Track or Treat: white paper (em inglês)

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Este white paper faz parte da nossa "From the trenches". Ele descreve as vantagens de acompanhar os trabalhos de projeto, discute os métodos de acompanhamento e explica a diferença entre acompanhar o tempo e acompanhar o progresso.

Para ver mais white papers, consulte os white papers da coluna "From the Trenches".

Controlar ou tratar

É a estação de Halloween aqui na América do Norte para que eu pensava falarmos sobre algo assustadora: controle nossos projetos. O que? Não é assustadora que você disser? Informações do campo seriam discorda.

Planejamento não Gerenciando ainda é tão comum

Em muitos setores e organizações, é surpreendentemente comuns que mesmo quando cronogramas do gerenciamento de projeto formal são criadas, são deixadas em um modo de planejamento apenas e nunca acompanhados. O exercício de plano e se você deve planejar novamente. Isso é ainda mais comuns que no desenvolvimento de software. Para todo o progresso que tornamos no gerenciamento de projetos no setor de software, os números de projetos que só são planejado versus aqueles que são planejadas e então rastreados é enorme. Se você for um daqueles que apenas planos, a boa notícia é que você não está sozinho. A má notícia é que você não está sozinho!

Há muitos motivos pelos quais acompanhamento de projetos em alguns setores não é popular. Em alguns setores, por exemplo, é bastante comum ter pessoal especializados na criação de ofertas em preços de projeto ou no projeto contratação ou na estimativa para tornar o plano original para o projeto. Isso é verdadeiro em muitos ambientes diferentes, mas podemos vê-lo quase sempre em construção, engenharia pesada, aeroespacial/defesa e grandes engenharia/compras / (EPC) projetos de construção. Depois que a oferta é ganha, uma equipe completamente nova assume o controle e a entrega do projeto. Em projetos grandes, as pessoas que criaram as propostas original com frequência passaram há muito tempo para fazer outras ofertas conforme o tempo entre a criação da previsão e fechando o contrato pode ser considerável. O projeto que está iniciando apenas agora pode ser notícias antigas a elas. Portanto, aqueles que siga o gerenciamento de projeto não são capazes de controlar contra o plano original porque as pessoas que criou e a estrutura do plano propriamente dito não estão disponíveis.

O motivo mais comum fornecido para não fazendo no entanto, o acompanhamento de projetos é que o projeto é tão fluido que acompanhamento do trabalho é muito desafiador. Alguns projetos são alterados rapidamente que apenas o plano é acompanhar uma tarefa enorme. Se você estiver gastando o tempo todo atualizando o plano, há valiosas pouco tempo para controlar o que você planejando.

Isso pode ter um efeito interessante que não é necessariamente uma boa. Em ambientes onde o gerente de projeto atualiza o plano repetidamente e sobre novamente com base em condições de alteração, o projeto é nunca realmente tarde; nunca realmente acima do orçamento; nunca realmente desativar o controle. Como isso poderia ser? Afinal, nós acabou de atualizar o plano de 20 minutos atrás e estamos na faixa com onde estamos planejado.

Se você estiver no setor de desenvolvimento de software e você está pensando, que parece um pouco Agile, seria exatamente à direita. A ideia de gerenciamento de projetos Agile era criar como podemos projetar e ter a entrega do que estamos criando acontecer interativamente. Nossos planos seriam ajustar adequadamente e poderia, a qualquer momento, dissemos "o cliente informa que é bom o suficiente. Nós pode parar aqui por enquanto."

Isso é completamente apropriado para determinados tipos de desenvolvimento, mas para que outras pessoas, é as coisas dos sonhos. A maioria dos ambientes de desenvolvimento de software ao vivo com as mesma restrições de gerenciamento de projeto como todos os outros setores. Temos prazos para cumprir, orçamentos a respeito e uma lista fixa de escopo para oferecer. Vamos chamar esse gerenciamento de projetos tradicional. Mesmo em ambientes principalmente Agile, minha experiência foi que gerenciamento ágil acontece em um guarda-chuva do gerenciamento de projetos tradicional.

