Trabalho inteligente: criar trabalho de presença para você

Use este guia para ajudá-lo a permanecer em contato com as pessoas que são importantes para você e para a realização do seu trabalho.

O que deseja fazer?

Permitir que as pessoas saibam o que você está preparando

Alterar seu status de presença

Permitir que outras pessoas saibam o que está ocorrendo hoje

Definir o seu local

Conectar com pessoas importantes para você

Procurar pessoas

Fixar em Contatos Frequentes

Criar grupos para as pessoas com as quais você tem contato regular

Criar um grupo

Adicionar pessoas a um grupo

Enviar uma mensagem instantânea a um contato ou grupo

Convidar outras pessoas para uma conversa por mensagem instantânea

Rastrear um colega de trabalho ocupado

Marcar um contato

Ver os modos de comunicação disponíveis para um contato

Verificar o local de um contato

Verificar o calendário de um contato

Adaptar-se às comunicações diárias

Enviar email a um contato

Agendar uma reunião com outra pessoa

Verificar as conversas perdidas

Parar estas interrupções

Definir seu status como Não Incomodar

Permitir que as pessoas saibam o que você está preparando

O software de comunicação Microsoft® Lync™ Online define automaticamente a sua presença com base em sua atividade ou no Calendário do Microsoft® Outlook®, mas você pode definir um local ou adicionar uma nota para fornecer às pessoas ainda mais detalhes.

Alterar seu status de presença

  • Abra o Lync Online e, na janela principal do Lync, clique no menu de disponibilidade sob o seu nome e selecione um status diferente, como Volto Logo.

Communicator

A tabela a seguir descreve os status de presença que outras pessoas verão para você e o que significa o status de presença.

Status de presença

Descrição

Presença do Lync Disponível Disponível

Você está online e disponível para ser contatado.

Presença do Lync Ocupado Ocupado

Você está em uma chamada do Lync ou, de acordo com o seu Calendário do Outlook, você está em uma reunião e não deve ser interrompido.

Presença do Lync Não Incomodar Não Incomodar

Você não quer ser incomodado e verá notificações de conversa somente se elas forem enviadas por alguém do seu Grupo de Trabalho.

Presença do Lync Ausente Volto Logo

Você está se ausentando do computador por alguns minutos.

Presença do Lync Ausente Aparecer Ausente

Seu computador ficou inativo por um período (por padrão, 15 minutos).

Presença do Lync Ausente Ausente do Trabalho

Você não está trabalhando e nem disponível para contato.

Lync Presence Offline Offline

Você não entrou. Se tiver bloqueado indivíduos de ver sua presença, você aparecerá offline para eles.

Presença no Lync Desconhecida Desconhecido

Sua presença é desconhecida. Se outras pessoas não estiverem usando o Lync como seu programa de mensagens instantâneas (IM), sua presença poderá aparecer como Desconhecido para eles.

Permitir que outras pessoas saibam o que está ocorrendo hoje

  • Na janela principal do Lync, clique na caixa de observações acima do seu nome e digite uma observação, como “Trabalhando em casa” ou “Ocupado, envie mensagens instantâneas, respondo assim que possível”.

Communicator

Definir o seu local

  • Na janela principal do Lync, no seu status de presença, o Lync Online mostra um local relacionado à rede à qual você está conectado. Você poderá tornar este local mais significativo renomeando-o como “Trabalho” ou “Casa”. Em seguida, sempre que você estiver trabalhando nesse local, todos os contatos com os quais você quiser compartilhar essas informações terão uma ideia melhor de onde você está. Para informações sobre a configuração das relações de privacidade, consulte Controlar o acesso às suas informações de presença.

Communicator

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Conectar com pessoas importantes para você

Crie sua lista de Contatos de uma maneira que simplificará sua comunicação e permita que você veja as informações de presença e contato das pessoas mais importantes para você. A forma mais fácil de encontrar as pessoas, estejam elas ou não em sua lista de Contatos, é procurá-las na caixa de pesquisa. Além de poder procurar por nome ou número de telefone, você pode pesquisar por outro termo que um contato tenha especificado em um perfil. Se um botão Habilidade for exibido abaixo da caixa de pesquisa, tente procurar uma habilidade ou área de especialização, cargo etc.

Para ajudá-lo a organizar a sua lista de Contatos, o Lync Online automaticamente preenche seus Contatos Frequentes, com base nos dez contatos com quem você conversa com mais frequência. É possível também fixar seus contatos mais importantes no topo do grupo de contatos para acesso rápido. O Lync Online preenche previamente a lista de contatos fixos com os membros da sua equipe.

Procurar pessoas

  • Na janela principal do Lync, na sua lista de Contatos, comece digitando o nome da pessoa na caixa de pesquisa. Os resultados serão exibidos abaixo da caixa.

Procurar um contato

Fixar em Contatos Frequentes

  • Na sua lista de Contatos ou nos resultados da pesquisa, clique com o botão direito do mouse em uma pessoa e depois clique em Fixar em Contatos Frequentes.

Communicator

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Criar grupos para as pessoas com as quais você tem contato regular

Você precisa enviar uma mensagem rápida a um grupo todo? Você pode configurar um grupo para cada equipe com quem trabalha, de forma que possa ver quem está disponível em qualquer momento específico, ou pode contatar a equipe inteira.

