Trabalhar offline no Outlook

Importante :  Este artigo foi traduzido por um sistema de tradução automática, leia o aviso de isenção de responsabilidade. Para sua referência, veja a versão em inglês deste artigo aqui.

Com uma conta do Microsoft Exchange Server ou do Office 365, você pode trabalhar offline para evitar encargos de conexão ou impedir que o Outlook tentar enviar e receber mensagens ao longo de uma conexão de rede lenta.

Alternar entre trabalhar offline e trabalhando online

  • Clique em Enviar / Receber > Trabalhar Offline.

    Comando Offline na faixa de opções

Quando o Outlook alterna entre o trabalho online e offline, todas as contas de email são alteradas.

Quando você está trabalhando offline, Trabalhar Offline fica realçado na faixa de opções ou Trabalhando Offline aparece na barra de status, na parte inferior da janela do Outlook.

Indicador Trabalhando Offline na barra de status do Outlook

Quando estiver pronto para voltar a trabalhar online, clique em Enviar / Receber > Trabalhar Offline. O texto do botão não será alterado, mas aparecerá realçado somente quando você estiver trabalhando offline. O indicador Trabalhando Offline também desaparecerá da barra de status quando você estiver trabalhando online.

Alterar a quantidade de emails mantida offline

  1. Clique em Arquivo > Configurações de Conta > Configurações de Conta.

    Configurações de Conta no modo de exibição Backstage

  2. Selecione uma conta do Exchange e clique em Alterar.

    Comando Alterar na caixa de diálogo Configurações de Conta

  3. Em Configurações Offline, mova o controle deslizante para a quantidade desejada de tempo, como tudo, 12 meses, 6 meses, 3 meses ou 1 mês. Observação: Se você estiver usando o Outlook 2016, você também pode selecionar um intervalo de tempo mais curto 3 dias.

    controle deslizante de quantidade de armazenamento de email offline

    Por exemplo, se você mover o controle deslizante para 3 meses, somente os emails dos três últimos meses serão sincronizados para o seu arquivo de dados do Outlook Offline (. ost) do Exchange server. Itens anteriores a 3 meses residem apenas em sua caixa de correio no servidor. Você pode alterar essa configuração a qualquer momento.

    Modo cache do Exchange, que baixa uma cópia de suas mensagens, deve ser ativado.

Por padrão, o Outlook configura contas do Exchange para sincronizar apenas um número específico de meses, dependendo do tamanho do disco. A tabela a seguir mostra a configuração de controle deslizante de sincronização padrão para tamanhos de disco diferente:

Tamanho do disco

Configuração padrão

Menor ou igual a 32 GB

1 mês

Maior que 32 GB, mas menor que 64 GB

3 meses

Igual a ou maior que 64 GB

1 ano

Usar pastas offline com sua conta do Exchange

Pastas offline possibilitam trabalhar com o conteúdo de uma pasta do Exchange enquanto estiver offline, ou seja, não conectado à rede. Na próxima vez que você estabelece uma conexão ao servidor executando o Exchange, as pastas offline são sincronizadas.

Pastas offline são armazenadas no seu arquivo de pasta Offline (. ost), que é diferente de um Personal Folders file (.pst). O arquivo. ost inicia como uma imagem espelhada das suas pastas no servidor que executa o Exchange. As alterações feitas no servidor executando o Exchange ou no seu computador enquanto estiver offline serão sincronizadas quando uma conexão fica disponível. Um arquivo. pst, por outro lado, é apenas um local de armazenamento em sua unidade de disco rígido. Alterações em um arquivo. pst não são sincronizadas volta para o servidor executando o Exchange.

Quando você estiver trabalhando offline, trabalhar com o conteúdo de uma pasta offline exatamente como faria com uma pasta no servidor que executa o Exchange. Por exemplo, você pode alterar e mover itens na sua caixa de entrada offline e enviar mensagens que são colocadas na sua caixa de saída offline. Você continuar a receber novas mensagens em sua caixa de correio no servidor executando o Exchange. No entanto, não será atento essas alterações no servidor até você se conectar à rede.