Qualquer os incentivos para apenas plano, controlar seu projeto executa o potencial para grandes benefícios. Vamos dar uma olhada o conceito de acompanhamento de inteiros.

O que faz acompanhamento significa?

Talvez você pense que o controle de projeto tem uma definição distinta e seria incorreto. Como controlar um projeto depende amplamente de quais são os objetivos. Aqui estão alguns dos métodos de acompanhamento mais comuns:

Calcular a porcentagem

"Estamos cerca de metade pena," diz o líder da equipe e sabemos que cerca de 50% de nós planejou. Enquanto isso está acompanhando e é muito melhor do que não controle todo, a qualidade dos dados é bastante fraca. Se eu tinha um plano para concluir uma tarefa em dias 10 e eu relatório que estamos cerca de 50% concluída, ferramentas de gerenciamento de projetos como o Microsoft Project e Project Server fará algumas suposições para mim. Eles serão figura com base nos dados limitados tenham, você deve ter gasto 5 dias de trabalho até o momento e ter 5 dias de trabalho restante. Talvez que é verdadeira, mas ele revela uma situação onde você está 50% concluída, mas levou você 20 dias de esforço para chegar lá e, portanto, provavelmente tem 20 dias de trabalho restante.

Meça quanto resta

Anos um filme comédia escuro chamado "O dinheiro Pit" apresentando Tom Hanks apresentava uma equipe de empreiteiros inicial que nunca parece ser feito. O gag em execução por meio de em todo o filme foi a resposta "Quando será você feito?" "Três semanas mais" todos os empreiteiros diriam.

Mas, controle de duração restante é uma muito melhor qualidade dos dados que a adivinhação apenas em uma porcentagem. Duração restante nos dá foco nítido no que falta para obter esse item concluído e quando a parte próxima que depende esta começar. Há duas maneiras de pensar duração restante com base em como você configurou suas tarefas. A primeira é pensar duração restante total da tarefa. Isso seria apropriado se nós não estão voltados o esforço necessário para concluí-la. O segundo é pensar a duração ou o esforço necessário para cada atribuição restantes. Isso pode ser mais adequado se as tarefas são controladas por recurso. Mas ou é um grande passo para cima adivinhem apenas em uma porcentagem.

Meça quanto nós gastou

"Você gastou 10 dias até o momento," é uma maneira de examinar o progresso. Às vezes chamado de LOE ou "nível ou esforço." Nível de esforço é uma ótima maneira de examinar nossa taxa de gravação real, mas ele executa um lado oculta. No lado bom desse método, temos uma ótima compreensão do quanto nós gastou nessa tarefa até o momento. No lado incorreto, talvez não temos uma ótima compreensão do que falta para fazer. Sendo da empresa de quadro de horários, vamos lidar com frequência com organizações tentando implementar esse método. Em momento que nossa equipe pensar esse método como somente apropriado se juntamente com outros mais sofisticadas técnicas de acompanhamento de projetos mas foi mostrado que geralmente é muito forte apenas por conta própria. "Se foi possível apenas determinar onde o nosso tempo será," eu foi informado por um cliente, "que poderia colocar conosco até o momento com antecedência o que estamos fazendo, podemos pode se tornar quase instantaneamente mais eficazes." Ele foi direita muito. Podemos implementar um quadro de horários que permitido tempo para ser controladas em relação a tarefas planejadas e que sozinho feitas as organizações bastante mais eficaz. Eles conseguiram mais tarde adicionar outros métodos de acompanhamento para melhorar seu desempenho ainda mais.

Vamos usar o método de valor acumulado

O método de valor agregado foi desenvolvido cerca de 30 anos atrás como uma forma de controlar projetos muito complexos, mas o conceito fundamental é bastante simple. Se podemos fazer um orçamento para uma tarefa, não importa quanto tempo vamos gastar, podemos não pode ganhar mais de 100% do orçamento. Agregado valor enfatiza acompanhamento a "física" porcentagem concluída e que serve também para alguns tipos de projetos e não muito para outras pessoas. Se que estamos construindo uma estrada, por exemplo, e temos 100 milhas de estrada para construir, em seguida, quando estamos no marcador milha 50, estamos metade concluído. Se você gastou 75% de dinheiro obtendo que chegou até aqui, você tem problemas grandes e o método de valor acumulado tornará que óbvios. Que indicam que você provavelmente vai vá 50% acima do orçamento quando terminar.

