dados de fontes externas que você trabalha estão nas planilhas do Excel. Você não deseja manter cópias de dados externos, mas deseja trabalhar neles com o Access.

Para obter mais informações sobre como vincular os dados do Access ao Excel, consulte o sistema de Ajuda do Access.

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Observação : Aviso de Isenção de Tradução Automática: Este artigo foi traduzido por computador, sem intervenção humana. A Microsoft oferece essas traduções automáticas para ajudar as pessoas que não falam inglês a aproveitar os textos escritos sobre produtos, serviços e tecnologias da Microsoft. Como este artigo foi traduzido automaticamente, é possível que contenha erros de vocabulário, sintaxe ou gramática.

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