Quando você precisa atualizar o conteúdo da pasta offline, você sincronizará a pasta com o servidor e, em seguida, continue a trabalhar offline. O comando Enviar/receber se conecta ao servidor, cópias as alterações que foram feitas e, em seguida, desconectará. Qualquer item que você excluir da pasta offline ou da pasta de servidor correspondente é excluído de ambas as pastas quando ocorrer a sincronização.

Observação : Se você estiver usando o modo cache do Exchange, você sempre está trabalhando com um arquivo. ost mesmo quando você tiver uma conexão ativa com o servidor executando o Exchange. Modo cache do Exchange permite que você trabalhe sem interrupção se sua conexão de servidor for perdida ou se uma conexão de rede não está disponível. Os procedimentos a seguir nesta seção não são aplicáveis a sua configuração. Para obter mais informações sobre o modo cache do Exchange, consulte a seção Usar modo cache do Exchange deste artigo ou a seção Consulte também.

  1. No menu arquivo, clique em Trabalhar Offline.

  2. Selecione ou desmarque a caixa de seleção Avisar na inicialização para que eu possa optar entre trabalhar offline ou online e clique em Okey.

    Se você desmarcar a caixa de seleção, Microsoft Outlook iniciará automaticamente offline se uma conexão com o servidor não estiver disponível.

  3. Clique em Sim para copiar os dados do servidor para o novo arquivo de pasta Offline (. ost).

    Observação : Começando com o Microsoft Office Outlook 2003, um novo formato de arquivo de pasta Offline foi introduzido que ofereça maior capacidade de armazenamento para itens e pastas e suporta dados Unicode multilíngues. Um arquivo criado neste formato não é compatível com versões anteriores do Outlook e não pode ser aberto em uma versão anterior do Outlook. O Outlook determina automaticamente o formato em que o arquivo de pasta Offline é criado, com base na versão do Microsoft Exchange, as configurações do administrador e os formatos de arquivos de dados que estão configurados para o perfil. Se as configurações não permitir que o arquivo seja criado no novo formato, o Outlook criará o arquivo no formato compatível com versões anteriores do Outlook que não dão suporte a Unicode e que oferecem a mesma capacidade de armazenamento disponível nas versões anteriores do utlook.

  4. Escolha as pastas que você deseja estar disponível para uso offline.

    As pastas de caixa de entrada, caixa de saída, Itens excluídos, Itens enviados, calendário, Contatos e tarefas serão disponibilizadas automaticamente offline quando você configura pastas offline. Para usar qualquer outra pasta offline, você deve selecioná-lo para uso offline, fazendo o seguinte:

    1. No menu Ferramentas, aponte para Enviar/receber, aponte para Configurações de envio/recebimento e, em seguida, clique em Definir grupos de envio/recebimento.

    2. Na lista, clique em um grupo de envio/recebimento que contém uma conta do Exchange e clique em Editar.

    3. Em contas, selecione sua conta do Exchange.

    4. Em Opções de pasta, selecione as pastas que você deseja usar offline.

    5. Siga um destes procedimentos:

      • Selecione baixar somente os cabeçalhos.

      • Selecione Baixar item completo, incluindo os anexos.

        Você pode limitar os downloads de itens que excedam um tamanho especificado para somente os cabeçalhos. Marque a caixa de seleção Baixar apenas cabeçalhos de itens maiores que e insira o limite de tamanho desejado em kilobytes (KB).

Usar modo cache do Exchange

Por padrão, Microsoft Office Outlook 2007 usa o modo cache do Exchange. Modo cache do Exchange fornece uma experiência melhor quando você usa uma conta do Microsoft Exchange usando uma cópia da sua caixa de correio que está armazenada no seu computador. Essa cópia fornece acesso rápido aos seus dados e frequentemente é sincronizada com o servidor de email.

Quando você usa o modo cache do Exchange, todas as pastas do Exchange estão disponíveis automaticamente.