Se você estiver fazendo uma pesquisa para uma nova droga ou escrever software, e depois medir a porcentagem física concluída pode ser muito mais enganosos. O pessoal do valor acumulado tem uma caixa de ferramentas inteira de várias maneiras possíveis para chegar a esse tipo de andamento e todos eles, "ponderados marcos" seria meu favorito. Em um ambiente de gerenciamento de projeto de marco ponderada, podemos configurar marcos principais do trabalho e como podemos chegar a essa etapa, podemos ganhar a porcentagem que nós tinha acordo antes de iniciar esse marco representa. O que é excelente sobre esse método é pouco debate. Você concluiu o marco? Sim ou não? Caso contrário, você ganhou nada. Em caso afirmativo, você ganhou essa porcentagem.

O projeto de neve Marfim

Mesmo se você estiver usando um desses métodos, uma das coisas que você deve atenção às é o que eu chamar o projeto "Marfim neve". Esses projetos avançam quase instantaneamente para 99.97% concluída e, em seguida, fique presos lá para o restante do tempo.

Como aparecerá tudo isso?

Independentemente de qual ferramenta de gerenciamento de projeto, você está usando, mostrando o progresso geralmente é um elemento bastante comum da exibição. Aqui temos uma imagem do Microsoft Project mostrando uma barra com 50% de progresso:

Barra de Gantt com 50% de progresso

Se for todos que nós está acompanhando, pelo menos temos alguns noção de onde estamos estiver pontas, mas ferramentas modernas como do Project Server podem oferecer muito mais. Se podemos definir uma linha de base do projeto, poderemos comparar não apenas como a tarefa está em andamento, mas como ele se compara com nosso plano original.

Barra de Gantt com linha de base

Aqui podemos ver que a tarefa deveria ser 50% concluída e é, mas ele iniciado uma semana atrasado. No lado direito da barra, podemos ver que estamos gastou 50% da hora e (fins de semana levar em consideração) nós tiver preenchido 50% da barra. Se nós tivesse inserido trabalho recurso, temos talvez tinha 80 horas de trabalho para dia e usados 40 horas. Que está à direita no prazo para essa tarefa se pensamos nela em isolamento, mas mesmo que a tarefa pode progresso no ritmo e gravar taxa que podemos esperados, ele ainda está tendo um impacto negativo em qualquer tarefas que estão downstream.

OK, eu estou acompanhando, agora o que?

Certo, então vamos abordados algumas noções básicas. Você já estiverem em 20% superior dos gerentes de gerenciamento de projeto competente. Suas informações pessoais. Isso já é melhor a 80% daqueles que estão lá. Agora para algo fundamental mas potencialmente muito impacto.

Se x, y, em seguida

O que posso dizer é que controle eficaz precisa de uma fórmula de consequência: se x acontecer, em seguida, execute a ação de y.

É uma fórmula básica, mas uma das mais difíceis de treinar pessoas em. Há muitos anos, tive o privilégio de trabalhar com uma equipe de lifeguards nacionalmente certificadas. Esses foram profissionais habilitados, mas uma coisa poderia ser praticada, mas nunca realmente experientes até que ele realmente aconteceu: como seria o clube reagir em uma emergência real. Os as forças armadas mostrará um desafio semelhante. Você pode treinar e treinar e treinar, mas você não realmente tem certeza de como alguém reagir quando há uma arma real acionada no raiva na direção-los.

