Trabalho inteligente: Faça a presença trabalhar para você

Use este guia para ajudá-lo a ficar em contato com as pessoas que são importantes e aquelas que são fundamentais para o seu trabalho.

O que você deseja fazer?

Permitir que as pessoas saibam o que você quer

Alterar seu status de presença

Permitir que outras pessoas saibam o que está acontecendo hoje

Definir seu local

Conectar-se com pessoas que são importantes para você

Pesquisar pessoas

Fixar contatos frequentes

Criar grupos de pessoas que você contata regularmente

Criar um grupo

Adicionar pessoas a um grupo

Enviar uma mensagem instantânea

Convidar mais pessoas para uma conversa de IM

Rastrear um colega ocupado

Marcar um contato

Ver os tipos de comunicação disponíveis para um contato

Verificar o local de um contato

Verificar o calendário de um contato

Manter-se em dia com sua comunicação do dia-a-dia

Enviar email para um contato

Agendar uma reunião com alguém

Verificar conversas perdidas

Parar essas interrupções

Definir seu status como Não Incomodar

Permitir que as pessoas saibam o que você quer

O software de comunicação Microsoft® Lync™ 2010 define sua presença automaticamente com base em suas atividades ou no Calendário do Microsoft® Outlook®, mas você pode definir um local ou adicionar uma nota para dar mais detalhes às pessoas.

Alterar seu status de presença

  • Abra o Lync 2010 e, na janela principal do Lync, clique no menu de disponibilidade sob seu nome e escolha outro status, como Volto Logo.

Communicator

A tabela a seguir descreve os estados de presença do contato que as pessoas podem ver, o que cada estado significa e como eles são definidos.

Status de Presença

Descrição

Presença do Lync Disponível Disponível

Você está online e disponível para contatar. Configuração automática ou selecionada pelo usuário.

Presença do Lync Ocupado Ocupado

Você está ocupado e não deve ser interrompido. Configuração automática (se o usuário está em uma conferência agendada pelo Outlook) ou selecionada pelo usuário.

Presença do Lync Ocupado Em uma chamada

Você está em uma chamada do Lync (chamada entre duas pessoas) e não deve ser interrompido. Automático.

Presença do Lync Ocupado Em uma reunião

Você está em uma reunião (no Lync ou no Outlook) e não deve ser interrompido. Automático.

Presença do Lync Ocupado Em uma chamada em conferência

Você está em uma chamada em conferência do Lync (reunião com áudio do Lync) e não deve ser interrompido. Automático.

Presença do Lync Não Incomodar Não perturbe

Você não quer ser incomodado e verá as notificações de conversa somente se elas forem enviadas por alguém em seu Grupo de Trabalho. Selecionado pelo usuário.

Presença do Lync Ausente Volto Logo

Você vai se afastar do computador por alguns momentos. Selecionado pelo usuário.

Presença do Lync Ausente Ausente

Seu computador ficou inativo por um período (por padrão, 5 minutos; o valor pode ser ajustado). Automático.

Presença do Lync Ausente Ausente do Trabalho

Você não está trabalhando e não está disponível para contato. Selecionado pelo usuário.

Lync Presence Offline Offline

Você não entrou. Se bloqueou pessoas de ver sua presença, aparece offline para elas. Automático.

Presença no Lync Desconhecida Desconhecido

Sua presença não é conhecida. Se as outras pessoas não usam o Lync como programa de mensagens instantâneas (IM), talvez sua presença apareça para eles como desconhecida. Automático.

Permitir que outras pessoas saibam o que está acontecendo hoje

  • Na janela principal do Lync, clique na caixa de nota acima de seu nome e digite uma nota, como “Trabalhando de casa” ou “Trabalhando com uma data limite, envie uma IM em vez de interromper”.

Communicator

Definir seu local

  • Na janela principal do Lync, abaixo de seu status de presença, o Lync mostra um local que se refere à rede à qual você está conectado. Você pode dar mais sentido a esse local, renomeando como “Trabalho” ou “Residência”. Então, sempre que você trabalhar nesse local, os contatos com quem você quer compartilhar essas informações saberão melhor onde você está. Para obter informações sobre como configurar relações de privacidade, consulte Controlar o acesso às suas informações de presença.

Communicator

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Conectar-se com pessoas que são importantes para você

Crie sua lista de Contatos de forma a simplificar suas comunicações e poder ver as informações de presença e de contato das pessoas mais importantes para você. A maneira mais fácil de localizar pessoas que já estão ou não em sua lista de Contatos é procurar por elas na caixa de pesquisa. Além de poder pesquisar por nome ou telefone, você pode pesquisar por outro termo que o contato tenha especificado em um perfil. Se um botão Habilidade aparecer abaixo da caixa de pesquisa, tente procurar uma habilidade ou área de especialização, cargo e assim por diante.

Para ajudar a organizar sua lista de Contatos, o Lync preenche automaticamente seus Contatos Frequentes com base nos dez contatos com quem você conversa com mais frequência. Você também pode fixar seus contatos mais importantes na parte superior desse grupo de contatos para acesso rápido. O Lync 2010 preenche antecipadamente a lista fixada com os membros da sua equipe.

Pesquisar pessoas

  • Na janela principal do Lync, em sua lista de Contatos, comece a digitar o nome de uma pessoa na caixa de pesquisa. Os resultados aparecem abaixo da caixa.

Procurar um contato

Fixar contatos frequentes

  • Em sua lista de Contatos ou nos resultados da pesquisa, clique com botão direito do mouse na pessoa e depois em Fixar em Contatos Frequentes.