  1. No menu Ferramentas, clique em Configurações de Conta.

    O comando Configurações de conta está ausente

    O comando Configurações de conta está no menu Ferramentas na Microsoft Office Outlook 2007. Se você estiver usando uma versão anterior do Outlook, as instruções a seguir não se aplicam. Use a Ajuda que está incluída no produto. Se for exibida na barra de título do programa que você estiver usando o Microsoft Outlook Express, você está usando um programa que não é a mesma que o Outlook. Consulte a Ajuda do Outlook Express para obter assistência.

  2. Selecione sua conta do Exchange e clique em Alterar.

  3. Em Microsoft Exchange, marque a caixa de seleção Usar modo cache do Exchange.

  4. Saia e depois reinicie o Outlook.

Todas as pastas são mantidas em sincronia; No entanto, você pode especificar as pastas que você deseja incluir em uma sincronização imediata quando você inicia um comando Enviar/receber manual para executar pressionando F9.

  1. No menu Ferramentas, aponte para Enviar/receber, aponte para Configurações de envio/recebimento e, em seguida, clique em Definir grupos de envio/recebimento.

    Atalho de teclado para abrir a caixa de diálogo grupos de envio/recebimento, pressione CTRL + ALT + S.

  2. Na lista, clique no grupo de envio/recebimento que contém a sua conta do Exchange e clique em Editar.

  3. Em contas, selecione sua conta do Exchange.

  4. Em Opções de pasta, marque a caixa de seleção para cada pasta que você deseja incluir quando você inicia um manual Enviar/receber tudo.

  5. Siga um destes procedimentos:

    • Selecione baixar somente os cabeçalhos.

    • Selecione Baixar item completo, incluindo os anexos.

      Você pode limitar os downloads de itens que excedam um tamanho especificado para somente os cabeçalhos. Marque a caixa de seleção Baixar apenas cabeçalhos de itens maiores que e insira o limite de tamanho desejado em kilobytes (KB).

      Observação : Você pode baixar cabeçalhos apenas quando sua conta do Exchange se conecta ao Microsoft Exchange 2003 ou posterior. Cabeçalhos não estão disponíveis em pastas que não contêm itens de email, por exemplo, as pastas de calendário.

Alterar as pastas e o conteúdo que estão disponíveis offline

Sempre que você usar pastas offline, independentemente se você usar o modo cache do Exchange, você pode alterar as pastas que são copiadas para e sincronizadas em seu computador.

  1. No menu Ferramentas, aponte para Enviar/receber, aponte para Configurações de envio/recebimento e, em seguida, clique em Definir grupos de envio/recebimento.

    Atalho de teclado para abrir a caixa de diálogo grupos de envio/recebimento, pressione CTRL + ALT + S.

  2. Na lista, clique no grupo de envio/recebimento que contém a sua conta do Exchange e clique em Editar.

  3. Em contas, selecione sua conta do Exchange.

  4. Em Opções de pasta, marque a caixa de seleção para cada pasta que você deseja usar offline.

  5. Siga um destes procedimentos:

    • Selecione baixar somente os cabeçalhos.

    • Selecione Baixar item completo, incluindo os anexos.

      Você pode limitar os downloads de itens que excedam um tamanho especificado para somente os cabeçalhos. Marque a caixa de seleção Baixar apenas cabeçalhos de itens maiores que e insira o limite de tamanho desejado em kilobytes (KB).

Dica : Para designar rapidamente uma pasta para uso offline, clique na pasta no Painel de navegação e no menu Ferramentas, aponte para Enviar/receber, aponte para Configurações de envio/recebimento e clique em tornar esta pasta disponível Offline .

Observação : Aviso de Isenção de Tradução Automática: Este artigo foi traduzido por computador, sem intervenção humana. A Microsoft oferece essas traduções automáticas para ajudar as pessoas que não falam inglês a aproveitar os textos escritos sobre produtos, serviços e tecnologias da Microsoft. Como este artigo foi traduzido automaticamente, é possível que contenha erros de vocabulário, sintaxe ou gramática.

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