Criar um grupo

  • Na janela principal do Lync, na sua lista de Contatos, clique com o botão direito do mouse em qualquer nome do grupo (por exemplo, Contatos Frequentes), clique em Criar Novo Grupo e dê um nome ao grupo.

Communicator

Adicionar pessoas a um grupo

  • Em sua lista de Contatos, proceda de uma das seguintes formas:

    • Arraste contatos para um grupo.

    • Procure um contato e, nos resultados da pesquisa, clique com o botão direito do mouse na pessoa, clique em Adicionar à Lista de Contatos e, em seguida, clique no novo nome de grupo.

Enviar uma mensagem instantânea a um contato ou grupo

  • Na sua lista de Contatos, aponte para o contato ou grupo e aguarde o cartão de visita abrir.

  • No cartão de visita, clique no botão IM.

Communicator

Convidar outras pessoas para uma conversa por mensagem instantânea

  • Na janela de conversa, clique no menu Opções de Pessoas e depois clique em Convidar por Nome ou Número de Telefone.

Communicator

Você também pode arrastar contatos ou grupos da lista Contatos para a janela de conversa a fim de adicioná-los.

Dica :  Se tiver contatos que não pertençam à sua organização, você ainda poderá adicioná-los. Basta clicar em Convidar por Email e eles poderão ingressar na conversa clicando em um link na mensagem de email (se eles tiverem ou não o Lync instalado).

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Rastrear um colega de trabalho ocupado

O Lync Online não mostra apenas o status de uma pessoa (como Disponível, Ocupado ou Ausente), ele também permite determinar seu local e ajuda você a determinar qual o melhor modo de comunicação. Por exemplo, você pode “marcar” um contato, o que significa que o Lync Online exibirá uma notificação assim que o status de um contato mudar para Disponível, para que você saiba que não há problemas em enviar uma mensagem instantânea ou ignorar.

Marcar um contato

  • Na janela principal do Lync, na sua lista de Contatos, clique com o botão direito do mouse em um contato e clique em Marcar para Alertas de Alteração de Status.

Communicator

Ver os modos de comunicação disponíveis para um contato

  • Na sua lista de Contatos, aponte para a imagem de um contato para abrir o cartão de visita.

  • Ao longo da parte inferior, você verá os vários modos que podem ser usados para comunicação com essa pessoa, como email e mensagens instantâneas. Apenas clique em um desses botões para se conectar a essa pessoa.

Communicator

Verificar o local de um contato

  • Na lista de Contatos, aponte para imagem de um contato e clique na seta de expansão no canto inferior direito para abrir um cartão de visita expandido.

Expandir Cartão de Visita

  • O cartão de visita mostra a localização atual da pessoa (associada a rede a que ela está conectada no momento), além dos números de telefone e do escritório.

Verificar o calendário de um contato

  • Na sua lista de Contatos, clique duas vezes na imagem da pessoa para abrir o cartão de visita expandido.

  • Procure uma entrada perto de Calendário.

Communicator

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Adaptar-se às comunicações diárias

O Lync Online está muito integrado ao Outlook. Você pode não só gerenciar conversas por mensagem instantânea pelo Lync Online, como também pode enviar solicitações de reunião por email e pelo Outlook aos seus contatos do Lync. O Lync e o Outlook também permitem que você saiba quando perdeu as conversas.

Enviar email a um contato

  • Na janela principal do Lync, na sua lista de Contatos, aponte para a imagem de um contato ou para o indicador de presença. O cartão de visita será aberto e, se essa pessoa puder ser contatada por email, você verá um botão de email ao longo da parte inferior da tela.

  • Clique nesse botão para abrir uma nova mensagem de email no Outlook.

Communicator

Agendar uma reunião com outra pessoa

  • Em um cartão de visita, clique no menu de opções perto do botão de telefone e clique em Agendar Reunião.

Communicator

Verificar as conversas perdidas

  • Clique no ícone Conversas na janela principal para exibir todas as conversas.

Observação :  Na caixa de diálogo Lync - Opções, clique em Pessoal e verifique se a caixa de seleção Salvar minhas conversas de mensagem instantânea na pasta Histórico da Conversa do Outlook está marcada.

Communicator

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Parar estas interrupções

Você pode definir seu status como Não Incomodar para controlar as interrupções. Todos verão que você não deseja ser incomodado e, se eles tentarem convidá-lo para conversas por mensagem instantânea, você não será incomodado com notificações (a menos que elas tenham sido enviadas por alguém do seu Grupo de Trabalho. Consulte a seção abaixo para mais detalhes.

Definir seu status como Não Incomodar

  • Na janela principal do Lync, clique no seu status de presença e depois clique em Não Incomodar.

Communicator

Observação :  Por padrão, seus contatos são todos Colegas. Para tornar alguém um contato de Grupo de Trabalho para que você receba notificações de conversa (mesmo que o seu status seja Não Incomodar), clique com o botão direito do mouse no contato na sua lista de Contatos, clique em Alterar Relação de Privacidade e depois clique em Grupo de Trabalho. Para desativar todas as notificações de todos quando o seu status for Não Incomodar, clique no botão Opções, clique em Alertas e depois clique em Não exibir alertas.

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