Communicator

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Criar grupos de pessoas que você contata regularmente

Precisa enviar uma mensagem rápida pra um grupo inteiro? Você pode configurar um grupo para cada equipe com que trabalha para poder ver a qualquer momento quem está disponível ou entrar em contato com toda a equipe.

Criar um grupo

  • Na janela principal do Lync, em sua lista de Contatos, clique com o botão direito do mouse em qualquer nome de grupo (por exemplo, Contatos Frequentes), clique em Criar Novo Grupo e dê um nome ao grupo.

Communicator

Adicionar pessoas a um grupo

  • Em sua Lista de Contatos, siga um destes procedimentos:

    • Arraste contatos para um grupo.

    • Procure um contato e, nos resultados da pesquisa, clique com o botão direito do mouse na pessoa, clique em Adicionar à Lista de Contatos e clique no novo nome do grupo.

Enviar uma mensagem instantânea

  1. Em sua Lista de Contatos, siga um destes procedimentos:

    • Para enviar uma mensagem instantânea a um contato, clique duas vezes no nome do contato. Para enviar uma mensagem instantânea a um grupo, clique com o botão direito do mouse no nome do grupo e clique em Enviar Mensagem Instantânea.

  2. Na janela de conversa que é aberta, digite sua mensagem na área de entrada da mensagem e pressione Enter.

Convidar mais pessoas para uma conversa de IM

  • Na janela de conversa, clique no menu Opções de Pessoas e clique em Convidar por Nome ou Número de Telefone.

Communicator

Você também pode arrastar contatos ou grupos da lista de Contatos para a janela de conversa para adicioná-los.

Dica :  Se você tem contatos fora de sua organização, ainda pode adicioná-los. Basta clicar em Convidar por Email para eles poderem ingressar na conversa clicando em um link na mensagem de email (quer eles tenham ou não o Lync instalado).

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Rastrear um colega ocupado

Além de mostrar o status de uma pessoa (como Disponível, Ocupado ou Ausente), o Lync também permite determinar a localização dela e o melhor modo de comunicação. Por exemplo, você pode “marcar” um contato, o que significa que o Lync mostra uma notificação assim que o status do contato muda para Disponível, para que você saiba que pode enviar uma mensagem instantânea ou aparecer para uma visita.

Marcar um contato

  • Na janela principal do Lync, em sua lista de Contatos, clique com o botão direito do mouse em um contato e clique em Marcar para Alertas de Alteração de Status.

Communicator

Ver os tipos de comunicação disponíveis para um contato

  1. Em sua lista de Contatos, aponte para a imagem de um contato para abrir o cartão de visita.

  2. Na parte inferior, você vê os modos de comunicação que pode usar com essa pessoa, como email e IM. Basta clicar em um desses botões para se conectar à pessoa.

Communicator

Verificar o local de um contato

  • Em sua lista de Contatos, aponte para a imagem de um contato e clique na seta para expandir no canto inferior direito a fim de abrir um cartão de visita expandido.

Expandir Cartão de Visita

O cartão de vista mostra o local atual da pessoa (associado com a rede à qual ela está conectada no momento), além dos números comercial e de telefone.

Verificar o calendário de um contato

  1. Em sua lista de Contatos, clique duas vezes na imagem da pessoa para abrir o cartão de visita expandido.

  2. Veja a entrada ao lado de Calendário.

Communicator

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Manter-se em dia com sua comunicação do dia-a-dia

O Lync está fortemente integrado ao Outlook. Além de poder gerenciar suas conversas de IM pelo Lync, você também pode enviar email e solicitações de reunião do Outlook para seus contatos do Lync. Tanto o Lync quanto o Outlook também permitem que você saiba quando perde conversas.

Enviar email para um contato

  1. Na janela principal do Lync, em sua lista de Contatos, aponte para a imagem ou o indicador de presença de um contato. O cartão de visita é aberto e, se a pessoa pode ser contatada por email, você vê um botão de email na parte inferior.

  2. Clique nesse botão para abrir uma nova mensagem de email no Outlook.

Communicator

Agendar uma reunião com alguém

  • Em um cartão de visita, clique no menu de opções ao lado do botão de telefone e clique em Agendar Reunião.

Communicator

Verificar conversas perdidas

  1. No canto inferior direito da janela principal do Lync, clique no ícone de notificações perdidas e siga um destes procedimentos:

    • Clique em Conversas Perdidas para abrir a pasta Histórico da Conversa do Outlook.

  • Clique em Nova Mensagem de Caixa Postal para reproduzir a mensagem.

Communicator

Observação :  Na caixa de diálogo Lync - Opções, clique em Pessoal e verifique se a caixa de seleção Salvar minhas conversas de mensagem instantânea na minha pasta Histórico da Conversa do Outlook está marcada.

Communicator

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Parar essas interrupções

Você pode definir seu status como Não Incomodar para controlar as interrupções. Todos veem que você não quer ser incomodado e, se tentam convidá-lo para conversas de IM, você não é incomodado por notificações, a menos que elas sejam enviadas por alguém de seu Grupo de Trabalho. Para obter mais informações sobre isso, consulte as observações abaixo.

Definir seu status como Não Incomodar

  • Na janela principal do Lync, clique em seu status de presença e em Não Incomodar.

Communicator

Observação :  Por padrão, seus contatos são todos Colegas. Para tornar alguém um contato do Grupo de Trabalho a fim de receber as notificações de conversa (mesmo que seu status seja Não Incomodar), clique com o botão direito do mouse no contato em sua lista de Contatos, clique em Alterar Relação de Privacidade e em Grupo de Trabalho. Para desativar todas as notificações de todos quando seu status é Não Incomodar, clique no botão Opções, clique em Alertas e em Não exibir alertas.

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