Gerenciamento de projetos Felizmente geralmente não é uma questão de vida ou morte mas temos um problema semelhante com aqueles que controlar os projetos. O gerente de projeto reconhece o que eles devem fazer quando o projeto não está acompanhando exatamente como planejado? Isso é algo que você pode pensar sobre tempo de antecedência. Você tem um orçamento contingência de tempo e/ou dinheiro? Você tem uma cadeia de comando para que elas sejam obter autoridade para agir? Você tem um plano de comunicações para que elas sejam alcançar as pessoas certas quando o projeto é executado atrasado ou não? E, o que os resultados constituem agir? É um atraso de um dia patrimônio crescentes? E quanto uma semana? E quanto um aumento de risco ou escopo? Definir alguns padrões para isso com antecedência para evitar distúrbio mais tarde.

Truque ou controle

A configuração de sua organização ou o seu projeto para implementar o controle não é difícil. Praticamente nunca o produto de gerenciamento de projeto no setor tem alguma capacidade para armazenar o andamento do projeto, mas não há um aspecto cultural corporativo de controle que ainda devem ser levadas em conta ter uma boa chance de sucesso e é não acertar o messenger. Muitos gerentes de projeto que posso ter dito ao longo do tempo expressam preocupações que seu gerenciamento localizar apenas boa notícia ser aceitável quando recebendo relatórios de projeto.

Um número de anos atrás que estava em uma diretoria grande de uma empresa de grande multi nacional. Que foram sendo discutido o impacto da ferramenta de gerenciamento de projeto receber informações do quadro de horários, que podemos publicar.

"Eu não conhecer," vice-presidente sênior disse "por que, quando podemos obter as horas de quadro de horários, que as tarefas não estiverem atualizando o andamento".

"Se eu tinha uma tarefa de 40 horas e coloquei 40 horas de trabalho do quadro de horários para essa tarefa, o que você esperado resultado a ser?" Perguntei.

O VP observou confuso na pergunta.

"Seria esperar para ser concluída," disse.

"Mas, e se não é?" Seja resolvida.

"Eu não conhecer," disse o VP aborrecida agora. "Se é uma tarefa de 40 horas e fez 40 horas de trabalho, e em seguida, ele deve estar sobre".

Eu não sabia o que responder a essa, mas felizmente foi salvo por cabeçalho do grupo de projeto que solicitado a falar com o VP fora por um momento e provavelmente explicadas que vida sempre não siga o plano.

Obter gerenciamento entender o que elas podem tornar o maior impacto quando o projeto não vai como planejado é algo que pode oferecer grandes benefícios tanto quanto pode ser enfraquecer insistência do gerenciamento que todos os projeto devem informar o progresso como planejado.

Controlar seu projeto pode ser um considerar não apenas para aqueles que gerenciá-lo, mas também para toda a organização.

Sobre o autor

Chris Vandersluis é presidente e fundador da HMS Software, com base em Montreal, Canadá, um parceiro certificado da Microsoft. Ele é formado em Economia pela McGill University e tem mais de 30 anos de experiência em automação de sistemas de controle de projetos. Membro do Project Management Institute (PMI), ele participou da fundação dos capítulos de Montreal, Toronto e Quebec do Microsoft Project Users Group (MPUG). As publicações para as quais Chris já escreveu incluem a Fortune, a Heavy Construction News, a Computing Canada e a PMNetwork, além de ser colunista regular da Project Times. Professor de Gerenciamento Avançado de Projetos na McGill University, frequentemente dá palestras sobre as funções da associação de gerenciamento de projetos na América do Norte e no mundo. A HMS Software é a fornecedora do sistema TimeControl de controle de horas orientado para projetos e tem sido Parceira de Soluções de Projetos da Microsoft desde 1995.

Chris Vandersluis pode ser contatado pelo email: chris.vandersluis@hms.ca.

Se quiser ler mais artigos relacionados a Gerenciamento de projetos corporativos (EPM) de Chris Vandersluis, consulte o site da HMS (http://www.epmguidance.com/?page_id=39).

Observação : Aviso de Isenção de Tradução Automática: Este artigo foi traduzido por computador, sem intervenção humana. A Microsoft oferece essas traduções automáticas para ajudar as pessoas que não falam inglês a aproveitar os textos escritos sobre produtos, serviços e tecnologias da Microsoft. Como este artigo foi traduzido automaticamente, é possível que contenha erros de vocabulário, sintaxe ou gramática.

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